Informes ejecutivos

5 cosas a considerar antes de gastar un centavo en estimar software

En una atmósfera empresarial que exige cada vez más a las empresas que hagan más con menos, cualquier inversión empresarial potencial debe evaluarse cuidadosamente para determinar su capacidad para mejorar los resultados finales. Ahora más que nunca, los responsables de la toma de decisiones no están en condiciones de asignar presupuesto y recursos y luego esperar pasivamente a "ver qué sucede" en el back-end. Cuando surge una necesidad comercial real y se identifica una solución potencial, es esencial tener una idea clara de cuánto costará la inversión, qué beneficios puede esperar y exactamente cómo brindará una ventaja de mercado, tanto de inmediato como en el futuro. la carretera.

Para la mayoría de los tomadores de decisiones, el costo es un punto de partida lógico. Y no hace falta decir que "costo" y "precio" son dos cosas diferentes. Lo que paga por un producto o servicio es de vital importancia, por supuesto, pero calcular correctamente el costo de su inversión es mucho más complejo. El costo real de cualquier inversión debe entenderse siempre en el contexto de los beneficios comerciales que potencialmente se obtendrán, incluidos los ahorros.

Inevitablemente, decidir si una nueva inversión en software de estimación tiene sentido para su empresa requiere una evaluación honesta de los resultados tangibles que espera. ¿Reducirá el tiempo de estimación? ¿Eliminar errores? ¿Mejorar los márgenes de beneficio? ¿Cuál es el problema real, o problemas, que su empresa de construcción necesita resolver? Incluso el software de estimación más capaz no puede arreglar todo lo que pueda salir mal durante la fase de preconstrucción, sin embargo, la solución correcta puede abordar las brechas clave en los procesos y la tecnología que pueden haber pasado desapercibidas mucho más tiempo de lo que deberían.

En este Informe ejecutivo, analizaremos cinco cosas que toda empresa de construcción debe considerar antes de realizar una nueva inversión en la estimación de software, desde la urgencia de la necesidad comercial hasta la reputación del proveedor que seleccione. Espero que contribuya a su toma de decisiones de manera positiva y lo ayude a tomar la decisión correcta para sus necesidades.

Espero que lo encuentres de valor.

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Presidente y CEO

Consideración # 1: Urgencia

¿CUÁN INMEDIATO ES EL PROBLEMA QUE NECESITA RESOLVER?

Para cuando la mayoría de las empresas de construcción comienzan a explorar activamente enfoques alternativos para la estimación de costos, por lo general han reconocido que tienen un problema (o problemas) con su proceso actual que debe corregirse. Para muchos, es una cuestión de eficiencia; las estimaciones tardan demasiado en producirse o contienen errores que requieren intervención o no pueden utilizarse como base para tareas administrativas esenciales. Cuando incluso un nivel tolerable de ineficiencia comienza a afectar la productividad empresarial y, lo que es peor, la rentabilidad, la balanza comienza a inclinarse. Si sabe con certeza que se están desperdiciando valiosas horas de trabajo en cálculos manuales, o que los estimadores se están quedando atrás debido a la necesidad de una verificación constante de errores, su problema es inmediato y debe abordarse sin demora.

Menos obvio es un problema con la integración del sistema de back-office. Para muchos equipos de contabilidad y administración de proyectos, tomarse el tiempo para volver a ingresar los datos estimados en un programa diferente es una tarea familiar "como siempre". Además, puede ser difícil, incluso imposible, medir con precisión la cantidad de desperdicio que se está produciendo. Si comienza a ver cuellos de botella en el proceso que producen una cascada de impactos negativos durante la vida del proyecto, se debe implementar una solución de estimación alternativa antes de que el problema crezca exponencialmente.

La aplicación de un escenario de "qué pasaría si" puede ser un ejercicio útil para los contratistas que no están seguros de cuán urgente es realmente su necesidad de una solución de estimación más sólida. Imagine, por ejemplo, que su empresa pudiera aumentar la cantidad de estimaciones que prepara el próximo mes en un 50%, como hacen muchos contratistas que se mudan a una plataforma de estimación automatizada. ¿Cómo afectaría eso a sus ingresos? ¿Mejoraría su capacidad para asumir más proyectos, contratar más trabajadores y crecer como empresa? Dado el potencial de mejoras tangibles en el rendimiento casi de inmediato, ¿puede permitirse no reemplazar los procesos de estimación problemáticos con una solución que sea más eficiente y rentable?

Por supuesto, las empresas de construcción que anticipan un "modo de crecimiento" activo pueden evitar posibles interrupciones del negocio y fallas en el proceso al implementar una solución de estimación robusta y escalable con anticipación, y dar tiempo suficiente para que los usuarios se capaciten y dominen su uso. Si el crecimiento agresivo es parte de su estrategia, debe actuar más temprano que tarde.

PREGÚNTESE:
  • ¿Las tareas de estimación manual impiden nuestro flujo de trabajo y gravan nuestros recursos?
  • ¿Nuestros equipos de contabilidad están obligados a volver a ingresar y conciliar los datos estimados?
  • ¿Estamos limitando la transparencia con información oculta, inexacta u oculta?
  • ¿Nuestra estrategia de crecimiento a corto plazo incluye más estimaciones, más usuarios y más proyectos?
Si respondió "sí" incluso a una de las preguntas anteriores, su empresa puede necesitar urgentemente un sistema de estimación más potente y productivo.

PENSAMIENTO ARRANQUE
Como contratista, cuando invierte en software de estimación específico para la construcción, puede valer la pena su costo. Debido a que ahorra tiempo y aumenta la productividad, puede hacerlo mejor de lo que lo haría sin él, incluso mientras paga una tarifa de suscripción. La clave es elegir una solución que sea lo suficientemente robusta y simple de acceder y usar. De esa manera, obtienes la funcionalidad que no tenías antes y puedes esperar que la adopción sea universal.

Consideración # 1: Consecuencias

¿CUÁLES SON LOS IMPACTOS SI NO ACTÚAS?

Todos estamos familiarizados con lo que puede suceder si una empresa vive en la "vanguardia", adoptando ciegamente estrategias y tecnologías no probadas que no cumplen sus promesas. Es caro. Es disruptivo. Y puede conducir a una resistencia poco saludable al cambio entre los tomadores de decisiones clave en el futuro. Entonces, las consecuencias negativas de los falsos comienzos y el desperdicio de recursos son claras, pero ¿cuáles son los impactos de resistir el cambio hasta el punto de que su empresa constructora hace muy poco y demasiado tarde? Respuesta: son considerables.

La estimación de proyectos es el ejemplo perfecto. Durante años, las empresas de construcción de todos los tamaños se basaron en estimaciones de lápiz y papel que eran lentas de producir y propensas a errores, y muchas todavía lo hacen. Otros adoptaron Excel como su herramienta de estimación principal y se ven obligados a conformarse con una herramienta genérica que carece de la potencia necesaria para cálculos complejos y es difícil, o imposible, personalizarla para muchos requisitos de estimación específicos de la construcción.

La pregunta es la siguiente: ¿en qué medida las limitaciones de los cálculos manuales y las hojas de cálculo de Excel afectan la capacidad de su empresa para generar ofertas ganadoras, fortalecer las relaciones con los clientes, cerrar trabajos rentables y mantener una estrategia de crecimiento saludable? Respuesta: puede que realmente no lo sepas. La ironía es que hasta que su empresa adopte una plataforma que mejore su enfoque de estimación de manera fundamental, no tendrá una base de comparación.

Por eso es útil mirar a las empresas de construcción que ya han dado el paso:
  • Un gran contratista general reemplazó Excel con una plataforma de estimación basada en la nube y aumentó la producción estimada en un 50%, generando $ 100 millones adicionales en ingresos anuales en menos de doce meses.
  • Un contratista especializado con sede en el Medio Oeste obtuvo una eficiencia de estimación 30-40% mayor con una herramienta de estimación y despegue digital específica para la construcción, casi duplicando la producción estimada.
  • Un constructor comercial de tamaño mediano duplicó su producción estimada, de 60 a 120 en un solo año después de implementar una plataforma de estimación basada en la nube, pronosticando que los ingresos aumentarían en casi un 25%.
PREGÚNTESE

  • ¿Nuestro negocio se ve afectado de manera negativa porque tardamos en aceptar el cambio?
  • ¿Están nuestros ingresos vinculados a procesos de estimación manual obsoletos y hojas de cálculo genéricas?
  • ¿Tenemos poca visibilidad del costo real de los errores de estimación manual y la integración limitada de back-end?
  • ¿Nos estamos perdiendo oportunidades de mercado considerables porque tenemos una velocidad y alcance de estimación limitados?
Si respondió "sí" incluso a una de las preguntas anteriores, es probable que su empresa esté sufriendo las consecuencias de la inacción, y podría obtener beneficios significativos de la adición de un nuevo sistema de estimación.

Consideración # 3: aceptación

¿PODRÁ LOGRAR LA COMPRA DE CADA GRUPO DE INTERÉS?

Incluso el mejor software de estimación de construcción no puede proporcionar los beneficios comerciales que está buscando si su gente no puede, o no quiere, usarlo. En muchos sentidos, eso es lo que hizo que las hojas de cálculo de Excel fueran una opción popular entre los estimadores de construcción en un momento en que las alternativas eran pocas y distantes entre sí. Después de todo, las hojas de cálculo representaban un gran paso adelante de los cálculos con lápiz y papel en términos de velocidad y precisión, y debido a que eran relativamente fáciles de usar, los estimadores estaban dispuestos a dar el salto. Avancemos rápidamente a las soluciones de estimación más avanzadas y específicas de construcción de hoy, y para muchos, Excel parece genérico, torpe y anticuado en comparación. Aun así, algunos estimadores se aferran a la familiaridad de Excel y hacen todo lo posible para ignorar sus deficiencias, incluida la posibilidad real de errores de cálculo, intencionales o de otro tipo, que a menudo ocurren con múltiples usuarios, así como la falta de personalización para las necesidades de subcontratistas especializados.

Entonces, ¿cómo puede estar seguro de que sus estimadores adoptarán una nueva plataforma de estimación antes de gastar un centavo en su nueva inversión? La respuesta es hacer los deberes y elegir una solución que combine una funcionalidad potente con la mayor comodidad y facilidad de uso que pueda encontrar. Aquí hay tres cosas importantes que debe buscar:

Una interfaz sencilla. Muchos profesionales de la construcción le dirán que no se consideran “conocedores de la tecnología” y que prefieren centrarse en los problemas comerciales centrales que mantenerse al día con las últimas novedades en TI. Una interfaz fluida, simple y fácil de usar puede hacer mucho para alentar a los nuevos usuarios a interactuar y utilizar una plataforma de estimación desconocida, acelerando la adopción y ofreciendo la recompensa de una productividad mejorada. La funcionalidad de un clic y los paneles gráficos son una bendición para los usuarios novatos y no técnicos, lo que acorta la curva de aprendizaje considerablemente y conduce a niveles más altos de aceptación.

Capacitación personalizada: una excelente capacitación para una nueva plataforma de estimación es más que instrucciones para los usuarios. Los capacitadores experimentados saben que la motivación también es un factor importante y harán que las recompensas de una solución desconocida sean muy claras para los nuevos usuarios desde el principio. También es cierto que las personas tienen diferentes estilos de aprendizaje y que algunos métodos de instrucción funcionarán mejor para unos que para otros. Por eso es tan importante tener una variedad de opciones de entrenamiento para elegir. Se ha demostrado que las sesiones prácticas de capacitación presencial combinadas con tutoriales en línea y sesiones de práctica son más efectivas para desarrollar nuevas habilidades, mejorar la moral y alentar la adopción; algunas compañías incluso encuentran que establecer relaciones de mentor-mentoreado entre usuarios expertos en tecnología y otras puede ayudar a todos a "poseer" un resultado positivo.

Soporte continuo: a nadie le gusta pensar que está solo, especialmente cuando se trata de resolver problemas con un nuevo software. Los niveles más altos de aceptación para su nueva plataforma de estimación vendrán al saber que los equipos de soporte expertos están listos, dispuestos y capaces de responder las preguntas de los usuarios y abordar cualquier problema que pueda surgir, especialmente durante el período de implementación.

PREGÚNTESE
Las empresas constructoras ganadoras integran aplicaciones de estimación y contabilidad para garantizar que la información vital se transfiera automáticamente. Pregúntese:
  • ¿Podemos demostrar rápida y fácilmente los beneficios de una nueva solución de estimación a nuestros usuarios?
  • ¿Estamos eligiendo una plataforma de software que incluso el personal no técnico se sienta cómodo usando?
  • ¿Habrá capacitación disponible que se alinee con una variedad de estilos de aprendizaje siempre que la necesitemos?
  • ¿La solución seleccionada incluye servicio al cliente y soporte técnico fácilmente disponible?
Si respondió "sí" a todas las preguntas anteriores, su empresa debería esperar la aceptación de toda su empresa para su nuevo sistema de estimación.

PENSAMIENTO ARRANQUE
El éxito en la industria de la construcción se trata de hacer los cálculos. Solo necesita un puñado de números para decidir si una inversión en el software de estimación es adecuada para su empresa, pero al cuantificar los problemas que enfrenta y los resultados que necesita para que una inversión valga la pena, tendrá el tipo de métrica conocimiento orientado que lo ayudará a tomar una mejor decisión.

Consideración # 4: Alternativas

¿CUÁL ES EL CONJUNTO COMPETITIVO Y CÓMO SE COMPARA?

A medida que avanzan las plataformas de estimación automatizadas y la adopción del usuario se acelera, las opciones de productos están proliferando. Las soluciones de estimación de construcción que parecían ser el día de ayer "de vanguardia" están muy presentes en la actualidad, y un número creciente de proveedores de software están ansiosos por reclamar un pedazo del pastel. Todos ellos le dirán que su solución es la más barata, más rápida, más fácil, etc. Resolver las diferencias puede ser problemático, y navegar por sus fortalezas y debilidades relativas puede convertirse en un trabajo de tiempo completo. De hecho, una búsqueda rápida en Internet revela más listas "Top Ten" y "Best Five" de software de estimación y gestión de proyectos específicos de construcción de las que puede usar razonablemente, sin una manera fácil de comparar y contrastar. ¿La línea de fondo? Antes de gastar un centavo en software de estimación de construcción, sepa exactamente lo que está comprando. Echemos un vistazo rápido a algunas definiciones clave.
  • El software de licitación se centra en las ofertas / propuestas de proyectos, la programación de subcontratistas y proyectos, la gestión de clientes y el análisis / informes de ofertas.
  • El software de despegue extrae información de planos digitales y hojas de especificaciones para generar estimaciones de costos.
  • Las herramientas de estimación ayudan a los estimadores a crear estimaciones de costos y cantidades línea por línea para materiales y suministros. Estas herramientas pueden incluir plantillas de resumen de costos, fórmulas y cálculos previamente agregados, y bases de datos regionales de costos de partes / materiales.
Ahora, aquí es donde las cosas se ponen realmente interesantes: en línea frente a escritorio. Cuando se trata de una solución de estimación, tiene una opción. (1) instale el software en computadoras o servidores de su propiedad, o (2) obtenga acceso a la herramienta en línea, a través de un navegador web y dispositivos móviles que se conecten a la nube. Muchos contratistas encuentran que la conveniencia de una plataforma de estimación basada en la nube es difícil de superar. Los usuarios tienen acceso a los datos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, las actualizaciones son automáticas y se pueden ampliar o reducir fácilmente según el volumen estimado. Eso se traduce en el tipo de eficiencia y colaboración que puede marcar una gran diferencia en el resultado final.

Obviamente, antes de gastar un centavo en software de estimación de construcción, es importante analizar detenidamente el costo de la solución de estimación (o soluciones) que su empresa está considerando. La buena noticia es que el software de estimación de construcción suele ser una tecnología muy asequible. Y puede ahorrarle a sus estimadores un tiempo considerable en comparación con los métodos manuales de cálculo de costos, que también deben tenerse en cuenta. Pero tenga en cuenta que los diferentes proveedores utilizan diferentes modelos de precios, algunos más flexibles que otros. Y puede suponer que el costo inicial de una solución de estimación de escritorio será mayor que el de un producto basado en la nube, que no requiere instalación.

Por último, pero no menos importante, tenga en cuenta lo siguiente antes de tomar su decisión:

Reputación y servicio al cliente - Estás comenzando una asociación a largo plazo, así que asegúrate de que tu proveedor sea respetable y receptivo con calificaciones A + y excelentes críticas.

Accesibilidad - Sin lugar a dudas, las plataformas de estimación basadas en la nube ofrecen los niveles más altos de accesibilidad 24/7 / 365 para sus usuarios, que pueden conectarse desde cualquier dispositivo móvil.

Producto Diseño - Un buen diseño pide menos al usuario, no más. Asegúrese de que la experiencia sea intuitiva incluso para usuarios no técnicos; una demostración del producto puede ayudar a aclarar eso.

Caracteristicas - Confirme que la herramienta cumple con todas sus necesidades de estimación y despegue digital, tanto presentes como futuras, y puede ampliarse o reducirse según sea necesario.

Entrenamiento - Como hemos visto, la capacitación adecuada puede ayudar a acelerar la adopción por parte de nuevos usuarios y aumentar la productividad, así que elija una empresa comprometida con la educación.

Precios - Pagar por funciones poderosas que se adapten a sus necesidades tiene sentido, pero tenga cuidado con pagar de más por un producto débil o quedar atrapado en un contrato difícil de manejar.

PREGÚNTESE

  • ¿Hemos hecho todo lo posible para comprender qué opciones están disponibles y comparar sus características, funcionalidad y modelos de precios?
  • ¿Tiene sentido una inversión inicial de capital más pequeña en la estimación de software para nuestra empresa?
  • ¿Podríamos beneficiarnos de la flexibilidad adicional de una plataforma de estimación basada en la nube?
  • ¿Estamos considerando el historial, la experiencia y la reputación de cada proveedor de software en consideración?
Si respondió "sí" a todas las preguntas anteriores, tiene una idea clara de qué opciones de productos están disponibles y cómo se alinean con sus necesidades de estimación, la mejor manera de tomar una decisión de inversión informada.

PENSAMIENTO ARRANQUE
Para ganar en la industria de la construcción, debe conocer quiénes son sus competidores y qué ventajas comerciales, si las hay, pueden tener. Las investigaciones muestran que las empresas que adoptan tecnología que respalda la eficiencia y la reducción de costos están mejor posicionadas para competir y crecer que aquellas que no lo hacen. Al aplicar ese pensamiento a las tareas de estimación de su proyecto, puede tener una mejor idea de sus propios próximos pasos.

Consideración # 5: Valor

¿QUÉ PUEDE ESPERAR EN RETORNO DE SU INVERSIÓN?

La mayoría de nosotros tiene una visión de lo que sucederá después de realizar una inversión importante, y el compromiso con el software de estimación de nuevas construcciones no es una excepción. Quizás espera que las brechas del proceso se cierren. Tal vez le gustaría aumentar la precisión. Sea lo que sea, tenga ese pensamiento en mente mientras evalúa el valor de su inversión potencial. El diccionario nos dice que valor es "considerar algo con respecto al valor, la excelencia, la utilidad o la importancia", o "el valor o rendimiento equivalente en dinero, material o servicios". Pero para un negocio de construcción, el valor final a menudo se define por la cantidad de rendimiento de su inversión de capital que se puede esperar razonablemente, cuanto mayor sea, mejor. Ya hemos visto que "precio" y "costo" son dos cosas diferentes. El "valor" es algo completamente distinto.

Antes de gastar un centavo en software de estimación de la construcción, los contratistas deben especificar incluso cuantificar sus expectativas sobre el valor comercial que brindará, tanto de inmediato como a lo largo del tiempo. De esa manera, tendrá una imagen realista de "antes y después" de lo que obtendrá a cambio de su dinero y la información que necesita para tomar una decisión de inversión basada en hechos.

De alguna manera, esto nos lleva de regreso a la Consideración # 1: Urgencia. Si ha identificado un problema de estimación que sabe con certeza que le está costando dinero (ofertas perdidas o trabajos no rentables, por ejemplo), el valor de resolverlo rápidamente con una nueva solución de estimación es bastante claro. Menos dramáticos, pero más importantes para el éxito a largo plazo de su empresa, son los problemas subyacentes del proceso que se han tolerado, incluso ignorado, a favor de mantener el status quo. Hacer un cambio importante en su proceso de estimación requiere que se supere una cierta inercia entre las partes interesadas, pero retrasar la decisión de actualizar puede costarle a su empresa más de lo que cree. Usemos la integración como ejemplo. Básicamente, la integración elimina los cuellos de botella (como la transmisión y conversión de datos) y reduce las ineficiencias de tratar con múltiples soluciones de software. Eso ahorra tiempo. Y dinero. También garantiza que los datos sigan siendo precisos y coherentes de principio a fin, lo que para los contratistas puede ser el mayor beneficio de todos.

Finalmente, debido a que nadie realmente puede prever el futuro, puede ser útil aplicar algunos de esos escenarios “qué pasaría si” para sus necesidades de estimación en el futuro. ¿Prevé la expansión del negocio a largo plazo? ¿O es posible que los mercados cambien o se reduzcan? El valor de tener una solución de estimación escalable, capaz de acomodar una mayor o menor demanda, queda claro, brindándole la capacidad de abordar cualquier problema comercial potencial que aún no pueda ver.

PREGÚNTESE:

  • ¿Estamos ganando menos licitaciones de las que nos gustaría o estamos perdiendo dinero en los proyectos que se adjudican?
  • ¿Tenemos necesidades urgentes o problemas subyacentes que están teniendo un impacto negativo en nuestro negocio?
  • ¿Hemos experimentado cuellos de botella en la transición de datos que afectan la productividad de nuestros equipos?
  • ¿Un aumento o una disminución inesperada en la estimación de actividades provocaría una interrupción?
Si respondió “sí” incluso a una de las preguntas anteriores, su empresa puede esperar un retorno positivo de la inversión para un nuevo sistema de estimación de construcción.

Conclusión

En última instancia, cada empresa de construcción debe decidir por sí misma si hacer una inversión en la estimación de software es lo correcto. Al considerar cuidadosamente los factores establecidos en este Informe ejecutivo, tendrá una mejor idea de sus propias necesidades, deseos y expectativas comerciales, así como de los próximos pasos que le conviene tomar. Pregúntese: ¿Hay problemas urgentes que resolver? ¿Existe una estrategia a largo plazo que requiera apoyo? ¿Qué beneficios comerciales medibles esperamos ver a cambio de nuestra inversión y cuánto tiempo tardarán en manifestarse?

En la actualidad, miles de empresas contratantes utilizan software creado específicamente para la estimación de la construcción, y cada año se unen más a ellas. Un número cada vez mayor de esas compañías está eligiendo una plataforma de estimación basada en la nube, una tecnología poderosa que ofrece mayores niveles de eficiencia, precisión e integración de procesos, así como un mejor acceso y conectividad del usuario. En los últimos cinco años, ProEst ha ayudado a las empresas de construcción a aprovechar el poder de la tecnología en la nube para trabajar de manera más eficiente, ganar más licitaciones y ejecutar trabajos más rentables. Si podemos ayudarlo a decidir si una inversión en una herramienta de estimación de construcción basada en la nube es adecuada para su empresa, llámenos al 800-255-7404.

Sobre ProEst

ProEst proporciona capacidades avanzadas de estimación de construcción para empresas líderes y clientes del sector público en los Estados Unidos, Canadá y Australia. Nuestra plataforma basada en la nube combina la estimación de costos, los despegues digitales y el análisis del día de la oferta en una única solución poderosa, una forma comprobada de reducir costos, garantizar la precisión y agilizar el flujo de trabajo previo a la construcción.
PARA MAS INFORMACIÓN CONTACTENOS
© Copyright 1976 - 2020 - ProEst - Todos los derechos reservados.
Avisos legalesPolítica de Privacidad
linkedin Facebook pinterest Youtube rss twitter Instagram facebook en blanco rss-blank linkedin en blanco pinterest Youtube twitter Instagram