Informes ejecutivos

3 formas en que las empresas constructoras dejan dinero en la mesa

Como cualquier negocio, una empresa de construcción busca oportunidades que generen ingresos y brinden los mejores resultados comerciales posibles. Ganar licitaciones y ejecutar trabajos rentables puede hacer que eso suceda, pero solo cuando las personas y los procesos funcionan sin problemas desde la propuesta inicial hasta el cierre final. Como la mayoría de los profesionales de la construcción le dirán, es más fácil decirlo que hacerlo.

En un mundo perfecto, los contratistas nunca cometerían errores de estimación, nunca se perdería el plazo de licitación y cada parte interesada en el proyecto facilitaría las tareas y trabajaría en colaboración con otros. Si esa no ha sido tu experiencia el 100% del tiempo, no estás solo.

La buena noticia es que con los sistemas adecuados, el problema puede resolverse fácilmente. Muchas empresas de construcción aún dependen de métodos manuales o productos genéricos de estimación y gestión de proyectos que son lentos, complicados y propensos a errores. Al reemplazar las herramientas que no funcionan con herramientas que sí lo hacen, los contratistas pueden acercarse a ese mundo "perfecto" de productividad diaria y ganancias constantes.

En este informe de Executive Insight, exploraremos tres formas en que las empresas de construcción están dejando dinero sobre la mesa sin darse cuenta por el trabajo que realizan, y cómo puede ayudar a su organización a mantenerse a cargo de los procesos de estimación y gestión que pueden hacer o deshacer su propia rentabilidad . Espero que lo encuentre valioso.

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Presidente y CEO

Sección 1:

ESTIMANDO ERRORES
Cuando sus estimadores cometen errores costosos incluso antes de que comience un proyecto, puede estar bastante seguro de que la rentabilidad de su empresa se verá afectada, y dependiendo del alcance del proyecto, probablemente significa que simplemente alcanzará el punto de equilibrio (o realmente perderá dinero) Una vez que el trabajo está cerrado. Todo lo que se necesita es un costo desactualizado, un informe incompleto o un solo error de entrada de datos, y el proyecto en el que trabajó duro para ganar se convierte en una dificultad financiera. Las empresas de construcción que dejan dinero sobre la mesa a menudo cometen errores de estimación involuntarios que reducen, o incluso anulan, las ganancias anticipadas.

Entonces, ¿qué puedes hacer para protegerte? En primer lugar, equipe a su equipo de estimación con las mejores herramientas posibles para el trabajo. Las hojas de cálculo de Excel son bien conocidas por producir estimaciones de construcción que contienen errores significativos, ya sea debido a las entradas incorrectas del usuario o fallas persistentes en las celdas de fórmula. Luego, está el problema de que varios usuarios trabajen en diferentes plataformas de hojas de cálculo, un escenario que prepara el escenario para estimar fallas e inconsistencias repetidas.
88 %
de hojas de cálculo contienen errores
Fuente: Raymond Panko

Los despegues presentan sus propios desafíos. Los despegues manuales de planos de papel generalmente requieren matemáticas complicadas que requieren mucho trabajo y mucho tiempo. Y se pueden cometer errores. Un despegue defectuoso puede resultar en un exceso de equipo, materiales y mano de obra para el trabajo, o no lo suficiente. Cualquiera de los escenarios puede conducir a una pérdida considerable de tiempo y dinero.

Un enfoque más confiable es utilizar un software potente que se haya diseñado específicamente para estimar la construcción, lo que reduce el riesgo de errores de entrada manual e incluye una base de datos de costos. El software de estimación ProEst establece el estándar para la industria, ofreciendo capacidades de despegue de planos en pantalla sin errores y una colección completa de datos de costos localizados y monitoreados activamente. Además, la sólida función de informes de ProEst le permite revisar rápidamente su historial de estimaciones, una buena forma de comparar su propuesta actual con proyectos similares que arrojaron resultados positivos en el pasado. ¿Resultado? Sus estimaciones son más precisas y rentables que nunca.

CLAVE TAKEAWAYS

  • Las estimaciones generadas por la hoja de cálculo son propensas a la inexactitud debido a errores de entrada de datos manuales y plataformas inconsistentes
  • Los métodos de despegue en pantalla prácticamente eliminan los errores asociados con las técnicas de papel y lápiz

  • Una base de datos digital monitoreada de forma activa ofrece costos de equipos, mano de obra y materiales oportunos y precisos

Sección 2

PLAZOS PERDIDOS

Tiene sentido que cuanto más tiempo trabaje en una estimación, más completa y precisa será. Y si bien eso puede ser cierto para las técnicas de estimación manual, también puede hacer que los contratistas pierdan plazos importantes y que se excluyan por completo de los proyectos adjudicados. No hace falta decir que los plazos perdidos son oportunidades perdidas. Otro problema para las empresas constructoras es la afluencia repentina de solicitudes de oferta que pueden abrumar el proceso de estimación habitual. Dado que tiene un número fijo de estimadores y una cantidad limitada de tiempo para abordar cada propuesta, algunos pueden quedar en el camino, y su flujo de ingresos lo reflejará.

Por supuesto, apresurarse a través del proceso de estimación solo para cumplir con una fecha límite también puede tener consecuencias negativas. Digamos que su empresa gana un trabajo que se subestimó debido a limitaciones de tiempo, y que los costos reales de equipo, mano de obra y materiales son mucho más altos de lo esperado en el futuro. Si ha reducido el margen de beneficio demasiado cerca, corre el riesgo de perder dinero en un proyecto que está obligado a completar, y ¿qué es "ganar" al respecto?
50 %
Estimación más rápida con los métodos ProEst vs manuales
Fuente: ProEst
El incumplimiento de los plazos de licitación y la subestimación de los trabajos adjudicados claramente no son opciones para una empresa de construcción que se niega a dejar dinero sobre la mesa. Un mejor enfoque es acelerar el proceso de estimación sin comprometer la precisión, que solo se puede lograr a través de un potente software específico para la construcción diseñado teniendo en cuenta la estimación de proyectos. La plataforma ProEst basada en la web ofrece estimaciones de construcción en una fracción del tiempo de los métodos manuales tradicionales, y los despegues digitales se pueden realizar en pantalla, eliminando la necesidad de cálculos de papel y lápiz que requieren mucho tiempo. El resultado es una nueva capacidad para cumplir con los plazos del día de la oferta y manejar un pico en el volumen estimado, todo mientras se mantiene el tipo de precisión de estimación que gana las ofertas y protege el resultado final.

CLAVE TAKEAWAYS

  • Pasar demasiado tiempo comprobando y volviendo a comprobar las estimaciones puede ocasionar que se pierdan los plazos de la oferta
  • Reducir las estimaciones puede causar una subestimación de los costos reales de mano de obra, equipos y materiales

  • El software de estimación de construcción escalable puede manejar fácilmente plazos ajustados y picos en el volumen estimado

Sección 3

ESFUERZOS DUPLICADOS

Es lógico pensar que cuando sus empleados realizan la misma tarea una y otra vez, costará mucho más que si solo se hiciera una vez. Sin embargo, eso es exactamente lo que sucede cuando las empresas de construcción confían en procesos aislados y herramientas de administración que no fueron diseñadas para trabajar juntas: los empleados duplican los esfuerzos de los demás porque no hay una manera confiable de transferir el trabajo que ya se ha realizado. Peor aún, cuando las tareas centradas en datos se repiten innecesariamente, los procesos se ralentizan y el riesgo de errores aumenta dramáticamente.

La estimación de la construcción es un ejemplo perfecto. Introducir todos los números correctos es crucial para ganar una oferta y completar un proyecto con márgenes de beneficio saludables. Pero a menos que esos números exactos se reflejen con precisión aguas abajo para la gestión de proyectos y las tareas de contabilidad, es fácil terminar con sobrecostos una vez que el trabajo se ha cerrado. La eficiencia también se ve comprometida. Cuando los equipos de back office se ven obligados a volver a ingresar los datos estimados, se producen cuellos de botella innecesarios y la productividad disminuye. ¿Cómo resuelves el problema? Integración.
100 %
de errores de reingreso de datos eliminados a través de la integración
Fuente: ProEst
Si su empresa utiliza varias piezas de software para diferentes tareas, consolidarlas en una sola sin perder datos valiosos contribuye en gran medida a optimizar los procesos y garantizar que sus equipos trabajen con información precisa. Igualmente importante, cuando las soluciones están integradas, la necesidad de realizar las mismas tareas una y otra vez se elimina efectivamente, porque la información vital se transfiere automáticamente de un sistema a otro. La plataforma de estimación basada en la nube de ProEst fue diseñada para integrarse a la perfección con los principales programas de contabilidad y gestión de la construcción, brindando a múltiples equipos acceso ilimitado a la misma información confiable. Cuando los datos son confiables y los esfuerzos no se duplican, su empresa de construcción ahorra tiempo y dinero.

CLAVE TAKEAWAYS
  • La repetición innecesaria de tareas puede ralentizar los procesos y aumentar el riesgo de errores.
  • Los sistemas integrados de estimación y contabilidad trabajan juntos para transferir información del proyecto de una fase a la siguiente.

  • La transferencia automática de datos elimina la necesidad de volver a ingresar datos, lo que aumenta la eficiencia y el ahorro de costos

Conclusión

La industria de la construcción se vuelve más competitiva cada día, y para mantenerse a la vanguardia, los contratistas deben usar todas las herramientas disponibles para administrar los costos, trabajar de manera eficiente y completar proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Confiar en soluciones de estimación desactualizadas que son lentas, difíciles de usar y propensas a errores ponen a las empresas de construcción en una desventaja significativa; una plataforma de estimación avanzada basada en la nube, por otro lado, ofrece capacidades que pueden aumentar el rendimiento de sus equipos desde el primer día.

En definitiva, la productividad y la rentabilidad están estrechamente vinculadas; es poco probable que los equipos aislados, las tareas repetidas y los cuellos de botella del proyecto le den los resultados finales que espera una vez que se cierra el trabajo. Si no está dispuesto a dejar dinero sobre la mesa, es hora de abordar los problemas que pueden costarle tiempo y dinero a su empresa constructora, y tomar medidas para implementar una solución de estimación diseñada para niveles más altos de rendimiento y ganancias.

Sobre ProEst

ProEst proporciona capacidades avanzadas de estimación de construcción para empresas líderes y clientes del sector público en los Estados Unidos, Canadá y Australia. Nuestra plataforma basada en la nube combina la estimación de costos, los despegues digitales y el análisis del día de la oferta en una única solución poderosa, una forma comprobada de reducir costos, garantizar la precisión y agilizar el flujo de trabajo previo a la construcción.
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