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Rapports de la haute direction

5 étapes pour passer à une plateforme numérique de préconse construction

Rares sont ceux qui contesteraient le fait que les progrès de la technologie ont aidé les entreprises à atteindre de nouveaux niveaux de productivité et d’avantage concurrentiel; en particulier, les premiers utilisateurs de plateformes numériques survrurment constamment les organisations qui sont à la traîne. Pourtant, dans l’ensemble, l’industrie de la construction a tardé à adopter les outils numériques, de nombreux entrepreneurs s’appuyant toujours sur des processus et des livrables désuets qui peuvent nuire à l’efficacité et à la croissance.

Dans ce guide, nous identifierons les cinq étapes que votre entreprise devrait prendre pour réussir la transition vers une solution d’estimation numérique et de gestion préalable à la construction et nous entendrons quelques entrepreneurs qui ont adopté la plateforme ProEst basée sur le nuage. En adoptant une approche mesurée et séquentielle — et en vous posant des questions clés en cours de route —, votre passage à une solution entièrement numérique peut offrir les avantages commerciaux à long terme dont votre entreprise a besoin pour réussir.

J’espère que vous le trouverez de valeur.

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Président et chef de la direction

Étape 1: Identifier les avantages

Tout entrepreneur qui valorise les marges bénéficiaires saines a peu de tolérance pour les déchets, mais de nombreux experts de l’industrie suggèrent qu’une dépendance excessive à l’égard de l’estimation sur papier et de la gestion avant la construction contribue grandement à l’inefficacité et aux dépassements de coûts.

La bonne nouvelle ? Le passage de ces activités à une plateforme numérique peut réduire considérablement les coûts et accroître l’efficacité. Sans avoir besoin d’imprimer, de mettre à jour et de faire circuler les ressources papier pendant la préconseinance, vous pouvez vous attendre à économiser de l’argent, accélérer les échéanciers, éviter les erreurs et minimiser le gaspillage. Tout aussi important, vous pouvez éliminer le risque que des documents papier soient perdus ou détruits, car les copies de remplacement numériques sont facilement accessibles dans un endroit sûr et centralisé et peuvent être facilement accessibles à n’importe quel nombre d’utilisateurs chaque fois qu’ils en ont besoin.

L’accessibilité a été le facteur décisif pour Wallace Perkins, directeur des opérations pour Vantis, basé en Californie, qui a choisi de remplacer les processus d’estimation sur papier de l’entreprise par la solution infonuagique de ProEst qui permet aux équipes de collaborer en temps réel , un avantage important pour une entreprise dont les employés sont répartis dans tout l’État et travaillent souvent à distance. « Nous pouvons travailler de n’importe où, a dit Perkins, le tout sans faire partie du réseau de l’entreprise. » Lorsqu’on lui a demandé si Vantis retournerait un jour faire des estimations manuellement, Perkins avait ceci à dire : « Pas question. Aucune chance.
DEMANDEZ-VOUS:
  • Dépensons-nous inutilement de l’argent pour des copies papier de plans et d’autres documents?
  • La révision constante des documents papier entraîne-t-elle des retards et des goulots d’étranglement dans les projets?
  • Le manque de numérisation limite-t-il la capacité des intervenants de travailler à distance et de collaborer?
  • Perdons-nous du temps à essayer de trouver et d’accéder à des documents qui sont mal classés ou perdus?
  • Avons-nous un plan de sauvegarde pour les documents de projet en cas d’événement catastrophique? Votre première étape consiste à reconnaître que s’éloigner de la documentation sur papier — et adopter plutôt une solution numérique — est une occasion d’affaires à ne pas manquer.
Vantis Vantis
Avec plusieurs projets à différents endroits, Vantis a reconnu la nécessité d’une meilleure façon de collaborer et de communiquer avec les sous-traitants multi-métiers et les uns avec les autres.
Votre première étape consiste à reconnaître que s’éloigner de la documentation sur papier — et adopter plutôt une solution numérique — est une occasion d’affaires à ne pas manquer.

Étape 2: Sélectionnez la bonne plate-forme

Une fois que vous aurez reconnu les avantages potentiels de travailler avec des versions numériques de vos plans, dessins, rapports, ordres de modification et autres documents, vous devrez choisir une solution d’estimation et de gestion préalable à la construction qui reflète le mieux les besoins, les objectifs, le budget, le profil utilisateur et les processus de travail spécifiques de votre entreprise. Parmi les considérations courantes, mentionnons :

Tarification et conditions d’utilisation - En ce qui concerne les plateformes d’estimation numérique et de préconse construction, les modèles de tarification et les contrats de licence peuvent varier considérablement d’un fournisseur à l’autre. La clé est de baser votre décision sur la bonne combinaison de coûts initiaux abordables et de flexibilité à l’avance. Le modèle d’abonnement annuel unique de ProEst offre un nombre illimité d’utilisateurs, un soutien téléphonique illimité et un stockage illimité dans le nuage , une flexibilité intégrée qui peut offrir des économies importantes au fil du temps.

Compatibilité avec d’autres programmes - À mesure que de plus en plus de fonctions de bureau seront numérisées, il est important de savoir que votre nouveau système d’estimation sans papier fonctionnera de façon transparente avec d’autres applications d’affaires, y compris la comptabilité, la paie, les ressources humaines et les solutions de gestion de projet. ProEst est conçu pour s’intégrer à Procore, Acumatica, Foundation, Viewpoint et d’autres logiciels de pointe de l’industrie de la construction, offrant une visibilité de bout en bout du projet et une cohérence des données.

Facilité d’utilisation - Si votre entreprise de construction est comme la plupart, vos employés ont un large éventail de compétences techniques — du débutant au avancé — de sorte qu’il est sage de choisir une solution numérique qui est assez simple et intuitive pour répondre aux besoins de tout le monde. ProEst dispose d’une interface graphique conviviale qui encourage l’adoption et la compétence immédiatement, la clé pour tirer le maximum de valeur de votre investissement.

Capacités d’accès à distance - La capacité d’accéder, de visualiser, de modifier et de partager l’information sur les projets à l’extérieur du bureau — en temps réel — est en train de se faire un argument de vente clé de l’estimation numérique et de la gestion avant la construction. La solution infonuagique robuste de ProEst offre un accès illimité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 à partir de n’importe quel ordinateur portable ou appareil mobile connecté à Internet, ce qui donne aux entrepreneurs une nouvelle capacité à garder les projets à l’heure et sur la bonne voie, peu importe l’emplacement.

La formation des nouveaux utilisateurs - Éducation pour vos utilisateurs — et formation sur les nouvelles fonctionnalités aussi longtemps que votre entreprise en a besoin — est une partie importante de ce que vous achetez auprès du fournisseur d’une solution d’estimation numérique et de gestion préalable à la construction. ProEst offre plusieurs options de formation pour les utilisateurs de tous les niveaux de compétence, y compris des didacticiels vidéo autoguidés, des sessions zoom à distance et des rencontres individuelles en personne.

Accès au support technique - Le passage à une plateforme numérique nécessitera presque certainement des changements à vos processus et infrastructures existants, ce qui fera de la qualité et de la disponibilité du service à la clientèle et du soutien technique un facteur clé dans votre décision. ProEst offre un soutien en direct basé aux États-Unis sur demande d’une équipe dédiée de spécialistes techniques et de la réussite de la clientèle.

Réputation et évaluations des fournisseurs - À l’ère des médias sociaux et des évaluations par les pairs en ligne, il est facile d’en apprendre beaucoup sur les expériences d’autres entreprises qui ont utilisé le logiciel que vous envisagez. La plateforme ProEst a été adoptée par certaines des entreprises de construction les plus reconnaissables au monde, avec des relations à long terme avec les clients qui s’étendent sur des décennies et obtient constamment des cotes positives et des commentaires favorables de la la raison d’être des experts de l’industrie.

Bryan Riehle, directeur de la préconstruction pour Oswald Company, basé à Cincinnati, a mené une recherche exhaustive d’une solution d’estimation numérique pour remplacer Excel. Au cours des six mois, Riehle et l’équipe d’estimation ont évalué pas moins de sept produits d’estimation, choisissant finalement ProEst, une solution infonuagique qui offrait une intégration complète avec leur solution de gestion Procore. Un processus de sélection méthodique a permis à Oswald d’obtenir l’outil numérique d’estimation et de gestion avant la construction qu’elle recherchait.
DEMANDEZ-VOUS:
  • Sommes-nous convaincus que le fournisseur a l’appui total des experts et des utilisateurs de l’industrie?
  • Le modèle de tarification est-il suffisamment flexible et budgétaire pour tenir compte des changements futurs?
  • La formation officielle des utilisateurs et le soutien technique sont-ils facilement disponibles aussi longtemps que nous en avons besoin?
  • La solution s’intégrera-t-elle de façon transparente à notre logiciel de comptabilité et de gestion de projet?
swald priorise l’efficacité des processus
Oswald accorde la priorité à l’efficacité des procédés et à la réduction des déchets, en utilisant un certain nombre d’outils et de technologies inspirés du lean tout au long du cycle de vie de leurs projets de construction.
Votre deuxième étape consiste à évaluer les solutions potentielles en fonction du prix, de la fonctionnalité, de la formation, du soutien et de la réputation de votre fournisseur de logiciels, ainsi que de toutes les considérations importantes dans le choix de la plateforme numérique qui répond à vos besoins en matière d’estimation et de gestion préalable à la construction.

Étape 3: Engager et former vos utilisateurs

Nous avons vu qu’un programme officiel d’intégration et de formation pour les logiciels d’estimation numérique et de gestion pré-construction est une partie importante de la considération établie avant de vous engager à une solution spécifique. Mais maintenant que vous l’avez fait, il est essentiel que vous utilisez ces outils et capacités fournis par le fournisseur à profit. Après tout, lorsqu’il s’agit de tirer le meilleur parti des fonctionnalités et des fonctions de votre nouvelle solution, ses développeurs ont un niveau de perspicacité que personne d’autre ne peut égaler et, plus que probablement, ils sont impatients de partager ce qu’ils savent.

L’introduction adéquate de votre équipe à un nouveau système d’estimation numérique et de gestion préalable à la construction — et l’obtention de leur appui sans équivoque — est considérée par beaucoup comme la partie la plus importante du passage à un environnement sans papier. Pourquoi tu veux que je te dise Parce que même la solution numérique la plus puissante ne peut tenir ses promesses à moins que vos utilisateurs soient entièrement intégrés avec le nouveau logiciel et suffisamment formés à son utilisation.

Pour la plupart des entreprises, cela signifie une participation active à des séances de formation en direct, en personne ou en ligne, un format bien adapté aux utilisateurs non techniques et aux grands groupes. Vous pouvez également choisir de vous entraîner de façon autonome par le biais de didacticiels vidéo autogu guidés ou de discussions en ligne. Peu importe l’approche, l’objectif est d’équiper votre équipe des connaissances nécessaires pour utiliser votre nouvelle solution sans papier en toute confiance et de ne pas être tentée de revenir à un système de sauvegarde par pa- par base si et quand ils se sentent mis au défi ou incertains.

Spencer Gravelle, estimateur chez Blach Construction en Californie, a plaidé en faveur de multiples options de formation avant que l’entreprise ne passe à la plateforme numérique ProEst, et une fois le système en place, s’est assuré que son équipe utilisait à la fois des tutoriels en personne et des vidéos de formation intégrées pour apprendre ses caractéristiques et fonctions. La flexibilité de cette approche, a déclaré M. Gravelle, a contribué à accélérer l’adoption et a mené à une estimation plus productive tout de suite. « Lorsqu’il y a une bonne section vidéo éducative dans le logiciel, il est facile pour quelqu’un de regarder comment faire les choses et, essentiellement, d’apprendre le programme lui-même. »
Blach Construction
Désireux de remplacer les programmes d’estimation qu’ils considéraient comme « anciens, maladroits et obsolètes », les décideurs de Blach ont été impressionnés par la rapidité, la stabilité et la commodité pour les utilisateurs de ProEst.
DEMANDEZ-VOUS:
  • Avons-nous fourni suffisamment de temps de transition et de formation à nos utilisateurs?
  • Nos utilisateurs comprennent-ils bien les fonctionnalités et fonctions des plateformes numériques ?
  • Notre fournisseur offre-t-il une variété de formats de formation pour s’adapter à différents styles d’apprentissage?
  • Nos nouveaux utilisateurs se sentent-ils suffisamment à l’aise et confiants pour utiliser la solution de façon indépendante ?
  • Encourageons-nous nos utilisateurs à faire part de leurs commentaires sur les défis et les possibilités de formation?
Votre troisième étape consiste à obtenir l’appui des personnes qui l’utiliseront pour votre nouveau système numérique et à vous assurer qu’elles ont la formation et le soutien dont elles ont besoin pour travailler de façon autonome.

Étape 4: Préparer vos données

Chaque projet de construction génère des données — des informations vitales sur la planification, les coûts des sous-traitants, la tarification des matériaux, les majorations, etc. Dans un environnement non numérique, ces données peuvent devenir décousus et accablantes, ce qui les rend difficiles à utiliser de façon productive. En passant à une solution d’estimation et de préconstruction numérique basée sur le nuage, vous pouvez capturer, consolider et catégoriser les données historiques dans un emplacement unique et facilement accessible, la meilleure façon de tirer pleinement parti de sa valeur commerciale.

La clé est de décider quelles informations ont de la valeur et ce qui peut être rejeté comme obsolète ou non pertinent. Les données que vous conservez peuvent ensuite être transférées sous forme de fichiers numériques vers un dépôt central qui peut être consulté, partagé et modifié au besoin, le tout sans le stockage coûteux et les méthodes de recherche inefficaces dont les documents papier ont besoin.

Vous pouvez également trouver le besoin d’une base de données numérique fournie par votre partenaire logiciel. Étant tenu compte du fait qu’une base de données sur les coûts de construction disponible dans le commerce est continuellement surveillée et tenue à jour pour refléter les conditions du marché en vigueur, vous pouvez être sûr que les intrants sont exacts et à jour — la seule façon de savoir que vos calculs sont valides et que vos chiffres peuvent être approuvés.

Ce n’est que lorsque votre base de données numérique est en place et que votre système est correctement configuré que vous pouvez effectuer des déploiements et des tests limités de votre nouvelle solution d’estimation et de préconstruction numériques, une étape cruciale qui peut révéler les défauts de processus ou les défauts de flux de travail en suspens qui nécessitent une résolution avant sa mise en service.

Peter Springsteen, directeur de la préconstruction pour Millenium Contractors, une entreprise familiale de construction civile basée à Indianapolis, a choisi de passer à ProEst, citant sa base de données centralisée et sa flexibilité numérique comme un facteur clé de leur succès. « Il fait du bon travail en nous montrant les coûts unitaires, les coûts totaux et tout ce que nous devons savoir pour faire une offre », a-t-il dit. « Ce qui est bien, c’est que ProEst est personnalisable pour répondre à vos besoins, que vous s’agisse d’un entrepreneur général ou d’un sous-traitant. »
Votre deuxième étape consiste à évaluer les solutions potentielles en fonction du prix, de la fonctionnalité, de la formation, du soutien et de la réputation de votre fournisseur de logiciels, ainsi que de toutes les considérations importantes dans le choix de la plateforme numérique qui répond à vos besoins en matière d’estimation et de gestion préalable à la construction.
Millénaire
Avant de mettre en œuvre ProEst, Millenium a constaté que ses programmes d’estimation et de comptabilité n’avaient pas le pouvoir et l’intégration dont ils avaient besoin pour les soumissions publiques axées sur les données.
DEMANDEZ-VOUS:
  • Avons-nous été sélectifs pour décider quels documents papier nous choisissons de numériser et de transférer?
  • Avons-nous eu des questions avec notre fournisseur pour déterminer les meilleures pratiques en matière de migration de données?
  • Pourrions-nous bénéficier de l’ajout d’une base de données sur les coûts des emplois continuellement mise à jour?
  • Nos utilisateurs savent-ils comment accéder à la base de données d’établissement des coûts sous forme numérique et l’utiliser?
  • Avons-nous effectué avec succès des déploiements limités pour tester le système avant de mettre en service?
Votre troisième étape consiste à obtenir l’appui des personnes qui l’utiliseront pour votre nouveau système numérique et à vous assurer qu’elles ont la formation et le soutien dont elles ont besoin pour travailler de façon autonome.

Étape 5: Mesurer votre succès

Maintenant que vous avez sélectionné votre produit, formé vos employés, migré vos données et déployé votre solution, il est logique de penser que votre transition vers une plateforme d’estimation et de préconse construction entièrement numérique est terminée. Ça ne l'est pas. Documenter et évaluer votre expérience à chaque étape de l’adoption — et au-delà — est l’une des choses les plus importantes que vous pouvez faire pour assurer votre succès à long terme. Après tout, le coût de la transition vers une solution numérique doit être un investissement qui vous rembourse (le plus vite sera le mieux) et la seule façon de mesurer votre retour sur investissement est de garder une trace du temps et de l’argent que vous et votre équipe mettez de temps.

Cela dit, il est important de noter que des gains de productivité importants, qui est l’objectif final d’éliminer les processus papier, peuvent ne pas se produire aussi rapidement que vous le souhaitez. Les raisons peuvent varier; malgré tous vos efforts, vos employés peuvent d’abord être réfractaires au changement ou avoir besoin d’une formation supplémentaire. Vous pouvez rencontrer des problèmes temporaires de migration de données. Ou trouvez qu’un déploiement limité de votre nouvelle solution numérique révèle des points chauds qui doivent être résolus avant d’aller à 100% en direct.

En faisant le suivi minutieux des ressources que vous avez engagées dans le processus de sélection, la préparation et la migration des données, la formation, la résolution technique et le déploiement de votre nouvelle solution d’estimation numérique et de gestion avant la construction, vous aurez une compréhension de base du rapport coût/valeur et pourrez vous fixer des objectifs réalistes en matière de retour sur investissement à mesure que vous avancerez.

Vous constaterez que l’obtention de commentaires spécifiques de vos utilisateurs a une valeur significative, aussi, et doit être entièrement documenté afin de transmettre à votre fournisseur. Assurez-vous de solliciter des opinions sur la qualité de la formation, la facilité d’utilisation relative, les heures approximatives économisées par estimation et d’autres renseignements pertinents. C’est le type d’entrée que votre nouveau partenaire logiciel peut utiliser pour fournir des conseils supplémentaires à vos employés et apporter les modifications nécessaires pour s’aligner sur les besoins spécifiques de votre entreprise.

Kim Summers, directrice de la préconstruction d’AstroTurf, a fait preuve de diligence pour mesurer l’impact commercial de sa nouvelle solution d’estimation et de préconstruction ProEst, signalant une réduction significative du temps d’estimation une fois le système en place. « Je dirais que nous passons environ la moitié du temps sur les estimations par rapport aux années précédentes, ou peut-être un peu plus de 50 % », a-t-elle dit. Summers a également vu un ascenseur dans les résultats d’AstroTurf. « Maintenant que nous avons fondamentalement changé notre façon de gérer notre processus d’estimation et de proposition, nous sommes nettement en avance sur ce que nous étions l’an dernier. »
Un rachat a nécessité de nouveaux niveaux de transparence et de responsabilisation pour AstroTurf, nécessitant un système d’estimation qui a éliminé les « silos » de flux de travail et soutenu la collaboration et l’uniformité.
DEMANDEZ-VOUS:
  • Sommes-nous prêts à documenter et à mesurer les ressources nécessaires à la mise en œuvre?
  • Sommes-nous réalistes quant à nos attentes en matière d’échéancier s’y rapportant en matière de gains de productivité?
  • Avons-nous un système réalisable pour évaluer les économies de temps et de coûts au fil du temps?
  • Avons-nous activement sollicité les commentaires des utilisateurs et partagé cette information avec notre fournisseur?
  • Dans l’ensemble, sommes-nous convaincus que nous avons fait le bon choix ou que nous savons comment l’améliorer?
Votre cinquième et dernière étape dans le passage à un environnement numérique est de documenter votre expérience et de mesurer avec précision l’utilisation des ressources de votre entreprise pendant que vous faites la transition et commencez à utiliser votre nouvelle solution à temps plein.

Conclusion de l’accord

Il ne fait aucun doute que passer à un système d’estimation numérique et de gestion avant la construction est moins une question de « si » que de « quand », et les entreprises avant-gardistes de toutes les industries profitent déjà des avantages commerciaux qui viennent avec les plateformes numériques.
Malgré les gains de productivité inhérents à la technologie numérique, l’industrie de la construction continue d’être à la traîne

o son adoption, souvent en raison d’une résistance systématique de la part des employés et des décideurs de l’entreprise. Pour ceux qui sont prêts à adopter le virage vers les solutions numériques, la possibilité de réaliser des économies et d’accroître la productivité est à la fois immédiate et réelle.

Les cinq étapes décrites dans ce rapport aideront votre entreprise de construction à réussir la transition vers une solution d’estimation et de préconse construction numérique, éliminant ainsi la dépendance à l’égard de la documentation et des processus papier moins efficaces. En identifiant l’opportunité d’affaires, en sélectionnant la bonne solution, en préparant vos données, en forment vos employés et en surveillant vos progrès, vous pouvez vous joindre à des milliers d’entrepreneurs qui travaillent maintenant avec « l’avantage numérique » et être parfaitement positionnés pour le succès futur.

À propos de ProEst

ProEst offre des capacités avancées d’estimation de la construction pour des entreprises de premier plan et des clients du secteur public aux États-Unis, au Canada et en Australie. Notre plateforme infonuagique combine l’estimation des coûts, les décollages numériques et l’analyse du jour des soumissions dans une solution unique et puissante , un moyen éprouvé de réduire les coûts, d’assurer l’exactitude et de rationaliser le flux de travail avant la construction.
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