Comment rédiger une proposition d’appel d’offres dans le secteur de la construction

Lorsque vous essayez de décrocher un nouveau client, vous rédigerez probablement une proposition d’offre qui montre l’expertise et l’admissibilité de votre entreprise pour le poste. Savoir comment rédiger une proposition de soumission est un élément fondamental d’être un entrepreneur, et les bonnes pratiques de rédaction des soumissions améliorent votre ratio soumissions-succès.

Cet article expliquera les éléments critiques d’une proposition d’enchère, comment créer votre proposition d’enchère et vous montrera un modèle qui vous guidera dans vos futures propositions.

Qu’est-ce qu’une proposition de soumission?

Les entreprises utilisent ce document pour montrer les produits, les services, le temps et les détails des prix qu’elles peuvent offrir à leurs clients pour les aider à mener à bien un projet particulier qui les intéresse. L’affichage de ces compétences dans un format de document permet à un client de choisir d’embaucher ou non l’entreprise qui présente la candidature.

Les entreprises et les particuliers rédigent des propositions d’offre pour rechercher des clients et des questions professionnellement numérisées de leur compétence.

Les éléments clés d’une proposition de soumission

Bien que la plupart des soumissions de construction varient, elles incluent généralement des éléments vitaux similaires. Il s’agit de :

Détails sur le client et l’entrepreneur

Le haut de la soumission doit contenir les noms et adresses du client, de l’entrepreneur, ainsi que le nom et l’adresse du projet.

Portée du projet

La soumission du projet devrait inclure la portée pour aider à obtenir une estimation complète des coûts. Ce segment contient les attentes des clients, les exigences de main-d’œuvre, l’équipement de chantier et les méthodes procédurales pour terminer le travail.

Vous pouvez également expliquer la qualité du travail, le calendrier proposé, la qualité des matériaux et toute autre caractéristique nécessaire à la réalisation du projet.

Conditions existantes

Vous aurez besoin d’une évaluation préliminaire du site avant de préparer un document d’appel d’offres dans la plupart des cas. La proposition de soumission doit documenter les conditions existantes du site si vous effectuez une évaluation préliminaire. Inclure les mesures nécessaires qui devraient être prises pour remédier aux mauvaises conditions du site et la partie responsable de celui-ci.

Vous devez également inclure une clause sur la façon dont vous gérerez les conditions existantes et si elles ont une incidence sur la portée et le coût du projet.

Coût

Après avoir décrit la portée du projet et les conditions existantes, l’étape suivante consiste à présenter une estimation détaillée des coûts. Ici, vous devez inclure une ventilation des coûts de l’équipement, des matériaux et de la main-d’œuvre.

Bien que la plupart des entrepreneurs préparent des estimations de coûts détaillées, ils oublient parfois d’inclure des conditions de paiement. Il est peu probable que le client soit prêt à payer tout à la fois, mais il serait utile de rédiger une liste de jalons et le pourcentage du projet que le client doit payer dans un délai donné.

Documentation pertinente

Les projets de construction impliquent diverses parties qui gèrent différents aspects, et il est crucial d’inclure toute la documentation pertinente et les parties responsables de chaque aspect du projet.

Cela élimine la confusion quant aux tâches et aux responsabilités des intervenants concernés. Il montre également les autorités qui peuvent signer des documents dans des documents juridiquement contraignants.

Horaire de travail

Une proposition de projet a également un calendrier qui indique quand les travaux commencent et se terminent. Il comprend également la date à laquelle l’entrepreneur pourrait recevoir l’autorisation de commencer à travailler sur le projet. C’est également là qu’un entrepreneur devrait détailler la mesure dans laquelle il acceptera la responsabilité pour les retards principalement causés par des événements indépendants de la volonté, tels que les approbations tardives des permis et les mauvaises conditions météorologiques.

Dans votre planification, n’oubliez pas de prendre en compte les délais d’approvisionnement, les jours non ouvrables, les approbations de permis et les aspects tiers qui pourraient retarder votre horaire.

Signatures officielles

La dernière étape d’une proposition de soumission est l’énoncé officiel de l’intention des services accompagné de la signature du client et de l’entrepreneur. Si vous n’êtes pas l’unique propriétaire d’une entreprise, vous aurez besoin que vos copropriétaires signent le document.

Préparation, création et examen de la proposition de soumission

Cherchez à comprendre le projet en profondeur

Avant de s’engager dans une proposition de soumission, il est essentiel d’avoir connaissance de ce que le projet impliquera. Les besoins du client et ce qu’il cherche à réaliser devraient également être de votre connaissance commune. Avoir ces informations dans la clarté vous aide à préparer votre documentation et à évaluer si vous êtes un bon ajustement.

Recherche sur le client

Étant donné que la proposition cible le client, il est essentiel de comprendre son entreprise, sa mission et sa vision avant de rédiger une proposition d’offre. Il donne un aperçu de ce qui impressionne le client, certaines des entreprises avec lesquelles ils ont déjà travaillé et leur style pour guider votre approche de la proposition d’offre.

Évaluez vos concurrents

Effectuez une analyse des concurrents pour voir ce que vos concurrents offrent et ce que vous pouvez offrir de mieux pour vous démarquer de la foule.

Inclure l’information pertinente

Montrez le profil de votre entreprise, votre portefeuille et vos témoignages pour montrer une preuve de compétence et de capacité à effectuer les tâches demandées.

Relisez votre proposition d’enchère

Avant d’envoyer la proposition d’enchère créée, une pratique de relecture peut vous assurer de vous démarquer, d’éliminer les informations inutiles et de corriger les erreurs. Les propositions d’appel d’offres ont besoin d’une volonté de détailler.

Modèle

Lors de l’élaboration d’une proposition d’offre, il y a quelques lignes directrices que vous devez suivre pour faire une impression durable. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des éléments à inclure dans votre modèle d’enchère.

1. En-tête

La proposition de soumission devrait inclure un titre qui informe immédiatement le client de ce qu’il regarde. Il est facile de trier les documents avant toute correspondance.

2. Renseignements sur le client

Vous devez inclure les détails suivants sur le client :

• Nom : Inclure le nom de la personne ou de l’entreprise directement liée à l’entreprise
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Adresse e-mail

3. Renseignements sur l’entrepreneur

En tant qu’entrepreneur, vous incluez vos coordonnées ici. Les détails requis sont les suivants :

• Nom
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Adresse e-mail

4. Nom du projet

Ici, vous devez inclure le titre du projet.

5. Résumé des services

Ici, vous incluez une liste des services que vous avez l’intention de fournir. Ce sont les parties essentielles de votre offre, car elles font comprendre au client ce qui est exactement inclus dans le prix de l’offre.

Il serait utile que vous ayez été spécifique avec les services que vous fournissez et que vous énumériez tous les livrables clés du projet.

6. Budget proposé

Ici, vous incluez le montant estimé en dollars que vous voudriez être payé pour vos services. Cela vous aidera si vous arrivez à ce montant grâce à une estimation appropriée des coûts pour vous assurer de couvrir toutes les bases.

Il serait également préférable de spécifier un calendrier de paiement si votre client n’en a pas inclus un. Le calendrier de paiement décrit les montants qui vous sont dus et les intervalles auxquels vous prévoyez le paiement.

Le budget proposé a une incidence directe sur les flux de trésorerie de votre entreprise et la durée du projet.

7. Renseignements supplémentaires

Pour la plupart des projets, les informations ci-dessus sont suffisantes, mais vous devrez peut-être inclure des informations supplémentaires spécifiques au projet telles que:

• Prix alternatifs: Cela démontre comment les prix peuvent changer avec l’ajout ou la suppression de certains services. Cependant, il est conseillé d’inclure des prix alternatifs si certaines exigences du projet sont vagues.
• Prix unitaires : Si vous concluez un contrat à prix unitaire avec le client, il est primordial d’inclure les prix unitaires. Les prix unitaires sont principalement pertinents dans les petits projets.
• Informations sur la garantie: Si vous prévoyez de fournir des informations de garantie après la construction de la structure, vous pouvez les inclure ici car cela peut être un argument de vente important.

8. Portée des travaux

Trend Builders doit fournir une main-d’œuvre, un équipement, des outils et des matériaux adéquats et superviser le travail. Ils doivent également donner des conseils sur l’utilisation et l’amélioration du site, les systèmes du bâtiment et des recommandations sur la faisabilité des bâtiments.

Ils doivent également fournir des services de gestion de projet tels que la planification, l’approvisionnement, la fabrication, l’assemblage et l’intégration.

En outre, Trend Builders doit également fournir des mises à jour sur l’avancement du projet et tenir des rapports hebdomadaires et mensuels.

9. Termes et conditions

Décrivez les attentes de votre entreprise et votre code de conduite. Il est également préférable d’indiquer les variables qui pourraient avoir une incidence sur la proposition initiale et entraîner des responsabilités supplémentaires.

10. Portée des travaux

L’indication de la portée du travail réduit la probabilité que le client établisse des attentes déraisonnables et crée une marge de manœuvre pour que le client communique à l’avance tout besoin supplémentaire.

11. Calendrier du projet

Ici, vous pouvez fournir un calendrier provisoire avec les dates de début et de fin du projet.

12. Signature du client :

Laisser de la place au client pour signer

13. Signature de l’entrepreneur :

Laisser un peu de place au représentant de l’entreprise pour signer

Exemple

En-tête : Proposition de soumission

Renseignements sur le client

Maisons de vision
7670, rue Better
Atchison, Kansas 66002
913-360-5204
admin@visionhomes.com

Renseignements sur l’entrepreneur

Créateurs de tendances
3835, promenade Oliverio
Wichita(Kansas) 67348
620-565-4982
info@trendbuilders.com

Nom du projet : Régime de pension de retraite de Skanska

Résumé du poste :

Les créateurs de tendances sont dans l’industrie depuis plus de dix ans. Ils ont construit plus de 40 projets pour des clients dans le passé. Nous avons l’expertise dans la construction de logements abordables avec un budget rentable. Notre entreprise développera votre projet en fournissant les services suivants :

• Planification: Nous aiderons à décrire le mode de fonctionnement du projet et aiderons à budgétiser suffisamment d’équipement et de fournitures pour aider à faciliter le flux de travail dans le projet.
• Construction: Nous serons chargés de faire les travaux de construction réels et de travailler avec les parties prenantes du projet pour mener à bien le projet.
• Embauche de sous-traitants : Au besoin, nous aiderons également à sélectionner des sous-traitants pour les travaux électriques, la plomberie, la toiture et la charpente.
• Gestion de la construction: Nous vous aiderons également à obtenir les licences, les fournitures, la main-d’œuvre et l’équipement nécessaires pour mener à bien le projet. Nous offrons également des services de supervision pour nous assurer que le projet répond aux normes de qualité.

Budget proposé

L’estimation du projet est d’environ 75 000 $ au total. Les créateurs de tendances se réservent le droit à un supplément de 80 $ l’heure d’un commun accord dans le cas d’œuvres supplémentaires au-delà de la portée.

Termes et conditions

Ces termes et conditions stipulent l’accord entre Vision Homes et Trend Builders. Le montant du contrat est sujet à révision lorsque la portée ou la durée des travaux dépasse les livrables ou les dates d’attente. 

Une fois le projet terminé, les produits livrables appartiendront aux maisons Vision. En cas de résiliation du contrat sans rupture de contrat, Vision Homes paiera des frais de résiliation de 10 000 $ à Trend Builders.

Durée du projet

Après avoir conclu un accord, Trend Builders commencera à travailler sur le projet, et il faudra environ sept mois pour terminer le projet après le début.

Signature du client

Barry White
03/19/22
Signature de l’entrepreneur
Randy Decatur
03/19/22

Conseils sur la rédaction d’une proposition de soumission

• Assurez-vous de suivre toutes les instructions données
• Comptabiliser toutes les estimations des frais généraux avec confiance
• Montrer du personnel qualifié en tant que chefs de projet choisis
• Ayez le document bien écrit, facile à lire et organisé.
• Donnez des détails pour apporter de la profondeur à votre proposition d’enchère
• Inclure des témoignages pertinents de clients précédents comme points de validation
• Demandez des éclaircissements aux clients s’ils sont bloqués
• Vérifiez les résultats de vos enchères pour voir si vous êtes présélectionné
• Montrez vos prix gagnés, vos nominations et vos certifications pour accroître votre crédibilité.

Résumé de l’évaluation

Vous savez probablement comment préparer une offre bien formatée pour vous aider à décrocher votre prochain concert. Une soumission bien préparée a un effet considérable sur la déclaration de l’efficacité de votre entreprise. Cela vous donne un avantage sur vos concurrents, car les propriétaires de projets sont plus susceptibles de faire confiance à une entreprise bien organisée.

Une soumission bien structurée reflète le potentiel qu’une entreprise de construction offre au client. Il peut également aider à réduire les mauvaises communications. Une soumission avec des exigences précises, des estimations de coûts et une portée détaillée des travaux peut aider à minimiser les ordres de modification, ce qui permet au client et à l’entrepreneur d’économiser du temps et de l’argent.

Bien que la rédaction d’une proposition d’enchère puisse sembler intimidante, suivre les étapes énumérées dans cet article peut principalement augmenter vos chances de succès et vous aider à décrocher des offres raisonnables.