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Dans l’atmosphère actuelle de l’industrie de la construction, il est maintenant plus important que jamais de garder une longueur d’avance sur vos concurrents. L’un des aspects essentiels du travail d’un entrepreneur est la gestion des soumissions de construction. Les soumissions de construction déterminent la réussite d’un projet en supervisant l’exactitude de l’achèvement du projet, du budget et du calendrier du projet.
Il existe différents types de soumissions nécessaires dans le processus de construction. Supposons que vous souhaitiez différencier votre entreprise de construction des autres. Dans ce cas, il est nécessaire de saisir le concept de soumission et pourquoi ils sont importants pour vos projets. Cet article examinera de plus près les soumissions de construction et la meilleure façon d’améliorer les processus de soumission.
Table des matières
Qu’est-ce qu’une soumission de construction?
Une soumission de construction fait référence à des informations physiques ou à des documents écrits avec des informations pertinentes soumises par un entrepreneur à l’architecte ou au gestionnaire de projet pour approbation. Ces soumissions sont dans différents formats, tels que des dessins d’atelier, des échantillons de produits et des données de matériaux. Les gestionnaires de projet utilisent les soumissions pour s’assurer que les entrepreneurs utilisent les quantités correctes dans un projet conformément aux documents de projet et de conception.
Quels sont les avantages des soumissions?
Les soumissions de construction sont essentielles car elles permettent à l’équipe de projet de transmettre des approbations sur l’équipement et les matériaux. Il est essentiel de faire des soumissions avant l’accouchement. Si les entrepreneurs soumettent les soumissions à temps, il pourrait être plus facile de corriger les revers inutiles.
Les soumissions sont également cruciales car elles déterminent le budget et l’exactitude du calendrier du projet. Une soumission détaillée donne une meilleure chance de succès global. Les soumissions de construction impliquent de nombreux documents, ce qui le rend nécessaire pour une entrée précise. L’ensemble du projet peut être compromis si des erreurs se produisent.
Les soumissions permettent également de réaliser un projet qui correspond aux spécifications de conception, ce qui rend un projet sûr pour l’occupation et son utilisation prévue. Le non-respect du processus de soumission peut avoir des conséquences désastreuses sur un projet.
Quels sont les types courants de soumissions?
Il existe de nombreux types de soumissions de construction. Comme mentionné précédemment, les plus courants sont les dessins d’atelier, les données de matériaux et les échantillons de produits. Différents types de soumissions portent des informations différentes, et le type de soumission dépend de votre projet.
Dessiner des boutiques
Ce sont les types de soumission les plus courants. Nous identifions les dessins d’atelier comme des dessins ou des calendriers préparés par l’entrepreneur pour illustrer une partie des travaux. Les dessins d’atelier diffèrent des dessins de la phase de conception car ils montrent à quoi ressembleront les composants du bâtiment pendant la construction.
Les dessins d’atelier ne sont pas comptés comme faisant partie des documents contractuels. Ils ne créent donc pas la nécessité de modifier les dessins de conception originaux pour correspondre aux dessins de l’atelier. Les dessins de l’atelier comprennent les dimensions, les quantités et les caractéristiques de conception.
Échantillons de produits
Ce sont des échantillons des matériaux que les constructeurs utiliseront dans la construction. Ils comprennent des spécimens tels que le sol, le béton, les briques, etc. Fournir des échantillons aide l’équipe de projet à évaluer ses choix esthétiques. D’autres modèles sont des maquettes où un entrepreneur peut fabriquer un composant de bâtiment tel qu’un petit mur pour montrer comment les fenêtres, les portes et le revêtement se réuniront.
Ces maquettes sont essentielles pour discuter de la faisabilité d’un concept de conception. Les échantillons de produits facilitent l’évaluation de l’art d’un entrepreneur et établissent la base de référence pour évaluer les œuvres achevées. Lorsque les concepteurs du projet approuvent les soumissions d’échantillons de matériaux, les échantillons sont stockés sur place et utilisés à des fins de comparaison pour s’assurer que les matériaux apportés correspondent aux échantillons.
Données sur les matériaux
Cela fait référence à des informations sur des matériaux tels que les dimensions, les modèles, les quantités, les finitions, les détails de la garantie, etc. Ces données sont essentielles lors de la vérification des normes de conformité. Les soumissions sur les données matérielles sont les plus courantes sur les projets gouvernementaux.
Que comprennent les soumissions?
La clé pour bien gérer un projet de construction est l’organisation. De nombreux documents sont impliqués dans le processus de soumission, ce qui rend nécessaire d’avoir un journal de soumission. Le registre de soumission est un dossier qui confirme l’équipe de conception approuvée pour chaque élément du registre. Une bonne soumission comprend les éléments suivants.
- Spécifications de l’endroit d’où vient une exigence particulière
- Titre avec une brève description de la demande
- Type de soumission
- Niveau de priorité
- Entrepreneur responsable
- Partie approbatrice
Le processus de soumission des projets de construction
Les soumissions sont un outil utile pour assurer la responsabilisation des intervenants du projet et qu’un projet reste sur la bonne voie. Le processus de soumission suit quelques étapes, comme nous le décrirons ci-dessous.
Réunion de préconstruction
La réunion de préconstruction est l’endroit où l’architecte, l’entrepreneur général et l’ingénieur discutent du processus de soumission. Discuter des dates limites pour la livraison et l’examen des soumissions. Ils discutent également du format des soumissions et de la procédure de remise d’une soumission. Le but de la réunion est de préciser comment les parties travailleront ensemble et de voir quel rôle chaque individu joue. Les parties discutent également de la façon dont elles peuvent éviter les retards de soumission qui augmentent les coûts de construction.
Élaboration du calendrier de soumission
Ici, l’entrepreneur collabore avec des ingénieurs et des architectes et travaille avec l’équipe de projet pour élaborer un calendrier de projet pour les soumissions. L’équipe de conception évalue les types de soumissions nécessaires au projet et les spécifications techniques requises. Lorsque l’entrepreneur reçoit des dessins de conception, il peut alors faire son calendrier de soumission. Ce calendrier ne devrait pas entrer en conflit avec le calendrier global du projet.
Préparation de la soumission
L’entrepreneur commence à se préparer pour la soumission ou la délègue à un sous-traitant concerné. S’il y a des écarts par rapport aux documents de construction, l’entrepreneur doit les expliquer sur la soumission. L’entrepreneur examine ensuite la soumission pour s’assurer qu’elle reflète fidèlement les conditions sur le terrain et qu’elle répond à toutes les exigences contractuelles. Après avoir examiné la soumission, ils l’estampillent pour représenter l’acceptation.
Examen de la soumission :
Il s’agit de la dernière étape, où l’architecte examine la soumission et peut l’approuver ou la rejeter. Chaque soumission doit identifier la partie du bâtiment à laquelle elle se rapporte et doit être conforme aux documents de construction.
Comment rédiger une soumission
Le processus de soumission de la construction est un système de contrôle et d’équilibre pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Il vise à s’assurer que l’information contenue dans les documents contractuels est communiquée avec exactitude aux intervenants pertinents. Les soumissions peuvent être approuvées, rejetées ou approuvées avec des révisions à chaque étape.
À divers moments avant la première pelletée de terre, les équipes de conception préparent les spécifications techniques de l’équipement et des matériaux nécessaires au projet. L’architecte, l’ingénieur et l’entrepreneur doivent respecter et établir des règles lors de la rédaction des soumissions. Il s’agit notamment des éléments suivants :
- Éléments qui nécessitent des soumissions
- Dates limites pour la livraison de soumission
- Méthodes de livraison des soumissions
- Le processus d’examen et les dates limites d’examen
- Voies de communication
L’établissement de protocoles appropriés permet de s’assurer que toutes les parties comprennent leurs obligations et ont des attentes claires pour les garder sur la bonne voie.
Lorsque vous rédigez la soumission, vous devez la revérifier soigneusement pour éviter d’éventuels retards. Respecter les échéanciers pour s’assurer que le projet est sur la bonne voie. Il est préférable d’inclure tous les documents sous forme de paquet complet car les soumissions impliquent de nombreux documents. Lors de la création d’une soumission, vous avez besoin d’un journal de soumission pour suivre les éléments que vous devez inclure. Une bonne soumission devrait avoir ce qui suit:
- Titre : Il doit s’agir du nom de la soumission. Il devrait également inclure une brève description de la demande de soumission.
- Type de soumission : Il s’agit du type de renseignements demandés.
- L’entrepreneur responsable : Lors de la rédaction d’une soumission, la personne responsable de fournir des renseignements doit l’indiquer clairement.
- Gestionnaire de la soumission : La soumission doit indiquer la personne responsable de la soumission de l’article et de l’approbation de l’information.
- Examinateur de la soumission : La soumission doit également indiquer la partie responsable de l’examen de l’information.
- Dates requises : Il devrait y avoir des dates précises, comme le moment où la soumission est due et le moment où l’examinateur doit l’approuver.
Il ne serait possible de gérer correctement une soumission qu’avec un journal aussi complet. Vous pouvez utiliser un logiciel ou des modèles de soumission.
Conseils pour améliorer les soumissions
Puisque vous connaissez maintenant le processus de soumission, que pouvez-vous faire pour l’améliorer et le rationaliser? Le flux de travail dans le processus de soumission semble parfois frustrant. Néanmoins, vous pouvez l’améliorer en réduisant les erreurs de soumission, en donnant accès aux informations et documents nécessaires et en utilisant un suivi avancé. Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des conseils que vous pouvez utiliser pour améliorer vos soumissions.
Utilisation des journaux de soumission automatisés
Dans les projets de construction, les exigences de spécification peuvent contenir des milliers d’éléments qui doivent être introduits dans le journal de soumission. En entrant manuellement les journaux de soumission, vous augmentez les risques d’erreurs. Vous pouvez éliminer les erreurs en utilisant des journaux de soumission automatisés pour créer des enregistrements téléchargeables sous forme de feuille de calcul avec tous les éléments nécessaires pour le registre. Cela réduit considérablement les erreurs et permet de gagner du temps.
Accès à l’information
Vous devez garder les informations de soumission privées et sécurisées. De nombreuses personnes participent au processus de soumission des approbations, de la production de données et des examens. Bien qu’il soit essentiel d’impliquer de nombreuses parties externes, les informations privées doivent rester confidentielles. Vous devez donc utiliser une technologie qui permet à la fois l’accès et le contrôle des soumissions aux membres et aux non-membres. Il n’est pas nécessaire d’ajouter des membres externes au projet, car ils peuvent examiner les soumissions par courriel. Les informations telles que les fiches privées et les annotations doivent donc rester confidentielles.
Ajouter des filtres aux submittals
Il est facile pour certaines informations dans les soumissions de passer à travers car il y a beaucoup d’informations que l’on doit filtrer. Cependant, la technologie a permis de filtrer votre liste et de la réduire aux éléments dont vous avez besoin. Vous pouvez avoir différentes catégories pour les filtres, telles que les dates d’échéance, les réviseurs, les types de soumissions, les spécifications et la priorité de la soumission.
Utiliser les notifications par e-mail
Le processus de soumission est long, de la demande au processus d’approbation. De nombreuses parties prenantes sont impliquées et vous devriez donc gagner du temps à mettre en place un système de suivi approprié pour votre équipe de projet. Vous pouvez utiliser des solutions telles qu’un logiciel de gestion de projet qui envoie des alertes d’approbation par e-mail. Le fait d’avoir des notifications en temps opportun de telles alertes améliore la transparence et la responsabilisation et aide les gens à agir plus rapidement.
Centralisez vos majorations de soumission
Au fur et à mesure que les documents soumis passent par différentes parties au cours de l’examen, ils sont renommés, réorganisés et marqués conformément aux spécifications du projet. Cependant, supposons que l’équipe de projet ne dispose pas des bons outils. Dans ce cas, Ils peuvent sauter à travers différentes plates-formes et inévitablement se retrouver à revenir à des systèmes manuels. Les systèmes de balisage centralisés permettent aux utilisateurs d’annoter les soumissions sans les télécharger, les modifier et les télécharger à nouveau dans le système.
Autoriser plusieurs évaluateurs à la fois
Il est peu fréquent que les auteurs de soumissions n’ont besoin de l’approbation d’une seule partie. Étant donné que de nombreuses parties sont impliquées, il est improductif d’attendre l’approbation indépendante de chaque partie avant d’aller de l’avant. Permettre à plusieurs examinateurs d’évaluer une soumission améliore l’efficacité et réduit le risque de retards. Le logiciel de gestion de projet permet à différentes parties d’ajouter plusieurs examinateurs en tant que co-examinateurs. Cela améliore la transparence et favorise la responsabilisation au sein de l’équipe de projet. Il est plus facile pour l’équipe d’identifier les erreurs et de savoir quand prendre des mesures.
Tenez l’équipe au courant
Outre les membres qui soumettent et examinent une soumission, les autres membres de l’équipe de projet doivent connaître l’état des éléments soumis. Ils doivent être avisés lorsqu’une soumission est créée, examinée ou publiée pour s’assurer que tous les renseignements donnés sont exacts. Ces autres parties comprennent des fournisseurs, des sous-traitants, des concepteurs et d’autres représentants des clients.
Il est essentiel d’obtenir des approbations en temps opportun sur les soumissions pour s’assurer que les projets se déroulent dans les délais prévus.
Créez des rapports de soumission personnalisés.
Pour s’assurer que les projets sont sur la bonne voie, les gestionnaires de projet demandent souvent des rapports de soumission. Ces rapports doivent avoir l’air professionnels. Vous pouvez implémenter des solutions de gestion de projet qui peuvent vous aider à créer des rapports personnalisés détaillés qui sont facilement partagés avec les parties intéressées.
Principaux points à retenir
Les soumissions de construction diffèrent d’une entreprise à l’autre. Voici quelques-uns des principaux points à retenir;
Les participants
Les personnes impliquées dans les soumissions de construction comprennent; le constructeur général, les sous-traitants, les architectes, les ingénieurs et toute l’équipe de conception.
Les types
Les dessins d’atelier illustrent un segment de construction en termes de dimension, de quantités et de caractéristiques de conception.
Des échantillons de produits illustrent ce que les constructeurs utilisent dans la construction, comme; maquettes pour le bâtiment, la roche, le sol et les spécimens de briques.
Les données matérielles sont des informations concernant le projet de construction, telles que les modèles, les détails de la garantie, les quantités, etc.
Le processus
La préconstruction est la première étape, où toutes les parties prenantes s’entendent sur les délais, le type de soumission et l’ensemble du processus pour leur permettre de travailler en équipe.
Le calendrier de soumission est la deuxième étape, où les participants de la soumission de construction discutent des exigences et des délais des soumissions.
La troisième étape est la préparation de la soumission, où les soumissions sont contre-vérifiées par un entrepreneur ou un sous-traitant avant de les envoyer pour examen.
L’examen de la soumission est la dernière étape, où l’équipe de conception vérifie soigneusement les soumissions de construction dans la correspondance avec les documents de construction avant de les approuver ou de les rejeter.
Propriétés d’une grande soumission de construction
Une excellente soumission devrait inclure les dates requises indiquant le niveau de priorité, le nom du projet et une brève description.
Une soumission de construction doit indiquer le type de soumission et l’entrepreneur.
Enfin, une excellente soumission de construction devrait mentionner le gestionnaire de soumission et l’examinateur de soumission.
Le gestionnaire de la soumission est responsable de l’approbation des informations contenues dans la soumission, tandis que l’examinateur de la soumission est la partie qui effectue l’examen.
Façons d’améliorer les soumissions
Utiliser les journaux de soumission mis à jour
- Gardez les informations de soumission privées et sécurisées
- Priorisez vos majorations de soumission
- Organisez vos soumissions dans des filtres
- Tenir les membres au courant de l’avancement de l’examen
- Rédiger des rapports de soumission
Avantages d’une soumission de construction
Une bonne soumission de construction aide à déterminer le succès d’un projet en fournissant son budget et son achèvement prévu.
Une soumission offre une précision sur les rôles de toutes les parties prenantes en tant que collaborateurs pour fournir des soumissions correctes.
L’examen approprié d’une soumission garantit qu’elle est conforme à tous les documents, ce qui augmente le taux de réussite du projet.
Les soumissions de construction garantissent que les projets correspondent à leur conception, améliorant ainsi la faisabilité de toute construction.
Comme nous l’avons vu ci-dessus, les soumissions visent à prouver l’accord et à tenir toutes les personnes sur le chantier de construction responsables et informées. Chaque partie doit donner un cachet d’approbation indiquant qu’elle a examiné, compris et accepté de commencer une partie spécifique des travaux. Ils ont déjà adopté des systèmes manuels pour la création et le suivi des soumissions se sont avérés inefficaces, mais il existe actuellement de nombreuses solutions qui rationalisent le processus et économisent du temps et des ressources. Lorsque tous les membres de l’équipe de projet comprennent le processus, toutes les personnes impliquées prennent le travail au sérieux et maintiennent le projet en mouvement.
