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Les contrats de construction peuvent être longs et compliqués, mais les deux éléments les plus importants à comprendre sont les ordres de modification et la portée et le prix.
Un ordre de modification est nécessaire lorsque quelque chose d’important doit être modifié dans la portée initiale des travaux. Il sert de dossier juridique de l’entente entre le client et l’entrepreneur pour les nouveaux travaux et le prix à l’exécuter.
Si vous travaillez avec un client qui soumet une demande de modification significative du contrat, le processus de modification commencera immédiatement. Vous devrez demander à l’équipe d’estimation et de décollage de croquer les chiffres rapidement afin que l’horaire ne soit pas retenu, en attendant l’ordre de modification signé.
Table des matières
Qu’est-ce qu’un ordre de modification de construction?
Lorsqu’un entrepreneur conclut une entente avec un client pour des travaux, il faut comprendre que des ordres de modification seront probablement requis à un moment donné du processus de construction. C’est juste une partie du jeu.
Les conditions sur le terrain peuvent varier, surtout les sols ou les eaux souterraines; le client peut changer d’avis sur l’emplacement d’un mur ou vouloir enlever une partie de l’empreinte du bâtiment.
Le principal à emporter avec les ordres de modification est que les ententes légales sont liées à des changements à la conception originale et le contrat entre l’équipe de construction et le client.
L’importance des ordres de modification
Les ordres de modification sont essentiels pour les entrepreneurs en construction. Ils protègent les entrepreneurs contre les pressions exercées pour qu’ils fassent des travaux supplémentaires au-delà des conditions convenues du contrat. Cela peut être une grosse affaire si votre client vous demande d’ajouter plus de travail sans être agréable de payer pour cela.
Bien qu’il puisse sembler plus facile de faire une entente de poignée de main sur le prix pour un travail supplémentaire avec un client, c’est un jeu dangereux pour un entrepreneur.
Sans ordres de modification, il n’y aura aucun enregistrement des changements du contrat avec le client, et vous pourriez finir par être laissé tenant le sac. Un ordre de modification fournit également une couverture contre les accusations de travail laissées inexéprentes et tient les deux parties responsables.
Rédiger des ordres de modification
L’entrepreneur doit créer un ordre de modification dès que le client vient à vous avec une demande de révision de leur conception et le contrat.
Cela permettra à votre équipe de rester sur la bonne voie et de commencer à se préparer aux changements du projet en achetant les matériaux nécessaires et en mettant à jour l’échéancier avec les sous-traitants si nécessaire.
L’ordre de modification écrit est relativement simple et doit comprendre ce qui suit :
- Coordonnées de l’information
- Dates auxquelles le changement a été demandé et approuvé
- Le coût global du changement ainsi que l’incidence que cela a sur les coûts globaux du projet
- Toute mise à jour du contrat à partir du changement
- Changements aux échéanciers d’exécution des projets
Certains entrepreneurs voudront peut-être faire une entente de poignée de main et se rendre au travail sur les nouveaux travaux tout de suite, surtout s’ils ont les matériaux sous la main. C’est une grosse erreur. Il est important que tout changement de contrat sous forme écrite et signé par toutes les parties impliquées. Sinon, c’est l’entrepreneur qui pourrait être laissé essayant de chasser le paiement d’un client difficile.
Le fait de ne pas avoir les changements écrits pourrait également entraîner des différends sur le travail réel effectué si le client continue de changer d’avis.
L’écriture d’un ordre de modification n’a pas besoin d’être un processus intimidant, surtout si votre équipe utilise ProEst pour gérer ses enchères et ses estimations. ProEst facilite la tâche pour déterminer rapidement les modifications apportées à l’estimation des coûts. Le logiciel infonuagique est plus facile à mettre à jour à la volée que les feuilles de calcul de la vieille école encore favorisées par de nombreux entrepreneurs. Avec ProEst, le processus d’ordre de modification n’a pas besoin d’être un cauchemar.
Qui crée les ordres de modification ?
L’entrepreneur ou le sous-traitant est responsable de la préparation des ordres de modification.
Plusieurs membres de l’équipe peuvent participer à l’estimation du coût du nouveau travail avant de le remettre au gestionnaire de projet pour qu’il signe avec le client. Les entrepreneurs principaux et les sous-traitants peuvent avoir besoin de coordonner le processus des ordonnances de modification pour s’assurer qu’ils communiquent efficacement les changements qui peuvent affecter les différentes phases de construction.
Le processus d’ordre de modification
Le processus de commande de modification commence lorsqu’un client se présente à son entrepreneur pour apporter des modifications au bâtiment ou au site. Cela pourrait être quelque chose comme avoir besoin de mettre à jour les limites du terrassement ou la conception des fondations en fonction de complications imprévues avec le sol porteur ou une décision de réviser l’aménagement d’une pièce pour servir un but différent.
Des représentants du propriétaire et de l’entrepreneur se réunissent pour discuter de ce qui doit être changé et de la façon dont les intervenants peuvent y parvenir. À partir de là, l’entrepreneur fera une estimation du coût des travaux supplémentaires. Les personnes travaillant sur le projet peuvent accélérer l’ensemble de ce processus si le contrat initial inclut des coûts unitaires standard pour les travaux qui contribuent à rendre l’ordre de modification plus transparent. Une fois que les deux parties signent l’ordre de modification, les travaux peuvent commencer.
Types d’ordres de modification
Il existe trois principaux types d’ordres de modification que tous les entrepreneurs devraient connaître, soit :
- Ordres de modification additifs
- Ordres de modification déductifs
- Cessation partielle.
Les trois types d’ordres de modification comportent des révisions contractuelles différentes.
Ordre de changement additif
Un ordre de changement additif est le plus commun.
Dans ce scénario, un client vous demandera de leur fournir un prix pour compléter le contrat initial par des tâches supplémentaires.
Assurez-vous que les attentes sont clairement énoncées dans l’ordre de modification afin que vous et le client s’entendez entièrement sur le travail supplémentaire que vous effectuerez.
Ordre de modification déductif
Un ordre de modification déductif retirera une partie déterminée des travaux du contrat, ce qui abaissera le prix total.
Les ordres de modification déductive s’appliquent habituellement à des réductions mineures de la portée globale des travaux. Si votre contrat permet des ordres de modification déductifs, vous et le client devrez négocier la valeur du contrat en fonction des travaux retirés. Ce n’est peut-être pas facile, selon la façon dont vous et les clients avez structuré le contrat.
Cessation partielle
Les contrats de construction comprennent généralement un langage permettant une résiliation partielle.
Il est utilisé lorsqu’un client cherche à supprimer de grandes parties de la portée du travail. Un client ne peut pas utiliser des ordres de modification à grande échelle pour modifier considérablement la portée du travail. Si le client tente d’effectuer trop de réductions au contrat par le biais d’ordres de modification, il pourrait finalement annuler le contrat.
L’utilisation de ProEst pour vos enchères et décollages peut éliminer le casse-tête de la négociation d’ordres de modification déductifs et de la résiliation partielle, car votre équipe sera en mesure de vérifier rapidement les éléments et le travail à éliminer et de soutenir les conditions proposées.
Ce qu’il faut inclure dans un ordre de modification
Les éléments suivants doivent être inclus dans un ordre de modification;
Coordonnées du projet et de la personne-ressource
- Nom et adresse du projet
- Numéro de contrat
- Nom et adresse du propriétaire
- Modifier le numéro de commande
- Le nom et la personne-ressource de l’entrepreneur principal
- Nom et coordonnées de l’entrepreneur qui soumet l’ordre de modification
- Description de la modification demandée par rapport au contrat initial
Le changement de travail proposé, les raisons et les détails sont décrits dans cette section.
3. Calendrier mis à jour
Le nouveau calendrier devrait être inscrit en indiquant tous les changements. Le nombre de jours nécessaires pour effectuer le changement et la date à laquelle il sera terminé devraient être inclus dans le nouvel horaire.
4. Coût du changement
L’ordre de modification implique de modifier les tâches, ce qui entraîne des coûts variables par rapport aux prévisions antérieures. Les coûts à comptabiliser sont l’impôt, les bénéfices, les frais généraux, l’assurance et tous les autres ajustements que le changement apporte.
5. Mise à jour de la valeur du contrat
Le document devrait inclure la valeur initiale et la valeur proposée du contrat. Le coût de l’ordre de modification actuel et la valeur de tous les ordres précédents sont également détaillés.
Processus de modification de l’ordre
Voici le processus d’exécution de l’ordre de modification.
Étape 1 : Le contrat est signé
Le contrat de construction indiquant le budget, le calendrier et la portée des travaux est signé par les parties d’accord après appel d’offres et négociation.
Étape 2 : Des questions sont soulevées
Les ententes contractuelles commencent à avoir des problèmes découlant de certains changements. Les changements pourraient provenir de nouveaux changements de réglementation, de changements de propriétaires, de problèmes d’approvisionnement ou d’erreurs et d’omissions de conception.
Étape 3 : Un changement est proposé
Une fois les changements proposés, les sous-traitants estiment l’incidence du changement sur le calendrier, la portée des travaux et le budget du projet.
Étape 4 : Le changement est examiné
Le propriétaire examine ces changements dans un délai limité et peut demander des renseignements supplémentaires pour accepter ou rejeter la proposition.
Étape 5 : Le changement est convenu
Le propriétaire et l’entrepreneur s’entendent sur les changements proposés, et le document de modification commence à être préparé.
Étape 6 : Modification du contrat initial
Les parties ont signé le document modifié. Les travailleurs sont mis à jour sur la modification par l’entrepreneur pour la mise en œuvre. La nouvelle portée des travaux est partagée avec les échéanciers pour aider l’équipe à s’adapter.
Éviter les ordres de modification
Les ordres de modification ne sont pas nécessairement une mauvaise chose pour l’entrepreneur.
Si le processus de commande de modification est suivi correctement, ils seront payés pour le temps supplémentaire, la main-d’œuvre et les matériaux.
Les ordres de modification ne sont toutefois pas parfaits pour le propriétaire du projet. Trop d’ordres de modification feront monter le coût du projet et pourraient faire exploser le budget. Certains ordres de modification sont inévitables, mais les entrepreneurs peuvent prendre certaines mesures pour les limiter.
Plus important encore, double et triple vérification du contrat avant de le signer. Les clients doivent avoir une compréhension complète de ce que l’entrepreneur accepte de faire. Ne présumez pas seulement qu’ils vont peindre votre salle de bains après l’installation des montages. Si ce n’est pas dans le contrat, c’est un ordre de modification.
De plus, il est essentiel de s’assurer que tous les documents d’ingénierie ont été soigneusement vérifiés. Toutes les études et tous les essais sur le terrain auraient également dû être effectués afin d’éviter toute surprise liée à quelque chose comme le sol ou l’état d’un toit.
Principaux points à retenir
Le contrat de construction qui attire les ordres de modification ne signifie pas que le processus se déroulera sans heurts. Le propriétaire et d’autres parties pourraient refuser d’approuver les ordres de modification. Il a donc besoin de beaucoup de négociation et de persuasion, avec des détails sur les changements apportés.
Il est nécessaire de trouver de nouvelles stratégies lorsque les ordres de modification sont publiés afin d’obtenir un consensus pour s’entendre sur les changements nécessaires.
Documenter l’ensemble du processus, de l’appel d’offres aux besoins au début du projet, est crucial pour que le dossier des ordres de modification soit suffisamment solide. Tous les détails du processus de construction sont destinés à être joints pour plus de facilité.
S’entendre sur la portée des travaux en détail est un moyen incroyable de s’assurer que les ordres de modification ne surviennent pas, ce qui pourrait souvent être coûteux pour le propriétaire. Les entrepreneurs et les clients devraient s’entendre sur tout ce qui doit être fait avant le début de tout projet.
FAQ (FAQ)
Un ordre de modification peut-il être refusé?
Les propriétaires tenaces peuvent se battre pour le prix ou refuser de signer des ordres de changement lorsqu’ils sont présentés parce qu’ils estiment que le contrat initial aurait dû couvrir les travaux. Il est essentiel de documenter tout ce qui a mené à l’ordre de changement – conditions sur le terrain, défauts de conception, conversations avec les ingénieurs de chantier et les propriétaires. Prenez aussi des photos. Si le propriétaire continue de refuser de reconnaître l’ordre de modification, il peut finalement mener à une bataille juridique. Les entrepreneurs doivent établir des arguments solides pour s’assurer qu’ils sont payés pour leur travail acharné.
Comment traitez-vous les ordres de modification importants?
Si un ordre de modification est si important qu’il modifie complètement la taille et la portée du contrat, il peut être rejeté parce qu’il est tellement au-delà de ce que les deux parties ont convenu initialement.
Les ordres de modification continus ou importants peuvent être compliqués pour les entrepreneurs à manipuler, surtout si le paiement n’est pas initial. Si le client fait continuellement pression pour que des modifications soient apportées au contrat, assurez-vous qu’elles sont raisonnables.
