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Maîtrisez le processus d’appel d’offres pour la construction

Vous avez la meilleure équipe avec les bonnes compétences et l’engagement envers l’excellence- mais pourquoi vos offres de construction ne fonctionnent-elles pas?

Si vos offres de construction frappent mal, vous n’obtiendrez pas autant de travail que vous voulez. Pour trouver des soumissions gagnantes, vous devez comprendre le processus de construction et raffiner votre approche. Une bonne stratégie d’appel d’offres augmentera votre probabilité de réussir à trouver les meilleurs projets et clients.

Les 5 étapes clés du processus d’appel d’offres

Le processus d’appel d’offres est comme une demande d’emploi ou un curriculum vitae. Il donne un aperçu de vos capacités à effectuer le travail jusqu’à son achèvement. Si votre première impression est impeccable, vous êtes susceptible de passer à la phase d’entrevue. 

En tant qu’entrepreneur, vous pouvez trouver des invitations à soumissionner provenant de diverses sources.

Le processus d’appel d’offres est très réglementé pour les projets gouvernementaux, mais il peut être moins formel pour les projets privés. Toutefois, il suit plus ou moins la même procédure. Les étapes nécessaires sont:

  • Demande de soumissions
  • Soumission de soumission
  • Sélection des enchères
  • Formation de contrats
  • Exécution du projet

Nous allons maintenant discuter de chacun de ces points ci-dessous.

1. Demande de soumissions

C’est là que le propriétaire du projet envoie une demande de propositions (DP) ou un appel d’offres (IFB). Pour les projets publics, il s’agit généralement d’invitations importantes et ouvertes. C’est à ce moment que le propriétaire du projet expose les exigences du projet, spécifie le type de contratet définit la méthode de livraison à utiliser.

Le prix détermine fortement l’attribution du contrat. Toutefois, l’étape de la demande de soumissions exige plus de renseignements, comme la demande de qualification. (Appel d’offres). Rétrospectivement, c’est la méthode utilisée pour obtenir autant d’informations que nécessaire sur l’historique de l’entreprise des entrepreneurs potentiels.

2. Soumission des soumissions

L’étape suivante est la soumission. Cela devrait inclure toutes les informations pertinentes de l’entreprise. Elle a tous les projets antérieurs de l’entreprise, les plans de gestion et les antécédents pour l’exécution des tâches à temps. L’offre doit être aussi exacte que possible.

Il devrait également inclure une estimation des coûts fondée sur la nomenclature et les plans directeurs. Vous pouvez arriver à des coûts précis en utilisant un logiciel d’estimation. D’autres choses à inclure sont les frais généraux, la main-d’œuvre, l’équipement et les matériaux. Le meilleur prix raisonnable influence l’offre gagnante. Il est important de noter qu’une soumission est différente d’une estimation, comme nous le verrons plus loin.

La soumission doit avoir une touche professionnelle. C’est le visage de l’entreprise.

3. Sélection des soumissions

Il existe des règles, surtout dans les projets gouvernementaux, pour s’assurer que le plus bas soumissionnaire remporte le contrat. Cela règle toute forme de fraude ou de biais dans l’attribution du contrat de sorte que finalement, le prix est l’égalisateur ultime.

Toutefois, dans le cas des projets privés, il y a plus de marge de manœuvre pour tenir compte d’autres facteurs lorsqu’on choisit une soumission gagnante. Le prix agit toujours comme un bris d’égalité lorsque les entrepreneurs ont des soumissions comparables.

4. Formation du contrat

Une fois que le propriétaire a choisi une soumission qui répond à leurs exigences, les parties concernées doivent former et signer un contrat juridiquement contraignant avant la préconse construction. Il s’agit également d’une occasion pour les négociations finales de prix par l’entreprise qui remporte l’offre. Toute autre clause contractuelle imprécise peut également être discutée et finalisée.

livraison de projets de construction

5. Exécution du projet

Après avoir formé le contrat, le projet est prêt à rouler en fonction de la méthode de livraison du projet utilisée.

Que se passe-t-ilavant le processus d’appel d’offres?

Avant que l’appel d’offres ne se produise, une entreprise doit faire preuve de diligence raisonnable pour voir si un projet lui est bon. Avez-vous la capacité de traiter les nouveaux contrats? Votre arriéré est-il trop important pour que vous entriez une nouvelle entente? Voici quelques-unes des questions aux questions aux questions aux questions avant de décider de soumettre une soumission.

L’une des décisions les plus cruciales est d’envisager le mode de prestation à utiliser dans le cadre d’un projet. Le mode de livraison est déterminé à l’aide du budget, de la conception du bâtiment et de l’échéancier. Chaque mode de prestation a ses rôles et ses obligations en matière de responsabilité.

Il existe quatre types importants de méthodes de livraison. Ce sont:

Conception-Construction (D-B)

L’entrepreneur soumet un contrat couvrant à la fois les phases de conception et de construction du projet dans la méthode D-B. Ici, un coût couvre les deux phases de la construction. Le constructeur-conception est tenu responsable des deux aspects du projet.

Conception-Soumission-Construction (DBB)

C’est sans doute la méthode la plus couramment utilisée, surtout dans les projets gouvernementaux non résidentiels. Le propriétaire du projet embauche un concepteur de façon indépendante. L’embauche est effectuée par l’entrepreneur qui gère le projet. Une fois les conceptions terminées, les soumissions sont soumises au propriétaire par l’entremise de l’entrepreneur pour qu’il les exécutions commencent.

Exécution intégrée des projets (SPI)

C’est l’une des nouvelles méthodes utilisées, et le propriétaire emploie l’architecte, le propriétaire et l’entrepreneur ensemble en équipe. Ils partagent le risque de façon égale.

Gestion de la construction à risque (RAMC)

Il s’agit d’une alternative à la méthode DBB, et elle réduit les coûts. Ici, la conception et la construction sont gérées par différentes entités. Le gestionnaire de la construction est impliqué dès le début du projet. Le gestionnaire de la construction peut aider à choisir un architecte, et ils travailleront ensemble tout au long de la phase de conception du projet.

Cette approche est principalement utilisée dans des projets complexes. Contrairement à d’autres méthodes de livraison, où le gestionnaire de la construction est choisi en utilisant les critères de prix les plus bas, le gestionnaire de la construction est utilisé en fonction des qualifications et de l’expérience.

Les décisions importantes du propriétaire lors de l’émission d’un contrat sont la méthode d’approvisionnement et le type de livraison.

Types d’offres de construction

Une méthode efficace d’appel d’offres permet de s’assurer que le bon entrepreneur est choisi et s’assure que la relation continue est mutuellement bénéfique pour les deux parties. Des processus efficaces de gestion des soumissions et des appels d’offres améliorent la qualité du produit fini et gèrent les risques.

La complexité croissante des voies d’approvisionnement a entraîné l’augmentation des différentes méthodes d’approvisionnement. Ce sont:

  • Appel d’offres ouvert
  • Appels d’offres sélectifs
  • Appels d’offres négociés
  • Appels d’offres en série

Appel d’offres ouvert

Il s’agit de la principale procédure d’appel d’offres utilisée par le gouvernement et le secteur privé. Il permet à quiconque de soumettre un appel d’offres pour un projet de construction. Il est le plus concurrentiel, car il donne des chances égales aux demandeurs. Il offre également des possibilités aux nouveaux fournisseurs émergents. Il pourrait avoir besoin de plus de temps pour évaluer les soumissions, car tous les soumissionnaires ne pourraient pas convenir au contrat.

Appels d’offres sélectifs

Dans les appels d’offres sélectifs, les soumissionnaires sont autorisés à présenter des soumissions sur invitation. Il s’agit d’une occasion pour les entrepreneurs de tirer parti de leurs antécédents. Les entrepreneurs sont choisis en fonction de leur capacité à gérer la taille, la portée et la nature du travail. Les clients sont plus certains que leurs exigences seront satisfaites dans les appels d’offres sélectifs, mais cela exclut les nouveaux venus d’exploiter le marché.

Appels d’offres négociés

Ces appels d’offres sont largement utilisés depuis le début du projet jusqu’au règlement des différends. Le propriétaire négocie avec un entrepreneur du début à la fin du projet. Ces appels d’offres sont utiles pour les contrats hautement spécialisés ou lorsque le propriétaire souhaite étendre la portée des travaux. Il y a une meilleure communication et une meilleure circulation de l’information puisque l’entrepreneur fait partie de l’équipe de projet.

Appels d’offres en série

Dans les appels d’offres en série, les soumissions sont basées sur les calendriers de travail de la nomenclature. Les taux sont utilisés pour valoriser les résultats sur un nombre donné de projets, et avec le temps, la procédure peut être répétée pour différents projets.

approvisionnement en construction

Types d’approvisionnement en construction

La méthode d’approvisionnement est la façon dont les services de construction sont obtenus. Les méthodes d’approvisionnement sont principalement regroupées en quatre, comme nous le verrons plus loin. Ils sont:

La meilleure méthode de source de valeur (BVS)

Selon la méthode de la meilleure source de valeur, l’entrepreneur se fait attribuer le contrat en fonction du prix et du rendement antérieur. D’autres indicateurs tels que les qualifications, la gestion du temps et la robustesse du personnel sont également pris en considération.

Un entrepreneur ayant une bonne réputation sur ses projets antérieurs peut tirer parti de sa position en utilisant une feuille de route de son succès pour gagner. Pour qu’un entrepreneur gagne des projets utilisant cette méthode, il doit sacrifier sa marge bénéficiaire de construction commerciale et améliorer le taux de succès de l’offre. 

Méthode de faible enchère

Selon la méthode de la soumission basse, les soumissions concurrentielles sont sélectionnées en fonction de l’offre la plus basse de la méthode d’approvisionnement des soumissions. Les entités gouvernementales et publiques de construction utilisent cette méthode.

Sélection directe ou méthode à fournisseur unique

La sélection directe est une méthode à source unique qui utilise un seul fournisseur pour satisfaire toutes les exigences du projet. Cette méthode est également une méthode d’approvisionnement non concurrentielle qui peut profiter aux entrepreneurs.

Méthode négociée

Dans la méthode négociée, les entrepreneurs sont sélectionnés sans aucune forme d’annonce. Un entrepreneur est choisi et traite avec le propriétaire selon le prix et les exigences techniques. Il y a de bonnes chances que la soumission d’un entrepreneur soit choisie comme critère de sélection en fonction de l’achalandage et des relations fructueuses antérieures. C’est l’une des meilleures façons pour un entrepreneur de gagner plus d’emplois.

Types de contrats de construction

Il n’y a pas deux projets de construction semblables, ce qui crée le besoin de types de contrats diversifiés pour répondre à tous les besoins des parties impliquées. Le fait de s’installer sur le meilleur type de contrat pour un projet gère les risques et assure le plus facilement possible le projet. Lorsqu’on choisit un type de contrat, il faut évaluer les caractéristiques du contrat, le type de projet, les problèmes du contrat, ainsi que les avantages et les inconvénients de l’entente. Dans la construction, il y a cinq principaux types de contrats. Ce sont:

  • Contrats forfaitaires
  • Contrats de temps et de matériaux
  • Contrats coût plus
  • Contrats à prix unitaire
  • Contrats à prix maximum garanti

Contrats forfaitaires

Il s’agit des contrats les plus courants, aussi appelés contrats à prix fixe. Ils décrivent un prix pour tout le travail à faire. Ce genre de contrats simplifie l’appel d’offres pour un entrepreneur cite des frais au lieu de soumettre plusieurs soumissions. La finition du projet sous le budget assure également des marges bénéficiaires élevées. Toutefois, il faut procéder à des estimations de coûts appropriées. Parmi les avantages de l’estimation des coûts, il est qu’il minimise les pertes causées par des erreurs de calcul.

Contrats de temps et de matériaux

Ce genre de contrats fonctionne le mieux lorsque la portée des travaux n’est pas correctement définie. Les entrepreneurs sont payés à un taux horaire ou par le coût des matériaux utilisés. Ce genre de contrats peut être difficile parce que le suivi du temps et des matériaux peut prendre beaucoup de temps. Faire un travail minutieux peut signifier passer plus de temps à noter les chiffres plutôt qu’à faire le travail. Compte tenu de l’imprévisibilité des projets de construction, le propriétaire peut dépenser plus que prévu puisqu’il doit payer l’entrepreneur pour tout changement et coût imprévu.

Contrats coût plus

Dans ce genre de contrats, le propriétaire paie à l’entrepreneur tous les coûts engagés plus un profit déterminé en pourcentage du prix total du projet. Les coûts impliqués comprennent les coûts directs et indirects. Ces contrats sont flexibles et les erreurs de calcul ne sont pas aussi dévastatrices.

Contrats à prix unitaire

Dans les contrats à prix unitaire, le projet est divisé en unités connues sous le nom de contrats d’évaluation. L’entrepreneur utilise la base de données des unités de construction pour la tarification des unités de travail. Il fournit ensuite des estimations de coûts des unités de travail, et non d’un projet dans son ensemble.

Ces contrats sont en cours, surtout pour les projets qui ont un travail répétitif. 

Contrats à prix maximum garanti

Pour ce genre de contrats, le propriétaire a un prix contractuel maximal pour le projet. Tous les coûts au-delà doivent être couverts par l’entrepreneur. Ces contrats sont une caractéristique courante dans les contrats de construction avec quelques inconnues. Ces contrats réduisent les économies et les coûts, et les entrepreneurs terminent plus tôt que prévu.

conseils d’offre de construction

10 tips pour gagner des offres de construction

Les professionnels de la construction utilisaient la stratégie de soumission la plus basse pour remporter des projets. Pourtant, il y a une mince ligne entre rester rentable et rester compétitif dans l’atmosphère de construction de plus en plus complexe. Avoir une offre faible ne signifie pas nécessairement que vous gagnez sur des projets. Augmenter votre volume d’enchères vous fait perdre temps et argent. Il serait préférable que vous vous concentriez sur la victoire des soumissions avec moins de propositions.

1. Comprendre le processus d’appel d’offres

Un moyen facile de gagner avec succès plus d’enchères est de comprendre le processus d’appel d’offres, de connaître votre concurrence et de connaître les emplois pour les plusieurs offres.

Une offre gagnante n’est pas seulement une demande d’emploi détaillée, mais elle devrait être une annonce de votre valeur ajoutée à la table. Votre offre devrait être plus que seulement le prix, et essentiellement, vous faites de la publicité vous-même comme celui avec les meilleurs services.

2. Soumissionner rapidement

Il est toujours conseillé de soumissionner avant la concurrence. Il n’est pas facile de gagner une offre avec une trentaine de concurrents par rapport à une offre avec trois. Plus un propriétaire de projet reçoit de propositions, plus la probabilité de perdre la proposition est élevée. Vous n’avez pas besoin de compétences spéciales pour trouver des projets avant que votre compétition n’en soit le vent.

Vous pouvez utiliser les réseaux d’appel d’offres et les marchés de la construction pour trouver des emplois avant vos concurrents. Les marchés en ligne vous aident à trouver des emplois sur lesquelles soumissionner et vous aident à créer un profil d’entreprise inclus dans les recherches d’enchères

3. Estimez avec précision vos coûts

Les clients ne sont jamais heureux lorsque vous mal citer, sous-citer ou surcharger. Le sous-respect fait remettre en question votre expertise par l’équipe d’évaluation. Citer trop haut ou trop bas est toujours un drapeau rouge. Vous devez expliquer explicitement tous vos coûts et démontrer que vous fournirez de la valeur pour le projet. Une estimation raisonnable des coûts utilise la liste de décollage des matériaux pour les matériaux. D’autres prix à considérer sont les coûts de main-d’œuvre et d’approvisionnement. Après une estimation appropriée des coûts, passez en revue vos marges bénéficiaires. S’il se situe dans des marges bénéficiaires acceptables, il s’agit d’une offre raisonnable.

4. Soumissionner sur les bons projets

Le simple fait qu’un emploi soit disponible ne signifie pas que vous devriez y aller. C’est toujours un obstacle difficile pour les nouveaux entrepreneurs lorsqu’ils cherchent du travail. L’American Society of Civil Engineers a sondé en 2011, ils ont constaté que la décision de soumission ou sans soumission est influencée par le type de travail, l’expérience et les conditions du contrat.

5. Ne pas enchérir pour des projets que vous ne gagnerez probablement pas.

De nombreuses raisons peuvent diminuer votre probabilité de gagner. Si vous ne répondez pas aux exigences spécifiques du projet, ne soumissionnerez pas. Prenez le temps de faire des recherches sur un projet, l’emplacement, les concurrents et le type de projet, et développez votre point de repère d’appel d’offres. Cela vous aidera à faire des soumissions calculées et à augmenter vos chances de succès.

6. Enchérissez sur les emplois dans votre créneau.

Matt Cheuvront a dit un jour : « Tu ne peux pas être bon dans tout, mais tu peux être bon dans quelque chose. » Pensez aux projets que vous manipulez le mieux et à ceux qui mènent à répéter les affaires et à soumissionner sur ces projets.

7. Comprendre la demande de propositions

Si vous ne lisez pas attentivement la DP, vous serez en mauvais état. Les appels d’offres sont très précis. Il est préférable de suivre les termes tels qu’ils sont.  Toute légère déviation peut être un motif de disqualification. Respectez les particularités du client et le nombre de pages. Cela démontre votre professionnalisme et que vous respectez déjà les besoins de votre client à l’avance.

La DP ne devrait pas être trop détaillée parce qu’elle nuit à la créativité de l’entrepreneur, mais elle ne devrait pas être vague et laisser des renseignements essentiels.

8. Avoir une proposition de valeur claire

Lorsque votre entreprise n’a pas de marque indifférenciée, elle n’a aucun avantage concurrentiel. Rétrospectivement, l’appel d’offres se résume à des guerres de prix où l’entreprise doit réduire les marges bénéficiaires pour remporter une offre.

Au contraire, si vous avez une « marque haut de gamme », vous serez embauché en fonction de la proposition de valeur. Certains des attributs que vous pouvez vendre autres que le prix sont le contrôle de la qualité, la réactivité, la personnalisation et l’expertise.

9. Établi la confiance avec les décideurs

Bien que vous puissiez vous rendre à l’entrevue en personne, si les intervenants concernés ont l’impression que vous n’êtes pas le bon jumelage, cela pourrait être un bris d’entente. Il n’est pas sage de forcer une relation, mais vous pouvez établir la confiance avec les parties prenantes en étant la meilleure version. Vous pouvez également souligner la meilleure façon de collaborer ou même de faire des compromis pour trouver des solutions à l’amiable.

10. Présentez bien votre offre

S’il vous plaît faire vos devoirs bien et briser votre offre afin que les propriétaires sentent que vous répondez à leurs attentes.

Évitez de donner un montant forfaitaire dans votre offre, mais décomposez plutôt les coûts en main-d’œuvre, en coûts d’équipement et en matériaux. N’oubliez pas qu’il s’agit de montrer à votre client potentiel la bonne perspective.

Tous les clients potentiels doivent voir leur rendement de placement, alors soyez prêt avec des données papier qui sauvegardent vos informations. La décomposition des données au moyen d’études de cas est l’une des méthodes utiles que vous pouvez utiliser.

Foire aux questions

Combien de temps devrais-je consacrer à une proposition?

Cela est provisoire et dépend de la complexité et des exigences du contrat.

Y a-t-il d’autres critères d’évaluation utilisés que ceux des spécifications?

Non, le comité ne peut utiliser que les critères d’évaluation fournis dans la DP.

Puis-je fournir une lettre de crédit à titre de garantie d’offre?

Dans la plupart des cas, la loi ne permet que les obligations dans les contrats de construction. Ils peuvent être dans des mandats ou des chèques de caisse certifiés.

Comment puis-je connaître les résultats des soumissions?

Après avoir remporté une soumission, un appel d’offres ou un courriel est envoyé à l’adresse fournie dans la demande de soumissions.

Puis-je être remboursé pour mes frais de préparation de proposition?

Le processus de préparation de la proposition est coûteux, mais vous ne pouvez pas être remboursé pour les coûts courus.

Si j’ai des préoccupations au sujet de l’équité du processus, qui dois-je communiquer?

Si vous avez des préoccupations en matière d’équité, vous pouvez en parler à la personne-ressource dans le document d’appel d’offres.