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En tant que directeur de la construction, vous vous êtes inscrit pour gérer un projet, mais vous avez beaucoup de paperasse sur votre bureau. Les entrepreneurs gèrent généralement de nombreux documents, y compris des plans, des permis et des ordres de modification. Si vous n’organisez pas bien les documents, ils vous enlèveront beaucoup de temps précieux que vous auriez autrement passé à régler de graves problèmes de construction.
Trouver un système de gestion de documents de construction approprié est une tâche énorme, mais trouver un plan qui fonctionne pour vous vous permettra d’économiser beaucoup de temps et d’argent sur vos projets. Vous n’avez pas besoin d’être constamment dépassé, et cet article vous guidera à travers certains concepts clés que vous pouvez mettre en œuvre pour votre gestion de documents.
Table des matières
Qu’est-ce que la gestion des documents de construction?
La gestion des documents de construction fait référence aux permisd’organisation, aux dessins, aux plans et à d’autres documents de construction connexes. Il traite également de la régulation du flux de documents car il traite du stockage, du partage et de l’édition de documents.
La gestion des documents traite à la fois des documents physiques et numériques. Cependant, la plupart des entreprises migrent vers des copies numériques car elles sont plus rapides et plus faciles à manipuler. La documentation traditionnelle implique l’organisation des documents dans des armoires en papier, mais la documentation numérique facilite le téléchargement et le partage de fichiers numériquement. Même les projets les plus simples commencent par des dessins, des spécifications et des estimations,et pour les gérer, toute l’équipe de projet a besoin d’un point de référence unique.
Gestion du papier par rapport à la gestion électronique des documents
Avant l’ère des ordinateurs et de la gestion du cloud, les gens stockaient des documents dans des classeurs dans des bureaux. La première révolution des documents est venue après l’invention de la CAO, et les dessins étaient plus précis sur place.
L’aube de la documentation numérique s’est accompagnée de nombreux avantages. Étant donné que les documents ne sont pas physiquement présents sur place, des facteurs environnementaux tels que l’humidité et la poussière rendent difficile leur destruction. Plusieurs utilisateurs peuvent également accéder aux enregistrements simultanément, ce qui rend les discussions et les annotations plus efficaces. Il y a également une réduction de l’espace de stockage car la documentation traditionnelle occupe beaucoup de stockage au fil du temps. Trouver un document peut être fastidieux dans la documentation papier, mais la documentation électronique facilite cela. Tout ce dont vous avez besoin sont les bons mots-clés, et vous pouvez trouver votre document en quelques secondes.
Il est plus facile de réutiliser des sections de documents numériques que des documents formels. Lorsque l’information est utile pour référence future, il est facile de copier et de réutiliser.
Les avantages de la gestion des documents de construction
Il y a plusieurs avantages fondamentaux que nous pouvons tirer d’une bonne gestion des documents de construction. Nous discuterons des principaux ci-dessous.
1. Amélioration de la communication
Un projet de construction implique de nombreux intervenants, et une bonne gestion des documents améliore la communication entre les parties prenantes impliquées. La plupart des retards dans les projets sont attribuables à une mauvaise communication entre les intervenants. Voici quelques-uns de ces intervenants :
- Entrepreneurs: La plupart du temps, les entrepreneurs ne sont pas présents lors des réunions du personnel, et ils bénéficient d’un accès fiable à l’information discutée lors de ces réunions. L’accès facile à l’information permet aux projets d’avancer plus rapidement, car les ordres de modification et la mise à jour des bons de travail peuvent être plus efficaces.
- Chefs de projet: Les chefs de projet ont un rôle central à jouer dans les projets. Non seulement ils font face à des délais serrés, mais ils s’efforcent également de maintenir un projet dans les limites du budget. Par conséquent, un chef de projet bénéficie de la gestion des documents car il peut mettre à jour tous les membres du projet avec les informations les plus récentes. Cela permet de gagner du temps qui aurait été quelque peu perdu à travailler inutilement sur des informations obsolètes.
- Travailleurs du site: Les ouvriers sur place sont principalement mis à l’écart dans la communication. Cependant, une bonne pratique de gestion des documents garantit qu’ils obtiennent les informations critiques qui les affectent. L’information sur la sécurité en est un bon exemple. Si de tels détails leur parviennent rapidement, ils peuvent maintenir les normes de sécurité sur place.
- Comptables: Une bonne gestion des documents améliore l’organisation d’une entreprise et réduit le temps moyen consacré à l’approvisionnement. Cela réduit également les coûts globaux en réduisant le temps consacré à l’approvisionnement.
2. Contrôle les dépenses
Le problème le plus récurrent dans les projets est celui des dépassements de coûts. Cependant, nous pouvons éviter la plupart de ces dépassements de coûts en simplifiant le processus de gestion des documents. Une organisation fonctionne bien lorsque tout le monde est au courant des progrès et des changements d’un projet. Un entrepreneur saura quelles tâches exécuter à temps et lesquelles négliger pour réduire les coûts et gagner du temps.
3. Crée une source unique de vérité
La collaboration des intervenants est essentielle dans tous les projets de construction. La construction en soi est un domaine fragmenté, et elle implique beaucoup d’intervenants. Il existe de nombreux systèmes différents, ce qui peut entraîner des écarts par rapport au plan de construction principal créé. Le fait d’avoir des systèmes de documentation centralisés permet à tous les intervenants d’avoir un point de référence unique. Il est également possible de suivre les changements et les modifications tout au long du cycle de vie d’un projet. Vous pouvez suivre différentes versions de documents et ce qui a changé avec le temps.
Il donne également aux propriétaires du projet une description précise de l’avancement du projet. Ils peuvent prendre des décisions éclairées sur les allocations budgétaires, les ajouts de projets ou la mise à jour du conseil d’administration du projet.
4. Facilite les audits
S’il y a quelque chose qui provoque des troubles parmi les entrepreneurs, c’est la vérification. Les traces écrites qui traitent des documents financiers sont cruciales. Si un projet gouvernemental implique un financement public, l’examen est encore plus intense. Par conséquent, une documentation appropriée décide si un entrepreneur gère bien les fonds ou non.
Travailler dans des projets gouvernementaux invite également beaucoup de règlements de la part des gouvernements fédéral et locaux. S’il s’agit de contrôle de la qualité, de droits du travail ou de réclamations contractuelles, il est bon d’avoir un système de documentation alimentaire qui garde une trace de toutes les communications, transactions et modifications. Pendant la clôture du projet, il peut être difficile de prouver qu’un entrepreneur s’est conformé à toutes les normes du projet s’il n’a pas tous ses documents en ordre. Une documentation appropriée pour les audits permet à l’entrepreneur d’économiser beaucoup de temps et d’inquiétude.
5. Réduit le risque d’erreurs
La plupart des propriétaires de projets sont pris au dépourvu par des erreurs et ne s’en rendent pas compte lorsque des erreurs surviennent. Les erreurs de construction peuvent mener à des catastrophes telles que des réclamations ou des poursuites. Un système de gestion des documents solide réduit le risque apparent auquel un entrepreneur et un client sont confrontés dans leurs projets. Réduire ces erreurs réduit également les occurrences de conflits. Certaines réclamations et poursuites judiciaires ont des effets durables qui peuvent paralyser un projet pendant des années. Les implications financières peuvent être importantes jusqu’à ce qu’ils prennent un entrepreneur hors de l’entreprise.
Contrairement à la documentation traditionnelle, où la trace écrite peut se perdre, la documentation électronique permet de suivre et de collaborer sur un document, réduisant ainsi le risque apparent. Les modifications et les ajouts de coûts sont également notés tôt, ce qui contribue à maintenir le projet dans les limites du budget. La rentabilité est essentielle dans les projets de construction, et une bonne gestion des documents de construction évalue si un projet est sur la bonne voie ou non. Dans les méthodes traditionnelles, la refonte de l’information des entrepreneurs, des architectes et des sous-traitants a rendu l’évaluation de la rentabilité d’un projet pratiquement impossible.
La prévision de projet est primordiale dans tout projet de construction. Ce n’est pas tout à fait exact, mais cela donne aux intervenants du projet un sens de l’orientation. Plus tôt ils connaissent un projet, plus vite ils comprennent les risques et les façons de les gérer.
6. Accessibilité
L’utilisation de la gestion traditionnelle des documents laisse une longue trace écrite, ce qui entraîne probablement des retards dans les projets. Cela ajoute à la confusion et coûte de l’argent aux propriétaires du projet. On ne peut pas perdre des documents dans un shuffle tout en utilisant la documentation en nuage; il est facile de trouver des documents, et les dossiers sont accessibles à toute personne ayant la permission d’accéder au système. Parfois, il faut beaucoup de temps pour attendre les signatures lorsqu’il s’agit de systèmes de gestion de documents traditionnels. Cela entraîne des retards dans les échéanciers du projet et une réduction de la productivité sur le site. Cependant, il est maintenant facile de signer des documents par voie électronique et de les partager entre les parties concernées, ce qui réduit les inefficacités.
Conseils pour la mise en œuvre de la gestion des documents de construction
La gestion des documents de construction peut sembler difficile au premier abord, mais c’est un processus relativement simple avec les bons conseils. Nous avons vu qu’il y a beaucoup d’avantages que nous pouvons tirer de la documentation appropriée. Nous discuterons ci-dessous de certains des meilleurs conseils que vous pouvez mettre en œuvre dans le processus de documentation.
1. Rendez quelqu’un responsable
Lorsqu’il n’y a pas de responsabilisation dans un système, les chances de succès diminuent considérablement. Par conséquent, vous devriez choisir quelqu’un pour remplir ce rôle dans votre entreprise et allouer tout le temps et les ressources nécessaires. Il devrait y avoir une liste de normes à respecter, et le gestionnaire de documents déterminera la logistique de la conservation de ces normes.
Le gestionnaire de documents devrait également s’attaquer aux problèmes liés au partage de documents et s’assurer que le système est bien ajusté pour répondre aux besoins de l’entreprise. Le gestionnaire de documents peut également résoudre les problèmes en cours et maintenir le modèle de flux de travail en mouvement. Ils devraient acquérir l’expertise nécessaire pour que d’autres membres du personnel puissent les utiliser comme point de référence lorsque le besoin s’en fait sentir.
2. Analysez votre système actuel
Si vous avez déjà un système, vous devez l’analyser et ses performances. Il devrait être en mesure de répondre à des questions telles que:
- Est-il accessible? N’importe qui avec une connexion stable peut-il accéder à vos documents?
- Est-ce adapté aux mobiles? Est-il seulement possible de le vérifier via PC, ou peut-on le vérifier via mobile?
- Est-il facile à utiliser? Quelqu’un peut-il facilement suivre les changements et accéder aux informations instantanément?
- Est-il évolutif? Peut-il grandir avec l’augmentation du nombre de membres de l’équipe, et pouvez-vous réduire la taille si nécessaire?
- Dans quelle mesure est-il sécurisé? Est-ce que cela permet à quelqu’un ou seulement aux personnes ayant accès?
Si votre système ne répond pas à toutes ces questions par l’affirmative, il est peut-être temps d’évaluer votre système et de mettre en œuvre un meilleur système de documentation.
3. Écoutez les commentaires
Votre système de gestion de documents intègre-t-il les commentaires des clients? Si c’est le cas, cela améliorera votre expérience et les clients. En valorisant les commentaires des clients, vous pouvez avoir des temps de réponse plus rapides. Vos clients n’auront pas à attendre longtemps en attente, et nous savons comment cela conduit à de mauvaises critiques. Il y aura également moins de délais d’exécution car votre entreprise organisera bien tous les documents.
L’adoption de la rétroaction conduit également à une plus grande rentabilité car vous identifierez les domaines où vous pouvez augmenter la productivité. Il y aura également de meilleures performances, et vous serez en mesure de vous concentrer sur ce qui compte le plus, et c’est de servir vos clients.
Écouter les commentaires vous aide également à renforcer votre sécurité. Lorsque les clients vous confient leurs informations, vous êtes obligé de les protéger. Les commentaires des clients peuvent vous aider avec des moyens sur la façon dont vous pouvez améliorer votre sécurité.
4. Utilisez un logiciel
Tout d’abord, vous devriez vous débarrasser du papier. Un système de gestion des documents solide est pratiquement impossible lorsque vous avez une énorme trace écrite dans les plans, les documents imprimés et les notes de service. D’autres choses qui rendent la gestion des documents difficile sont les longues chaînes de courrier électronique et les feuilles de calcul Excel. Les e-mails disjoints sont difficiles à suivre et ont généralement de nombreuses pièces jointes volumineuses qui ne sont presque jamais la bonne version.
La gestion des documents logiciels télécharge tous vos documents sur le cloud, où toutes les parties prenantes peuvent facilement y accéder. Cela permettra de réduire tous les déchets et l’encombrement que vous aurez à traiter. Votre système sera également plus fiable et accessible.
Les solutions logicielles ont également des fonctionnalités complémentaires telles que la gestion de projet, les enchères de chantier et les rapports personnalisés. Avoir toutes ces solutions de gestion sous un même parapluie améliore votre vie professionnelle.
5. Utilisez l’automatisation
Pour que la documentation de construction fonctionne, vous avez besoin d’informations correctes, pas de données brutes. C’est pourquoi certaines personnes se sentent plus en sécurité en faisant leur documentation manuellement, mais cela ouvre la voie aux erreurs. Vous pouvez rechercher des systèmes avancés qui automatisent des solutions telles que les soumissions pour vous. L’utilisation de l’automatisation réduit la charge de travail de l’administrateur et maintient les choses aussi précises que possible.
6. Vérifiez l’interopérabilité de votre logiciel
Vous utilisez probablement plusieurs solutions pour garder votre documentation en ordre. Il n’y a rien de mal à cela, car certains logiciels ne servent qu’un seul créneau. Cependant, le logiciel que vous utilisez devrait être capable de communiquer avec d’autres logiciels. Cela nous ramène au point dont nous avons discuté sur l’établissement d’une source unique de vérité. Si les documents se trouvent à plusieurs endroits, il est probable que l’on travaille sur le mauvais papier et que l’on mette en œuvre des changements qui ne sont pas reflétés dans l’enregistrement principal. Cela peut se résumer à des quantités massives de retouches et d’erreurs.
La gestion des documents de construction permet la communication entre les logiciels existants, ce qui permet des intégrations en douceur et de centraliser les données de votre projet.
7. Établir des flux de travail
La personne responsable de la gestion des documents doit établir des flux de travail normalisés qui décrivent les meilleures pratiques de l’entreprise. Il devrait y avoir des directives appropriées sur la façon dont les systèmes doivent être mis à jour, quand des révisions sont nécessaires, qui traite les notifications et les différentes autorisations système.
Il n’y a pas de flux de travail pré-modélisé pour une entreprise, mais une entreprise peut évaluer sa structure et voir les choses qu’elle peut améliorer. Bien qu’il devrait y avoir des flux de travail établis, il devrait y avoir un certain élément de flexibilité qui permet de traiter efficacement les problèmes au fur et à mesure qu’ils se produisent. Lorsque vous trouvez un système de son, tenez-vous-y et formez les gens à l’utiliser.
8. Évaluez la culture de travail de votre entreprise
Vous pouvez avoir les meilleurs systèmes pour le travail, mais si votre entreprise a une mauvaise culture de travail, vos systèmes de contrôle des documents seront vains. Vous devez donc amener votre personnel à connaître l’importance du contrôle des documents et à réévaluer les pratiques de travail qui vont à l’encontre des normes établies. Cela créera la différence entre l’achèvement des projets dans les délais et le budget et les retards coûteux et les dépassements de projets.
Le changement de culture de travail se heurtera probablement à beaucoup de résistance, en particulier de la part du personnel plus âgé qui y travaille et qui fait les mêmes choses depuis des années; lorsque vous rencontrez une telle opposition, guidez et partagez avec eux les avantages de ce nouveau système. Vous devriez également prendre en compte leurs commentaires et évaluer les problèmes que vous pouvez modifier pour les adapter. Cela pourrait également nécessiter un peu de formation personnalisée, mais cela en vaudra sans aucun doute la peine pour les utilisateurs.
9. Améliorations continues
Définir un système de documentation de construction n’est pas quelque chose que vous faites une fois et oubliez. Le système de documentation doit être entretenu à mesure qu’il évolue avec le temps en fonction de ses besoins et de ses employés. Par conséquent, il serait utile que vous visiez une amélioration constante plutôt qu’une solution initiale immédiate. Vous devez effectuer une évaluation continue de vos systèmes de contrôle des documents. Impliquez l’ensemble du personnel sur les questions qu’ils suggèrent d’améliorer et intégrez-les dans votre système.
Vous pouvez également expérimenter et faire des ajustements sur des systèmes qui ne fonctionnent pas. Par exemple, si vous remarquez que le regroupement de tous les plans dans un dossier ne fonctionne pas pour vous, vous pouvez vous en passer en créant un nouveau système. La plupart des entreprises effectuent des examens tous les trimestres, et de cette façon, vous ne cesserez jamais de croître.
Conclusion de l’accord
Vous connaissez maintenant les bases de la gestion des documents de construction et les stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour en faire un succès. Choisissez la bonne solution qui convient le mieux à votre organisation. Il est facile de maintenir des stratégies une fois que vous les avez instituées. Cependant, il serait utile que vous mettez en œuvre vos stratégies de gestion des documents lentement pour permettre l’adoption. Sinon, vous risquez de confondre les travailleurs et les parties prenantes et de les submerger avec tous les nouveaux changements. Vous devez fréquemment rencontrer les intervenants et les informer de vos stratégies et plans de mise en œuvre. Lorsque les gens savent à quoi s’attendre, cela facilitera la transition et vous aurez un excellent système pour vous servir pendant la vie de l’entreprise.
