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Est-il temps de quitter Excel?

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L’estimation de feuille de calcul de 5 manières pourrait vous retenir

Excel a longtemps été un pilier de l’estimation de la construction, principalement parce que c’est un produit facilement disponible qui est assez abordable et simple à utiliser. Mais comme de nombreux entrepreneurs l’ont découvert, Excel est loin d’être une solution d’estimation idéale pour la construction; il comporte un certain nombre de limites qui peuvent affecter la capacité de votre entreprise à travailler efficacement et à produire des soumissions concurrentielles et gagnantes. Ce rapport vous permettra de mieux comprendre les lacunes de l’estimation des feuilles de calcul Excel et les raisons pour lesquelles l’intensification des logiciels d’estimation spécifiques à la construction peut aider votre entreprise à mieux atteindre vos objectifs de croissance et de revenus.

Limitation #1: Calculs Excel peuvent être défectueux

Les calculs Excel peuvent poser un réel problème aux estimateurs de construction. Pourquoi tu veux que je te dise Étant fait étant fait en raison de formules pouvant être erronées, les coûts peuvent être mal calculés et les modifications apportées par l’utilisateur - intentionnelles ou autres — peuvent compromettre l’exactitude de vos numéros bien avant la soumission de l’offre finale.

En remplaçant les calculs de feuilles de calcul par des logiciels créés spécifiquement pour l’estimation de la construction, des valeurs précises pour les matériaux, la main-d’œuvre, l’équipement, les taxes, les majorations, les obligations, les assurances et d’autres coûts sont générées automatiquement, éliminant ainsi le risque d’erreur humaine. Les données demeurent cohérentes, exactes et fiables, peu importe comment et quand vous les examinez. Et il y a un autre avantage : avoir pleinement confiance en vos données signifie que vous passez moins de temps à courir après les erreurs et à essayer de décider quels nombres faire confiance dans des feuilles de calcul disparates.

Tout aussi important, un logiciel d’estimation spécifique à la construction permet de s’assurer que les données sont complètement à jour, offrant des mises à niveau et des améliorations continues qui gardent une trace de l’évolution des conditions de l’industrie et du marché automatiquement, y compris des mises à jour des prix sur la main-d’œuvre et les matériaux. C’est une protection importante pour vos résultats qu’Excel ne peut pas fournir.

Limitation # 2: Excel ne garde pas vos gens connectés

Il est essentiel que vos employés travaillent en équipe unique et unifiée dès le début d’un projet jusqu’à la clôture finale. Cela signifie avoir un niveau de connectivité et de collaboration entre les parties prenantes qu’Excel ne prend pas en charge.

Par contre, les logiciels d’estimation de la construction en nuage offrent un nouveau niveau d’accès et de connectivité entre les utilisateurs. Il aide à briser les cloisonnements et facilite la communication avec les intervenants, ce qui donne aux équipes une nouvelle capacité de partager l’information en temps réel et de collaborer à des décisions clés et à des plans « aller de l’avant ». Avec un référentiel centralisé de données de projet, une plateforme d’estimation basée sur le nuage peut accueillir un nombre illimité d’utilisateurs simultanément et offre de nouveaux niveaux de visibilité du projet à toutes les personnes impliquées. Les estimateurs, les gestionnaires de projet, les équipes sur le terrain et le personnel comptable sont sur la même page tout au long de la durée de vie de chaque projet, sans risque d’incohérences et d’erreurs de données.

L’estimation de la construction en nuage est également idéale pour les utilisateurs distants. Accessibles à partir d’appareils mobiles 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, les plateformes d’estimation du nuage donnent à une main-d’œuvre de plus en plus mobile une nouvelle capacité de connexion, de communication et de collaboration, où qu’elles se trouvent.

Limitation no 3 : Les données Excel sont difficiles à transférer

L’exécution d’un travail de construction rentable dépend de l’obtention d’informations précises et fiables aux bonnes personnes à chaque étape du cycle de vie du projet, de l’offre initiale à la clôture finale. Mais avec Excel, il peut être difficile de maintenir une approche normalisée du contenu et du format, surtout lorsque plusieurs estimateurs travaillent sur le même projet. Ce qui est encore plus difficile, c’est de s’assurer que les données sont correctement mieux effectuées dans d’autres systèmes de back-office. Et les modifications manuelles apportées dans Excel — intentionnelles ou non — peuvent compromettre l’exactitude de l’estimation.

Les logiciels créés spécifiquement pour l’estimation de la construction, d’autre part, offre une intégration directe avec de nombreuses solutions logicielles populaires de comptabilité de construction et de gestion de projet, éliminant ainsi la nécessité d’entrer manuellement des données d’estimation dans le logiciel sur le back end. Ce type de transfert automatique d’information permet de gagner du temps et pratiquement élimine les erreurs de rentrée involontaires.

Limitation #4 : Excel ne suivrea pas le rythme de la croissance

Pour de nombreuses entreprises de construction, il arrive un moment où Excel n’est tout simplement pas grand, ou puissant, assez pour s’attaquer à l’augmentation du volume d’estimation ou de la complexité. Une solution logicielle spécifique à la construction fournie via une plateforme cloud en ligne est une meilleure alternative, répondant immédiatement au besoin d’évolutivité, soit en hausse, en période de croissance, soit en baisse, si la demande et l’utilisation diminuent.

Pour les petites entreprises qui veulent croître, les exigences de maintien d’une base de données pertinente et de débogage d’Excel pour plusieurs utilisateurs peuvent être écrasantes. Les grandes entreprises de passation de marchés généraux font face à leurs propres problèmes avec Excel, y compris une capacité limitée de répondre à de nouvelles occasions, ou même de gérer adéquatement les estimations qui ont déjà été produites. Les changements soudains de volume et de demande sont presque impossibles à accommoder pour Excel, et les entrepreneurs en paient le prix.

Une dépendance à Excel peut également se signifier des niveaux de productivité inférieurs, ce qui nuit à la capacité de mise à l’échelle et de croissance. De la configuration initiale au test et à la vérification de formule, travailler avec Excel peut perdre du temps mieux dépensé sur d’autres tâches ; avec un produit disponible dans le commerce, ce travail est fait pour vous. En fin de compte? Si vous arrivez au point où vous n’avez pas le temps ou la main-d’œuvre nécessaire pour maintenir et vérifier l’intégrité de vos données dans Excel, alors une solution d’estimation plus puissante spécifique à la construction est la réponse.

Limitation no 5 : Excel n’offre pas d’équipe dévouée

Contrairement à Excel, l’estimation des logiciels développés spécifiquement pour le secteur de la construction est généralement soutenue par une équipe dédiée de professionnels qualifiés de la technologie et du service à la clientèle qui se tiennent derrière leur produit — prêts, disposés et disponibles pour répondre aux questions, résoudre les problèmes potentiels et aider à optimiser la valeur de votre investissement. Leur compréhension collective de l’industrie de la construction et du processus d’estimation est inestimable pour aider les estimateurs à construire et à tenir à jour une base de données qui reflète les besoins d’estimation spécialisés ainsi que les changements dans l’industrie elle-même.

Ces équipes dédiées gardent votre entreprise en activité, aussi, fournissant une réponse rapide aux requêtes des clients et des demandes de service pour éviter les temps d’arrêt du système improductifs. Les spécialistes de l’intégration des logiciels de construction peuvent même accélérer la transition d’Excel. Pourquoi tu veux que je te dise Parce qu’ils savent comment importer des données historiques à partir de l’environnement Excel et aider à faire le passage à un système d’estimation standardisé rapide et sans problème.

Tout aussi importantes, les équipes d’assistance dédiées restent une longueur d’avance sur les mises à jour et les améliorations apportées aux produits et sont facilement disponibles pour guider les utilisateurs à travers de nouvelles fonctionnalités. Cela signifie que votre entreprise travaille toujours avec les dernières versions logicielles et reste au sommet de l’estimation de la productivité.

Conclusion de l’accord

Chaque année, l’industrie de la construction devient plus concurrentielle et axée sur la technologie, exigeant que les entrepreneurs adoptent de nouveaux outils et procédés pour maintenir l’avantage du marché. Excel ne peut tout simplement pas fournir le type de puissance d’estimation, de personnalisation et de connectivité qui rend les performances maximales possibles. Pour cette raison, les entreprises de construction qui s’accrochent à la familiarité d’Excel peuvent compromettre leur capacité à livrer concurrence efficacement, à travailler efficacement et à atteindre leurs objectifs de croissance. En adoptant une plate-forme d’estimation de construction automatisée plus puissante, notamment basée sur le nuage, les entrepreneurs de toutes tailles peuvent mieux gérer les complexités d’aujourd’hui et se positionner pour réussir à l’avenir.
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