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¡Aprenda cómo evitar errores devastadores y costosos en la estimación de hojas de cálculo con esta guía electrónica gratuita!

Aprenderás:

  • Mejores prácticas de estimación de costos
  • Cómo completar un despegue digital
  • Mejores prácticas para la gestión y la relación con el cliente (CRM)
  • Mejores prácticas para la integración de datos
  • Cómo elaborar informes de nivel profesional
  • Opciones de formación y soporte

Extracto

¿Cuál es una de las mayores diferencias entre las empresas de construcción de alto rendimiento y rápido crecimiento y las empresas que podrían estar paralizadas o incluso reduciéndose? Precisión, eficiencia y sólida gestión y estimación.

Según McKinsey & Co., la inversión en infraestructura es se espera que se duplique con 2030. Habrá mucho trabajo disponible en todos los sectores de la construcción, desde residencial hasta comercial, incluso megaproyectos de infraestructura. El valor de todos estos proyectos podría sumar más de $ 13 billones para 2030.

Su competitividad en este entorno de construcción de rápido crecimiento comienza en la base. La base para el crecimiento, la gestión mejorada, más empleos y un margen de beneficio más amplio son estimaciones sólidas y precisas que le permitirán ganar ofertas. Una vez que comiencen los proyectos, las estimaciones inteligentes y precisas que ha realizado le servirán de guía para finalizar a tiempo y de forma rentable. Sobre todo, tendrá una idea de dónde proviene su margen de beneficio y dónde puede mejorarlo en el futuro.

Nuestra guía de estimación de costos de construcción cubre las siguientes formas en las que puede estimar sus trabajos de manera eficiente y precisa:

  • Estimación de costos de mejores prácticas
  • Despegues digitales: rápidos, fáciles, precisos
  • Integración de Datos
  • Informes y marcas profesionales
  • Relación y gestión de clientes (CRM)
  • Formación y Soporte

La industria de la construcción a veces recibe críticas por ser más lenta en adoptar tecnología que otros sectores. Ese proceso se está acelerando. De acuerdo a Semana de la construcción en línea, Las principales tendencias de construcción de 2019 incluyeron la impresión 3D, el modelado de información de construcción (BIM), el almacenamiento de datos en la nube, la automatización y el hormigón autorreparable. Los despegues digitales y el software de estimación se incluyen en dos de las principales tendencias tecnológicas de la construcción. Otras tecnologías, como la realidad virtual y los drones, también tienen un lugar en el futuro de la construcción.

¿Tienes que adoptar cada nueva tecnología que viene? No necesariamente, pero sería aconsejable utilizar la tecnología que beneficia a su empresa. Usar software de estimación de construcción y almacenar sus datos en la nube es una opción inteligente que puede ayudarlo a hacer crecer su empresa de construcción. Puede obtener una imagen más clara de cómo funcionan sus trabajos, cómo trabaja su gente y cómo puede ganar más trabajos y aumentar su margen de beneficio con estimaciones profesionales respaldadas por un software de estimación de construcción profesional.

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  1. Estimación de costos de mejores prácticas

Con lápiz y papel o con hojas de cálculo de Excel, la estimación de costos puede llevar horas. El software ProEst ahorra tiempo, reduce o incluso elimina errores y le permite acceder a sus costos en toda su empresa y entre diferentes trabajos. La eficiencia y el ahorro de tiempo son "mejores prácticas" no solo en la estimación de costos, sino en todos los aspectos de su negocio de construcción.

¿Qué hay de malo con las hojas de cálculo? Ya no solo tienes Excel como opción. Google Sheets ofrece casi todas las mismas capacidades que Excel. El producto de Google también está disponible en la web. No tiene que enviar la hoja por correo electrónico a otra persona para verificarla. Simplemente puede proporcionar un enlace y todos los involucrados pueden actualizar, cambiar o trabajar en la hoja. Perfecto, ¿verdad? ¡Las Hojas de cálculo de Google son incluso gratuitas!

Pero hay inconvenientes importantes que hacen que las hojas de cálculo sean una práctica "menos que la mejor" para la estimación de costos de construcción. Las hojas de cálculo tienen un potencial significativo de errores. Con el tiempo, los estudios de las bases de datos comerciales muestran que cada celda tiene una probabilidad del 1% al 5% de errores. Según Forbes, nueve de cada 10 hojas de cálculo Tiene algún tipo de error. Un pequeño error puede multiplicarse en sus ofertas finales y presupuestos de proyectos. Incluso puede repetirse en todos los trabajos.

Algunas guías pasan por alto este factor, pero cualquier guía de estimación de costos de construcción debe informarle sobre la seguridad de los datos. La seguridad es importante. Es posible que su hoja de cálculo de estimación para un trabajo no contenga información de identificación personal, pero contendrá su base de costos y otra información financiera importante. Como muestra, las Hojas de cálculo de Google "gratuitas" funcionan bien para proyectos escolares donde no hay información confidencial. Programas como Google Sheets y Excel no tengo la seguridad una empresa necesita mantener las miradas indiscretas lejos de la información crucial. Si desea evitar que las personas vean la información confidencial de su oferta en una hoja de cálculo de Google o Excel, deberá comprar o instalar un software de seguridad adicional para asegurarse de que nadie pueda ingresar y verlo.

Las hojas de cálculo también se quedan cortas al proporcionarle la información necesaria para que una imagen vaya más allá de un solo trabajo. Las relaciones entre las diferentes categorías, desde los costos de materiales hasta los tipos de trabajo, son importantes cuando refina y fortalece su proceso de estimación.

¿Por qué? Es casi imposible rastrear diferentes valores o categorías entre diferentes hojas de cálculo a lo largo del tiempo. Si quisiera saber cuánto gastaba por pie cuadrado en diferentes tipos de trabajos hace dos años en comparación con ahora, necesitaría encontrar y abrir todas las diferentes hojas de cálculo, o crear una nueva y vincularlas. Las hojas de cálculo a veces pueden ser tan confiables como usar lápiz y papel. Cada hoja de cálculo es un "archivo plano" que contiene una cuadrícula de filas y columnas. Un programa de datos puede vincular archivos y relacionar diferentes aspectos de los archivos, creando informes y una forma más poderosa de ver su información.

La capacidad de almacenar y relacionar información entre diferentes trabajos y con el tiempo es una de las "mejores prácticas" más poderosas que puede introducir en su proceso de estimación de costos. Así es como funciona ProEst. Los usuarios de ProEst dicen que el software se adapta a su empresa, no al revés. Toda su información de estimaciones se almacena en la nube, eliminando registros y archivos perdidos. La base de datos de RSMeans está completamente integrada, por lo que tampoco es necesario que compre los libros.

Otra "mejor práctica" es la creación de una base de datos de estimaciones y categorías de puestos que sean exclusivas de su empresa. ProEst lo apoya en este proceso. Sí, es un trabajo desarrollar las categorías de gestión de costos y proyectos que sean adecuadas para su empresa. Pero piense en el trabajo de crear una hoja de cálculo de seguimiento para mostrarle las relaciones entre los diferentes costos laborales entre trabajos a lo largo de los años. ¿Es la misma cantidad de trabajo, o incluso más trabajo? Es más trabajo

¿Puede obtener la visibilidad de diferentes tipos de trabajos y diferentes períodos de tiempo para estandarizar su base de costos para sus materiales, mano de obra, alquileres y equipos? ProEst respalda su mayor visibilidad. Una vez que tenga una idea real de cómo van sus mejores trabajos y cómo experimentan problemas los que prefiere dejar atrás, ahorrará dinero y aumentará su margen de beneficio.

Finalmente, la industria de la construcción colabora cada vez más con la ayuda de la tecnología. Tener datos de estimaciones precisos a su alcance facilita la colaboración. El almacenamiento de datos en la nube le permitirá compartir información con socios confiables y mantener la información segura cuando la seguridad sea necesaria.

2. Despegues digitales: rápidos, fáciles, precisos

Cualquier guía confiable de estimación de costos de construcción debe aconsejarle que considere los despegues digitales. Sus despegues para completar un proyecto deben incluir todos los materiales necesarios para realizar el trabajo. Los despegues incluyen materias primas como madera, arena u hormigón. También deben incluir materiales manufacturados como ladrillos, pisos y paneles. Los contratistas experimentados pueden hacer despegues para trabajos más pequeños en sus cabezas. Algunos contratistas también pueden verse tentados a realizar despegues basados ​​en trabajos anteriores. Aunque un trabajo pueda parecer similar, las posibilidades de error son muy altas con este método.

Sabes que necesitas realizar un seguimiento del recuento, el área, la longitud y el volumen al realizar despegues. Cuando se toma su tiempo, puede realizar despegues precisos con métodos manuales. Pero, ¿puede permitirse gastar el tiempo que necesita para realizar un despegue manual preciso de los planos impresos? Los despegues manuales, incluso para un proyecto de construcción modesto, pueden llevar una mañana entera o más.

También está la cuestión del costo. No solemos considerar cuánto cuesta en general imprimir y usar papel, pero el papel no es barato y cada año se vuelve más caro. Los planos impresos tampoco son gratuitos. Las grandes tiendas de suministros de oficina anuncian que imprimirán planos "desde" alrededor de $ 2 cada uno. El precio inicial suele ser para impresiones pequeñas que se ajustan a pocos proyectos. Las impresiones de tamaño común (24 "x36" y 36 "x48") comienzan en $ 3.50 y suben a $ 7 u $ 8 cada una.

Escuchamos mucho sobre la sostenibilidad ambiental, pero hablemos de dinero. Considere su costo si su empresa imprime 400 planos grandes al año. A $ 7 cada uno, eso es $ 2,800 al año.

Aproximadamente 37 millones de planos se imprimieron en 2017, de acuerdo con los consejos de software. Software Advice incluso estimó que, dado el tamaño promedio de un plano (24 "x 36"), se necesitarían convertir alrededor de 42,000 árboles en papel para imprimirlos todos. A un precio promedio de $ 3.50, esos planos también cuestan un total de $ 129.5 millones. Esta es una buena noticia para las empresas de planos y las tiendas de suministros de oficina, no tanto para su empresa de construcción.

Incluso si la preservación de los árboles no es su principal prioridad, el uso eficiente de la madera probablemente tenga sentido para la mayoría de las personas. Estimaciones del Manual de conservación de viviendas se necesitan entre 22 y 24 abetos maduros para hacer suficientes pies tablares de madera para construir una casa de 2,600 pies cuadrados. Si los árboles usados ​​para los planos se usaran en la construcción residencial, construirían alrededor de 2,100 casas.

Los planos digitales son una tecnología inteligente que ahorra tiempo y costos, y lo mismo ocurre con los despegues digitales. Si puede ahorrar horas y potencialmente miles de dólares invirtiendo en tecnología de despegue digital, ¿por qué no lo haría?

ProEst te dará asombrosamente despegues digitales rápidos de tus dibujos. No solo puede medir recuentos de unidades, pies cuadrados y pasos y ángulos, también puede calcular todos sus despegues automáticamente. Con ProEst, puede:

  • Obtener despegues para montajes
  • Utilice planes digitales / electrónicos (no repetir impresiones)
  • Verificar errores
  • Consiga el Base de datos de contratistas generales prediseñada de RSMeans con más de 15 mil artículos y montajes
  • Configuración de base de datos flexible en formato de división CSI 48
  • Tipos de clasificación ilimitados (fase, WBS, etc.)

Los despegues digitales son una de las mayores ventajas y fortalezas de ProEst. Puede encontrar otros programas de despegue digital, pero ProEst ofrece una combinación de flexibilidad, facilidad de uso e informes sofisticados. Junto con el compromiso de ProEst con la capacitación y el servicio, el programa ofrece más que despegues digitales que puede utilizar para acelerar su proceso de estimación. Puede ahorrar tiempo con despegues digitales para dedicarlo al crecimiento de su negocio de construcción, mejorando la rentabilidady aprender qué trabajos son adecuados para usted y cuáles puede pasar con seguridad.

3. Integración de datos

Las hojas de cálculo son útiles, no queremos parecer que estamos deprimidos en todas las formas de uso de las hojas de cálculo. Simplemente no están diseñados para integrar datos y usarlos para crear informes que pueda usar para administrar su empresa, ofertar de manera más eficiente y efectiva, y seleccionar trabajos por los que desea ofertar, o pasar por alto.

La integración de datos en su negocio de construcción cambiará la forma en que administra su negocio y toma decisiones. Puede brindarle información que los métodos de papel y lápiz o la administración de solo hojas de cálculo no pueden.

ProEst no solo integra datos de diferentes partes de su negocio y diferentes trabajos y ofertas, sino que también se integra con software de uso común, desde software de contabilidad hasta software de gestión de construcción ProCore.

ProEst le permite realizar las siguientes integraciones de datos:

• Integración contable

ProEst se integra sin problemas con los principales programas de contabilidad utilizados en la industria de la construcción. Uno de los clientes de ProEst, Paisajismo Heads Up en Nuevo México, usó ProEst para crear estimaciones que estaban completamente integradas con el sistema de contabilidad ComputerEase de la compañía. La empresa eliminó la redundancia y redujo los errores mediante la integración. En general, la eficiencia les permitió crear nuevas estimaciones rápidamente, lo que resultó en un crecimiento de ingresos del 43% en solo un año. Heads Up realiza 2,000 estimaciones al año y, cuando se acepta la oferta de trabajo, el proceso se integra sin problemas en su programa de contabilidad para la facturación y los informes financieros.

• Plantillas personalizables

Puede personalizar sus plantillas de presupuestos y ofertas para diferentes tipos de trabajos de forma rápida y sencilla con ProEst. Crawford Construction utilizó ProEst para acceder a su historial de ofertas rápidamente, lo que genera estimaciones más precisas. Aceleraron su proceso de estimación en un 50% utilizando la capacidad de ProEst para crear plantillas. También utilizaron su capacidad de digitalizador. En el negocio desde 1931 con más de 150 empleados, Crawford Construction ha utilizado ProEst de manera confiable para crear plantillas para todas las fases del proceso de estimación y licitación.

• Pista de auditoría

Hay muchas razones por las que necesitará una auditoría de construcción. Si su pista de auditoría consta de recibos en papel en una caja, sabe que tendrá una demora prolongada. Si está trabajando con subcontratistas, también querrá verificar que estén trabajando dentro de su contrato. La facturación progresiva es simple si tiene un registro comprobable y documentado de gastos y registros de tiempo. ¿Sin esto? En el mejor de los casos, perderá tiempo y, en el peor, experimentará costos de seguro más altos y muchos otros problemas. Puede usar ProEst para proporcionar una pista de auditoría completa incorporada al proceso de estimación que puede llevar a cabo al recibir la adjudicación de la oferta y al ingresar a la preconstrucción. Con las integraciones de ProEst, eliminará el trabajo repetido y podrá generar informes para fines de auditoría en momentos.

• Gestión de subcontratistas

Como se señaló con el requisito de una pista de auditoría sólida, la administración de sus subs requiere documentación cuidadosa. No hay sustituto para ir al lugar de trabajo, pero la tecnología puede hacer que las visitas al lugar de trabajo sean mucho más fluidas. Es mejor administrar inteligentemente antes de que ocurran los problemas que solucionarlos después. Contratista general con sede en Cincinnati HGC Construction utiliza ProEst para integrar Viewpoint y ProEst, instituyendo una integración rápida y perfecta de la configuración del trabajo y la gestión de proyectos.

• Y si el análisis

Puede ejecutar informes fácilmente cambiando cronogramas, categorías de oferta y variables de costo. Es difícil, si no imposible, hacer diferentes "¿y si?" analiza teniendo en cuenta las variables en los cronogramas, la planificación del trabajo o los escenarios del "peor caso" y del "mejor caso".

Cambie la forma en que planifica y administra sus trabajos integrando datos de diferentes programas, incluido su software de contabilidad y el software de gestión de la construcción. Cuando puede pasar sin problemas de la estimación y la licitación a la recepción de un contrato e ingresar al proceso de construcción, muchos de los pasos engorrosos y lentos del método del lápiz y papel no se eliminan simplemente; tendrá tiempo para hacer el trabajo más importante de administrar realmente el proyecto y detener los problemas y cuellos de botella antes de que comiencen. Imagínese lo bueno que será para usted poder dedicar tiempo a construir relaciones de calidad con sus clientes y empleados y hablar sobre cómo el trabajo avanza antes de lo previsto en lugar de lidiar con retrasos o paradas completas.

La integración de datos puede ahorrarle a usted y a sus empleados el 50% del tiempo empleado en el pasado en tareas manuales repetitivas, duplicar la entrada de datos (común para informes financieros y facturación) y lidiar con fallas de comunicación o órdenes de cambio demoradas. Lo entendemos: esto es construcción, pero puede invertir su tiempo y energía en los desafíos esenciales en el trabajo. Puede eliminar las demoras, los desafíos y la falta de visibilidad innecesarios que resultan del uso de tres o cuatro programas informáticos separados que no se integran.

O digámoslo de otra manera: ¿alguna vez ha tenido que esperar el pago porque tuvo que esperar a que se preparara un documento de facturación antes de poder enviarlo? ¿Solución? Integración de datos.

4. Informes profesionales

Muchos artículos que verá en estos días aconsejan a las empresas constructoras que desarrollen su propia marca y la lleven a través de todos sus materiales, desde documentos de hoja de ofertas hasta informes de progreso y facturación. La marca incluye su imagen visual, desde sus logotipos hasta el estilo de letra que usa en los documentos. También incluye la forma en que trabaja con otros, los tipos de proyectos que realiza (o le gustaría hacer) y su reputación. ProEst le permite crear informes, propuestas y documentos de oferta que pueden incluir su marca en todos sus documentos.

También desea tener una visibilidad genuina en su empresa. La visibilidad significa que tiene una buena idea de qué trabajos han sido más rentables para usted en el pasado y cuáles son menos rentables. También necesita una mejor imagen de su productividad laboral y la capacidad de determinar el margen de beneficio que tiene actualmente. Obtener una visibilidad excelente significa que puede establecer metas realistas para el crecimiento de su empresa.

Hay muchas cosas en la industria de la construcción sobre las que no tiene un control completo, como las tasas y los términos de financiación, pero hay muchas sobre las que sí tiene control.

Los métodos más antiguos de contabilidad y planificación, desde lápiz y papel hasta hojas de cálculo, pueden guiarlo hacia la microgestión. Los métodos tradicionales hacen difícil, si no imposible, ver el "panorama general". El uso de informes flexibles de nivel profesional le permitirá ver una imagen más amplia utilizando datos de trabajos anteriores, rastreando trabajos actuales y planificando ofertas y trabajos futuros. Con la integración en el software de gestión de la construcción, el almacenamiento de datos basado en la nube y la integración con el software de contabilidad, sus informes le proporcionarán toda la información que necesita para administrar sus trabajos, su calendario y su planificación futura.

ProEst le permite definir sus informes y marcarlos. Pueden estar listos en segundos y le brindarán la información que usted y sus partes interesadas necesitan en segundos.

5. Gestión de la relación con el cliente (CRM)

Muchos artículos de consejos de construcción discuten la importancia de administrar sus relaciones con sus clientes. El término "CRM" ha lanzado una industria masiva de software de relación con el cliente basado en la nube. Probablemente sepa exactamente quiénes son sus mejores clientes, pero ¿conoce toda la información que necesita saber sobre sus clientes y contactos potenciales? ¿Cómo te mantienes en contacto con ellos?

Según el Ejecutivo de Construcción, el industria de la construcción podría estar diez a quince años atrás otras industrias en gestión de relaciones con clientes (CRM). Una razón para esto es la forma en que funciona el negocio de la construcción: principalmente de boca en boca. Si desea hacer crecer su negocio, deberá avanzar más allá de una lista de una página de clientes y una pila de tarjetas de presentación en el cajón de su escritorio.

¿Alguna vez ha enviado una factura de progreso a la dirección o contacto incorrecto? ¿Alguna vez tuvo que llamar para averiguar dónde estaba su pago y escuchar: "No recibimos la factura"?

¿Qué tal un nombre o número de contacto incorrecto para un proveedor o vendedor? La relación con el cliente se extiende a todas las personas y empresas en las que confía, no solo a su mayor cliente desarrollador de valor en dólares.

El uso de software que integra a sus vendedores, proveedores, subcontratistas, clientes y proveedores de servicios es la clave para construir relaciones más sólidas.

Los beneficios prácticos del software integrado de gestión de relaciones con el cliente incluyen:

  • Menos errores en la facturación o contabilidad
  • Mejor conocimiento de quiénes son sus mejores clientes.
  • Mejor capacidad para establecer contactos y mejorar las relaciones.
  • Retiro instantáneo de clientes y trabajos anteriores
  • Identificación rápida de clientes "problemáticos" (pago lento, otros cuellos de botella)
  • Identificación rápida de buenos vendedores y proveedores.

La gestión de la relación con el cliente no solo incluye información necesaria como nombre, número de cuenta, dirección, teléfono celular y correo electrónico. También registra fechas importantes, preferencias de oferta y preferencias laborales, e información que puede ayudarlo a construir relaciones, como cumpleaños, apellidos y aniversarios.

Su base de datos CRM como empresa contratante no será tan extensa como una importante empresa de telefonía celular o un gran banco. No necesita mantener grandes cantidades de datos sobre cada persona con la que ha hablado. Su objetivo con la gestión de relaciones con los clientes (CRM) es tener buenas relaciones. Necesita herramientas e información para mantener buenas relaciones y la capacidad de fortalecerlas con el tiempo.

6. Entrenamiento y apoyo

ProEst ofrece dos formas para que usted y su personal se capaciten en el uso del software para la mejor ventaja de su empresa. Primero, puede obtener capacitación ProEst basada en la web en su tiempo y territorio:

  • Entrenamiento en línea basado en la web
  • Cinco clases en línea de una hora
  • Tiempo adicional disponible
  • Tutoriales después de clase
  • Secuencia de nivel de habilidad y desarrollo.
  • Aprendizaje progresivo

También puede acceder a capacitación en persona en la oficina de ProEst en San Diego. También nos complace unirnos a usted en su oficina para recibir capacitación en persona.

El experimentado personal de ProEst le brindará la capacitación que necesita para utilizar el software de manera efectiva. También lo ayudarán a crear su versión personalizada del software que satisfaga sus necesidades comerciales específicas de contratación o subcontratación general. Puede crear su proceso de capacitación personalizado para asegurarse de que su empresa esté usando ProEst para su máximo efecto y beneficio.

También recibirá servicio al cliente y soporte técnico que va un paso más allá de los productos de software "listos para usar". Tendrá un Ejecutivo de cuentas que estará familiarizado con los proyectos, objetivos y necesidades de su empresa desde el software. Su ejecutivo de cuenta estará disponible para responder cualquier pregunta que tenga. ProEst ofrece asistencia técnica ilimitada por teléfono, correo electrónico y en línea.

ProEst se compromete a proporcionar a los clientes soporte técnico sin preocupaciones. También podemos ayudarlo a integrar su software existente, incluido el software de contabilidad y el software de gestión de la construcción (ProEst se integra a la perfección con ProCore). Podemos ayudarlo a diseñar los informes que necesita para la administración, las ofertas, la facturación y más. Con nuestra base de datos de contratistas generales preconstruida, que incluye más de 15,000 artículos y tipos de clasificación ilimitados, ProEst es muy flexible. Podemos ayudarlo a configurarlo para el uso óptimo de su empresa y asegurarnos de que su personal pueda usarlo de manera eficiente y efectiva. Trabajamos con todos los niveles de experiencia técnica y conocimiento.