¿Tiene sentido para su empresa la automatización de Precon?

¿Tiene sentido para su empresa la automatización de Precon?

La automatización es la aplicación de la tecnología para minimizar o eliminar la necesidad de la participación humana para completar una tarea.

La automatización no es una idea nueva. Al fin y al cabo, las máquinas se han utilizado para automatizar tareas rutinarias durante cientos -incluso miles- de años. Aunque algunos expertos atribuyen a los griegos la idea de las máquinas que se mueven solas, la mayoría considera que la revolución industrial y el auge de la maquinaria industrial son el verdadero comienzo de la automatización tal y como la conocemos. Pero aún hay mucho más.

No es de extrañar que, a medida que las plataformas tecnológicas evolucionan, la automatización siga su ejemplo. Hoy en día, la robótica sofisticada se encuentra en prácticamente todos los sectores, y los programas digitales están en todas partes, desde la llave del coche hasta el timbre de la puerta. Y lo que es más impresionante, a medida que la Inteligencia Artificial (IA) y otros avances tecnológicos ganan terreno, los procesos y procedimientos más complejos, incluidos los que requieren un juicio y una toma de decisiones refinados, son candidatos cada vez más probables a la automatización.

¿Qué significa esto para el sector de la construcción en su conjunto, y para su empresa en particular? Que la automatización digital ha llegado para quedarse y que, con el tiempo, será cada vez más capaz y dominante. En este informe, exploraremos tres preguntas que los contratistas deberían hacerse para determinar sus propias necesidades de automatización antes de la construcción, un paso esencial para crear y mantener una ventaja competitiva.

Saludos cordiales,

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Presidente y CEO

Pregunta #1: ¿Qué tengo que hacer?

Identificación de las tareas a realizar

Todos los contratistas saben que la fase previa a la construcción se compone de cientos de pasos individuales que funcionan de forma conjunta para crear presupuestos, elaborar informes, gestionar datos y preparar a los equipos para la fase de construcción real. Muchas de estas tareas requieren conocimientos, experiencia y el tipo de juicio matizado que sólo los profesionales experimentados pueden aportar, pero muchas otras no. Cuando su personal invierte demasiado tiempo y esfuerzo en tareas previas a la construcción que no requieren ideación, creatividad, resolución de problemas u otros conjuntos de habilidades exclusivamente humanas, sabe que ha llegado el momento de automatizar.

Entonces, ¿cómo se determina qué tareas de precontratación son las más adecuadas para la automatización? En primer lugar, son tareas basadas en reglas, que implican los mismos pasos siempre, una y otra vez, sin variación. En segundo lugar, son tareas que se vuelven rápidamente monótonas. En otras palabras, las tareas repetitivas y aburridas que no dependen del pensamiento humano crítico pueden -y deben- ser automatizadas. Las razones son claras: cuando se elimina la carga de trabajo repetitivo y poco gratificante, los empleados pueden dedicarse a actividades críticas para el negocio que pueden impulsar el compromiso y hacer más por la empresa en general.

Igualmente importante es que, cuando se automatizan las tareas rutinarias de precontratación, se puede esperar que los resultados sean uniformes, coherentes y precisos. Nos guste o no, los errores manuales son demasiado comunes cuando se introduce, se reintroduce o se transfiere información durante la fase de preconstrucción; se puede contar con la tecnología que automatiza esos procesos para hacer un mejor trabajo, y en mucho menos tiempo.

¿Un ejemplo? Jon Silling, un estimador de Curran Young Construction, con sede en Florida, utilizó la plataforma de software ProEst para crear conjuntos de costes detallados que redujeron el tiempo de presupuestación de la empresa en 50% o más. "Quería renovar la forma en que podíamos hacer los presupuestos a un ritmo rápido", dijo. "Me encantó la función de hacer los presupuestos a través de un conjunto, con el back-end rellenando todos los valores preestablecidos en la base de datos... sólo teníamos que hacer clic en "Informes", y estaba terminado". Gracias a ese nivel de automatización, dice Silling, el tiempo y el coste asociados a los estimadores e ingenieros altamente cualificados se redujeron sustancialmente, y la precisión de sus propuestas quedó prácticamente garantizada.


Pregunta #2: ¿Cuánto tiempo tarda?

Medir el volumen y la frecuencia

Una vez que haya determinado qué tareas previas son las mejores candidatas para la automatización, es el momento de cuantificar cuántas de esas tareas necesita realizar su empresa, y con qué frecuencia. ¿La regla general más sencilla? Si descubre que es necesario realizar una o más tareas rutinarias semanalmente (y que le quitan un tiempo valioso a otras responsabilidades) la automatización es la respuesta. Si esas mismas tareas se realizan a diario, la urgencia es aún mayor. Incluso 15 minutos al día se acumulan rápidamente; con más de 252 días laborables de media, en un año su empresa podría gastar más de 60 horas por persona en tareas rutinarias de precontratación que podrían realizarse mediante la automatización. Eso es tiempo y dinero perdidos que nunca recuperará.

Muchos aspectos de la estimación de proyectos, por ejemplo, suelen implicar pasos que no dependen de la toma de decisiones matizadas ni de la intervención humana. Al automatizar las tareas repetitivas que son habituales en el proceso de licitación, no sólo se ahorra tiempo, sino que también se reduce considerablemente la probabilidad de cometer errores manuales. Esto es significativo por dos razones: sin errores que corregir, los flujos de trabajo se aceleran y la productividad aumenta, pero lo más importante es que sus ofertas serán mucho más precisas, la forma probada de reducir la contingencia y cerrar un trabajo más rentable.

Y luego está la transferencia de datos; muchos contratistas trasladan la información manualmente de una aplicación empresarial a otra una vez que se adjudica un proyecto, pero pocos creen que sea una forma valiosa de emplear el tiempo de sus empleados altamente cualificados. Greg Sherwin, director de proyectos de Inherent Commercial, un gran contratista general con sede en Indianápolis, vio un aumento significativo de la eficiencia al automatizar la transferencia de datos de estimación de ProEst a su software de gestión de proyectos Procore. "Poder pasar ese presupuesto a Procore sin problemas es increíble", dijo. "No tengo que exportarlo, enviarlo a un administrador para que lo ponga en un nuevo formato, importarlo de nuevo y luego comprobarlo con el original para asegurarme de que todo es correcto. Ahora configuramos un presupuesto en ProEst... lo pasamos y sabemos que es correcto siempre". Sherwin calcula que, al automatizar el proceso de migración de datos, su empresa ahorra más de tres horas de trabajo por proyecto, y si se multiplica por 20 o 30 proyectos al año, las mejoras de eficiencia son sustanciales.


Pregunta #3: ¿Qué ganancias puedo esperar?

Cálculo de las repercusiones para la empresa

En última instancia, la decisión de automatizar sus procesos de precontratación depende de cuánto puede esperar obtener de su inversión: beneficios empresariales cuantificables que tendrán un impacto positivo en los flujos de trabajo, los ingresos y la cuenta de resultados. Una vez que haya identificado las tareas de preconcepción elegibles y cuantificado cuántas y con qué frecuencia se realizan, es el momento de examinar más de cerca el ROI. En términos generales, el ROI es una medida financiera que se calcula restando el valor inicial de la inversión (tecnología de automatización de la precontratación) del valor final de la inversión (procesos de precontratación automatizados). Ya hemos visto que el volumen y la frecuencia marcan una gran diferencia; cuantas más tareas se automaticen -y cuanto más a menudo se produzcan- mayor será el ROI, especialmente si hay un coste fijo para la plataforma de automatización.

Tomemos el caso de Partitions Contracting, por ejemplo. Un contratista general situado en las afueras de Atlanta, Georgia, la empresa mantiene un equipo de estimación de 19 miembros, y mediante el uso de la plataforma ProEst, prepara y presenta una media de 800 propuestas al año, o más de tres ofertas cada día de trabajo. Dado que ProEst ofrece un modelo de precios de suscripción ilimitada, los costes de automatización de precontratación de la empresa no aumentan con el volumen de ofertas o el número de usuarios, lo que supone una ayuda financiera para las empresas que están en fase de crecimiento.

El aumento de la precisión también es un factor. Todo empresario sabe que las repeticiones son un gasto no deseado y que el tiempo y el esfuerzo asociados a la búsqueda y corrección de errores de licitación deben evitarse a toda costa. Si se automatizan los despachos y el cálculo de costes, se puede. Dado que los procesos impulsados por el software ofrecen resultados más consistentes y precisos, sus estimadores aciertan a la primera. Cuanto menos tiempo pasen cometiendo (y corrigiendo) errores, más dinero ahorrará.

Otro beneficio (y éste es más difícil de calcular) es cómo la automatización afecta a la moral de su equipo. Por lo general, los trabajadores cualificados que se ven liberados de tareas monótonas y repetitivas manifiestan mayores niveles de compromiso y satisfacción laboral, y tienden a ser más fieles a una empresa que les proporciona un entorno de trabajo más seguro. Y lo que es igual de importante, pueden dedicar su tiempo y esfuerzo a actividades que beneficiarán a su empresa de forma más significativa: relacionarse con los clientes, impulsar nuevas iniciativas empresariales, establecer relaciones de colaboración, desarrollar nuevas habilidades y mucho más. Es una situación en la que ambos salen ganando.


Conclusión:

Redefinir la forma de hacer el trabajo


A estas alturas, las ventajas empresariales de la automatización de la pre-construcción son bien conocidas, y un número cada vez mayor de contratistas está comprobando de primera mano cómo los procesos automatizados pueden ayudar a sus empresas a ganar eficiencia, reducir costes y mejorar la precisión en las primeras fases de un proyecto de construcción. Si evalúa cómo puede agilizar y simplificar sus propias tareas de precontratación mediante la automatización, e invierte en la tecnología que lo hace posible, su empresa podrá mantenerse a la vanguardia de la innovación. Si adopta la automatización, estará preparado para prosperar en un mundo en el que las últimas iteraciones de "máquinas que se mueven solas" están redefiniendo la forma de hacer el trabajo.