Informes ejecutivos

El paso a ProEst: Una historia de implementación en el mundo real

A lo largo de los últimos treinta años, he participado en miles de implantaciones de ProEst, y puedo decir con certeza que no ha habido dos exactamente iguales. Sin embargo, hay puntos comunes claros en el proceso de implantación que creo que es importante compartir.

He descubierto que la mayoría de los nuevos clientes tienen muchas de las mismas preguntas, abordan muchos de los mismos problemas y tienen definiciones de éxito muy similares. Eso nos ha enseñado mucho a ver ProEst en el "mundo real" de los entornos de los clientes reales, y nos ha ayudado a estandarizar las formas en que nuestro software puede convertirse en una valiosa herramienta de negocio para cada empresa que elige ProEst como socio tecnológico.

En este informe, veremos cómo DORA Construction, con sede en Nueva Escocia, se inició con ProEst, un viaje que comenzó a principios de 2019 cuando los ejecutivos reemplazaron un sistema de estimación heredado con la plataforma de la nube de ProEst. Creo que su historia ayuda a demostrar cómo nuestro proceso de implementación de seis pasos está diseñado para funcionar, y puede servir como una valiosa vista previa de lo que su empresa puede esperar como nuevo cliente de ProEst.

Saludos cordiales,

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Presidente y CEO

Paso 1: Reunión inicial

Preparando el escenario para una implementación exitosa de ProEst.
La reunión de inicio es el comienzo oficial del proceso de implementación. Los miembros del equipo de ProEst informan a los representantes del cliente sobre cada fase de la implantación, estableciendo las expectativas de tiempo y determinando las funciones y responsabilidades. El equipo de ProEst responde a las preguntas y aborda las preocupaciones, y las partes interesadas se marchan con un plan de mutuo acuerdo para seguir adelante.

Cuando Josh Dykens y sus colegas de DORA Construction se sentaron para su llamada de Zoom de las 3:00 con el equipo de implementación de ProEst, estaban más que listos para poner el software a trabajar, y ansiosos por ultimar los últimos detalles de su nueva asociación con ProEst. Junto a él, en la sala de conferencias, estaban las mismas personas que habían coordinado la búsqueda de la empresa de una nueva solución de estimación, una exploración intensiva de cuatro meses de las opciones disponibles llevada a cabo por la búsqueda en Google y las recomendaciones de boca en boca. Para Dykens, la colaboración fue inestimable; cada uno de ellos aportó una perspectiva diferente de lo que el software "correcto" significaría en última instancia para DORA, y cada uno tuvo que estar de acuerdo con la elección final.

"Cada uno tenía su propia área [de experiencia] y elegía sus favoritos", dijo Dykens. "Luego tenían que venderlo al resto del grupo. Teníamos seis personas que lo revisaban todo, hacían una lista de pros y contras y pasaban las recomendaciones."

Al final, la corta lista de soluciones de estimación que se barajó fue aún más reducida de lo que esperaban en un principio. La empresa había decidido sustituir su software heredado de estimación, gestión de proyectos y contabilidad exactamente al mismo tiempo -una empresa ambiciosa, dice Dykens con una sonrisa, que conllevaba sus propios retos- y las tres plataformas tenían que funcionar juntas. Con Procore para la gestión de proyectos y Acumatica para la contabilidad, DORA sabía que necesitaba una plataforma de estimación basada en la nube, un factor que redujo el campo considerablemente. Cuando el equipo de DORA vio la demostración en línea de ProEst varios meses después de su búsqueda, estuvieron de acuerdo en que la interfaz del software era una actualización esencial para la solución que habían estado utilizando durante los últimos trece años, que, según Dykens, era cualquier cosa menos sencilla.

"Queríamos algo que fuera más fácil de usar, que presentara mejor los datos y que tuviera más automatización".
-Josh Dykens, DORA Construction

"Llevaba mucho tiempo trabajando con él, así que sabía cómo utilizarlo", dijo Dykens sobre su software Sage, "pero cuando llegaba alguien nuevo, no parecía tener ninguna lógica. Siempre había una curva de aprendizaje pronunciada, y queríamos algo que fuera mucho más fácil de usar, con más automatización".

En la llamada de Zoom de esa tarde, que se realizó desde las oficinas de ProEst en San Diego, estaban Josh Flowers, Director de Soporte, y Jeff Gerardi, Director General, dos miembros del equipo de ProEst que habían estado comprometidos con DORA desde el momento de su primera consulta, varios meses antes. Con los detalles de los precios ya resueltos y un contrato firmado, la reunión, recuerda Gerardi, fue sencilla, optimista y relativamente breve.

"Josh y su equipo de DORA saben lo que aporta la tecnología", dijo Gerardi. "Fueron claros en sus expectativas y desarrollamos muy rápidamente una gran relación de trabajo. La reunión de lanzamiento fue un hito bienvenido para todos nosotros".

En muchos sentidos, DORA era el cliente ideal para ProEst: habían identificado de forma proactiva los problemas que necesitaban resolver, habían sido rigurosos en su búsqueda del reemplazo de software adecuado y estaban bien versados en los beneficios de una plataforma basada en la nube en general. Pero sobre todo, dice Troy Simon, el director de implementación de ProEst asignado a DORA, demostraron un liderazgo ejecutivo comprometido desde el principio, lo que considera el mayor contribuyente al éxito de la implementación. "No creo que hablemos lo suficiente del liderazgo", afirma. "No puedo dejar de insistir en lo importante que es".

Como responsable de la implementación, Simon se encargó de hacer que ProEst funcionara a la perfección en el entorno de DORA, una función que implicaba múltiples listas de comprobación, una escrupulosa toma de notas y un profundo conocimiento del enfoque empresarial específico de la empresa. Pero el primer paso esencial, dice Simon, es presentar a los principales interesados en el proyecto a ambos lados de la mesa. La llamada de lanzamiento aclara quiénes actuarán como patrocinadores ejecutivos, gestores de la implantación y administradores del proyecto, siendo estos últimos los más implicados en las tareas diarias -y en la formación- a medida que el proyecto avanza.

"Una vez que identificamos las funciones en el proceso", dijo Simon, "hacemos una recapitulación para validar el tipo de software que están utilizando ahora y confirmar el tipo de trabajo que hacen, sólo para asegurarnos de que entendemos su negocio. ¿Son una empresa de diseño y construcción? ¿Es una empresa de obras? ¿Un especialista en hormigón? Queremos ver si realizan el trabajo ellos mismos o lo subcontratan, cosas así. A continuación, volvemos a confirmar los puntos débiles del cliente. ¿Cuál es el problema que intenta resolver? ¿Por qué están pasando de la solución que tienen ahora? Al fin y al cabo, se han tomado algunas molestias y gastos para hacer el cambio a un nuevo sistema de estimación, y queremos asegurarnos de que son clientes satisfechos".

El verdadero objetivo de ese diálogo, dice Simon, es ayudar a cada cliente a navegar con éxito por lo que él llama la inevitable "depresión de la desilusión", un bajón temporal que a veces puede producirse tras el entusiasmo inicial de contratar una nueva solución. Asegurándose de que ProEst resuelve los problemas más acuciantes, explica, puede ayudar a los clientes a validar su decisión y seguir viendo el valor de su inversión, subiendo rápidamente al otro lado del "valle" con una perspectiva cada vez más positiva.

Como director de implementación, Simon también se preocupa de concluir cada reunión con fechas de hitos y "próximos pasos" para todos los que tienen interés en el resultado. ¿Y una ventaja adicional? Cuando, como en el caso de DORA, se utiliza la tecnología Zoom a distancia, cada reunión en directo se graba y está disponible para su reproducción, lo que ofrece a quienes no pueden asistir una experiencia de primera mano en la reunión y una forma cómoda de que los asistentes revisen lo que se ha debatido y decidido.

Paso 2: Migración de datos

Crear una base de datos única y sólida para cada actividad de estimación.
Aunque el volumen varía, la inmensa mayoría de los nuevos clientes de ProEst requieren algún tipo de migración de datos y necesitan el apoyo activo del equipo de implementación de ProEst para abordar los problemas relacionados con la arquitectura del sistema y los requisitos de integración. En este paso, se importan y consolidan todos los datos relevantes para crear una base de datos única y sólida que pueda aprovecharse para futuras actividades de estimación.

Como la mayoría de los nuevos clientes de ProEst, DORA optó por importar los datos de su actual sistema de estimación -conjuntos de códigos de costes, maquillajes y otra información heredada- que les había servido en el pasado, en lugar de confiar exclusivamente en una base de datos comercial proporcionada por ProEst. Pero primero, dijo Josh Dykens, se tomaron el tiempo necesario para asegurarse de que todos sus datos eran relevantes, estaban actualizados y eran absolutamente necesarios. "Queríamos reducir los datos", dijo. "Revisamos para ver qué podíamos eliminar y qué podíamos simplificar". Sólo entonces el departamento de informática de DORA transfirió los datos de su antiguo sistema al equipo de ProEst.

"En mi opinión, la base de datos del cliente es la parte más importante del sistema", dijo Simon. "Si podemos importar los datos de cada cliente, tendremos clientes muy contentos". Ese proceso, según Simon, suele durar de una a dos semanas, pero para DORA, la migración de datos fue aún más rápida; una vez que su información "adelgazada" fue entregada a ProEst para su implementación, estuvo funcionando en el sistema en unos pocos días. Y lo que es mejor, Dykens señaló que la transferencia fue un proceso sin intervención alguna que se llevó a cabo completamente entre bastidores, liberando a los interesados de DORA para que se centraran en las exigencias de su negocio.

El director general de ProEst, Jeff Gerardi, que se encargó de la fase de importación de datos, explica el proceso, que puede variar de un cliente a otro. "Al venir de Sage, DORA tenía una lista de costos de mano de obra y materiales que servía como punto de partida para sus estimaciones, la cual fue exportada a Excel", dijo Gerardi. "Nuestro equipo de desarrollo tomó ese archivo y lo importó a nuestro sistema para capturar el trabajo histórico de DORA". Señala que el equipo de implementación de ProEst tiene una visión a largo plazo de los datos importados, utilizando la fase de migración para asegurarse de que la codificación es compatible con cualquier requisito de integración de software de gestión de proyectos y contabilidad más adelante. "Pensamos en algo más que en la estimación", dijo. "Miramos cómo ProEst encaja en el ecosistema de nuestros clientes en general".

Al igual que Simon, Gerardi valora muy positivamente que el equipo de DORA se haya tomado el tiempo necesario para racionalizar su conjunto de datos, sobre todo porque las entradas de las estimaciones pueden enturbiarse con un uso prolongado. Según Gerardi, esto suele ser el resultado de los continuos "ajustes" del sistema por parte de múltiples usuarios a lo largo de los años, lo que provoca errores, incoherencias y complicaciones innecesarias para los estimadores. "Esta era una oportunidad para que DORA diera un paso atrás y pulsara el botón de reinicio", dijo. "¿Cuál es el conjunto de datos mejor, más limpio y más sencillo para avanzar? La construcción ya es suficientemente complicada. No necesitamos que la base de datos del cliente añada más complejidad".

ara Troy Simon, la migración no está realmente completa hasta que la eficacia de los datos ha sido validada por el cliente, normalmente con una comprobación previa a la configuración del propio sistema. "Después de migrar los datos del DORA, realizamos una rápida llamada de validación de la base de datos con Josh", dijo. "Revisó los datos y confirmó que todo estaba bien, y luego programamos la configuración".

Simon utiliza su proceso de validación inicial para buscar respuestas a algunas preguntas básicas: ¿Están bien configurados los flujos de trabajo? ¿Tenemos la base de datos configurada en su mayor parte? ¿Hemos creado algunos conjuntos? ¿Hemos añadido algunos precios? ¿Hemos importado sus códigos contables y los hemos mapeado correctamente? Una vez que el equipo de DORA aprobó la base de datos importada, llegó el momento de pasar a la configuración del sistema ProEst.

Paso 3: Configurar el sistema

Adaptación de ProEst a las necesidades y preferencias del cliente
El tercer paso en el proceso de implementación es adaptar la plataforma ProEst para que se ajuste a las necesidades empresariales específicas del cliente, a las preferencias de los usuarios y a los procesos de trabajo, lo que da como resultado un sistema que acelera la adopción y maximiza la productividad. Para tener éxito, el equipo de implementación de ProEst debe comprender los requisitos del cliente y permitir cualquier adición o ajuste futuro a la plataforma.

Para DORA Construction, el 17 de junio de 2019 fue un gran día. Troy Simon había programado una llamada de Zoom de 90 minutos para recorrer la configuración de la solución ProEst, y el equipo tenía que tomar algunas decisiones importantes. "Ellos [el equipo de ProEst] nos preguntaron qué nos gustaría ver en el sistema", dijo Josh Dykens, patrocinador ejecutivo de DORA. "Sabíamos que queríamos empezar de cero, así que empezamos de nuevo con muchos de nuestros ensamblajes, estructuras de códigos de costes, artículos en la lista de inventario, cosas así".

Troy Simon, Director de Implementación de ProEst para el proyecto, quedó impresionado con la voluntad -y la capacidad- de DORA de reimaginar su proceso de estimación después de años de arreglárselas con un sistema heredado, una cualidad que atribuye al liderazgo constante de los ejecutivos de DORA. Siempre habrá algunas personas atípicas, explicó, que siguen apegadas a la "vieja manera" de trabajar, pero es esencial que los ejecutivos de la empresa dejen claras sus expectativas.

"Es importante que cada nuevo cliente tenga una mentalidad de aceptación de 100%, y que esté totalmente comprometido con el cambio", dijo Simon. "Creo que cuando los principales interesados son capaces de decir: esto es lo que estamos haciendo; súbete a bordo o vete, vas a tener un éxito de alto nivel". Para Simon, Josh Dykens ejemplificó el tipo de liderazgo descendente del que depende el éxito de la implantación de ProEst: "Si tenía deberes, los hacía. Si tenía reuniones, las mantenía. Y tenía a los estimadores en las reuniones con él. Si no tienes el liderazgo, estás muerto en el agua".

Con la asistencia del grupo principal de DORA -Josh Dykens, Tristan MacDonald, Arad Gharagozli y Clayton Bartlett-, Simon utilizó una agenda detallada para cubrir los detalles de la configuración del sistema, consiguiendo un acuerdo sobre los temas principales a medida que avanzaba la reunión. "En la llamada de configuración, les guío en la configuración, pero les dejo conducir", dijo. "En ese momento, lo más importante es que yo les haga preguntas: ¿Estamos configurando correctamente? En última instancia, dice Simon, el objetivo de la llamada de configuración es asegurarse de que el sistema ProEst refleja con precisión quién es la empresa y cómo y dónde trabaja. Sabe por experiencia que cada contratista aborda las cosas de forma un poco diferente, y que incluso los parámetros internos pueden diferir si la empresa tiene proyectos en varias zonas geográficas. "En el caso de DORA, como empresa canadiense, pueden tener proyectos en muchas provincias, y los costes de material y mano de obra en cada zona no serán los mismos".

"El paso de configuración es nuestra última y mejor oportunidad para asegurarnos de que el software ProEst es intuitivo para un nuevo usuario", dijo Jeff Gerardi. "Inevitablemente, habrá ajustes aquí y allá a medida que el sistema pase al modo de producción, pero la configuración es donde se toman muchas decisiones importantes. Si todos nos ponemos de acuerdo, estaremos más que preparados para el siguiente paso".

Paso 4: Formar a los usuarios

Acelerar el proceso de aprendizaje con opciones flexibles.
La formación de los nuevos usuarios es una parte crucial del éxito de la incorporación de los clientes. ProEst ofrece una variedad de opciones de formación, todas ellas impartidas por experimentados directores de implementación de ProEst. Los nuevos usuarios participarán en clases que incluyen una sesión de preguntas y respuestas y una recapitulación de la sesión anterior. Se les anima a que practiquen de forma independiente, hagan preguntas y soliciten apoyo de formación adicional según sea necesario, utilizando la configuración del sistema recién completada.
La clave está en decidir qué información tiene valor y qué puede descartarse por ser obsoleta o irrelevante. Los datos que se conservan se pueden transferir como archivos digitales a un depósito central que se puede ver, compartir y modificar según sea necesario, todo ello sin el costoso almacenamiento y los ineficientes métodos de búsqueda que requieren los documentos en papel.

El 24 de junio, Josh Dykens de DORA reunió a los seis miembros de su equipo de estimación en la sala de conferencias de la empresa para su primera sesión de formación de ProEst. Hacía una semana que el sistema se había configurado, y luego ajustado, para ajustarse a los requisitos de uso de DORA, y con todas las autorizaciones necesarias, había llegado el momento de que el equipo de DORA obtuviera una experiencia directa y práctica con el software de ProEst, que se había llenado con los datos migrados.

El director de implementación de ProEst, Troy Simon, dirigió la reunión desde su oficina en los suburbios de Atlanta, comenzando, como siempre, con una introducción básica para navegar por el software. Debido a las restricciones de Covid-19, la reunión se realizó íntegramente a través de Zoom, y se programó para que durara los 90 minutos habituales. Pero incluso en el futuro, Simon predice que la sesión de formación en línea será el formato de aprendizaje preferido. "El 90% de nuestros clientes hacen su formación en línea", dijo. La clave es involucrar a los nuevos usuarios, evaluar sus capacidades y darles la libertad de experimentar con lo que pueden ser procesos desconocidos".

"Como se trataba de una clase introductoria, pasé directamente a la navegación general, a cómo añadir un presupuesto, a una introducción a los despegues y a lo que hace cada botón de ProEst", dijo Simon. A modo de ejemplo, Simon utiliza un ejemplo de presupuesto y deja que los asistentes a la sesión "conduzcan" a lo largo de la misma, guiándoles en cada paso y ofreciéndoles la orientación necesaria. Este tipo de interacción, subraya Simon, es una parte esencial del proceso de aprendizaje, y el compromiso es la clave del éxito. En total, los estimadores de DORA se reunieron con Troy Simon siete veces a la semana durante un periodo de ocho semanas a lo largo del verano; entre las sesiones de formación, se les asignaron tareas en las que debían trabajar de forma independiente para preparar la siguiente clase, y nunca fallaron.

Los deberes, dice Simon, son una parte esencial del proceso de formación, y deja claras sus expectativas. "Puede tratarse de algo sencillo, como ver los vídeos, terminar de configurar el sistema o crear una plantilla de presupuesto, pero normalmente hay varios deberes después de cada sesión", explica. Si una tarea específica no se ha completado, Simon deja la casilla sin marcar y espera a que el equipo se ponga al día. "Los clientes están ocupados con otras cosas", dice, "pero al final tienen que terminar todos los deberes antes de salir al mercado", afirma. Las razones son claras: los deberes dan a los nuevos usuarios la práctica -y la confianza- para utilizar ProEst de forma independiente una vez que las partes interesadas están de acuerdo en que el sistema está listo para lanzarse.

Para DORA, aprender el funcionamiento de su nuevo sistema de estimación era sólo una parte de la tarea; como habían elegido implementar ProEst, el software de gestión de proyectos Procore y la solución de contabilidad Acumatica al mismo tiempo, la formación en los tres sistemas se realizaba más o menos simultáneamente. Esto, según Simon, era una gran exigencia para los nuevos usuarios, y no es algo que, en retrospectiva, ni Simon ni DORA recomendarían necesariamente. "Era un poco ambicioso", dice Dykens sobre el triple esfuerzo. En última instancia, DORA optó por integrar ProEst y Procore y añadir Acumatica más adelante.

En general, Simon da a DORA una alta puntuación por haber completado las tareas asignadas a tiempo y por estar preparada para la siguiente fase de formación de ProEst, un nivel de compromiso que predijo su éxito con la plataforma ProEst. "Siempre se puede saber cuándo una implementación va a ir bien", dice Simon. "Justo después de la llamada de configuración, Josh se encargó de empezar a trabajar".

Igual de importante, dice Simon, es el liderazgo desde arriba. En muchos sentidos, dice Simon, Josh Dykens -que lideró el cambio a ProEst desde el principio- fue el "estudiante" ideal, aprendiendo y utilizando proactivamente el nuevo sistema por su cuenta antes de cada llamada de formación. Y lo que es mejor, fue capaz de transferir sus conocimientos de ProEst al resto de su equipo, proporcionando instrucciones y comentarios sobre el terreno a medida que otros estimadores de DORA se familiarizaban con el proceso de ProEst. Después de cada sesión individual con Simon, Dykens celebró sesiones internas con sus colaboradores para reforzar sus conocimientos. No todo el mundo en la organización, explicó Dykens, tiene la misma capacidad y comodidad con la tecnología. De hecho, había unos cuantos marginados de la "vieja escuela" que sospechaba que estaban trasladando sus cálculos de Excel a la plataforma ProEst a mitad de camino. ¿Su tarea? Asegurarse de que las habilidades de los estimadores actuales y futuros de DORA estuvieran alineadas con la plataforma de estimación más avanzada de ProEst.

Paso 5: Tiempo de decisión

Actualizar la potencia de ProEst en el entorno del cliente.
El punto final de la implementación es la decisión de "entrar en funcionamiento", que suele basarse en una reunión en la que todas las partes interesadas pueden compartir sus opiniones, experiencias, preguntas y preocupaciones sobre el proceso de implementación en un foro abierto, interactivo y de resolución de problemas. La información obtenida servirá de base para los siguientes pasos: determinar si el cliente está listo para "salir a la calle" o si hay algún problema pendiente que deba solucionarse con más formación, reconfiguración del sistema y/u otras aportaciones y apoyo de ProEst. Según los resultados, ProEst está listo para entrar en funcionamiento en el entorno del cliente.
Dicho esto, es importante tener en cuenta que el aumento significativo de la productividad, que es el objetivo final de la eliminación de los procesos basados en el papel, puede no producirse tan rápidamente como se desea. Los motivos pueden ser variados: a pesar de sus esfuerzos, sus empleados pueden resistirse inicialmente al cambio o requerir formación adicional. Es posible que tenga problemas temporales de migración de datos. O puede que un despliegue limitado de su nueva solución digital revele puntos problemáticos que deben resolverse antes de poner en marcha el 100%.

A finales de julio, los estimadores de DORA estaban ansiosos por poner a trabajar a ProEst; Josh Dykens confiaba en la capacidad de su equipo para utilizar el software y, basándose en los resultados de sus sesiones de formación, Troy Simon estaba de acuerdo en que el equipo de DORA estaba casi listo para ser "soltado". Sin embargo, antes de que eso ocurriera, se programó una última llamada de Zoom, reducida a sólo Dykens y Simon. El objetivo: confirmar que la formación y la configuración se habían completado, que el sistema funcionaba como se esperaba y que ambos equipos se sentían seguros de estar preparados para entrar en funcionamiento. "Antes de la puesta en marcha, realizamos una llamada de preparación a través de su sistema para asegurarnos de que todo está activado, de que los informes están configurados y de que las plantillas de presupuestos están listas, una última comprobación", dijo Simon.

Fue durante el periodo de "tiempo de decisión" de un mes, dijo Simon, cuando DORA empezó a utilizar el sistema en serio, introduciendo presupuestos, comprobando que los cálculos eran precisos y verificando que todo funcionaba como debía. Las pruebas del sistema incluían la comparación de las ofertas producidas con sus métodos anteriores con los presupuestos generados por ProEst, y la comprobación de que los resultados coincidían. Para entonces, la integración con Procore estaba completa, y el equipo realizó pruebas para trasladar la información del proyecto de ProEst a Procore, todo lo cual, según el equipo de DORA, transcurrió sin incidentes.

"La decisión de poner en marcha la plataforma es lo que todo el mundo ha estado trabajando", dijo Jeff Gerardi, de ProEst. "La plataforma se ha configurado, las integraciones se han probado y tanto los administradores como los usuarios finales han recibido formación. Lo que realmente importa es que el equipo se siente cómodo dejando atrás sus antiguos métodos para avanzar con un nuevo proceso de estimación más eficiente y colaborativo."

Paso 6: Ponerse en marcha

Garantizar el éxito a largo plazo de cada cliente.
En muchos sentidos, la conclusión del ciclo de implementación de ProEst marca el comienzo de un nuevo e importante capítulo de apoyo, interacción y atención al cliente. Con ProEst desempeñando un nuevo papel vital en las actividades diarias de estimación de cada cliente, ha surgido una importante asociación comercial, y la empresa seguirá aportando su visión, experiencia y conocimiento de la plataforma ProEst para ayudar a garantizar su éxito a largo plazo.

En octubre, casi seis meses después de la puesta en marcha y ocho semanas después de la última llamada de configuración con Josh Dykens, Troy Simon no había terminado con el equipo de DORA Construction. Tras la formación y la fecha oficial de puesta en marcha, se habían producido varias conversaciones y cambios por correo electrónico con Dykens, sobre todo para aclarar una cuestión de uso o para obtener ayuda con un detalle de la configuración, pero en comparación con la intensidad práctica del periodo de formación, los estimadores de DORA estaban utilizando ProEst tal y como Simon había esperado: de forma independiente. Técnicamente, Simon había cedido el nuevo cliente a los servicios de ac- tualidad, pero dado que había establecido una buena relación y una relación positiva con Dykens y sus estimadores, Simon quería estar seguro de una cosa: que el equipo de DORA estuviera contento.

Según Josh Dykens, lo eran. Y le dio altas calificaciones a Simon por llevarlos a donde debían estar. "Troy estuvo genial", dijo. "Siempre sabíamos lo que teníamos que hacer y lo que iba a ocurrir a continuación para que el proceso siguiera adelante". Dykens y su equipo también llegaron a apreciar el formato de reunión en línea, una necesidad logística durante los paros de la empresa que aportó una serie de beneficios inesperados. "Como todas las reuniones se llevaron a cabo en Zoom", dijo, "todo se grabó y estuvo disponible para cualquiera que no pudiera asistir". Igual de importante es que los siguientes pasos y las solicitudes siempre se exponían y se documentaban por completo, una ventaja para los ocupados estimadores y gestores de proyectos que estaban aprendiendo ProEst además de sus responsabilidades habituales.

"Siempre sabíamos lo que teníamos que hacer y lo que iba a pasar a continuación para mantener el proceso".
-Josh Dykens, DORA Construction

Simon señala que, en adelante, habrá menos transferencias internas y más participación del equipo de gestión de cuentas de ProEst en las primeras fases del proceso de implementación, incluida la llamada inicial y las posteriores conversaciones sobre la migración de datos. El objetivo es aumentar el conocimiento de las necesidades y expectativas de cada cliente en todos los equipos desde el primer día, lo que en muchos sentidos, dice, se mantiene fiel a la cultura de ProEst de comunicación abierta y al punto de vista de "el cliente primero".

Simon considera que un mayor nivel de colaboración entre los equipos de implementación y de cuentas de ProEst es un gran beneficio para todos los involucrados. "Una vez que se pone en marcha, cada cliente pasa del equipo de implementación al equipo de cuentas, que se convierte en su principal fuente de contacto", dijo. Al implicar al equipo de cuentas desde el principio, las relaciones se desarrollan de forma orgánica, y cualquier control adicional del proceso de implantación ayuda a que las cosas vayan bien.

"Involucrar al gestor de cuentas desde el principio ayuda a crear una relación y confianza, y hace que la experiencia del cliente sea mejor", dijo. "Durante la formación, nos vamos descubriendo mutuamente, además de hablar de ProEst. Tener otro par de ojos en la implementación ayuda a alertarnos de cualquier problema que deba resolverse."

En última instancia, dice Simon, todo se reduce a crear una experiencia excepcional para el cliente, incluso antes de que ProEst entre en funcionamiento en el entorno del cliente. "Lo que hace que ProEst sea excelente para el cliente es lo mismo que podría decirse de muchas de las grandes empresas tecnológicas: que siempre dan prioridad a la experiencia del usuario", afirma Simon. "En el ámbito de la tecnología, las empresas que realmente triunfan satisfacen las necesidades actuales de los clientes, pero también están en constante búsqueda para superar lo que ya han hecho y mejorarlo: mejorar los procesos, mejorar la facilidad de uso, mejorar la funcionalidad. Abordamos lo que hay que abordar y, al mismo tiempo, ampliamos las necesidades que los clientes pueden no conocer todavía. Cuando les mostramos lo que hemos añadido o cambiado, suelen decir: "eso es mejor".

Para DORA Construction, ese es el tipo de innovación continua de productos que contrataron y por el que esperan que su asociación con ProEst sea duradera. "El hecho de que ProEst esté en la nube era importante para nosotros", dijo Dykens. "Incluso antes de Covid, sabíamos que queríamos llevar nuestro negocio a la red. Había un gran servidor que solo se mantiene actualizado durante un tiempo, y luego hay un gran coste para reemplazarlo". Y luego está el problema de la seguridad. "Nos gusta pensar que está muy bien aquí, pero tienen una redundancia que nos hace sentir bien, tener ese espacio asignado". El acceso remoto también ha sido una ventaja, ya que ha permitido a los usuarios de la plataforma ProEst trabajar desde fuera de la oficina, incluso cuando otras empresas de construcción prácticamente han cerrado. "Especialmente en lo que se refiere a las estimaciones, pudimos seguir trabajando. No nos saltamos nada", dijo.

Para el director general de ProEst, Jeff Gerardi, anticiparse a lo que puede -y debe- venir después para los clientes de ProEst es lo que supone construir una relación, y es fundamental para los valores de la empresa. "Seguiremos ampliando los límites para permitir una mejor comunicación y productividad mediante el uso de nuestra tecnología", dijo. "También buscaremos continuamente formas de mejorar las interacciones con nuestros clientes, desde la primera reunión inicial hasta la gestión a largo plazo de sus cuentas. Nos apasiona el éxito mutuo de nuestra empresa y de las personas que cuentan con nuestro producto. Para nosotros, uno no se produce sin el otro".

Acerca de Dora Construction

Fundada en 2003, DORA Construction es un contratista comercial con sede en Halifax y Sídney, con raíces en el Canadá atlántico. Con 100 empleados a tiempo completo y un equipo de estimación de siete personas, la empresa realiza proyectos que van desde grandes desarrollos comerciales hasta restauraciones históricas en toda Nueva Escocia, incluido el Cabo Bretón. DORA trabaja en una amplia variedad de tipos de proyectos, entre los que se incluyen la construcción de locales comerciales, residenciales, educativos, industriales, ecológicos y de las Primeras Naciones.

Acerca de ProEst

ProEst proporciona capacidades avanzadas de estimación de la construcción para empresas líderes y clientes del sector público en los Estados Unidos, Canadá y Australia. Nuestra plataforma basada en la nube combina la estimación de costes, los despachos digitales y el análisis del día de la licitación en una única y potente solución: una forma probada de reducir costes, garantizar la precisión y agilizar el flujo de trabajo previo a la construcción.
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