Informes ejecutivos

7 Hábitos de las empresas constructoras ganadoras

La industria de la construcción, como cualquier otro sector empresarial, tiene sus líderes y sus seguidores. Las empresas constructoras ganadoras suelen aplicar mejor las nuevas prácticas y comportamientos innovadores -lo que llamamos hábitos- que las que tienen una actitud demasiado cauta de "esperar y ver". Y aunque la adopción temprana de ideas novedosas puede conllevar cierto riesgo, también está claro que las organizaciones que están dispuestas y son capaces de apartarse del statu quo casi siempre tendrán una ventaja competitiva, ya que podrán crecer más rápido y alcanzar niveles de rendimiento más altos que las que no lo hacen.

La estimación de la construcción es un ejemplo de ello. Históricamente, los estimadores se basaban en cálculos en papel y lápiz, y luego en hojas de cálculo genéricas, para prever los costes del proyecto y preparar y presentar ofertas. Las hojas de cálculo suponen un gran avance para los estimadores de la construcción, pero no son un sistema seguro que garantice la exactitud de los datos y elimine el riesgo de error humano.

El software de estimación específico del sector llenó en gran medida el vacío, ofreciendo a las empresas de construcción una funcionalidad mejorada y una serie de nuevas características de productividad. El software creado específicamente para la estimación de la construcción ofrece una integración directa con muchas soluciones de software de contabilidad de la construcción, eliminando la necesidad de que los estimadores introduzcan manualmente los datos en el software de contabilidad en el extremo posterior, una fuente común de errores involuntarios. Cuando los datos de la estimación se transfieren automáticamente, el cálculo del coste del trabajo se convierte en una verdadera extensión de los valores utilizados para crear cada estimación: precisa, coherente y fiable.

La tecnología en la nube fue la siguiente evolución -algunos la llaman revolución- que proporcionó a los estimadores y a los equipos de gestión unos niveles de acceso, escala y fiabilidad sin precedentes, todo ello a un coste inferior al de las soluciones tradicionales in situ. Como plataforma de estimación, la nube también ayuda a apoyar el intercambio de insumos e ideas, el intercambio de conocimientos y la colaboración, un escenario de productividad que sólo podía imaginarse hace una década. ProEst fue pionera en la nube, introduciendo una plataforma de estimación basada en la web en la industria en 2015. En los cinco años transcurridos desde entonces, hemos ayudado a miles de empresas de construcción a aprovechar el poder de la tecnología en la nube para trabajar de forma más eficiente y ejecutar trabajos más rentables.

En este informe ejecutivo, identificaremos siete hábitos importantes que comparten los líderes más exitosos del sector de la construcción, desde la adopción de la tecnología en la nube hasta la mejora del conocimiento de la marca, y exploraremos formas específicas para que su empresa cree su propia estrategia de estimación ganadora.

Espero que le resulte útil.

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Presidente y CEO

Hábito ganador 1

NO COMPROMETER NUNCA LA PRECISIÓN DE LOS DATOS

Una oferta ganadora -y, en última instancia, un trabajo rentable- comienza con un presupuesto sin errores y fiable. Sin embargo, como cualquier profesional de la construcción puede decirle, a menudo es más fácil decirlo que hacerlo. ¿Por qué? Porque las fórmulas pueden ser defectuosas, los costes pueden estar mal calculados y las alteraciones del usuario -intencionadas o no- pueden causar estragos en los números mucho antes de que se presente la oferta final.

Las empresas constructoras ganadoras tienen la solución: sustituir los cálculos en papel y lápiz y en hojas de cálculo por un software creado específicamente para la estimación de la construcción. De este modo, los cálculos de materiales, mano de obra, equipos, impuestos, márgenes de beneficio, fianzas, seguros y otros costes se generan automáticamente, sin dejar lugar a errores humanos. El software de estimación también ofrece el tipo de visibilidad y control del que carecen otros enfoques. Las estimaciones pueden resumirse por tipo de coste -material, mano de obra, subcontratación- o por cualquier nivel de agrupación, incluidos los grupos definidos por el usuario por fase, área o ubicación. Los datos siguen siendo coherentes, precisos y fiables, independientemente de cómo se miren. Y hay otra ventaja: al tener plena confianza en los datos, se pierde menos tiempo persiguiendo valores atípicos y decidiendo en qué cifras confiar en hojas de cálculo dispares. Cuando el tiempo es dinero -y siempre lo es- eso importa.

Por último, el software de estimación específico para la construcción ayuda a garantizar que la información esté completamente actualizada, ofreciendo actualizaciones y mejoras continuas que hacen un seguimiento de las condiciones cambiantes de la industria y el mercado de forma automática, incluidas las actualizaciones de los precios de la mano de obra y los materiales. Esta es una protección importante para sus márgenes de beneficio y su cuenta de resultados; en el competitivo clima empresarial actual, simplemente no hay lugar para los errores de estimación o las sorpresas.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

Las empresas constructoras ganadoras cuentan con una única fuente de datos centralizada que garantiza la precisión en todo el proceso de preconstrucción. Pregúntese:
  • ¿Nos basamos en cálculos manuales que tienen un gran potencial de error humano?
  • ¿Vemos lagunas en la funcionalidad de las hojas de cálculo que impiden el flujo de trabajo y la precisión de los datos?
  • ¿Todos los participantes en el proyecto trabajan con la misma información de la misma manera?

Hábito ganador 2

AUMENTAR EL ACCESO A LA INFORMACIÓN

Esto puede parecer obvio (¿quién no ha oído decir que "el conocimiento es poder"? ), pero cuando la información es fácil de encontrar, acceder y utilizar, sus equipos de estimación y gestión de proyectos tienen más probabilidades de tomar mejores decisiones, trabajar de forma más colaborativa y "apropiarse" de los resultados del proyecto. Por eso las empresas constructoras ganadoras se aseguran de que los datos de las estimaciones estén disponibles, sean visibles y se puedan compartir, y por eso cada vez más contratistas de todos los tamaños eligen plataformas en línea basadas en la nube para sus actividades de estimación y gestión previa a la construcción.
90%
de los empleados estadounidenses llevan un teléfono móvil, listo para conectarse y comunicarse.
Fuente: Mobilecoach
Las ventajas empresariales son evidentes. Una solución de estimación basada en la nube ofrece a los empleados de su organización un acceso ilimitado a los datos en cualquier lugar donde haya una conexión a Internet: en la oficina, en el campo y en cualquier lugar. Los teléfonos inteligentes y los dispositivos móviles proporcionan acceso a los usuarios; una plataforma en la nube garantiza la disponibilidad de los datos las 24 horas del día y los 365 días del año. Para muchas empresas, esto puede traducirse en una mayor eficiencia y ahorro de costes; con un sistema "siempre activo", los individuos y los equipos pueden trabajar en propuestas e informes urgentes sin la restricción de las horas de oficina o las ubicaciones, consiguiendo más en menos tiempo y eliminando prácticamente el limbo del flujo de trabajo.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

Las empresas constructoras ganadoras ponen los datos de las estimaciones a disposición de todos los interesados en el proyecto, independientemente de su función o responsabilidad. 

Pregúntate a ti mismo:
  • ¿Aumentaría nuestra productividad en materia de estimaciones si tuviéramos acceso a los datos y a los informes las 24 horas del día y los 365 días del año?
  • ¿Valoran nuestros empleados la posibilidad de trabajar a distancia?
  • ¿Estamos limitando la transparencia con información aislada, inexacta u oculta?

Hábito ganador 3

ASEGÚRESE DE QUE SUS PROCESOS ESTÁN CONECTADOS

Las empresas constructoras ganadoras siempre valoran más la sencillez que la complejidad, especialmente cuando se trata de calcular los costes, licitar y ejecutar un trabajo. Por eso evitan las complicaciones de las aplicaciones empresariales y de cálculo en silos y eligen soluciones especialmente diseñadas para trabajar juntas.
50%
Las soluciones integradas de estimación y contabilidad pueden aumentar la producción en 50%.
Fuente: ProEst
A diferencia de las hojas de cálculo genéricas, el software creado específicamente para la estimación de la construcción ofrece una integración directa con muchas soluciones de software de gestión de proyectos y contabilidad de la construcción. Ahí es donde entra en juego el valor de la simplicidad: En muchos casos, los datos de las estimaciones pueden tener más detalles de los que un usuario quiere o necesita incorporar en la programación, el cálculo del coste del trabajo o la gestión del proyecto, lo que lleva a una complejidad no deseada en la parte posterior. Igualmente importante, la integración ayuda a garantizar que los cálculos sean coherentes y precisos. Dado que los datos de las estimaciones se transfieren automáticamente a otros sistemas de back office, se eliminan prácticamente los errores involuntarios y el cálculo del coste del trabajo se convierte en una verdadera extensión de los valores utilizados para crear cada estimación.

La integración del software también puede ahorrar un tiempo valioso. Como hemos visto con los programas de estimación y contabilidad totalmente integrados, no hay necesidad de introducir los datos varias veces y, como la precisión está prácticamente garantizada, el tiempo dedicado a comprobar y volver a comprobar los cálculos a medida que avanza el trabajo es cosa del pasado. De hecho, muchas empresas de construcción ganadoras informan de un aumento de 50% en la eficiencia del flujo de trabajo y la producción simplemente mediante la implementación de soluciones de software de estimación y contabilidad que están diseñados para trabajar juntos.

PRINCIPALES CONCLUSIONES
Las empresas de construcción ganadoras integran las aplicaciones de estimación y contabilidad para garantizar que la información vital se transfiera automáticamente. Pregúntese:
  • ¿Tenemos que volver a introducir los datos del presupuesto en el software de contabilidad o de gestión de proyectos en la parte posterior?
  • ¿Pasamos demasiado tiempo comprobando -y volviendo a comprobar- la exactitud de múltiples entradas?
  • ¿Podemos garantizar que los datos de las estimaciones mantienen su integridad a lo largo de la vida de cada proyecto?

Hábito ganador 4

AYUDE A SUS EQUIPOS A COLABORAR

La colaboración no es una idea nueva en el mundo de los negocios, pero en los últimos años se ha convertido en una cita obligada para las empresas constructoras ganadoras. ¿Por qué? Porque las investigaciones demuestran claramente que el nivel de colaboración afecta directamente al resultado de cualquier tarea o proyecto: cuanto más haya, mejor. En otras palabras, cuando su personal colabora eficazmente, comparte abiertamente la información y es capaz de comunicarse sin problemas, los niveles de rendimiento individual pueden aumentar drásticamente y los resultados pueden mejorar.
97%
de los empleados y directivos coinciden en que el nivel de colaboración influye directamente en el resultado de una tarea o proyecto
Fuente: Trabajo.com
Una plataforma de estimación basada en la nube contribuye en gran medida a que esto ocurra. Dado que la información en la nube se comparte fácilmente en tiempo real, es mucho más probable que se produzca un trabajo simultáneo y un libre intercambio de ideas entre las partes interesadas en el proyecto, un estilo de trabajo colaborativo que puede dar lugar a nuevas perspectivas, una toma de decisiones colectiva y un flujo de trabajo más eficiente.

Un mejor acceso a la información y la capacidad de colaborar con otros pueden incluso dar lugar a mayores niveles de satisfacción de los empleados. El fácil acceso a la información hace que el trabajo a distancia sea posible y productivo para sus equipos, todo ello sin comprometer su capacidad de comunicación, compromiso y contribución. Muchas empresas también descubren que la colaboración ayuda a acelerar el proceso de incorporación de nuevos empleados. Esto se debe a que la colaboración ayuda a alimentar una relación natural de mentor-hombre entre los estimadores nuevos o inexpertos y sus colegas más experimentados, lo que tiende a comprometer y motivar a todos los involucrados.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

Las empresas de construcción ganadoras apoyan la colaboración con herramientas de estimación y tecnología diseñadas para la conectividad y el intercambio de información. Pregúntese:
  • ¿Disponen nuestros estimadores de una plataforma que favorezca el libre intercambio de aportaciones e ideas?
  • ¿Estamos inhibiendo el pensamiento compartido y la toma de decisiones colectiva con una tecnología anticuada?
  • ¿Podríamos ganar en eficiencia animando a las partes interesadas a conectarse y comunicarse a voluntad?

Hábito ganador 5

REDUCIR LA HUELLA DE SU INFRAESTRUCTURA

A pesar de todos los impactos de la revolución digital, incluso las empresas constructoras ganadoras siguen muy ligadas a un mundo físico, de ladrillo y cemento. Pero eso no significa que no reduzcan su dependencia de la infraestructura siempre y cuando tenga sentido. La estimación de costes es un caso perfecto; las soluciones de estimación in situ basadas en un servidor representan un importante paso adelante respecto a las hojas de cálculo de la vieja escuela y los métodos de cálculo manual, pero siguen requiriendo que los usuarios del sistema y el personal de TI realicen un mantenimiento continuo, actualizaciones y reparaciones de los equipos. En cambio, al trasladar las actividades de estimación a una plataforma alojada en la nube y basada en la web, se elimina prácticamente la necesidad de que los usuarios y el personal informático intervengan en el mantenimiento del sistema.
82%
de todas las empresas afirman haber ahorrado dinero al trasladar su informática a la nube.
Fuente: Varios estudios
Gran parte de los beneficios de la reducción de la infraestructura se reducen a los costes. Con una solución de estimación en la nube, ya no es necesario gastar dinero en la compra y el mantenimiento de equipos in situ, lo que se traduce en una mano de obra más optimizada, así como en un menor coste y responsabilidad relacionados con el hardware propio y los servidores in situ. En pocas palabras, una solución de estimación basada en la nube permite a los estimadores y a los equipos de operaciones centrarse en lo que mejor saben hacer, con la máxima productividad, sin la distracción de la gestión diaria del sistema.

Las empresas constructoras ganadoras descubren que la estimación basada en la nube también aumenta la disponibilidad del sistema, por lo que la eficiencia aumenta y la productividad de los usuarios crece. De hecho, muchas empresas constructoras ganadoras descubren que la disponibilidad del sistema se duplica después de pasarse a la nube, con un aumento proporcional de la producción.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

Las empresas de construcción ganadoras ahorran tiempo y dinero al reducir su dependencia de equipos e infraestructuras innecesarios. Pregúntese:
  • ¿Funcionarían nuestros estimadores tan bien o mejor con una solución alojada en la web?
  • ¿Estamos gastando demasiado tiempo y dinero en el mantenimiento de las aplicaciones y los equipos in situ?
  • ¿Podríamos aumentar la fiabilidad y el rendimiento del sistema con una solución de estimación basada en la nube?

Hábito ganador 6

DÉ UN IMPULSO A SU IMAGEN DE MARCA

Las empresas constructoras ganadoras saben que una imagen de marca sólida es una poderosa ventaja comercial que proporciona la presencia, la credibilidad y la diferenciación que tanto se necesitan en un mercado saturado y competitivo. Mediante el refuerzo constante de sus marcas, estos contratistas ganan terreno como líderes del sector más rápidamente que los que carecen de una estrategia de identidad de marca sólida. Y aún hay más: se ha demostrado que una marca eficaz conduce a la fidelidad de los clientes y a las referencias, lo que crea una fuente potencial de futuros negocios.
73%
de los consumidores valoran el reconocimiento y la diferenciación de la marca.
Fuente: Harris Interactive
¿Qué tiene eso que ver con la estimación de los costes de construcción? En realidad, bastante. Con un software de estimación específico para la construcción, los contratistas pueden crear fácilmente informes y propuestas personalizados y con su marca que ponen la identidad de su empresa en primer plano. Al mostrar una marca prominente y consistente en los materiales impresos y digitales, las empresas de construcción ganadoras crean una importante continuidad y reconocimiento del nombre entre los clientes, socios y prospectos.

También se ha demostrado que una marca fuerte puede ayudar a aumentar la motivación y la lealtad de los empleados. Una imagen potente y positiva de la empresa da a los empleados la sensación de pertenecer a una organización profesional, pulida y comprometida con el éxito, razón suficiente para asegurarse de que tanto los documentos internos como los dirigidos a los clientes se identifiquen siempre de forma destacada como suyos y sólo suyos.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

Las empresas constructoras ganadoras hacen presupuestos e informes de marca para aumentar su presencia y fidelidad en el mercado. Pregúntese:
  • ¿Nuestros presupuestos, propuestas e informes parecen genéricos o poco profesionales?
  • ¿Podríamos ganar ventaja en el mercado con una marca de empresa más destacada?
  • ¿Ayudaría el branding de alto perfil a que los empleados vean nuestra empresa como única e importante?

Hábito ganador 7

POSICIONAR SU EMPRESA PARA EL CRECIMIENTO

Antes de que las aplicaciones y la tecnología en la nube estuvieran ampliamente disponibles, las empresas de construcción dependían de sistemas locales basados en servidores que requerían personal informático propio o subcontratado para su mantenimiento, actualización y reparación. Cuando el crecimiento era imprevisto o el sistema se sobrecargaba con la demanda, era inevitable que se produjera una "caída" y que la productividad de las estimaciones cayera en picado. Entonces, ¿cómo preparar a su empresa para el crecimiento futuro? ¿Cómo puede satisfacer con éxito una demanda repentina de más usuarios y más ofertas? Cada vez más, las empresas de construcción ganadoras eligen una plataforma de estimación de la construcción basada en la nube que puede aumentar -o disminuir- según el uso, sin necesidad de infraestructura adicional o intervención de TI.

Este es el tipo de flexibilidad que ayuda a los contratistas a responder más fácilmente a los requisitos de los clientes y de los proyectos, así como a las cambiantes condiciones del mercado, y a aprovechar al máximo las nuevas oportunidades de negocio que surjan. En modo de crecimiento agresivo, algunas empresas de construcción ganadoras informan de que duplicaron su producción de estimaciones en un período de doce meses, todo ello gracias a una plataforma de estimación basada en la nube que podía escalar en un momento.

Por otro lado, si la demanda de propuestas se reduce o el número total de estimadores disminuye -incluso temporalmente-, las empresas de construcción ganadoras no gastarán dinero innecesariamente en recursos fijos que no necesitan o utilizan. En otras palabras, una plataforma de estimación basada en la nube está equipada de forma única para alinearse con su volumen de estimación real; sus equipos siempre tienen exactamente el ancho de banda que necesitan a un coste que usted puede permitirse, ni más ni menos.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

Las empresas de construcción ganadoras saben que una plataforma de estimación basada en la nube puede ampliarse o reducirse en función de la demanda. Pregúntese:
  • ¿Vemos el potencial de crecimiento futuro, con la necesidad de un mayor volumen de estimaciones?
  • ¿Cuáles son las repercusiones probables de la estimación del tiempo de inactividad del sistema para nuestra empresa?
  • ¿Podríamos beneficiarnos de la flexibilidad de ampliar o reducir nuestras actividades de estimación?

Acerca de ProEst

ProEst proporciona capacidades avanzadas de estimación de la construcción para empresas líderes y clientes del sector público en los Estados Unidos, Canadá y Australia. Nuestra plataforma basada en la nube combina la estimación de costes, los despachos digitales y el análisis del día de la licitación en una única y potente solución: una forma probada de reducir costes, garantizar la precisión y agilizar el flujo de trabajo previo a la construcción.
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