7 consejos para conseguir que sus estimadores se suban a bordo

7 consejos para conseguir que sus estimadores se suban a bordo

En el fondo, la mayoría de los contratistas saben cuándo es el momento de hacer un cambio en su proceso de estimación. Algunos se sienten frustrados por la ineficacia y los altos costes. Otros saben que necesitan mejorar la precisión de sus ofertas. Y muchos pueden ver las ventajas del acceso en línea para mantener altos los niveles de productividad.

Adoptar una plataforma de estimación específica para la construcción, basada en la nube, es la respuesta: una potente tecnología diseñada para ayudar a las empresas generales y a los subcontratistas a preparar las ofertas de los proyectos y a hacer un seguimiento de los detalles asociados al proceso de pre-construcción. Hasta aquí, todo bien. Pero aunque la implementación de una nueva herramienta de estimación puede parecer una decisión empresarial sólida y lógica, es muy posible que haya un rechazo por parte de las mismas personas a las que se les pedirá que la utilicen. Y sin la aceptación de sus estimadores, su nueva solución simplemente no puede ofrecer todos los beneficios que usted ha contratado.

Las investigaciones demuestran que casi el 70% de todas las iniciativas empresariales centradas en el cambio operativo y de procesos no cumplen sus promesas, la mayoría de las cuales se deben a una preparación insuficiente y a la falta de "condicionamiento cultural". En pocas palabras, si las personas no están preparadas para adoptar una nueva forma de trabajar, la mejor tecnología del mundo no será eficaz, y lo que parecía una inversión inteligente se convierte en una pérdida de dinero.

En este informe, exploraremos siete maneras de ayudar a sus estimadores y a otras partes interesadas en el proyecto a aceptar su nueva plataforma de estimación específica para la construcción. Al enmarcar el cambio como una oportunidad, comunicar sus beneficios con antelación y dar los pasos adecuados una vez que la solución esté en marcha, su nueva solución de estimación puede ofrecer todos los beneficios empresariales que la tecnología avanzada puede ofrecer.

Espero que le resulte útil.

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Presidente y CEO

Consejo #1:

RECONOCER QUE EL CAMBIO ES DIFÍCIL

El cambio es inevitable, pero eso no significa que sea siempre fácil de aceptar. La sabiduría convencional nos dice que simplemente podemos convencer a la gente de que sea más flexible y menos reacia al riesgo, de que vea lo "nuevo y diferente" como una oportunidad y no como un problema. Pero las cosas rara vez son tan sencillas cuando se trata de procesar el cambio. La razón es la siguiente: los seres humanos han evolucionado para valorar la seguridad frente a la incertidumbre, lo que se deriva de un instinto básico de supervivencia. Estamos programados para querer predecir y controlar nuestras circunstancias, lo que significa que cuando nos enfrentamos a lo desconocido, nuestro cerebro puede interpretarlo como una amenaza, aunque sólo sea una nueva forma de trabajar.

Entonces, ¿qué puede hacer para asegurarse de que sus estimadores están a bordo de una nueva plataforma de estimación? Lo primero y más importante es comunicar que hacer las cosas de forma diferente es un reto y no una amenaza. La matemática emocional es sencilla: una amenaza es algo que hay que temer y eliminar; un reto, aunque signifique abrazar lo desconocido, puede superarse con éxito y tiene el potencial de producir un resultado positivo.

También es cierto que el cambio puede ser más difícil para algunas personas que para otras. Muchos contratistas tienen empleados experimentados -y muy valorados- con rutinas establecidas y un dominio de habilidades y tareas específicas adquiridas con el tiempo. Sus estimadores, que pueden haber comenzado su carrera con cálculos de papel y lápiz o herramientas genéricas de hoja de cálculo, suelen estar entre ellos. La buena noticia es que la presencia de la tecnología en la vida cotidiana (piense en los teléfonos inteligentes, los cajeros automáticos y Alexa, por nombrar algunos) está ahora tan extendida que la aceptación de las herramientas digitales es generalmente alta. Y, como veremos en el consejo #2, argumentar el cambio a una solución de estimación automatizada es aún más fácil cuando los beneficios finales para el usuario son muy claros.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • Comprender y reconocer que las personas están predispuestas a aferrarse a lo familiar para sentirse seguras y en control
  • Posicione su nueva plataforma de estimación como un reto que hay que dominar en lugar de una amenaza que hay que evitar
  • Encuentre y comunique los paralelismos y sinergias entre otras actividades basadas en la tecnología y su nueva plataforma

Consejo #2:

CENTRARSE EN LOS BENEFICIOS PARA EL USUARIO FINAL
Si está considerando activamente hacer una inversión en una nueva solución de estimación, ya ha conectado los puntos entre las mejoras tecnológicas y la ventaja competitiva. Probablemente ha visto que una solución de estimación más avanzada tiene mucho que ofrecer a su empresa, y que aferrarse a herramientas anticuadas podría ser perjudicial para su negocio a largo plazo. Todo ello es cierto. Pero aunque usted y sus estimadores estén "en el mismo equipo" cuando se trata de querer lo mejor para la empresa, sus prioridades no siempre son idénticas. Para conseguir que sus estimadores estén de acuerdo con su nueva plataforma de estimación, es importante centrarse menos en lo que la empresa puede ganar y más en las mejoras de la experiencia del usuario.

Si se abordan los puntos conflictivos conocidos que han sido problemáticos para sus estimadores en el pasado -y se demuestra cómo la nueva solución ayudará a resolverlos- se puede motivar a los usuarios a adoptar un enfoque alternativo. A continuación se presentan algunos puntos de discusión sobre una solución de estimación específica para la construcción que probablemente resonará con cualquier persona que tenga una función de estimación o gestión de proyectos:

Mantiene las cosas simples - En el mejor de los casos, el software "intuitivo" elimina las distracciones y las opciones no esenciales, creando una experiencia de usuario simplificada. El software de estimación de la construcción está diseñado con eso en mente, lo que da como resultado una herramienta fácil de usar y sencilla.

Elimina los errores - A nadie le gusta cometer errores, y eso incluye a sus estimadores. Al eliminar la necesidad de realizar cálculos manuales, una solución de estimación de construcción elimina la preocupación de producir ofertas inexactas.

Apoya la colaboración - Las investigaciones indican que los empleados son más felices y productivos cuando pueden compartir información y trabajar juntos. Con un sistema de estimación basado en la nube, varios usuarios pueden acceder y trabajar en los mismos documentos, todo en tiempo real.

Reduce la repetición - Hacer lo mismo una y otra vez puede contribuir a una sensación negativa sobre el trabajo de estimación. Una herramienta de estimación de la construcción automatiza muchas tareas, liberando a los estimadores para que se centren en un trabajo más gratificante.

Funciona en cualquier momento y lugar - Los estudios demuestran que la capacidad de trabajar fuera de la oficina es muy valorada por los empleados. Los estimadores pueden acceder a una plataforma de estimación de la construcción basada en la nube y utilizarla las 24 horas del día desde cualquier ordenador portátil o dispositivo móvil.

Gana más ofertas - Un proyecto adjudicado es un logro para su empresa y para sus estimadores. Una plataforma de estimación específica para la construcción ofrece el tipo de velocidad, detalle y precisión que puede dar lugar a más ofertas ganadoras.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • Centrarse en las mejoras tangibles de la experiencia del usuario, más que en los beneficios empresariales generales
  • Identificar los puntos débiles específicos del estimador y comunicar cómo la nueva solución ayudará a resolverlos
  • Estar preparado para responder a las preguntas e inquietudes con un conocimiento práctico de la tecnología que se va a adoptar

Consejo #3:

PERMITIR UN TIEMPO DE TRANSICIÓN ADECUADO
Una vez que su empresa ha decidido pasar a una nueva plataforma de estimación, puede ser tentador ir a por todas en el cambio y esperar que los demás sigan su ejemplo. Sin embargo, a menos que sus estimadores hayan participado en el proceso de toma de decisiones desde el principio, tendrá que darles tiempo para que se adapten a un cambio significativo, aunque positivo, y permitir la recalibración de los procesos, las expectativas y los conjuntos de habilidades.

La clave es tener en cuenta tanto el cambio performativo (cómo hacer las cosas de una manera nueva) como el cambio interno (cómo se siente la gente al hacer las cosas de una manera nueva), y eso puede llevar tiempo. El tiempo depende en gran medida de las herramientas que tenga para facilitar el cambio, como veremos en los consejos #5, #6 y #7.

También puede ser útil compartir los detalles de su proceso de toma de decisiones con el equipo de estimación, explicando por qué eligió una solución en lugar de otra, comparando y contrastando diversas características y beneficios. Al articular claramente su conjunto de consideraciones, puede demostrar que tiene en mente los mejores intereses de su estimador (véase el consejo #2), así como los de la empresa. Cuando se posiciona la nueva solución de estimación como una elección sensata basada en la lógica y los resultados previstos, es mucho más probable que se consiga la aceptación de aquellos a los que se les pide que la utilicen.

PASOS PARA EL ÉXITO
  • Si es posible, involucre a su equipo de estimación en la evaluación y consideración de todas las posibles soluciones de estimación
  • Comparta los detalles de su proceso de toma de decisiones para lograr la máxima aceptación por parte de sus usuarios finales
  • Deje tiempo suficiente para que sus estimadores logren tanto el cambio performativo (funcional) como el cambio interno (emocional)

Consejo #4:

ESTABLECER UN CALENDARIO Y CUMPLIRLO

Ya hemos visto que dejar tiempo suficiente para que sus estimadores aprecien los beneficios de una nueva herramienta de estimación y se preparen para reemplazar los procesos y conjuntos de habilidades establecidos es crucial para una adopción exitosa. Pero eso no significa que el calendario de implantación deba ser vago o indefinido. De hecho, si las expectativas de tiempo son claras -y por escrito- los usuarios pueden ver el "panorama general" y trabajar para alcanzar objetivos y puntos de referencia específicos.

Aquí es donde su socio tecnológico de estimaciones puede ofrecer un apoyo importante. La mayoría de los proveedores de soluciones recomiendan un calendario de implantación basado en responsabilidades claramente definidas y pasos de acción secuenciales, ajustados en caso necesario a cada situación. El conocimiento que un proveedor tiene de su producto y su experiencia pasada con la adopción por parte de los clientes es inestimable, y su aportación debería ser siempre una parte central de su plan. De este modo, podrá obtener la ayuda necesaria para establecer hitos realistas y utilizar recursos y conocimientos externos para garantizar su cumplimiento.

A continuación se muestra un ejemplo representativo de un calendario de implementación de una solución de estimación basada en la nube:

Pasos de implementación
Hora de finalización
Reunión inicial
Migración de datos
2 semanas
Configuración del sistema
1 semana
Formación de usuarios finales
3 semanas
Ir en directo

En este caso, el tiempo transcurrido desde el lanzamiento inicial hasta la fecha de puesta en marcha es de aproximadamente 6 semanas. Las empresas más grandes que llevan a cabo implantaciones por fases pueden superar este plazo; las empresas más pequeñas, o aquellas organizaciones con usuarios predominantemente expertos en tecnología, pueden llevar a cabo la implantación completa en mucho menos tiempo. Lo importante es establecer un plan definido y viable, y hacer que sus estimadores se responsabilicen de hacer su parte para mantener el proyecto en marcha. ¿La advertencia? Sea realista con sus expectativas. La mayoría de las empresas descubren que cuando una gran iniciativa de implantación se divide en partes más pequeñas y manejables, sus estimadores sentirán una sensación de compromiso y logro que les ayuda a apropiarse del cambio.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • No considere un calendario vago o un plan de ejecución abierto; las fechas de los hitos deben establecerse por escrito desde el principio
  • Solicite la ayuda de su socio tecnológico de estimación para establecer los objetivos de tiempo y articular las responsabilidades individuales
  • Dividir la iniciativa global de aplicación en tareas más pequeñas, asignadas individualmente, para mantener el progreso y aumentar el compromiso

Consejo #5:

OFRECER MÚLTIPLES OPCIONES DE FORMACIÓN

Dar a sus estimadores la información que necesitan para utilizar su nueva solución de forma eficaz es, con mucho, la forma más importante de garantizar que se incorporen -y permanezcan- a la empresa. Sólo cuando sus estimadores se sientan cómodos y confíen en su capacidad para utilizar la nueva herramienta de forma autónoma podrá considerar que su inversión ha sido un éxito, y la formación es la forma de conseguirlo. En este caso, el proveedor de la nueva solución desempeñará un papel fundamental, ya que es la fuente más fiable de información y conocimientos para ayudar a sus estimadores a comprender las características y ventajas del producto.

Pero es importante recordar que las personas aprenden de forma diferente, y que mientras un formato de formación es eficaz para algunos, otros pueden necesitar un enfoque totalmente distinto. Ahí es donde entra en juego el valor de las múltiples opciones de formación, cuanto más variadas sean en estilo y formato, mejor.

Dependiendo del nivel de conocimientos de sus estimadores, deberá utilizar los siguientes formatos de formación, ya sea individualmente o en combinación:

Tutoriales autoguiados - Para muchos contratistas, los tutoriales pregrabados sobre el producto son la forma más cómoda de presentar una nueva solución de cálculo a los usuarios, ya que permiten una flexibilidad de programación y un aprendizaje a su ritmo.

Reuniones presenciales - Muchas empresas constructoras consideran que la formación en directo y en persona es la forma más eficaz de que los estimadores aprendan un nuevo sistema, ya que permite un diálogo abierto y preguntas y respuestas espontáneas. Las sesiones pueden personalizarse para adaptarse a necesidades específicas y pueden acomodar más fácilmente a grupos más grandes.

Sesiones de vídeo en directo - Las sesiones de formación a distancia en tiempo real son cada vez más populares, ya que ofrecen muchas de las ventajas de las reuniones en persona sin necesidad de viajar o tener interacciones personales cara a cara. Estas sesiones pueden programarse según la conveniencia de los usuarios y acceder a ellas a través de cualquier ordenador portátil o dispositivo móvil por parte de varios usuarios.

Instrucción individual - Esta opción es especialmente útil para la formación de un estimador responsable de la formación de otros usuarios en su organización, ya que permite una instrucción acelerada y la máxima interacción.

Los educadores saben que cuanto mayor sea la participación del instructor, más motivado estará el estudiante. Recuerde que un buen programa de formación para sus estimadores es una parte importante de lo que está comprando a su proveedor de software, y por eso debe aprovechar al máximo todas las opciones de formación que se ofrecen. Los instructores del software de estimación no sólo pueden introducir conceptos clave y explicar las características del producto, sino que también pueden controlar el progreso de cada usuario potencial y sugerir instrucciones de recuperación o prácticas adicionales para abordar cualquier área de preocupación. La formación nunca debe considerarse completa hasta que cada estimador tenga la confianza necesaria para utilizar la herramienta de forma independiente.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • Reconozca que las personas tienen una variedad de estilos de aprendizaje, y busque múltiples opciones de formación de su proveedor
  • Aproveche al máximo los programas de formación ofrecidos por su socio de soluciones de estimación, incluyendo la evaluación del usuario y los informes de progreso
  • Pida a sus estimadores que demuestren su conocimiento del nuevo sistema de estimación y busque apoyo adicional cuando sea necesario

Consejo #6:

ESTABLECER RELACIONES ENTRE MENTORES Y ALUMNOS

Si su empresa de construcción es como la mayoría, sus empleados son un grupo variado de personas, con una amplia gama de rasgos de personalidad individual, experiencia profesional y habilidades técnicas. Algunos llevan décadas trabajando en el sector. Otros pueden estar empezando su carrera. Y todos tendrán sus propias ideas sobre los impactos y el valor de su nueva plataforma de estimación, ya sea a favor o en contra. Al facilitar las relaciones de apoyo entre mentores y aprendices, puede ayudar a sus estimadores a encontrar un terreno común y hacer avanzar la aceptación. Cuando los equipos de dos trabajan juntos y logran un punto de vista equilibrado, pueden aprender más rápidamente los fundamentos de su nuevo sistema de estimación y adoptar los cambios que traerá.

La clave es emparejar a los empleados que más se complementen entre sí, en lugar de formar un equipo con personas demasiado parecidas. Un estimador resistente a la tecnología, que prefiere un enfoque de papel y lápiz, se beneficiará más de un mentor con una sólida formación digital, del mismo modo que un estimador competente en tecnología tiene mucho que ganar de alguien con un agudo sentido visual, una profunda experiencia en el sector o una eficaz capacidad de instrucción.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • Reconocer que cada estimador tiene su propia visión de los impactos de una nueva solución de estimación
  • Esfuércese por emparejar a los empleados con rasgos de personalidad y conjuntos de habilidades complementarios
  • Supervisar la eficacia de la relación mentor/alumno y hacer los ajustes necesarios

Consejo #7:

SOLICITAR ACTIVAMENTE OPINIONES E INQUIETUDES

En un mundo perfecto, la transición de su empresa a una nueva plataforma de estimación se desarrollaría sin problemas, inmune a la resistencia de los usuarios, a los problemas de formación o a los cuellos de botella de la implementación. Pero la verdad es que puede experimentar las tres cosas, lo que hace que sea crucial fomentar activamente las opiniones de sus estimadores a lo largo del camino. Escuchando atentamente lo que tienen que decir y reconociendo el valor de sus aportaciones, puede aumentar significativamente su participación en la transición y su propiedad de un resultado positivo.

Tenga en cuenta que su socio de software de estimación puede desempeñar un papel importante a la hora de solicitar, procesar y abordar los comentarios de los nuevos usuarios, y muchos proveedores tienen un proceso formalizado de encuesta a los nuevos usuarios que ayuda a guiar el desarrollo futuro del producto y los esfuerzos de formación. La clave es asegurarse de que se responden las preguntas y se abordan las preocupaciones de inmediato, lo que ayuda a garantizar un compromiso constante y una mejor aceptación a largo plazo por parte del equipo de estimación.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • Asegúrese de que sus estimadores sepan que sus comentarios son "escuchados" y que se consideran valiosos para el esfuerzo
  • Reconocer que las preguntas y preocupaciones sobre los nuevos procesos y herramientas son una parte necesaria de una transición exitosa
  • Colabore con su socio de software de estimación para solicitar, registrar y abordar activamente los comentarios de sus estimadores

Conclusión:


Está ampliamente reconocido que la cultura -comportamientos, actitudes e instintos de las personas- es el aspecto más difícil de gestionar cualquier cambio del statu quo, y eso incluye la transición a una nueva plataforma de estimación. Aunque los beneficios para el negocio son claros, la adopción de una nueva herramienta de estimación representa un cambio significativo en los procesos y flujos de trabajo, y para algunos estimadores, requerirá conjuntos de habilidades nuevas y desconocidas. Si se presenta la experiencia como una oportunidad y no como una amenaza, se fomenta el compromiso y la apropiación desde el principio y se proporciona el apoyo necesario en cada fase de la implementación, se puede ayudar a los estimadores a convertirse en defensores de una herramienta de negocio inestimable.