Informes ejecutivos

5 razones por las que los estimadores de la construcción abandonan Excel

La mayoría de los que tenemos algo de experiencia en el sector de la construcción sabemos que Excel, a pesar de sus inconvenientes, ha sido durante mucho tiempo un pilar de la estimación de proyectos. De hecho, para muchos contratistas, la estimación en hojas de cálculo de Excel representó un avance significativo con respecto a los cálculos más rudimentarios en papel y lápiz: una forma más rápida y mejor de registrar y manipular las entradas de la estimación, con un resultado más preciso.

Sin embargo, como esos mismos contratistas pueden decirle, Excel tiene sus defectos y limitaciones como herramienta de estimación para la construcción, principalmente porque no se creó teniendo en cuenta las necesidades de un sector específico. Y aunque la calidad genérica de Excel hace que sea relativamente fácil de usar para la mayoría de la gente, también es menos que ideal para el tipo de tareas de estimación detalladas -y a menudo especializadas- que los contratistas quieren y necesitan.

El software de estimación específico para la construcción resolvió muchos problemas para los estimadores y los equipos de gestión de proyectos; las funciones de automatización más potentes y la integración con las aplicaciones de back-office ahorran tiempo, mejoran la precisión y producen mejores resultados de forma fiable. Y luego está la nube, un desarrollo tecnológico que ha revolucionado la forma de trabajar del sector de la construcción. En el mundo actual, hiperconectado y siempre activo, una plataforma de estimación basada en la nube ofrece a los equipos de construcción niveles de acceso, movilidad y productividad sin precedentes. Los estudios demuestran que los contratistas que utilizan la nube tienen una ventaja competitiva significativa sobre los que no lo hacen, y la diferencia seguirá aumentando.

En este informe ejecutivo, identificaremos cinco razones importantes por las que debería considerar la sustitución de Excel por una herramienta de estimación específica para la construcción, y explicaremos cómo dejar atrás Excel puede ayudar a su empresa a alcanzar nuevos niveles de crecimiento y rentabilidad.

Espero que le resulte útil.

Jeff Gerardi

Presidente y Director General

Razón nº 1: Precisión

LOS CÁLCULOS DE EXCEL PUEDEN SER DEFECTUOSOS

Una oferta ganadora -y, en última instancia, un trabajo rentable- comienza con un presupuesto sin errores y fiable. Sin embargo, como cualquier profesional de la construcción puede decirle, a menudo es más fácil decirlo que hacerlo. ¿Por qué? Porque las fórmulas pueden ser defectuosas, los costes pueden estar mal calculados y las alteraciones del usuario -intencionadas o no- pueden causar estragos en los números mucho antes de que se presente la oferta final.

Las empresas de construcción ganadoras tienen la solución: sustituir los cálculos en papel y lápiz y en hojas de cálculo por un software creado específicamente para la estimación de la construcción. De este modo, los cálculos de materiales, mano de obra, equipos, impuestos, márgenes de beneficio, fianzas, seguros y otros costes se generan automáticamente, sin dejar lugar a errores humanos. El software de estimación también ofrece el tipo de visibilidad y control del que carecen otros enfoques. Las estimaciones pueden resumirse por tipo de coste -material, mano de obra, subcontratación- o por cualquier nivel de agrupación, incluidos los grupos definidos por el usuario por fase, área o ubicación. Los datos siguen siendo coherentes, precisos y fiables, independientemente de cómo se miren. Y hay otra ventaja: al tener plena confianza en los datos, se pierde menos tiempo persiguiendo valores atípicos y decidiendo en qué cifras confiar en hojas de cálculo dispares. Cuando el tiempo es dinero -y siempre lo es- eso importa.

Por último, el software de estimación específico para la construcción ayuda a garantizar que la información esté completamente actualizada, ofreciendo actualizaciones y mejoras continuas que hacen un seguimiento de las condiciones cambiantes de la industria y el mercado de forma automática, incluidas las actualizaciones de los precios de la mano de obra y los materiales. Esta es una protección importante para sus márgenes de beneficio y su cuenta de resultados; en el competitivo clima empresarial actual, simplemente no hay lugar para los errores de estimación o las sorpresas.

CONCLUSIONES CLAVE

Excel permite a los usuarios construir fórmulas que pueden ser alteradas, ya sea deliberadamente o por error.
A diferencia de Excel, el software de estimación de la construcción puede resumir los datos por tipo de coste -material, mano de obra, subcontratación- para una claridad instantánea.
El software de estimación ofrece actualizaciones y mejoras continuas que reflejan las condiciones actuales del sector de la construcción.

Razón nº 1: Colaboración

EXCEL NO DEJA QUE LA GENTE TRABAJE JUNTA

Ahora, más que nunca, es esencial que sus empleados trabajen como "un solo equipo", desde el inicio de un proyecto hasta que se presenten los últimos números. Esto significa tener un nivel de conectividad y colaboración entre las partes interesadas para el que Excel no fue diseñado.

¿Las buenas noticias? Un software creado específicamente para la estimación de la construcción y alojado en una plataforma en la nube rompe las barreras y facilita la comunicación entre las partes interesadas, proporcionando a los equipos una nueva capacidad para compartir información en tiempo real y colaborar en las decisiones clave y en los planes para seguir adelante.

Y lo que es mejor, es escalable. Con un repositorio centralizado de datos del proyecto, una plataforma de estimación basada en la nube puede dar cabida a un número ilimitado de usuarios simultáneamente, y ofrece nuevos niveles de visibilidad del proyecto a todos los implicados. Esto significa que los estimadores, los directores de proyecto, los equipos de campo y el personal de contabilidad estarán en la misma página durante toda la vida de cada proyecto, sin el riesgo de discrepancias y errores de datos no detectados.

La estimación de la construcción basada en la nube también es ideal para los usuarios remotos. Accesibles desde dispositivos móviles en cualquier momento y lugar, las plataformas de estimación en la nube ofrecen a una plantilla cada vez más móvil una nueva capacidad para conectarse, comunicarse, colaborar y contribuir.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

Excel no fue diseñado como una herramienta de colaboración, lo que limita la capacidad de los usuarios para compartir información.
Excel no se puede ampliar ni reducir, con la capacidad de albergar un número ilimitado de usuarios.
Excel no puede proporcionar la accesibilidad 24/7/365 que ofrecen los sistemas de estimación basados en la nube.

Razón nº 3: Integración

EXCEL NO SE INTEGRA FÁCILMENTE CON OTRAS APLICACIONES

Como hemos visto, la productividad real se produce cuando los equipos se conectan y colaboran, pero Excel tiene funciones multiusuario limitadas. La programación personalizada puede solucionar algunos de los problemas, pero puede ser costosa, y la personalización de Excel a nivel de usuario hace que sea difícil, si no imposible, mantener un enfoque estandarizado en toda la empresa para múltiples estimadores. Es fácil ver que si las estimaciones son inconsistentes en términos de contenido o formato, eso puede significar un problema en el extremo posterior para los equipos de contabilidad y gestión de proyectos.

Aún más problemático es conseguir que los datos correctos se transfieran correctamente a sus otros sistemas de back office. En muchos casos, los datos de las estimaciones pueden tener más detalles de los que un usuario desea incorporar a la programación, el cálculo de costes de los trabajos o la gestión de proyectos, lo que da lugar a cálculos inexactos y a una complejidad no deseada. Y las alteraciones manuales -intencionadas o no- pueden causar estragos en la precisión de las estimaciones.

El software creado específicamente para la estimación de la construcción, por otro lado, ofrece integración directa con muchas soluciones populares de contabilidad de la construcción y de gestión de proyectos, eliminando la necesidad de introducir manualmente los datos de la estimación en el software en el extremo posterior. Esto es una buena noticia para todos, porque ahorra tiempo y elimina los errores involuntarios.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

Excel no ofrece un enfoque estandarizado para múltiples estimadores, lo que compromete la coherencia y la precisión.
El software de estimación específico para la construcción transfiere automáticamente los datos de estimación del front-end a los sistemas de back office.
La integración directa con el software de contabilidad elimina prácticamente el riesgo de errores de reintroducción manual.

Razón #4: Escalabilidad

EXCEL NO SEGUIRÁ EL RITMO DEL CRECIMIENTO FUTURO

Para muchas empresas de construcción, llega un momento en el que Excel simplemente no es lo suficientemente grande o potente como para hacer frente a un mayor volumen de estimaciones o complejidad. Cuando el crecimiento es una prioridad del negocio -y para muchos contratistas lo es-, esto puede suponer un problema para las empresas que se aferran a la familiaridad de Excel.

Las soluciones de software específicas para la construcción que se ofrecen a través de una plataforma en la nube en línea son la solución, ya que satisfacen la necesidad de escalabilidad, ya sea hacia arriba, en tiempos de crecimiento, o hacia abajo, si la demanda y el uso se reducen.

Echemos un vistazo al primer escenario, utilizando como ejemplo a los pequeños contratistas residenciales y de remodelación. Incluso con un potencial ilimitado de crecimiento del mercado, mantener una base de datos relevante y depurar Excel para múltiples usuarios puede ser un reto que muchos no pueden o no quieren afrontar.

Las grandes empresas de contratación general se enfrentan a sus propios problemas al seguir con Excel. Las que experimentan un aumento repentino de la demanda de estimaciones, o necesitan añadir rápidamente más estimadores al equipo, encuentran que Excel limita su capacidad para responder a nuevas oportunidades, o incluso para gestionar adecuadamente las estimaciones que ya se han producido.

Para las empresas de todos los tamaños, la dependencia de Excel a menudo conduce a una menor productividad. En primer lugar, está el tiempo de configuración inicial de la plantilla de estimación de Excel, y luego hay que verificar y probar todas las fórmulas para asegurarse de que se ha hecho correctamente, mientras que con un producto disponible en el mercado, ese trabajo se hace por ti. ¿En qué consiste? Si llega al punto en que no tiene el tiempo o la mano de obra para mantener y verificar la integridad de sus datos, entonces la respuesta es otra solución.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

La mayoría de los contratistas superarán las hojas de cálculo de Excel a medida que aumente la escala y la complejidad de sus proyectos de estimación.
Los contratistas que prevén el crecimiento pueden beneficiarse del software de estimación basado en datos, tanto a corto como a largo plazo.
A diferencia de Excel, el software de estimación de la construcción puede soportar cambios repentinos en el volumen de estimación y la demanda de los usuarios.

Razón nº 5: Apoyo

EXCEL NO OFRECE UN EQUIPO DEDICADO

Sin todas las piezas adecuadas, ningún proyecto de construcción puede ponerse en marcha, y eso incluye el proceso de estimación de la construcción. A diferencia de Excel, el software de estimación desarrollado específicamente para el sector de la construcción suele contar con el apoyo de un equipo dedicado de profesionales cualificados de tecnología y servicio al cliente que respaldan su producto, listos, dispuestos y disponibles para responder a las preguntas, solucionar posibles problemas y ayudar a optimizar el valor de su inversión. Su conocimiento colectivo del sector de la construcción y del proceso de estimación tiene un valor incalculable a la hora de ayudar a los estimadores a crear y mantener una base de datos que refleje los requisitos de estimación especializados, así como los cambios en el propio sector.

Un equipo de soporte de software dedicado puede ayudar a su empresa de construcción a ahorrar también un tiempo valioso. Sabiendo que "el tiempo es oro" para los contratistas, una respuesta rápida a las consultas de los clientes y a las solicitudes de servicio ayuda a evitar tiempos de inactividad improductivos del sistema y a mantener un alto nivel de rendimiento empresarial. Los equipos dedicados a la incorporación pueden incluso ayudar a agilizar la transición desde Excel. ¿Por qué? Porque saben cómo importar datos históricos desde el entorno de Excel y ayudan a que el paso a un sistema de estimación estandarizado sea rápido, sin problemas y sin complicaciones.

Igual de importante es que los equipos de soporte dedicados están un paso por delante de las actualizaciones y mejoras del producto y están disponibles para guiar a los usuarios a través de las nuevas características y funcionalidades. Esto significa que su empresa se mantiene en la cima de la productividad de la estimación y puede mantener más fácilmente una ventaja competitiva.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

Un equipo de asistencia especializado puede responder rápidamente a las preguntas y resolver los problemas técnicos.
La asistencia bajo demanda ayuda a garantizar un tiempo mínimo de inactividad del sistema y una productividad ininterrumpida.
Los equipos de apoyo tienen un amplio conocimiento de las tareas de estimación y del sector de la construcción en general.

Conclusión:

Cada año, el sector de la construcción es más competitivo y se centra en la tecnología, lo que exige que los contratistas adopten nuevas herramientas y procesos innovadores para mantener su ventaja en el mercado. A medida que las limitaciones de Excel se hacen más evidentes -y que se perciben las ventajas empresariales de las herramientas de estimación más avanzadas- está claro que ha llegado el momento de cambiar. Excel simplemente no puede proporcionar el tipo de potencia de estimación, personalización y conectividad que hace posible el máximo rendimiento. Por ello, las empresas de construcción que se aferran a la familiaridad de Excel pueden estar poniendo en peligro su capacidad para competir eficazmente, trabajar con eficiencia y mantener relaciones rentables con los clientes.

En este informe ejecutivo, hemos visto que cuando todos los miembros de su equipo trabajan juntos en el mismo sistema, el flujo de trabajo del proyecto se acelera, la productividad aumenta y los márgenes de beneficio mejoran. Al adoptar una plataforma de estimación de construcción automatizada más potente, especialmente una basada en la nube, las empresas de construcción de todos los tamaños pueden gestionar mejor las complejidades de hoy y posicionarse para el éxito en el futuro.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

Un equipo de asistencia especializado puede responder rápidamente a las preguntas y resolver los problemas técnicos.
La asistencia bajo demanda ayuda a garantizar un tiempo mínimo de inactividad del sistema y una productividad ininterrumpida.
Los equipos de apoyo tienen un amplio conocimiento de las tareas de estimación y del sector de la construcción en general.

Acerca de ProEst

ProEst proporciona capacidades avanzadas de estimación de la construcción para empresas líderes y clientes del sector público en los Estados Unidos, Canadá y Australia. Nuestra plataforma basada en la nube combina la estimación de costes, los despachos digitales y el análisis del día de la licitación en una única y potente solución: una forma probada de reducir costes, garantizar la precisión y agilizar el flujo de trabajo previo a la construcción.

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