Informes ejecutivos

5 pasos para hacer el cambio a una plataforma de pre-construcción digital

Pocos discutirían que los avances tecnológicos han ayudado a las empresas a alcanzar nuevos niveles de productividad y ventaja competitiva; en particular, los primeros en adoptar las plataformas digitales superan sistemáticamente a las organizaciones que se quedan atrás. Sin embargo, el sector de la construcción en su conjunto ha tardado en adoptar las herramientas digitales, y muchos contratistas siguen dependiendo de procesos y productos obsoletos que pueden inhibir la eficiencia y el crecimiento.

En esta guía, identificaremos los cinco pasos que debe seguir su empresa para pasar con éxito a una solución digital de estimación y gestión de la pre-construcción, y escucharemos a algunos contratistas que han adoptado la plataforma ProEst basada en la nube. Adoptando un enfoque medido y secuencial -y haciéndose preguntas clave a lo largo del camino- su paso a una solución totalmente digital puede ofrecer los beneficios comerciales a largo plazo que su empresa necesita para tener éxito.

Espero que le resulte útil.

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Presidente y CEO

Paso 1: Identificar los beneficios

Cualquier contratista que valore los márgenes de beneficio saludables tiene poca tolerancia al despilfarro, pero muchos expertos del sector sugieren que una dependencia excesiva de la estimación en papel y de la gestión previa a la construcción es un factor importante que contribuye a la ineficacia y a los excesos de costes.

¿La buena noticia? Trasladar esas actividades a una plataforma digital puede reducir considerablemente los costes y aumentar la eficiencia. Sin la necesidad de imprimir, actualizar y hacer circular los activos en papel durante la pre-construcción, puede esperar ahorrar dinero, acelerar los plazos, evitar errores y minimizar los residuos. Y lo que es igual de importante, puede eliminar el riesgo de que los documentos en papel se pierdan o se destruyan, ya que las copias digitales de sustitución están disponibles en una ubicación segura y centralizada, y cualquier usuario puede acceder a ellas fácilmente en cualquier momento que lo necesite.

La accesibilidad fue el factor decisivo para Wallace Perkins, Director de Operaciones de Vantis, con sede en California, que optó por sustituir los procesos de estimación en papel de la empresa por la solución basada en la nube de ProEst, que permite a los equipos colaborar en tiempo real, una ventaja significativa para una empresa cuyos empleados están repartidos por todo el estado y a menudo trabajan a distancia. "Podemos trabajar desde cualquier lugar", dijo Perkins, "todo sin estar en la red de la empresa". Cuando se le preguntó si Vantis volvería a hacer estimaciones manualmente, Perkins dijo lo siguiente: "De ninguna manera. De ninguna manera".
PREGÚNTESE A SÍ MISMO:
  • ¿Estamos gastando dinero innecesariamente en copias impresas de planos y otros documentos?
  • ¿La revisión constante de los documentos en papel provoca retrasos y cuellos de botella en los proyectos?
  • ¿La falta de digitalización limita la capacidad de los interesados para trabajar a distancia y colaborar?
  • ¿Perdemos tiempo intentando localizar y acceder a documentos mal archivados o perdidos?
  • ¿Tenemos un plan de seguridad para los documentos del proyecto en caso de catástrofe? El primer paso es reconocer que abandonar la documentación en papel -y adoptar una solución digital en su lugar- es una oportunidad de negocio que no debe perderse.
Vantis
Con múltiples proyectos en diferentes lugares, Vantis reconoció la necesidad de una mejor manera de colaborar y conectar con los subcontratistas de múltiples oficios y entre sí.
El primer paso es reconocer que el abandono de la documentación en papel -y la adopción de una solución digital en su lugar- es una oportunidad de negocio que no debe perderse.

Paso 2: Seleccionar la plataforma adecuada

Una vez que haya reconocido las ventajas potenciales de trabajar con versiones digitales de sus planos, dibujos, informes, órdenes de cambio y otros documentos, tendrá que elegir la solución de gestión de estimaciones y pre-construcción que mejor refleje las necesidades específicas de su empresa, sus objetivos, su presupuesto, su perfil de usuario y sus procesos de trabajo. Las consideraciones más comunes son:

Precios y condiciones de uso - Cuando se trata de plataformas digitales de estimación y preconstrucción, los modelos de precios y los acuerdos de licencia pueden variar mucho de un proveedor a otro. La clave es basar su decisión en la combinación adecuada de coste inicial asequible y flexibilidad en el futuro. El modelo único de suscripción anual de ProEst ofrece un número ilimitado de usuarios, soporte telefónico ilimitado y almacenamiento ilimitado en la nube, una flexibilidad incorporada que puede ofrecer un ahorro significativo con el tiempo.

Compatibilidad con otros programas - A medida que se digitalizan más y más funciones de oficina, es importante saber que su nuevo sistema de estimación sin papel funcionará sin problemas con otras aplicaciones empresariales, incluyendo la contabilidad, la nómina, los recursos humanos y las soluciones de gestión de proyectos. ProEst está diseñado para integrarse con Procore, Acumatica, Foundation, Viewpoint y otro software líder de la industria de la construcción, proporcionando visibilidad de los proyectos de principio a fin y consistencia de los datos.

Facilidad de uso - Si su empresa de construcción es como la mayoría, sus empleados tienen una amplia gama de conocimientos técnicos -desde principiantes hasta avanzados-, por lo que es conveniente elegir una solución digital que sea lo suficientemente sencilla e intuitiva para satisfacer las necesidades de todos. ProEst cuenta con una interfaz gráfica y fácil de usar que fomenta la adopción y el dominio desde el primer momento, la clave para obtener el máximo valor de su inversión.

Capacidades de acceso remoto - La capacidad de acceder, ver, modificar y compartir la información del proyecto fuera de la oficina -en tiempo real- se está convirtiendo en un punto de venta clave de la estimación digital y la gestión de la pre-construcción. La sólida solución basada en la nube de ProEst ofrece un acceso ilimitado las 24 horas del día desde cualquier ordenador portátil o dispositivo móvil con acceso a Internet, lo que proporciona a los contratistas una nueva capacidad para mantener los proyectos a tiempo y en el buen camino, independientemente de su ubicación.

Formación de nuevos usuarios - La formación de sus usuarios -y la formación sobre nuevas funciones siempre que su empresa lo necesite- es una parte importante de lo que está comprando al proveedor de una solución digital de estimación y gestión de la preconstrucción. ProEst ofrece múltiples opciones de formación para usuarios de todos los niveles, incluyendo tutoriales de vídeo autoguiados, sesiones remotas de Zoom y reuniones personales.

Acceso a la asistencia técnica - Pasar a una plataforma digital requerirá casi con toda seguridad cambios en sus procesos e infraestructura actuales, lo que hace que la calidad y disponibilidad del servicio de atención al cliente y el soporte técnico sean un factor clave en su decisión. ProEst ofrece asistencia en directo y en Estados Unidos a petición de un equipo de especialistas técnicos y de éxito de clientes.

Reputación y calificación de los proveedores - En la era de las redes sociales y de las reseñas de colegas en línea, es fácil aprender mucho sobre las experiencias de otras empresas que han utilizado el software que usted está considerando. La plataforma ProEst ha sido adoptada por algunas de las empresas de construcción más reconocidas del mundo, con relaciones de largo plazo con clientes que abarcan décadas, y constantemente obtiene calificaciones positivas y críticas favorables por parte de los expertos de la industria.

Bryan Riehle, Director de Preconstrucción de la empresa Oswald, con sede en Cincinnati, realizó una búsqueda exhaustiva de una solución de estimación digital para sustituir a Excel. A lo largo de seis meses, Riehle y el equipo de estimación evaluaron no menos de siete productos de estimación, y finalmente eligieron ProEst, una solución basada en la nube que ofrecía una integración total con su solución de gestión Procore. Un proceso de selección metódico permitió a Oswald obtener la herramienta de estimación digital y de gestión de la pre-construcción que estaba buscando.
PREGÚNTESE A SÍ MISMO:
  • ¿Estamos seguros de que el proveedor cuenta con el pleno respaldo de los expertos del sector y los usuarios?
  • ¿El modelo de precios se ajusta al presupuesto y es lo suficientemente flexible como para adaptarse a cualquier cambio futuro?
  • ¿Está disponible la formación formal de los usuarios y la asistencia técnica mientras la necesitemos?
  • ¿Se integrará la solución sin problemas con nuestro software de contabilidad y gestión de proyectos?
swald da prioridad a la eficiencia de los procesos
Oswald da prioridad a la eficiencia de los procesos y a la reducción de residuos, empleando una serie de herramientas y tecnologías inspiradas en Lean a lo largo del ciclo de vida de sus proyectos de construcción.
El segundo paso consiste en evaluar las posibles soluciones en función del precio, la funcionalidad, la formación, el soporte y la reputación del proveedor de software; todas ellas consideraciones importantes a la hora de seleccionar la plataforma digital adecuada para sus necesidades de estimación y gestión de la pre-construcción.

Paso 3: Involucrar y formar a los usuarios

Hemos visto que un programa formalizado de incorporación y formación para la estimación digital y el software de gestión previa a la construcción es una parte importante del conjunto de consideraciones antes de comprometerse con una solución específica. Pero ahora que lo ha hecho, es fundamental que utilice esas herramientas y capacidades suministradas por el proveedor para sacar el máximo provecho. Después de todo, cuando se trata de aprovechar al máximo las características y funciones de su nueva solución, sus desarrolladores tienen un nivel de conocimiento que nadie más puede igualar, y lo más probable es que estén dispuestos a compartir lo que saben.

La introducción adecuada de su equipo a un nuevo sistema digital de estimación y gestión de la pre-construcción -y la obtención de su inequívoca aceptación- es considerada por muchos como la parte más importante de la transición a un entorno sin papel. ¿Por qué? Porque incluso la solución digital más potente no puede cumplir sus promesas a menos que los usuarios estén totalmente familiarizados con el nuevo software y suficientemente formados en su uso.

Para la mayoría de las empresas, eso significa la participación activa en sesiones de formación en vivo, en persona o en línea, un formato muy adecuado para usuarios no técnicos y grupos grandes. Por otro lado, los usuarios pueden optar por formarse de forma independiente a través de videotutoriales autoguiados o chats en línea. Sea cual sea el enfoque, el objetivo es dotar a su equipo de los conocimientos necesarios para utilizar su nueva solución sin papel con confianza, y no caer en la tentación de volver a un sistema de respaldo basado en papel cuando se sientan amenazados o inseguros.

Spencer Gravelle, un estimador de Blach Construction en California, abogó por múltiples opciones de formación antes de que la empresa hiciera la transición a la plataforma digital ProEst, y una vez que el sistema estuvo en funcionamiento, se aseguró de que su equipo utilizara tanto los tutoriales en persona como los vídeos de formación integrados para aprender sus características y funciones. La flexibilidad de este enfoque, dijo Gravelle, ayudó a acelerar la adopción y condujo a una estimación más productiva de inmediato. "Cuando hay una buena sección de vídeos educativos dentro del software, es fácil para alguien ver cómo hacer las cosas y básicamente aprender el programa por sí mismo".
Construcción Blach
Los responsables de Blach, deseosos de sustituir los programas de estimación que consideraban "viejos, toscos y anticuados", quedaron impresionados con la velocidad, la estabilidad y la comodidad de uso de ProEst.
PREGÚNTESE A SÍ MISMO:
  • ¿Hemos proporcionado suficiente tiempo de transición y formación a nuestros usuarios?
  • ¿Conocen nuestros usuarios las características y funciones que ofrecen las plataformas digitales?
  • ¿Ofrece nuestro proveedor una variedad de formatos de formación para adaptarse a diferentes estilos de aprendizaje?
  • ¿Se sienten nuestros nuevos usuarios lo suficientemente cómodos y seguros como para utilizar la solución de forma independiente?
  • ¿Fomentamos las opiniones de nuestros usuarios sobre los retos y oportunidades de la formación?
El tercer paso es conseguir que las personas que van a utilizar el nuevo sistema digital lo acepten, y asegurarse de que reciben la formación y el apoyo que necesitan para trabajar de forma independiente.

Paso 4: Preparar los datos

Todos los proyectos de construcción generan datos: información vital sobre la programación, los costes de los subcontratistas, los precios de los materiales, los márgenes de beneficio y otros aspectos similares. En un entorno no digital, esos datos pueden resultar inconexos y abrumadores, lo que dificulta su uso productivo. Al pasar a una solución digital de estimación y preconstrucción basada en la nube, puede capturar, consolidar y categorizar los datos históricos en una única ubicación de fácil acceso, la mejor manera de aprovechar plenamente su valor comercial.

La clave está en decidir qué información tiene valor y qué puede descartarse por ser obsoleta o irrelevante. Los datos que se conservan se pueden transferir como archivos digitales a un depósito central que se puede ver, compartir y modificar según sea necesario, todo ello sin el costoso almacenamiento y los ineficientes métodos de búsqueda que requieren los documentos en papel.

También puede encontrar la necesidad de una base de datos digital proporcionada por su socio de software. Dado que una base de datos de costes de construcción disponible en el mercado se supervisa y mantiene continuamente para reflejar las condiciones imperantes en el mercado, puede estar seguro de que las entradas son precisas y están actualizadas, la única forma de saber que sus cálculos son válidos y que sus cifras son fiables.

Sólo cuando su base de datos digital esté en su sitio y su sistema esté correctamente configurado, podrá llevar a cabo una puesta en marcha limitada y una prueba de su nueva solución digital de estimación y preconstrucción, un paso crucial que puede revelar cualquier fallo pendiente en el proceso o desajuste del flujo de trabajo que requiera una solución antes de ponerse en marcha.

Peter Springsteen, Director de Preconstrucción de Millenium Contractors, una empresa familiar de construcción civil con sede en Indianápolis, decidió pasarse a ProEst, citando su base de datos centralizada y su flexibilidad digital como un factor clave para su éxito. "Hace un buen trabajo al mostrarnos los costes unitarios, los costes totales y todo lo que necesitamos saber al entrar en una licitación", dijo. "Lo bueno es que ProEst es personalizable para adaptarse a tus necesidades, tanto si eres un contratista general como un subcontratista".
El segundo paso consiste en evaluar las posibles soluciones en función del precio, la funcionalidad, la formación, el soporte y la reputación del proveedor de software; todas ellas consideraciones importantes a la hora de seleccionar la plataforma digital adecuada para sus necesidades de estimación y gestión de la pre-construcción.
Millenium
Antes de implementar ProEst, Millenium descubrió que sus programas de estimación y contabilidad carecían de la potencia y la integración que necesitaban para las licitaciones públicas basadas en datos.
PREGÚNTESE A SÍ MISMO:
  • ¿Hemos sido selectivos a la hora de decidir qué documentos en papel elegimos para digitalizar y transferir?
  • ¿Hemos consultado con nuestro proveedor para determinar las mejores prácticas de migración de datos?
  • ¿Podríamos beneficiarnos de la incorporación de una base de datos de costes de trabajo continuamente actualizada?
  • ¿Saben nuestros usuarios cómo acceder y utilizar la base de datos de costes en formato digital?
  • ¿Hemos llevado a cabo con éxito una implantación limitada para probar el sistema antes de ponerlo en marcha?
El tercer paso es conseguir que las personas que van a utilizar el nuevo sistema digital lo acepten, y asegurarse de que reciben la formación y el apoyo que necesitan para trabajar de forma independiente.

Paso 5: Medir el éxito

Ahora que ha seleccionado su producto, ha formado a su personal, ha migrado sus datos y ha desplegado su solución, es lógico pensar que su transición a una plataforma de estimación y pre-construcción totalmente digital está completa. Pero no es así. Documentar y evaluar su experiencia en cada fase de la adopción -y más allá- es una de las cosas más importantes que puede hacer para garantizar el éxito a largo plazo. Al fin y al cabo, el coste de la transición a una solución digital tiene que ser una inversión que se amortice (cuanto más rápido, mejor) y la única forma de medir el rendimiento de la inversión es hacer un seguimiento del tiempo y el dinero que usted y su equipo están invirtiendo.

Dicho esto, es importante tener en cuenta que el aumento significativo de la productividad, que es el objetivo final de la eliminación de los procesos basados en el papel, puede no producirse tan rápidamente como se desea. Los motivos pueden ser variados: a pesar de sus esfuerzos, sus empleados pueden resistirse inicialmente al cambio o requerir formación adicional. Es posible que tenga problemas temporales de migración de datos. O puede que un despliegue limitado de su nueva solución digital revele puntos problemáticos que deben resolverse antes de poner en marcha el 100%.

Si hace un seguimiento minucioso de los recursos que ha dedicado al proceso de selección, la preparación y migración de datos, la formación, la resolución técnica y la puesta en marcha de su nueva solución digital de estimación y gestión de la pre-construcción, tendrá un conocimiento básico de la relación coste/valor y podrá establecer objetivos realistas de retorno de la inversión a medida que avance.

También es muy valioso obtener opiniones específicas de los usuarios, que deben documentarse completamente para poder transmitirlas al proveedor. Asegúrese de solicitar opiniones sobre la calidad de la formación, la relativa facilidad de uso, las horas aproximadas ahorradas por estimación y otra información relevante. Ese es el tipo de información que su nuevo socio de software puede utilizar para proporcionar más orientación a sus empleados y hacer las modificaciones necesarias para alinearse con las necesidades específicas de su empresa.

La Directora de Preconstrucción de AstroTurf, Kim Summers, fue diligente a la hora de medir el impacto empresarial de su nueva solución de estimación y preconstrucción ProEst, informando de una reducción significativa del tiempo de estimación una vez que el sistema estuvo en funcionamiento. "Diría que dedicamos aproximadamente la mitad del tiempo a las estimaciones en comparación con años anteriores, o quizás un poco más de 50%", dijo. Summers también ha visto una mejora en los resultados de AstroTurf. "Ahora que hemos cambiado fundamentalmente la forma de manejar nuestro proceso de estimación y propuesta, estamos definitivamente por delante de donde estábamos el año pasado".
La compra exigió nuevos niveles de transparencia y responsabilidad para AstroTurf, lo que requirió un sistema de estimación que eliminara los "silos" del flujo de trabajo y apoyara la colaboración y la coherencia.
PREGÚNTESE A SÍ MISMO:
  • ¿Estamos preparados para documentar y medir los recursos necesarios para la aplicación?
  • ¿Somos realistas en cuanto a nuestras expectativas de aumento de la productividad?
  • ¿Tenemos un sistema viable para evaluar el ahorro de tiempo y costes a lo largo del tiempo?
  • ¿Hemos solicitado activamente la opinión de los usuarios y compartido esa información con nuestro proveedor?
  • En general, ¿estamos satisfechos de haber tomado la decisión correcta o sabemos cómo podría mejorarse?
El quinto y último paso en el paso a un entorno digital es documentar su experiencia y medir con precisión el uso de recursos de su empresa a medida que realiza la transición y comienza a utilizar su nueva solución a tiempo completo.

Conclusión:

No cabe duda de que el paso a un sistema digital de estimación y gestión de la pre-construcción es menos una cuestión de "si" que de "cuándo", y las empresas con visión de futuro de todos los sectores ya están disfrutando de los beneficios empresariales que conllevan las plataformas digitales.
A pesar del aumento de la productividad inherente a la tecnología digital, el sector de la construcción sigue estando rezagado cuando se trata de

o su adopción, a menudo debido a la resistencia sistemática tanto de los empleados como de los responsables de la empresa. Para los que están dispuestos a adoptar el cambio a las soluciones digitales, la oportunidad de ahorrar costes y aumentar la productividad es inmediata y real.

Los cinco pasos descritos en este informe ayudarán a su empresa de construcción a realizar con éxito la transición a una solución digital de estimación y preconstrucción, eliminando la dependencia de la documentación y los procesos menos eficientes basados en papel. Identificando la oportunidad de negocio, seleccionando la solución adecuada, preparando sus datos, formando a su personal y supervisando su progreso, puede unirse a miles de contratistas que ahora trabajan con la "ventaja digital", y estar perfectamente posicionado para el éxito futuro.

Acerca de ProEst

ProEst proporciona capacidades avanzadas de estimación de la construcción para empresas líderes y clientes del sector público en los Estados Unidos, Canadá y Australia. Nuestra plataforma basada en la nube combina la estimación de costes, los despachos digitales y el análisis del día de la licitación en una única y potente solución: una forma probada de reducir costes, garantizar la precisión y agilizar el flujo de trabajo previo a la construcción.
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