Informes ejecutivos

5 cosas a considerar antes de gastar una moneda de diez centavos en un software de estimación

En un entorno empresarial que pide cada vez más a las empresas que hagan más con menos, cualquier inversión empresarial potencial debe ser evaluada cuidadosamente en función de su capacidad para mejorar los resultados. Ahora más que nunca, los responsables de la toma de decisiones no están en condiciones de asignar presupuesto y recursos y luego esperar pasivamente a "ver qué pasa" en la parte final. Cuando surge una necesidad real de la empresa y se identifica una solución potencial, es esencial tener una idea clara de lo que costará la inversión, los beneficios que se pueden esperar y la forma exacta en que proporcionará una ventaja en el mercado, tanto de inmediato como en el futuro.

Para la mayoría de los responsables de la toma de decisiones, el coste es un punto de partida lógico. Y no hace falta decir que "coste" y "precio" son dos cosas diferentes. Lo que se paga por un producto o servicio es de vital importancia, por supuesto, pero calcular correctamente el coste de la inversión es mucho más complejo. El coste real de cualquier inversión debe entenderse siempre en el contexto de los beneficios empresariales, incluidos los ahorros, que se obtendrán potencialmente.

Inevitablemente, decidir si una nueva inversión en software de estimación tiene sentido para su empresa requiere una evaluación honesta de los resultados tangibles que espera. ¿Reducirá el tiempo de estimación? ¿Eliminará los errores? ¿Mejorará los márgenes de beneficio? ¿Cuál es el verdadero problema -o problemas- que su empresa de construcción necesita resolver? Incluso el software de estimación más capaz no puede arreglar todo lo que puede ir mal durante la fase de pre-construcción, pero la solución correcta puede abordar las brechas clave en los procesos y la tecnología que pueden haber pasado desapercibidas mucho más tiempo del que deberían.

En este informe ejecutivo, analizaremos cinco aspectos que toda empresa de construcción debería tener en cuenta antes de realizar una nueva inversión en software de estimación, desde la urgencia de la necesidad empresarial hasta la reputación del proveedor que seleccione. Espero que contribuya a su toma de decisiones de forma positiva y le ayude a hacer la elección correcta para sus necesidades.

Espero que le resulte útil.

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Presidente y CEO

Consideración #1: Urgencia

¿QUÉ TAN INMEDIATO ES EL PROBLEMA QUE HAY QUE RESOLVER?

Cuando la mayoría de las empresas de construcción empiezan a explorar activamente enfoques alternativos para la estimación de costes, suelen reconocer que tienen un problema -o varios- con su proceso actual que debe corregirse. Para muchos, se trata de una cuestión de eficiencia; las estimaciones tardan demasiado tiempo en producirse, o contienen errores que requieren intervención, o no pueden utilizarse como base para las tareas esenciales de back-office. Cuando incluso un nivel tolerable de ineficacia empieza a afectar a la productividad del negocio -y lo que es peor, a la rentabilidad-, la balanza empieza a inclinarse. Si sabe a ciencia cierta que se están desperdiciando valiosas horas de trabajo en cálculos manuales, o que los estimadores se están quedando atrás debido a la necesidad de comprobar constantemente los errores, su problema es inmediato y debe abordarse sin demora.

Menos evidente es el problema de la integración de los sistemas administrativos. Para muchos equipos de contabilidad y gestión de proyectos, dedicar tiempo a reintroducir los datos de los presupuestos en un programa diferente es una tarea habitual. Además, puede ser difícil -incluso imposible- medir con exactitud la cantidad de desperdicio que se produce realmente. Si se empiezan a ver cuellos de botella en el proceso que producen una cascada de impactos negativos a lo largo de la vida del proyecto, se debe implementar una solución de estimación alternativa antes de que el problema crezca exponencialmente.

Aplicar un escenario de "qué pasaría si" puede ser un ejercicio útil para los contratistas que no están seguros de cuán urgente es realmente su necesidad de una solución de estimación más sólida. Imagínese, por ejemplo, que su empresa pudiera aumentar el número de estimaciones que prepara el próximo mes en 50%, como hacen muchos contratistas que se pasan a una plataforma de estimación automatizada. ¿Cómo afectaría eso a sus ingresos? ¿Aumentaría su capacidad para aceptar más proyectos, contratar más trabajadores y crecer como empresa? Dado el potencial de mejoras tangibles en el rendimiento casi de inmediato, ¿puede permitirse no sustituir los procesos de estimación problemáticos por una solución que sea más eficiente y rentable?

Por supuesto, las empresas constructoras que se anticipan al "modo de crecimiento" activo pueden evitar posibles interrupciones del negocio y fallos en los procesos implementando con antelación una solución de estimación robusta y escalable, y dejando tiempo suficiente para que los usuarios reciban formación y adquieran destreza en su uso. Si el crecimiento agresivo forma parte de su estrategia, debe actuar cuanto antes.

PREGÚNTESE A SÍ MISMO:
  • ¿Las tareas manuales de estimación obstaculizan nuestro flujo de trabajo y agotan nuestros recursos?
  • ¿Se ven nuestros equipos de contabilidad obligados a reintroducir y conciliar los datos de las estimaciones?
  • ¿Estamos limitando la transparencia con información aislada, inexacta u oculta?
  • ¿Nuestra estrategia de crecimiento a corto plazo incluye más estimaciones, más usuarios y más proyectos?
Si ha respondido afirmativamente a una de las preguntas anteriores, es posible que su empresa necesite urgentemente un sistema de cálculo más potente y productivo.

INICIO DEL PENSAMIENTO
Como contratista, cuando invierte en un software de estimación específico para la construcción, su coste puede merecer la pena. Como ahorra tiempo y aumenta la productividad, puede hacerlo mejor de lo que lo haría sin él, incluso pagando una cuota de suscripción. La clave es elegir una solución que sea lo suficientemente robusta y a la vez sencilla de acceder y utilizar. De este modo, obtendrá la funcionalidad que antes no tenía y podrá esperar que la adopción sea universal.

Consideración #1: Consecuencias

¿CUÁLES SON LAS CONSECUENCIAS SI NO SE ACTÚA?

Todos conocemos lo que puede ocurrir si una empresa vive en la "vanguardia", adoptando ciegamente estrategias y tecnologías no probadas que no cumplen sus promesas. Es caro. Es perjudicial. Y puede provocar una resistencia malsana al cambio entre los principales responsables de la toma de decisiones en el futuro. Así pues, las consecuencias negativas de los comienzos en falso y el despilfarro de recursos son evidentes, pero ¿cuáles son las repercusiones de resistirse al cambio hasta el punto de que su empresa de construcción hace demasiado poco y demasiado tarde? Respuesta: son considerables.

La estimación de proyectos es el ejemplo perfecto. Durante años, empresas constructoras de todos los tamaños han confiado en estimaciones de papel y lápiz, lentas y propensas a errores, y muchas siguen haciéndolo. Otras adoptaron Excel como principal herramienta de estimación y se ven obligadas a conformarse con una herramienta genérica que carece de la potencia necesaria para realizar cálculos complejos y es difícil -o imposible- de personalizar para muchos requisitos de estimación específicos de la construcción.

La pregunta es la siguiente: ¿hasta qué punto las limitaciones de los cálculos manuales y las hojas de cálculo de Excel afectan a la capacidad de su empresa para producir ofertas ganadoras, fortalecer las relaciones con los clientes, cerrar trabajos rentables y mantener una estrategia de crecimiento saludable? Respuesta: puede que no lo sepa realmente. Lo irónico es que hasta que su empresa no adopte una plataforma que mejore su enfoque de estimación de manera fundamental, no tiene una base de comparación.

Por eso es útil fijarse en las empresas de construcción que ya han dado el paso:
  • Un gran contratista general sustituyó Excel por una plataforma de estimación basada en la nube y aumentó la producción de estimaciones en 50%, generando $100M adicionales en ingresos anuales en menos de doce meses.
  • Un contratista especializado con sede en el Medio Oeste de EE.UU. obtuvo una mayor eficiencia en la estimación con una herramienta de estimación y despegue digital específica para la construcción, que casi duplicó la producción de estimaciones.
  • Un constructor comercial de tamaño medio duplicó su producción de estimaciones -de 60 a 120- en un solo año después de implementar una plataforma de estimaciones basada en la nube, previendo un aumento de los ingresos de casi 25%.
PREGÚNTESE A SÍ MISMO

  • ¿Se está viendo afectado nuestro negocio de forma negativa porque somos lentos a la hora de aceptar el cambio?
  • ¿Están nuestros ingresos ligados a procesos de estimación manuales y anticuados y a hojas de cálculo genéricas?
  • ¿Tenemos poca visibilidad del coste real de los errores de estimación manual y de la limitada integración de los sistemas de gestión?
  • ¿Estamos perdiendo grandes oportunidades de mercado porque tenemos una velocidad y un alcance de estimación limitados?
Si ha respondido afirmativamente a una sola de las preguntas anteriores, es probable que su empresa esté sufriendo las consecuencias de la inacción y podría obtener importantes beneficios con la incorporación de un nuevo sistema de estimación.

Consideración #3: Aceptación

¿PODRÁ LOGRAR LA ADHESIÓN DE TODAS LAS PARTES INTERESADAS?

Incluso el mejor software de estimación para la construcción no puede ofrecer los beneficios empresariales que usted busca si su personal no puede -o no quiere- utilizarlo. En muchos sentidos, eso es lo que hizo que las hojas de cálculo de Excel fueran una opción popular entre los estimadores de la construcción en una época en la que las alternativas eran escasas. Al fin y al cabo, las hojas de cálculo representaban un gran avance respecto a los cálculos con lápiz y papel en términos de velocidad y precisión, y como eran relativamente fáciles de usar, los estimadores estaban dispuestos a dar el salto. Si avanzamos hasta las soluciones de cálculo más avanzadas y específicas para la construcción de hoy en día, para muchos Excel parece genérico, tosco y anticuado en comparación. Aun así, algunos estimadores se aferran a la familiaridad de Excel y hacen todo lo posible por ignorar sus deficiencias, incluida la posibilidad real de que se produzcan errores de cálculo, intencionados o no, que a menudo se producen con múltiples usuarios, así como la falta de personalización para las necesidades de los subcontratistas especializados.

Entonces, ¿cómo puede estar seguro de que sus estimadores adoptarán una nueva plataforma de estimación antes de gastar un centavo en su nueva inversión? La respuesta es hacer los deberes y elegir una solución que combine una potente funcionalidad con la mayor comodidad y facilidad de uso que pueda encontrar. Aquí hay tres cosas importantes que debe buscar:

Una interfaz sencilla. Muchos profesionales de la construcción le dirán que no se consideran "conocedores de la tecnología" y que prefieren centrarse en las cuestiones fundamentales del negocio que en estar al día con lo último en TI. Una interfaz fluida, sencilla y fácil de usar puede hacer mucho para animar a los nuevos usuarios a comprometerse y utilizar una plataforma de estimación desconocida, acelerando la adopción y ofreciendo la recompensa de una mayor productividad. La funcionalidad de un solo clic y los paneles gráficos son una bendición para los usuarios principiantes y no técnicos, lo que acorta considerablemente la curva de aprendizaje y conduce a mayores niveles de aceptación.

Formación personalizada - Una buena formación para una nueva plataforma de estimación es algo más que una instrucción de "cómo" para sus usuarios. Los formadores experimentados saben que la motivación también es un factor importante, y harán que las recompensas de una solución desconocida sean muy claras para los nuevos usuarios desde el principio. También es cierto que las personas tienen diferentes estilos de aprendizaje y que algunos métodos de instrucción funcionarán mejor para unos que para otros. Por eso es tan importante disponer de una gama de opciones de formación entre las que elegir. Se ha demostrado que las sesiones de formación presencial combinadas con sesiones de tutoría y práctica en línea son las más eficaces para desarrollar nuevas habilidades, mejorar la moral y fomentar la adopción; algunas empresas incluso descubren que el establecimiento de relaciones de tutoría entre usuarios competentes en tecnología y otros puede ayudar a que todos se "apropien" de un resultado positivo.

Soporte continuo - A nadie le gusta pensar que está solo, especialmente cuando se trata de resolver problemas con un nuevo software. Los niveles más altos de aceptación de su nueva plataforma de estimación vendrán de saber que los equipos de apoyo de expertos están listos, dispuestos y capaces de responder a las preguntas de los usuarios y abordar cualquier problema que pueda surgir, especialmente durante el período de implementación.

PREGÚNTESE A SÍ MISMO
Las empresas de construcción ganadoras integran las aplicaciones de estimación y contabilidad para garantizar que la información vital se transfiera automáticamente. Pregúntese:
  • ¿Podemos demostrar rápida y fácilmente las ventajas de una nueva solución de cálculo a nuestros usuarios?
  • ¿Estamos eligiendo una plataforma de software que incluso el personal no técnico se sienta cómodo utilizando?
  • ¿Se dispondrá de una formación que se adapte a una variedad de estilos de aprendizaje mientras la necesitemos?
  • ¿Incluye la solución seleccionada un servicio de atención al cliente y un soporte técnico fácilmente disponibles?
Si ha respondido "sí" a todas las preguntas anteriores, su empresa debería esperar la aceptación de su nuevo sistema de estimación por parte de toda la empresa.

INICIO DEL PENSAMIENTO
El éxito en el sector de la construcción consiste en hacer cálculos. Sólo necesita un puñado de números para decidir si una inversión en software de estimación es adecuada para su empresa, pero al cuantificar los problemas a los que se enfrenta -y los resultados que necesita para que una inversión merezca la pena- tendrá el tipo de conocimiento basado en métricas que le ayudará a tomar una mejor decisión.

Consideración #4: Alternativas

¿CUÁL ES EL CONJUNTO COMPETITIVO Y CÓMO SE COMPARA?

A medida que avanzan las plataformas de estimación automatizada y se acelera la adopción por parte de los usuarios, proliferan las opciones de productos. Las soluciones de estimación para la construcción que parecían ser "punteras" en el pasado están hoy muy presentes en la corriente principal, y un número creciente de proveedores de software están ansiosos por reclamar un trozo del pastel. Todos ellos le dirán que su solución es la mejor: más barata, más rápida, más fácil, etc. Averiguar las diferencias puede ser problemático y navegar por sus ventajas y desventajas relativas puede convertirse en un trabajo a tiempo completo. De hecho, una rápida búsqueda en Internet revela más listas de "Los diez mejores" y "Los cinco mejores" de software de estimación y gestión de proyectos específicos para la construcción de lo que se puede utilizar razonablemente, sin una forma fácil de comparar y contrastar. ¿En qué consiste? Antes de gastar un centavo en un software de estimación para la construcción, sepa exactamente lo que está comprando. Echemos un vistazo a algunas definiciones clave.
  • El software de licitación se centra en las ofertas/propuestas de proyectos, la programación de subcontratistas y proyectos, la gestión de clientes y el análisis/reporte de ofertas.
  • El software de cálculo extrae la información de los planos digitales y las hojas de especificaciones para generar estimaciones de costes.
  • Las herramientas de estimación ayudan a los estimadores a crear estimaciones de costes y cantidades línea por línea para materiales y suministros. Estas herramientas pueden incluir plantillas de resumen de costes, fórmulas y cálculos preagregados y bases de datos regionales de costes de piezas/materiales.
Ahora, aquí es donde las cosas se ponen realmente interesantes: online vs. desktop. Cuando se trata de una solución de estimación, hay que elegir. O bien (1) instalar el software en ordenadores o servidores propios, o bien (2) acceder a la herramienta en línea, a través de un navegador web y dispositivos móviles que se conectan a la nube. Muchos contratistas consideran que la comodidad de una plataforma de estimación basada en la nube es difícil de superar. Los usuarios tienen acceso a los datos las 24 horas del día, los 365 días del año, las actualizaciones son automáticas y puede ampliarse o reducirse fácilmente en función del volumen de estimaciones. Esto se traduce en el tipo de eficiencia y colaboración que puede marcar una gran diferencia en el resultado final.

Obviamente, antes de gastar un centavo en un software de estimación para la construcción, es importante examinar detenidamente el coste de la solución o soluciones de estimación que su empresa está considerando. La buena noticia es que el software de estimación para la construcción suele ser una tecnología muy asequible. Además, puede ahorrar a sus estimadores un tiempo considerable en comparación con los métodos manuales de cálculo de costes, que también hay que tener en cuenta. Pero tenga en cuenta que los distintos proveedores utilizan diferentes modelos de precios, algunos más flexibles que otros. Y puede asumir que el coste inicial de una solución de estimación de escritorio será mayor que el de un producto basado en la nube, que no requiere instalación.

Por último, pero no menos importante, tenga en cuenta los siguientes aspectos antes de tomar su decisión:

Reputación y servicio al cliente - Estás iniciando una asociación a largo plazo, así que asegúrate de que tu proveedor tiene buena reputación y capacidad de respuesta, con calificaciones A+ y buenas críticas.

Accesibilidad - Sin lugar a dudas, las plataformas de estimación basadas en la nube ofrecen los niveles más altos de accesibilidad 24 /7/365 para sus usuarios, que pueden conectarse desde cualquier dispositivo móvil.

Diseño de productos - Un buen diseño pide menos al usuario, no más. Asegúrate de que la experiencia sea intuitiva incluso para los usuarios sin conocimientos técnicos; una demostración del producto puede ayudar a dejarlo claro.

Características - Confirme que la herramienta satisface todas sus necesidades de estimación y despegue digital, tanto presentes como futuras, y que puede ampliarse o reducirse según sea necesario.

Formación - Como hemos visto, la formación adecuada puede ayudar a acelerar la adopción por parte de los nuevos usuarios y a impulsar la productividad, así que elige una empresa comprometida con la educación.

Precios - Pagar por funciones potentes que se ajusten a sus necesidades tiene sentido, pero tenga cuidado de no pagar de más por un producto débil o de quedar atrapado en un contrato difícil de manejar.

PREGÚNTESE A SÍ MISMO

  • ¿Hemos hecho todo lo posible por conocer las opciones disponibles y comparar sus características, funcionalidades y modelos de precios?
  • ¿Tiene sentido para nuestra empresa una inversión inicial menor en un software de estimación?
  • ¿Podríamos beneficiarnos de la flexibilidad añadida de una plataforma de estimación basada en la nube?
  • ¿Tenemos en cuenta el historial, la experiencia y la reputación de cada uno de los proveedores de software considerados?
Si ha respondido afirmativamente a todas las preguntas anteriores, tiene una idea clara de las opciones de productos que tiene a su disposición y de cómo se ajustan a sus necesidades de estimación: la mejor manera de tomar una decisión de inversión informada.

INICIO DEL PENSAMIENTO
Para triunfar en el sector de la construcción, debe saber quiénes son sus competidores y qué ventajas empresariales pueden tener, si es que las tienen. Las investigaciones demuestran que las empresas que adoptan tecnologías que favorecen la eficiencia y la reducción de costes están mejor posicionadas para competir y crecer que las que no lo hacen. Si aplica esta idea a sus tareas de estimación de proyectos, podrá tener una mejor idea de sus propios pasos a seguir.

Consideración #5: Valor

¿QUÉ PUEDE ESPERAR A CAMBIO DE SU INVERSIÓN?

La mayoría de nosotros tiene una visión de lo que sucederá después de hacer una inversión importante, y la apuesta por un nuevo software de estimación de la construcción no es una excepción. Tal vez espera que se cierren las brechas del proceso. Tal vez le gustaría que la precisión aumentara. Sea lo que sea, tenga ese pensamiento en mente mientras sopesa el valor de su posible inversión. El diccionario nos dice que valor es "considerar algo con respecto a su valor, excelencia, utilidad o importancia", o "el valor o rendimiento equivalente en dinero, material o servicios". Pero para una empresa de construcción, el valor final suele definirse por el rendimiento que puede esperarse razonablemente de su inversión de capital, cuanto más alto sea, mejor. Ya hemos visto que "precio" y "coste" son dos cosas diferentes. El "valor" es algo totalmente distinto.

Antes de gastar un céntimo en un software de estimación para la construcción, los contratistas deberían especificar -incluso cuantificar- sus expectativas sobre el valor empresarial que les aportará, tanto de inmediato como a lo largo del tiempo. De este modo, tendrán una imagen realista del "antes y el después" de lo que obtendrán a cambio de su dinero, y la información que necesitan para tomar una decisión de inversión basada en hechos.

En cierto modo, esto nos remite a la consideración #1: La urgencia. Si ha identificado un problema de estimación que sabe a ciencia cierta que le está costando dinero -ofertas perdidas o trabajos no rentables, por ejemplo- el valor de resolverlo rápidamente con una nueva solución de estimación es bastante claro. Menos dramáticos, pero más importantes para el éxito a largo plazo de su empresa, son los problemas subyacentes del proceso que se han tolerado -incluso ignorado- en favor de mantener el statu quo. Hacer un cambio importante en su proceso de estimación requiere que se supere cierta inercia entre las partes interesadas, pero retrasar la decisión de actualizar puede estar costando a su empresa más de lo que cree. Utilicemos la integración como ejemplo. La integración elimina esencialmente los cuellos de botella (como la transmisión y conversión de datos) y reduce la ineficacia de tratar con múltiples soluciones de software. Eso ahorra tiempo. Y dinero. También garantiza que los datos sean precisos y coherentes de principio a fin, lo que para los contratistas puede ser el mayor beneficio de todos.

Por último, dado que nadie puede prever realmente el futuro, puede ser útil aplicar algunos de esos escenarios de "qué pasaría si" para sus necesidades de estimación en el futuro. ¿Prevé usted una expansión comercial a largo plazo? ¿O es posible que los mercados cambien o se reduzcan? El valor de tener una solución de estimación escalable, capaz de acomodar el aumento o la disminución de la demanda, se hace evidente, dándole la capacidad de abordar cualquier problema potencial del negocio que aún no puede ver.

PREGÚNTESE A SÍ MISMO:

  • ¿Ganamos menos licitaciones de las que nos gustaría, o perdemos dinero en los proyectos que se adjudican?
  • ¿Tenemos necesidades urgentes o problemas subyacentes que están teniendo un impacto negativo en nuestro negocio?
  • ¿Hemos experimentado cuellos de botella en la transición de datos que afectan a la productividad de nuestros equipos?
  • ¿Un aumento o disminución inesperada de las actividades de estimación provocaría un trastorno?
Si ha respondido afirmativamente a una sola de las preguntas anteriores, su empresa puede esperar un retorno de la inversión positivo para un nuevo sistema de estimación de la construcción.

Conclusión:

En última instancia, cada empresa de construcción debe decidir por sí misma si invertir en un software de estimación es lo correcto. Si considera cuidadosamente los factores expuestos en este informe ejecutivo, tendrá una mejor idea de las necesidades, deseos y expectativas de su propia empresa, así como de los próximos pasos que le conviene dar. Pregúntese: ¿Hay problemas urgentes que resolver? ¿Hay una estrategia a largo plazo que requiere apoyo? ¿Qué beneficios empresariales medibles esperamos ver a cambio de nuestra inversión y cuánto tiempo tardarán en manifestarse?

En la actualidad, miles de empresas contratistas utilizan software creado específicamente para la estimación de obras, y cada año se suman más. Un número cada vez mayor de esas empresas está eligiendo una plataforma de estimación basada en la nube, una potente tecnología que ofrece mayores niveles de eficiencia, precisión e integración de procesos, así como un mejor acceso y conectividad de los usuarios. En los últimos cinco años, ProEst ha ayudado a las empresas de construcción a aprovechar el poder de la tecnología en la nube para trabajar de forma más eficiente, ganar más licitaciones y ejecutar trabajos más rentables. Si podemos ayudarle a decidir si una inversión en una herramienta de estimación de construcción basada en la nube es adecuada para su empresa, llámenos al 800-255-7404.

Acerca de ProEst

ProEst proporciona capacidades avanzadas de estimación de la construcción para empresas líderes y clientes del sector público en los Estados Unidos, Canadá y Australia. Nuestra plataforma basada en la nube combina la estimación de costes, los despachos digitales y el análisis del día de la licitación en una única y potente solución: una forma probada de reducir costes, garantizar la precisión y agilizar el flujo de trabajo previo a la construcción.
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