Informes ejecutivos

3 maneras en que las empresas de construcción dejan dinero sobre la mesa

Como cualquier negocio, una empresa de construcción busca oportunidades que impulsen los ingresos y ofrezcan los mejores resultados empresariales posibles. Ganar licitaciones y ejecutar trabajos rentables puede hacer que esto suceda, pero sólo cuando las personas y los procesos funcionan sin problemas desde la propuesta inicial hasta el cierre final. Como la mayoría de los profesionales de la construcción le dirán, es más fácil decirlo que hacerlo.

En un mundo perfecto, los contratistas no cometerían nunca errores de estimación, no se incumpliría ningún plazo de licitación y todos los participantes en el proyecto facilitarían las tareas y trabajarían en colaboración con los demás. Si esa no ha sido su experiencia el 100% de las veces, no es el único.

La buena noticia es que, con los sistemas adecuados, el problema puede resolverse fácilmente. Muchas empresas de construcción siguen dependiendo de métodos manuales o de productos genéricos de estimación y gestión de proyectos que son lentos, complicados y propensos a errores. Al sustituir las herramientas que no funcionan por otras que sí lo hacen, los contratistas pueden acercarse a ese mundo "perfecto" de productividad diaria y beneficios constantes.

En este informe de Executive Insight, exploraremos tres formas en las que las empresas de construcción están dejando inadvertidamente dinero sobre la mesa por el trabajo que hacen, y cómo puede ayudar a su organización a mantenerse a cargo de los procesos de estimación y gestión que pueden hacer o romper su propia rentabilidad. Espero que le resulte útil.

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Presidente y CEO

Sección 1:

ERRORES DE ESTIMACIÓN
Cuando sus estimadores cometen costosos errores incluso antes de que comience un proyecto, puede estar seguro de que la rentabilidad de su empresa se verá afectada y, dependiendo del alcance del proyecto, probablemente signifique que apenas se alcanzará el punto de equilibrio (o incluso se perderá dinero) una vez que se cierre el trabajo. Todo lo que se necesita es un cálculo de costes desactualizado, un informe incompleto o un simple error de introducción de datos, y el proyecto por el que ha trabajado duro se convierte en una dificultad financiera. Las empresas constructoras que dejan dinero sobre la mesa suelen cometer errores de estimación involuntarios que reducen -o incluso anulan- los beneficios previstos.

Entonces, ¿qué puede hacer para protegerse? Lo primero y más importante es equipar a su equipo de estimación con las mejores herramientas posibles para el trabajo. Las hojas de cálculo de Excel son bien conocidas por producir estimaciones de construcción que contienen errores significativos, ya sea debido a las entradas incorrectas del usuario o a fallos persistentes en las celdas de las fórmulas. Además, está el problema de los múltiples usuarios que trabajan en diferentes plataformas de hojas de cálculo, un escenario que prepara el terreno para que se repitan los fallos e incoherencias en las estimaciones.
88%
de las hojas de cálculo contienen errores
Fuente: Raymond Panko

Los despachos presentan sus propios retos. Los cálculos manuales a partir de planos en papel suelen requerir complicadas operaciones matemáticas que exigen mucho trabajo y tiempo. Y se pueden cometer errores. Un cálculo erróneo puede dar lugar a un exceso de equipos, materiales y mano de obra para el trabajo, o a una cantidad insuficiente. Cualquiera de estas situaciones puede suponer una pérdida considerable de tiempo y dinero.

Un enfoque más fiable es utilizar un potente software diseñado específicamente para la estimación de la construcción, que reduce el riesgo de errores de introducción manual e incluye una base de datos de costes. El software de estimación ProEst establece el estándar para la industria, ofreciendo capacidades de despegue de planos en pantalla sin errores y una colección completa de datos de costos localizados y monitoreados activamente. Además, la robusta función de informes de ProEst le permite revisar rápidamente su historial de estimaciones, una buena manera de comparar su propuesta actual con proyectos similares que dieron resultados positivos en el pasado. ¿Resultado? Sus estimaciones son más precisas -y rentables- que nunca.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

  • Las estimaciones generadas por hojas de cálculo son propensas a la inexactitud debido a los errores de introducción manual de datos y a la inconsistencia de las plataformas
  • Los métodos de despegue en pantalla eliminan prácticamente los errores asociados a las técnicas de papel y lápiz

  • Una base de datos digital supervisada activamente ofrece un cálculo puntual y preciso de los costes de los equipos, la mano de obra y los materiales

Sección 2

INCUMPLIMIENTO DE LOS PLAZOS

Es lógico que cuanto más tiempo se trabaje en un presupuesto, más completo y preciso será. Y aunque esto puede ser cierto en el caso de las técnicas de estimación manual, también puede hacer que los contratistas pierdan plazos importantes y se queden fuera de los proyectos adjudicados. No hace falta decir que los plazos perdidos son oportunidades perdidas. Otro problema para las empresas de construcción es la repentina afluencia de solicitudes de oferta que puede desbordar el proceso habitual de estimación. Dado que se dispone de un número fijo de estimadores y de un tiempo limitado para atender cada propuesta, algunas pueden quedarse en el camino y su flujo de ingresos lo reflejará.

Por supuesto, precipitarse en el proceso de estimación sólo para cumplir un plazo puede tener también consecuencias negativas. Supongamos que su empresa gana un trabajo subestimado por falta de tiempo, y que los costes reales de equipos, mano de obra y materiales son mucho más altos de lo esperado. Si ha recortado demasiado el margen de beneficios, se arriesga a perder dinero en un proyecto que está obligado a completar, ¿y qué es eso de "ganar"?
50%
estimación más rápida con ProEst en comparación con los métodos manuales
Fuente: ProEst
Incumplir los plazos de las licitaciones y subestimar los trabajos adjudicados no son opciones para una empresa de construcción que se niega a dejar dinero sobre la mesa. Un enfoque mejor es acelerar el proceso de estimación sin comprometer la precisión, lo que sólo puede lograrse a través de un potente software específico para la construcción diseñado con la estimación de proyectos en mente. La plataforma ProEst, basada en la web, proporciona estimaciones de construcción en una fracción del tiempo de los métodos manuales tradicionales, y los cálculos digitales pueden realizarse en pantalla, eliminando la necesidad de realizar cálculos en papel y lápiz, que consumen mucho tiempo. El resultado es una nueva capacidad para cumplir con los plazos del día de la licitación y manejar un pico en el volumen de estimación, todo ello manteniendo el tipo de precisión de estimación que gana ofertas y protege el resultado final.

PRINCIPALES CONCLUSIONES

  • Dedicar demasiado tiempo a comprobar y volver a comprobar los presupuestos puede hacer que no se cumplan los plazos del día de la licitación
  • Los recortes en las estimaciones pueden hacer que se subestimen los costes reales de mano de obra, equipos y materiales

  • El software de estimación de la construcción escalable puede manejar fácilmente los plazos ajustados y los picos en el volumen de estimación

Sección 3

DUPLICACIÓN DE ESFUERZOS

Es lógico que cuando los empleados realizan la misma tarea una y otra vez, el coste sea mucho mayor que si se hace una sola vez. Sin embargo, eso es exactamente lo que ocurre cuando las empresas de construcción confían en procesos y herramientas de gestión en silos que no fueron diseñados para trabajar juntos: los empleados duplican los esfuerzos de los demás porque no hay una forma fiable de transferir el trabajo que ya se ha hecho. Y lo que es peor, cuando las tareas centradas en los datos se repiten innecesariamente, los procesos se ralentizan y el riesgo de errores aumenta drásticamente.

La estimación de la construcción es un ejemplo perfecto. Introducir todas las cifras correctas es crucial para ganar una oferta y completar un proyecto con márgenes de beneficio saludables. Pero a menos que esas cifras exactas se reflejen con precisión en las tareas de gestión y contabilidad del proyecto, es fácil acabar con sobrecostes una vez cerrado el trabajo. La eficiencia también se ve comprometida. Cuando los equipos de back office se ven obligados a reintroducir los datos de las estimaciones, se producen cuellos de botella innecesarios y la productividad disminuye. ¿Cómo se resuelve el problema? Con la integración.
100%
de errores de reintroducción de datos eliminados gracias a la integración
Fuente: ProEst
Si su empresa utiliza varios programas informáticos para diferentes tareas, consolidarlos en uno solo sin perder datos valiosos contribuye en gran medida a agilizar los procesos y a garantizar que sus equipos trabajen con información precisa. Igualmente importante es que, cuando las soluciones están integradas, se elimina la necesidad de realizar las mismas tareas una y otra vez, ya que la información vital se transfiere automáticamente de un sistema a otro. La plataforma de estimación basada en la nube de ProEst fue diseñada para integrarse perfectamente con los principales programas de gestión de la construcción y de contabilidad, dando a múltiples equipos un acceso ilimitado a la misma información de confianza. Cuando los datos son fiables y los esfuerzos no se duplican, su empresa de construcción ahorra tiempo y dinero.

PRINCIPALES CONCLUSIONES
  • La repetición innecesaria de tareas puede ralentizar los procesos y aumentar el riesgo de errores
  • Los sistemas integrados de estimación y contabilidad trabajan juntos para transferir la información del proyecto de una fase a la siguiente

  • La transferencia automática de datos elimina la necesidad de volver a introducirlos, lo que aumenta la eficacia y el ahorro de costes

Conclusión:

El sector de la construcción es cada vez más competitivo y, para mantenerse a la cabeza, los contratistas deben utilizar todas las herramientas disponibles para gestionar los costes, trabajar con eficiencia y completar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto. Depender de soluciones de estimación anticuadas que son lentas, difíciles de usar y propensas a errores pone a las empresas de construcción en una desventaja significativa; una plataforma de estimación avanzada basada en la nube, por el contrario, ofrece capacidades que pueden aumentar el rendimiento de sus equipos desde el primer día.

En última instancia, la productividad y la rentabilidad están estrechamente vinculadas; es poco probable que los equipos aislados, las tareas repetidas y los cuellos de botella de los proyectos le proporcionen los resultados finales que espera una vez cerrado el trabajo. Si no está dispuesto a dejar dinero sobre la mesa, es hora de abordar los problemas que pueden estar costando a su empresa de construcción tiempo y dinero, y tomar medidas para implementar una solución de estimación diseñada para obtener mayores niveles de rendimiento y beneficio.

Acerca de ProEst

ProEst proporciona capacidades avanzadas de estimación de la construcción para empresas líderes y clientes del sector público en los Estados Unidos, Canadá y Australia. Nuestra plataforma basada en la nube combina la estimación de costes, los despachos digitales y el análisis del día de la licitación en una única y potente solución: una forma probada de reducir costes, garantizar la precisión y agilizar el flujo de trabajo previo a la construcción.
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