5 razones por las que su hoja de cálculo le está fallando

Uno de los aspectos más estresantes de la planificación de la construcción es el proceso de estimación de costes, por lo que muchos profesionales del sector apuestan por las hojas de cálculo de costes como método para mantener todo organizado y contabilizado.

Sin embargo, el puede haber mucho en juego cuando su estimación de costes es erróneaIncluso los pequeños errores en esta fase pueden hacer que un proyecto bien planificado se vea afectado por excesos que cuestan tiempo y dinero, además de hacer tambalear la confianza que los demás han depositado en usted y en su empresa. Nunca se insistirá lo suficiente en la importancia de una estimación precisa de los costes de un proyecto, y el hecho es que unas simples hojas de cálculo pueden no ser suficientes para garantizar que se pueda cumplir en este sentido.

Con todo esto en mente, veamos cinco razones por las que las hojas de cálculo de estimaciones de construcción pueden fallar cuando más las necesita, así como las medidas que puede tomar para asegurarse de que su estimación sea lo más precisa posible.

1. Las estimaciones pueden ser tremendamente inexactas

Las hojas de cálculo pueden quedarse cortas en cuanto a la precisión estimación de los costes reales de un proyecto. Aunque son útiles cuando se trata de registrar información, las hojas de cálculo no siempre son útiles cuando se hacen cálculos. A menudo hay que realizar los cálculos a mano o utilizar otros métodos menos fiables antes de introducir la información, por miedo a que se produzcan imprecisiones en la estimación final de los costes. A pesar de todas las funcionalidades que puede tener una hoja de cálculo, como ordenar y arrastrar/soltar los datos a medida que cambian, un solo dato fuera de lugar puede desbaratar tu cálculo y obligarte a empezar de nuevo.

Consejo: Utilizar un software que incluya funciones de estimación de costes integradas puede darle tranquilidad cuando finalmente vea el resultado final de sus cálculos de estimación de costes.

2. Los datos pertinentes a menudo se descartan

Una de las cosas más frustrantes que puede ocurrir durante el proceso de estimación de costes es cuando se tratar con demasiada información y hay que separar lo que es pertinente y lo que es una pérdida de tiempo. Puede haber un cuello de botella en este flujo de trabajo justo antes de introducir los datos en la hoja de cálculo. Si descartas información relevante, eso no significa que los datos desaparezcan; lo más probable es que vuelvan a morderte más tarde. Sin embargo, también puede ser un error introducir en la hoja de cálculo más datos de los necesarios, ya que esto puede hacer que se parezca más a un cajón de basura que a un archivo organizado.

Consejo: Utilizar un software con capacidad para elaborar informes y una base de datos fiable para almacenarlos le ayudará a separar los datos importantes de los irrelevantes, que son los que más pueden desvirtuar su estimación.

3. Es posible que no se tenga en cuenta todo el alcance del proyecto

En los proyectos de construcción a gran escala, el proceso de recogida de datos puede ser la parte más fácil. Sin embargo, una vez que se ha recogido una cantidad suficiente de datos, esta cuando todos los problemas pueden empezar. A menudo es más fácil limitarse a cotejar esta información que analizarla a fondo, sobre todo si se descubren datos contradictorios al introducirlos en la hoja de cálculo. No analizar la información recopilada a lo largo del proceso de estimación, incluidas las primeras estimaciones aproximadas y las adiciones tardías, puede contribuir a la incapacidad de medir el alcance total de un proyecto y la inversión financiera que será necesaria para cumplir cada hito del calendario.

Consejo: El software con funciones de integración de datos es un multiplicador de capacidades que puede ayudarle a superar los obstáculos con los que todo el mundo se encuentra cuando registra un gran volumen de datos.

4. El proceso de estimación puede ser demasiado largo con las hojas de cálculo

En un mundo perfecto, la elaboración de un presupuesto sería la parte más rápida y sencilla de un proyecto de construcción. Sin embargo, cualquier contratista sabe que puede ser mucho más arduo. Aunque disponga de un plano excelente, un calendario bien estudiado y profesionales con experiencia que recojan todos los datos necesarios para elaborar un presupuesto, puede ser un proceso largo y agotador introducirlo todo en una hoja de cálculo. La herramienta electrónica destinada a facilitarle la vida puede, en realidad, ralentizar las cosas. Convertir un proyecto en realidad sin salirse del presupuesto no es la función para la que se diseñó una hoja de cálculo, y esos fallos de diseño pueden resultar frustrantes.

Consejo: Los programas informáticos que le permiten realizar cálculos rápidos a partir de su plano le permitirán agilizar el proceso y hacer que estos pasos cruciales sean la parte más fácil del proceso.

5. Las hojas de cálculo no siempre son eficientes

¿Le sorprendería saber que las hojas de cálculo pueden ser ineficaces en determinados ámbitos de la gestión de la construcción? Probablemente no, si alguna vez se ha pasado la noche trabajando con Excel. Gestionar el flujo de trabajo de la manera más eficiente posible y la gestión del tiempo son dos habilidades esenciales que pueden tener los profesionales de la gestión de la construcción. Las hojas de cálculo tienen muchos usos y son bastante versátiles, pero tienen ciertas ineficiencias incorporadas que son un legado de la época en que se desarrollaron. No han cambiado mucho para mantenerse al día, por lo que se necesita una solución de software que se adapte a las necesidades únicas de su empresa.

Consejo: es posible que las hojas de cálculo nunca estén a la altura de sus expectativas en términos de flujo de trabajo, por lo que un paquete de software que le permita gestionar los aspectos del flujo de trabajo de principio a fin es exactamente lo que necesita.

¿Está cansado de las hojas de cálculo de estimaciones que no cumplen sus expectativas, le hacen perder tiempo y le cuestan dinero? Tómese un momento para ver el muchas características de nuestro software basado en la nube ProEst que puede transformar su forma de trabajar y comenzar sus proyectos de forma correcta.

ProEst ayuda a las empresas de construcción comercial a maximizar los beneficios ayudándoles a racionalizar la estimación de costes, los cálculos y mucho más. Creemos que las empresas de construcción comercial crecen a escala a través de la visibilidad de los datos, la cohesión entre los equipos y la estimación precisa. Para ver cómo ProEst puede agilizar sus procesos de construcción comercial, póngase en contacto con uno de nuestros expertos hoy mismo!

Jeff Gerardi
Presidente y CEO
Jeff Gerardi es el dueño, Presidente y CEO de ProEst Estimating Software. Nacido en una familia de propietarios de negocios, Jeff ha tenido por mucho tiempo un espíritu empresarial. Por eso, en 1992, acogió la oportunidad de hacerse cargo de la pequeña empresa de software de estimación en la que trabajaba.
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