¿Es hora de salir de Excel?

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5 maneras en que la estimación en hoja de cálculo podría estar frenando su progreso

Excel ha sido durante mucho tiempo un pilar de la estimación de la construcción, sobre todo porque es un producto fácilmente disponible que es bastante asequible y fácil de usar. Pero, como muchos contratistas han descubierto, Excel dista mucho de ser una solución ideal para la estimación en la construcción; tiene una serie de limitaciones que pueden afectar a la capacidad de su empresa para trabajar con eficacia y producir ofertas competitivas y ganadoras. Este informe le permitirá comprender mejor las deficiencias de las hojas de cálculo de Excel y le explicará por qué el cambio a un software de cálculo específico para la construcción puede ayudar a su empresa a alcanzar mejor sus objetivos de crecimiento e ingresos.

Limitación #1: Los cálculos de Excel pueden ser defectuosos

Los cálculos en Excel pueden suponer un verdadero problema para los estimadores de la construcción. ¿Por qué? Porque las fórmulas pueden ser defectuosas, los costes pueden estar mal calculados y las alteraciones del usuario -intencionadas o no- pueden comprometer la exactitud de los números mucho antes de que se presente la oferta final.

Al sustituir los cálculos de las hojas de cálculo por un software creado específicamente para la estimación de la construcción, se generan automáticamente valores precisos de los materiales, la mano de obra, el equipo, los impuestos, los márgenes de beneficio, las fianzas, los seguros y otros costes, eliminando la posibilidad de que se produzcan errores humanos. Los datos siguen siendo coherentes, precisos y fiables, independientemente de cómo -o cuándo- se consulten. Y hay otra ventaja: tener plena confianza en los datos significa que se pierde menos tiempo persiguiendo errores y tratando de decidir en qué números confiar en hojas de cálculo dispares.

Igualmente importante es que el software de estimación específico para la construcción ayuda a garantizar que los datos estén completamente actualizados, ofreciendo actualizaciones y mejoras continuas que hacen un seguimiento de las condiciones cambiantes de la industria y el mercado de forma automática, incluyendo actualizaciones de precios de la mano de obra y los materiales. Esta es una protección importante para su cuenta de resultados que Excel no puede proporcionar.

Limitación # 2: Excel no mantiene a su gente conectada

Es esencial que sus empleados trabajen como un equipo único y unificado desde el inicio de un proyecto hasta el cierre final. Eso significa tener un nivel de conectividad y colaboración entre las partes interesadas que Excel no admite.

Por otro lado, el software de estimación de la construcción basado en la nube ofrece un nuevo nivel de acceso y conectividad entre los usuarios. Ayuda a romper los silos y facilita la comunicación entre las partes interesadas, dando a los equipos una nueva capacidad para compartir información en tiempo real y colaborar en las decisiones clave y en los planes para seguir adelante. Con un repositorio centralizado de datos del proyecto, una plataforma de estimación basada en la nube puede dar cabida a un número ilimitado de usuarios simultáneamente, y ofrece nuevos niveles de visibilidad del proyecto a todos los involucrados. Los estimadores, los jefes de proyecto, los equipos de campo y el personal de contabilidad están en la misma página durante toda la vida de cada proyecto, sin el riesgo de inconsistencias y errores en los datos.

La estimación de la construcción basada en la nube también es ideal para los usuarios remotos. Accesibles desde dispositivos móviles las 24 horas del día, las plataformas de estimación en la nube ofrecen a los trabajadores, cada vez más móviles, una nueva capacidad de conexión, comunicación y colaboración, estén donde estén.

Limitación # 3: Los datos de Excel son difíciles de transferir

La ejecución de un trabajo de construcción rentable depende de la obtención de información precisa y fiable para las personas adecuadas en cada fase del ciclo de vida del proyecto, desde la oferta inicial hasta el cierre final. Pero con Excel, puede ser difícil mantener un enfoque estandarizado en cuanto a contenido y formato, especialmente cuando hay más de un estimador trabajando en el mismo proyecto. Más difícil aún es asegurarse de que los datos del presupuesto se transfieren correctamente a otros sistemas de gestión. Y las alteraciones manuales realizadas en Excel -intencionadas o no- pueden comprometer la exactitud del presupuesto.

Por otro lado, el software creado específicamente para la estimación de la construcción ofrece una integración directa con muchas soluciones de software de gestión de proyectos y contabilidad de la construcción, lo que elimina la necesidad de introducir manualmente los datos de la estimación en el software en el extremo posterior. Este tipo de transferencia automática de información ahorra tiempo y elimina los errores involuntarios de reintroducción.

Limitación #4: Excel no sigue el ritmo de crecimiento

Para muchas empresas de construcción, llega un momento en el que Excel simplemente no es lo suficientemente grande o potente como para hacer frente a un mayor volumen o complejidad de las estimaciones. Una solución de software específica para la construcción suministrada a través de una plataforma online en la nube es una alternativa mejor, ya que satisface inmediatamente la necesidad de escalabilidad, ya sea hacia arriba, en tiempos de crecimiento, o hacia abajo, si la demanda y el uso se reducen.

Para las empresas más pequeñas que quieren crecer, las exigencias de mantener una base de datos relevante y depurar Excel para múltiples usuarios pueden ser abrumadoras. Las grandes empresas de contratación general se enfrentan a sus propios problemas con Excel, incluyendo una capacidad limitada para responder a nuevas oportunidades, o incluso para gestionar adecuadamente las estimaciones que ya se han producido. Los cambios repentinos en el volumen y la demanda son casi imposibles de acomodar para Excel, y los contratistas pagan el precio.

Una dependencia de Excel también puede significar niveles más bajos de productividad, interfiriendo con la capacidad de escalar y crecer. Desde la configuración inicial hasta la comprobación y verificación de las fórmulas, trabajar con Excel puede suponer una pérdida de tiempo que sería mejor emplear en otras tareas; con un producto comercial, ese trabajo se hace por usted. ¿En qué consiste? Si llega a un punto en el que no tiene tiempo ni mano de obra para mantener y verificar la integridad de sus datos en Excel, la respuesta es una solución de estimación más potente y específica para la construcción.

Limitación # 5: Excel no ofrece un equipo dedicado

A diferencia de Excel, el software de estimación desarrollado específicamente para el sector de la construcción suele contar con el apoyo de un equipo dedicado de profesionales cualificados de tecnología y servicio al cliente que respaldan su producto, dispuestos y disponibles para responder a las preguntas, solucionar posibles problemas y ayudar a optimizar el valor de su inversión. Su conocimiento colectivo del sector de la construcción y del proceso de estimación es inestimable para ayudar a los estimadores a crear y mantener una base de datos que refleje los requisitos de estimación especializados, así como los cambios en el propio sector.

Estos equipos dedicados también mantienen su negocio en funcionamiento, proporcionando una respuesta rápida a las consultas de los clientes y a las solicitudes de servicio para evitar tiempos de inactividad improductivos del sistema. Los especialistas en incorporación de software de construcción pueden incluso acelerar la transición desde Excel. ¿Por qué? Porque saben cómo importar datos históricos desde el entorno de Excel y ayudan a que el paso a un sistema de estimación estandarizado sea rápido y sin problemas.

Igualmente importante es el hecho de que los equipos de asistencia técnica se adelantan a las actualizaciones y mejoras del producto y están disponibles para enseñar a los usuarios las nuevas características y funcionalidades. Esto significa que su empresa siempre trabaja con las últimas versiones de software y se mantiene en la cima de la productividad de la estimación.

Conclusión:

Cada año, el sector de la construcción es más competitivo y se centra en la tecnología, lo que exige que los contratistas adopten nuevas herramientas y procesos para mantener la ventaja en el mercado. Excel simplemente no puede proporcionar el tipo de potencia de estimación, personalización y conectividad que hace posible el máximo rendimiento. Por ello, las empresas de construcción que se aferran a la familiaridad de Excel pueden estar poniendo en peligro su capacidad para competir eficazmente, trabajar con eficiencia y alcanzar sus objetivos de crecimiento. Al adoptar una plataforma de estimación de construcción automatizada más potente, especialmente una basada en la nube, los contratistas de todos los tamaños pueden gestionar mejor las complejidades de hoy y posicionarse para el éxito en el futuro.
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