¿Es hora de salir de Excel?

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5 formas en que la estimación de la hoja de cálculo podría estar frenando

Excel ha sido durante mucho tiempo un pilar de la estimación de la construcción, principalmente porque es un producto disponible que es bastante asequible y fácil de usar. Pero como muchos contratistas han descubierto, Excel está lejos de ser una solución de estimación ideal para la construcción; tiene una serie de limitaciones que pueden afectar la capacidad de su empresa para trabajar de manera eficiente y producir ofertas competitivas y ganadoras. Este informe le dará una mejor comprensión de las deficiencias de la estimación de la hoja de cálculo de Excel, y por qué avanzar al software de estimación específico de la construcción puede ayudar a su empresa a cumplir mejor sus objetivos de crecimiento e ingresos.

Limitación # 1: Los cálculos de Excel pueden ser defectuosos

Los cálculos de Excel pueden representar un problema real para los estimadores de construcción. ¿Por qué? Debido a que las fórmulas pueden tener fallas, los costos pueden calcularse erróneamente y las alteraciones del usuario, intencionales o de otro tipo, pueden comprometer la precisión de sus números mucho antes de que se presente la oferta final.

Al reemplazar los cálculos de la hoja de cálculo con un software creado específicamente para la estimación de la construcción, se generan automáticamente valores precisos de materiales, mano de obra, equipos, impuestos, márgenes, bonos, seguros y otros costos, lo que elimina la posibilidad de errores humanos. Los datos permanecen consistentes, precisos y confiables sin importar cómo, o cuándo, los mire. Y hay otro beneficio: tener plena confianza en sus datos significa que pasa menos tiempo persiguiendo errores e intentando decidir en qué números confiar en hojas de cálculo dispares.

Igual de importante, el software de estimación específico para la construcción ayuda a garantizar que los datos estén completamente actualizados, ofreciendo actualizaciones y mejoras continuas que hacen un seguimiento automático de las condiciones cambiantes de la industria y el mercado, incluidas las actualizaciones de precios de mano de obra y materiales. Esa es una protección importante para su balance final que Excel no puede proporcionar.

Limitación # 2: Excel no mantiene a su gente conectada

Es esencial que sus empleados trabajen como un solo equipo unificado desde el inicio de un proyecto hasta el cierre final. Eso significa tener un nivel de conectividad y colaboración entre las partes interesadas que Excel no admite.



El software de estimación de construcción basado en la nube, por otro lado, ofrece un nuevo nivel de acceso y conectividad entre los usuarios. Ayuda a romper los silos y facilita la comunicación con las partes interesadas, lo que les brinda a los equipos una nueva capacidad para compartir información en tiempo real y colaborar en decisiones clave y planes de "seguir adelante". Con un repositorio centralizado de datos del proyecto, una plataforma de estimación basada en la nube puede acomodar un número ilimitado de usuarios simultáneamente y ofrece nuevos niveles de visibilidad del proyecto para todos los involucrados. Los estimadores, gerentes de proyecto, equipos de campo y personal de contabilidad están en la misma página durante la vida de cada proyecto, sin el riesgo de inconsistencias y errores de datos.



La estimación de la construcción basada en la nube también es ideal para usuarios remotos. Accesible desde dispositivos móviles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, las plataformas de estimación en la nube brindan a una fuerza de trabajo cada vez más móvil una nueva capacidad para conectarse, comunicarse y colaborar, estén donde estén.

Limitación # 3: los datos de Excel son difíciles de transferir

Ejecutar un trabajo de construcción rentable depende de obtener información precisa y confiable para las personas adecuadas en cada fase del ciclo de vida del proyecto, desde la oferta inicial hasta el cierre final. Pero con Excel, puede ser difícil mantener un enfoque estandarizado de contenido y formato, especialmente cuando más de un estimador está trabajando en el mismo proyecto. Aún más desafiante es asegurarse de que los datos estimados se transfieran correctamente a otros sistemas administrativos. Y las alteraciones manuales realizadas en Excel, intencionales o no, pueden comprometer la precisión de la estimación. 



El software creado específicamente para la estimación de la construcción, por otro lado, ofrece integración directa con muchas soluciones populares de software de contabilidad de construcción y gestión de proyectos, eliminando la necesidad de ingresar manualmente los datos estimados en el software en el back-end. Ese tipo de transferencia automática de información ahorra tiempo y elimina los errores involuntarios de reingreso.

Limitación # 4: Excel no mantendrá el ritmo con el crecimiento

Para muchas empresas de construcción, llega un momento en el que Excel simplemente no es lo suficientemente grande o potente como para abordar el aumento del volumen o la complejidad de las estimaciones. Una solución de software específica para la construcción entregada a través de una plataforma en la nube en línea es una mejor alternativa, que aborda de inmediato la necesidad de escalabilidad, ya sea hacia arriba, en tiempos de crecimiento o hacia abajo, si la demanda y el uso se reducen.



Para las empresas más pequeñas que desean crecer, las demandas de mantener una base de datos relevante y depurar Excel para múltiples usuarios pueden ser abrumadoras. Las grandes empresas de contratación general enfrentan sus propios problemas con Excel, incluida una capacidad limitada para responder a nuevas oportunidades, o incluso administrar adecuadamente estimaciones que ya se han producido. Los cambios repentinos en el volumen y la demanda son casi imposibles de adaptarse a Excel, y los contratistas pagan el precio.



Una dependencia de Excel también puede significar niveles más bajos de productividad, lo que interfiere con la capacidad de escalar y crecer. Desde la configuración inicial hasta la prueba y verificación de fórmulas, trabajar con Excel puede desperdiciar mejor el tiempo dedicado a otras tareas; con un producto disponible comercialmente, ese trabajo está hecho para usted. ¿La línea de fondo? Si llega al punto en que no tiene el tiempo o la mano de obra para mantener y verificar la integridad de sus datos en Excel, entonces la solución es una solución de estimación específica de construcción más poderosa.

Limitación # 5: Excel no ofrece un equipo dedicado

A diferencia de Excel, el software de estimación desarrollado específicamente para el sector de la construcción suele contar con el respaldo de un equipo dedicado de profesionales calificados de tecnología y servicio al cliente que respaldan su producto, listos, dispuestos y disponibles para responder preguntas, solucionar problemas potenciales y ayudar a optimizar el valor de su inversión. Su comprensión colectiva de la industria de la construcción y el proceso de estimación es invaluable para ayudar a los estimadores a construir y mantener una base de datos que refleje los requisitos de estimación especializados, así como los cambios en la propia industria.


Estos equipos dedicados también mantienen su negocio en funcionamiento y brindan una respuesta rápida a las consultas de los clientes y las solicitudes de servicio para evitar tiempos de inactividad improductivos del sistema. Los especialistas en integración de software de construcción pueden incluso acelerar la transición desde Excel. ¿Por qué? Porque saben cómo importar datos históricos del entorno de Excel y ayudan a pasar a un sistema de estimación estandarizado de manera rápida y sin problemas.



Igual de importante, los equipos de soporte dedicados se mantienen un paso por delante de las actualizaciones y mejoras de los productos y están disponibles para guiar a los usuarios a través de las nuevas características y funcionalidades. Eso significa que su empresa siempre trabaja con las últimas versiones de software y se mantiene en la cima de la estimación de la productividad.

Conclusión

Cada año, la industria de la construcción se vuelve más competitiva y centrada en la tecnología, exigiendo que los contratistas adopten nuevas herramientas y procesos para mantener la ventaja del mercado. Excel simplemente no puede proporcionar el tipo de potencia de estimación, personalización y conectividad que hace posible el máximo rendimiento. Por esa razón, las empresas de construcción que se aferran a la familiaridad de Excel pueden poner en peligro su capacidad de competir de manera efectiva, trabajar de manera eficiente y alcanzar sus objetivos de crecimiento. Al adoptar una plataforma de estimación de construcción automatizada más potente, especialmente una basada en la nube, los contratistas de todos los tamaños pueden gestionar mejor las complejidades de hoy y posicionarse para el éxito en el futuro.
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