familia - 
En el ambiente actual del sector de la construcción, es más importante que nunca ir por delante de la competencia. Uno de los aspectos esenciales del trabajo de un contratista es la gestión de los informes de construcción. Los informes de construcción determinan el éxito de un proyecto al supervisar la precisión en la finalización del proyecto, el presupuesto y el calendario del proyecto.
En el proceso de construcción son necesarios varios tipos de documentos. Supongamos que quiere diferenciar su empresa de construcción de las demás. En ese caso, es necesario comprender el concepto de las presentaciones y por qué son importantes para sus proyectos. En este artículo se analizan en profundidad las presentaciones de construcción y la mejor forma de mejorar los procesos de presentación.
Índice de contenidos
¿Qué es una presentación de obras?
Una presentación de construcción se refiere a la información física o a los documentos escritos con información relevante presentados por un contratista al arquitecto o al director del proyecto para su aprobación. Estos documentos se presentan en distintos formatos, como planos de taller, muestras de productos y datos de materiales. Los directores de obra utilizan los informes para asegurarse de que los contratistas utilizan las cantidades correctas en un proyecto de acuerdo con los documentos del proyecto y del diseño.
¿Cuáles son las ventajas de las presentaciones?
Los informes de construcción son vitales porque permiten al equipo del proyecto dar el visto bueno a equipos y materiales. Es esencial hacer las presentaciones antes de la entrega. Si los contratistas hacen las entregas a tiempo, puede ser más fácil rectificar los contratiempos innecesarios.
Las entregas también son cruciales, ya que determinan el presupuesto del proyecto y la exactitud de los plazos. Una presentación detallada aumenta las posibilidades de éxito. En la presentación de proyectos de construcción intervienen muchos documentos, por lo que es necesario introducirlos con precisión. Todo el proyecto puede verse comprometido si se producen errores.
Las presentaciones también permiten completar un proyecto que se ajusta a las especificaciones de diseño, haciendo que el proyecto sea seguro para su ocupación y su uso previsto. No seguir el proceso de presentación puede tener consecuencias nefastas en un proyecto.
¿Cuáles son los tipos de presentación más comunes?
Hay muchos tipos de documentos de construcción. Como ya hemos dicho, los más comunes son los planos de taller, los datos de materiales y las muestras de productos. Cada tipo de presentación contiene información diferente, y el tipo de presentación depende del proyecto.
Planos de la tienda
Se trata de los tipos de documentos más habituales. Los planos de taller son planos o programas preparados por el contratista para ilustrar una parte de la obra. Los planos de taller difieren de los planos de la fase de diseño en que muestran el aspecto que tendrán los componentes del edificio durante la construcción.
Los planos de taller no forman parte de los documentos contractuales. Por lo tanto, no es necesario modificar los planos de diseño originales para adaptarlos a los planos de taller. Los planos de taller incluyen dimensiones, cantidades y características de diseño.
Muestras de productos
Son muestras de los materiales que los constructores utilizarán en la construcción. Incluyen muestras como tierra, hormigón, ladrillos, etc. Proporcionar muestras ayuda al equipo del proyecto a evaluar sus opciones estéticas. Otros modelos son maquetas en las que un contratista puede fabricar un componente del edificio, como un pequeño muro, para mostrar cómo quedarán las ventanas, las puertas y el revestimiento.
Estas maquetas son esenciales a la hora de debatir la viabilidad de un concepto de diseño. Las muestras de productos facilitan el juicio sobre el arte de un contratista y establecen la línea de base para evaluar las obras terminadas. Cuando los diseñadores del proyecto aprueban la presentación de muestras de materiales, éstas se almacenan in situ y se utilizan para compararlas y asegurarse de que los materiales que se traen coinciden con las muestras.
Datos del material
Se trata de información sobre materiales, como dimensiones, modelos, cantidades, acabados, detalles de la garantía, etc. Estos datos son esenciales a la hora de comprobar el cumplimiento de las normas. La presentación de datos sobre materiales es muy habitual en proyectos gubernamentales.
¿Qué incluyen las presentaciones?
La clave para llevar bien un proyecto de construcción es la organización. En el proceso de presentación hay muchos documentos, por lo que es necesario tener un registro de presentación. El registro de presentaciones es un registro que confirma que el equipo de diseño aprobó cada elemento del registro. Una buena presentación incluye los siguientes elementos.
- Especificaciones de la procedencia de una necesidad concreta
- Título con una breve descripción de la solicitud
- Tipo de presentación
- Nivel de prioridad
- Contratista responsable
- Parte aprobadora
El proceso de presentación de las obras
Los informes son una herramienta útil para garantizar la responsabilidad de las partes interesadas en el proyecto y que éste se mantenga en marcha. El proceso de presentación sigue unos pasos que describimos a continuación.
Reunión de pre-construcción
En la reunión previa a la construcción, el arquitecto, el contratista general y el ingeniero discuten el proceso de presentación de ofertas. Hablan de los plazos de entrega y revisión de las entregas. También discuten el formato de las presentaciones y el procedimiento para entregar una presentación. El propósito de la reunión es estipular cómo trabajarán juntas las partes y ver qué papel desempeña cada una. Las partes también discuten cómo pueden evitar retrasos en la presentación que aumenten los costes de construcción.
Desarrollo del calendario de presentación
En este caso, el contratista colabora con ingenieros y arquitectos y trabaja con el equipo del proyecto para elaborar un calendario de presentaciones. El equipo de diseño evalúa los tipos de presentaciones necesarias para el proyecto y las especificaciones técnicas requeridas. Cuando el contratista recibe los planos del diseño, puede elaborar su calendario de presentación. Este calendario no debe entrar en conflicto con el calendario general del proyecto.
Preparación de la presentación
El contratista comienza a preparar la presentación o la delega en un subcontratista pertinente. Si hay alguna desviación de los documentos de construcción, el contratista debe explicarla en la presentación. A continuación, el contratista revisa la presentación para asegurarse de que refleja con exactitud las condiciones del terreno y cumple todos los requisitos contractuales. Una vez revisada la presentación, la sellan para indicar su aceptación.
Revisión de la presentación:
Esta es la fase final, en la que el arquitecto revisa la presentación y puede aprobarla o rechazarla. Cada presentación debe identificar la parte del edificio a la que pertenece y debe ajustarse a los documentos de construcción.
Cómo redactar una presentación
El proceso de presentación de documentos de construcción es un sistema de control y equilibrio para garantizar que todo el mundo está de acuerdo. Su finalidad es garantizar que la información contenida en los documentos contractuales se comunica con exactitud a las partes interesadas. En cada fase, las presentaciones pueden aprobarse, rechazarse o aprobarse con revisiones.
En distintos momentos antes de la colocación de la primera piedra, los equipos de diseño preparan las especificaciones técnicas de los equipos y materiales necesarios para el proyecto. El arquitecto, el ingeniero y el contratista deben reunirse y establecer normas a la hora de redactar las entregas. Entre ellas figuran:
- Elementos que requieren presentación
- Plazos de entrega de los expedientes
- Métodos de entrega de los expedientes
- El proceso de revisión y los plazos de revisión
- Canales de comunicación
El establecimiento de protocolos adecuados garantiza que todas las partes comprendan sus obligaciones y tengan expectativas claras para mantenerse en el camino.
Cuando redacte la presentación, debe revisarla minuciosamente para evitar posibles retrasos. Cumpla los plazos para asegurarse de que el proyecto va por buen camino. Lo mejor es incluir todos los documentos como un paquete completo, ya que las presentaciones conllevan muchos documentos. A la hora de crear una presentación, se necesita un registro de presentaciones para hacer un seguimiento de los elementos que hay que incluir. Una buena presentación debe incluir lo siguiente
- Título: Debe ser el nombre de la presentación. También debe incluir una breve descripción de la solicitud de presentación.
- Tipo de presentación: Se refiere al tipo de información que se solicita.
- El contratista responsable: Al redactar una presentación, la persona responsable de proporcionar la información debe indicarlo claramente.
- Responsable de la presentación: La presentación debe indicar la persona responsable de la presentación del elemento y de la aprobación de la información.
- Revisor de la presentación: La presentación también debe indicar la parte responsable de la revisión de la información.
- Fechas requeridas: Debe haber fechas precisas, como la fecha de entrega y la fecha en que el revisor debe aprobarla.
Sólo sería posible gestionar adecuadamente una presentación con un registro tan completo. Puede utilizar programas informáticos o plantillas de presentación.
Consejos para mejorar las presentaciones
Ya que conoce el proceso de presentación, ¿qué puede hacer para mejorarlo y agilizarlo? El flujo de trabajo en el proceso de presentación a veces parece frustrante. Aun así, puede mejorarlo reduciendo los errores de presentación, facilitando el acceso a la información y los documentos necesarios y utilizando un seguimiento avanzado. A continuación encontrará algunos consejos que puede utilizar para mejorar sus presentaciones.
Uso de registros de presentación automatizados
En los proyectos de construcción, los requisitos de las especificaciones pueden contener miles de elementos que deben introducirse en el registro de presentaciones. Al introducir manualmente los registros de presentación, aumentan las posibilidades de que se produzcan errores. Puede eliminar los errores utilizando registros de presentación automatizados para crear registros descargables en formato de hoja de cálculo con todos los elementos necesarios para el registro. Esto reduce drásticamente los errores y ahorra tiempo.
Acceso a la información
Debe mantener la privacidad y seguridad de la información presentada. En el proceso de presentación intervienen muchas personas para dar el visto bueno, elaborar datos y realizar revisiones. Por mucho que sea esencial implicar a muchas partes externas, la información privada debe mantenerse confidencial. Por lo tanto, debe emplear una tecnología que permita tanto el acceso como el control de las presentaciones a miembros y no miembros. No es necesario añadir miembros externos al proyecto, ya que pueden revisar las presentaciones a través del correo electrónico. Por lo tanto, la información como las hojas privadas y las anotaciones deben mantenerse confidenciales.
Añadir filtros a los envíos
Es fácil que alguna información de los expedientes se escape, ya que hay mucha información que filtrar. Sin embargo, la tecnología ha hecho posible filtrar la lista y reducirla a los elementos que necesita. Puede tener diferentes categorías de filtros, como fechas de vencimiento, revisores, tipos de presentación, especificaciones y prioridad de la presentación.
Utilizar las notificaciones por correo electrónico
El proceso de presentación es largo, desde la solicitud hasta la aprobación. Hay muchas partes implicadas, por lo que debe ahorrar tiempo estableciendo un sistema de seguimiento adecuado para su equipo de proyecto. Puede utilizar soluciones como el software de gestión de proyectos que envía alertas de aprobación por correo electrónico. Recibir notificaciones puntuales de estas alertas mejora la transparencia y la responsabilidad, y ayuda a actuar con mayor rapidez.
Centralice sus marcas de presentación
A medida que los documentos pasan por diferentes partes durante la revisión, se les cambia el nombre, se reordenan y se marcan de acuerdo con las especificaciones del proyecto. Sin embargo, supongamos que el equipo del proyecto no dispone de las herramientas adecuadas. En ese caso, pueden ir saltando por diferentes plataformas y encontrarse inevitablemente volviendo a los sistemas manuales. Los sistemas de marcado centralizados permiten a los usuarios anotar las entregas sin necesidad de descargarlas, editarlas y volver a cargarlas en el sistema.
Permitir varios revisores a la vez
Es infrecuente que las presentaciones necesiten la aprobación de una sola parte. Dado que hay muchas partes implicadas, no es productivo esperar a la aprobación independiente de cada parte antes de proceder. Permitir que varios revisores evalúen una presentación mejora la eficacia y reduce el riesgo de retrasos. El software de gestión de proyectos permite a las distintas partes añadir varios revisores como coevaluadores. Esto aumenta la transparencia y fomenta la responsabilidad en todo el equipo del proyecto. Es más fácil para el equipo identificar errores y saber cuándo tomar medidas.
Mantener informado al equipo
Aparte de los miembros que presentan y revisan una presentación, otros miembros del equipo del proyecto deben conocer el estado de los elementos presentados. Deben ser notificados cuando se crea, revisa o publica una presentación para garantizar que toda la información facilitada es correcta. Estas otras partes incluyen proveedores, subcontratistas, diseñadores y otros representantes del cliente.
Para que los proyectos se desarrollen según lo previsto, es fundamental que se aprueben a tiempo.
Crear informes de presentación personalizados.
Para asegurarse de que los proyectos van por buen camino, los jefes de proyecto suelen solicitar informes de presentación. Estos informes deben tener un aspecto profesional. Puede implantar soluciones de gestión de proyectos que le ayuden a crear informes personalizados detallados que se compartan fácilmente con las partes interesadas.
Puntos clave
Los informes de construcción difieren de una empresa a otra. Algunos de los puntos clave son;
Participantes
Entre las personas que intervienen en la presentación de documentos de construcción se encuentran el constructor general, los subcontratistas, los arquitectos, los ingenieros y todo el equipo de diseño.
Tipos
Los planos de taller ilustran un segmento de construcción en términos de dimensiones, cantidades y características de diseño.
Muestras de productos que ilustran lo que los constructores utilizan en la obra, como maquetas del edificio, muestras de roca, tierra y ladrillos.
Los datos de los materiales son información relativa al proyecto de construcción, como modelos, detalles de la garantía, cantidades, etc.
El proceso
La preconstrucción es el primer paso, en el que todas las partes interesadas se ponen de acuerdo sobre los plazos, el tipo de entregas y todo el proceso para poder trabajar en equipo.
El calendario de presentación es la segunda fase, en la que los participantes en la presentación de las obras discuten los requisitos y plazos de las presentaciones.
El tercer paso es la preparación de la presentación, en la que un contratista o subcontratista comprueba los documentos antes de enviarlos para su revisión.
La revisión de las entregas es la fase final, en la que el equipo de diseño comprueba cuidadosamente la correspondencia entre las entregas y los documentos de construcción antes de aprobarlas o rechazarlas.
Características de una buena presentación de obras
Una gran presentación debe incluir las fechas requeridas indicando el nivel de prioridad, el nombre del proyecto y una breve descripción.
Los documentos de construcción deben indicar el tipo de documento y el contratista.
Por último, una buena presentación de construcción debe mencionar al gestor de la presentación y al revisor de la presentación.
El gestor de la presentación es responsable de aprobar la información contenida en la presentación, mientras que el revisor de la presentación es la parte que realiza la revisión.
Formas de mejorar las presentaciones
Utilizar registros de presentación actualizados
- Mantenga la privacidad y seguridad de la información presentada
- Priorice sus marcas de presentación
- Organice sus envíos en filtros
- Mantener informados a los miembros sobre el progreso de la revisión
- Redactar informes de presentación
Ventajas de una presentación de obras
Una buena presentación de construcción ayuda a determinar el éxito de un proyecto al proporcionar su presupuesto y finalización programada.
Una presentación ofrece precisión sobre las funciones de todas las partes interesadas como colaboradores para proporcionar presentaciones correctas.
Revisar correctamente una presentación garantiza que cumple todos los documentos, lo que aumenta el porcentaje de éxito del proyecto.
Los informes de construcción garantizan que los proyectos se ajustan a su diseño y mejoran la viabilidad de cualquier construcción.
Como ya se ha dicho, los informes tienen por objeto demostrar el acuerdo y mantener a todos los participantes en la obra responsables e informados. Cada parte debe dar un sello de aprobación que demuestre que ha revisado, entendido y acordado el inicio de una parte específica del trabajo. Los sistemas manuales adoptados anteriormente para la creación y el seguimiento de las presentaciones resultaron ineficaces, pero actualmente existen muchas soluciones que agilizan el proceso y ahorran tiempo y recursos. Cuando todos los miembros del equipo del proyecto comprenden el proceso, todos los implicados se toman el trabajo en serio y hacen que el proyecto siga adelante.
