Orden de compra para la construcción

Siempre es aconsejable contar con un contrato o acuerdo vinculante antes de que el dinero o los bienes cambien de manos al hacer negocios. Una orden de compra para la construcción actúa como un contrato legal entre dos partes y describe los términos básicos del compromiso.  

Una orden de compra de construcción es una parte vital de cualquier contrato de proyecto. El comprador y el vendedor deben validar una orden de compra de construcción. El comprador suele generar una orden de compra para la construcción y la emite al vendedor. El comprador es el propietario del proyecto o el contratista general, mientras que el vendedor es un contratista general que trabaja en un proyecto.  

Este artículo describirá qué son las órdenes de compra para la construcción, cómo funcionan y cómo ejecutarlas en la construcción correctamente.  

¿Qué es una orden de compra para la construcción? 

Una orden de compra de construcción es un documento emitido por un comprador a un vendedor para confirmar la intención de adquirir materiales o servicios de construcción. El comprador, normalmente el propietario del proyecto, genera la orden de compra y la envía al vendedor, proveedor o contratista. Una vez que el proveedor o vendedor ha aceptado la orden de compra para la construcción, el comprador y el vendedor celebran un contrato legalmente vinculante.  

Aceptar la orden de compra de construcción significa que ambas partes han acordado el precio de los bienes o servicios, las condiciones de pago y los plazos de entrega. Una orden de compra de construcción puede ir acompañada de un contrato escrito y firmado en el que se describen los detalles de la relación entre el comprador y el vendedor y sus expectativas en función de su acuerdo.  

Las órdenes de compra para la construcción también ayudan a controlar la compra de materiales y servicios por parte de los proveedores y son una herramienta para mantener el proyecto de construcción dentro del presupuesto. Dado que una orden de compra puede ser legalmente vinculante, es esencial conservarla para su registro. 

¿Cuándo se necesita una orden de compra para la construcción? 

Una orden de compra de construcción se crea en función de las necesidades. Cuando una de las partes necesita algo, ya sea un producto o un servicio, solicita comprarlo a un proveedor, y éste es libre de aceptar las condiciones, no estar de acuerdo o hacer una contraoferta.  

En el caso de los pedidos más pequeños, se puede enviar una orden de compra de construcción directamente al proveedor. El cliente final suele enviar la orden de compra de construcción.  

La presentación de una orden de compra para la construcción puede variar ligeramente en los grandes proyectos. Por lo general, los directores de proyecto, contratistas o subcontratistas deben enviar una solicitud de compra al equipo de compras siempre que necesiten materiales o servicios de construcción.  

Una solicitud de compra es una petición de permiso para hacer un pedido. El departamento de compras revisa y aprueba la solicitud de compra y a continuación genera un pedido que se envía al proveedor.  

¿Qué hay que incluir en una orden de compra de obras? 

Redactar una buena orden de compra para la construcción es un proceso complejo. La orden de compra debe ser sencilla y estandarizada, pero lo suficientemente detallada como para minimizar las probabilidades de que el vendedor se equivoque.  

Es importante tener en cuenta que una orden de compra de construcción se convierte en un contrato legalmente vinculante una vez que se envía al proveedor y éste la acepta. Esto significa que no hay lugar para los errores. La orden de compra debe revisarse a fondo antes de enviarla si el comprador quiere evitar sorpresas desagradables.  

El pedido debe incluir la cantidad y la descripción de los materiales, el coste acordado, las condiciones de pago, las fechas de vencimiento, los métodos de entrega y las referencias de la oferta. Las dos partes pueden añadir cualquier otra información relevante al contrato.  

Cantidad y descripción de los materiales 

Una vez que se ha adjudicado un proyecto a un subcontratista, éste visitará la obra y determinará las herramientas, los materiales, el equipo y la mano de obra necesarios para completar el proyecto. A continuación, el contratista comunica sus necesidades al director del proyecto. A continuación, el director del proyecto crea una orden de compra basada en los productos estipulados por el subcontratista. 

El PO de construcción debe enumerar todos los entregables estipulados por el subcontratista, ya que el director del proyecto (que representa al propietario) tiene la responsabilidad financiera. De este modo, la orden de compra protege a ambas partes. El director del proyecto recibe la cantidad y calidad exactas del trabajo solicitado, mientras que el subcontratista recibe el pago de todos los materiales necesarios para completar el trabajo. 

Coste acordado  

El equipo de gestión del proyecto trabaja con el subcontratista y acuerda el coste por entrega y los posibles descuentos. El pedido debe indicar qué cantidades de qué artículos se descuentan, si procede.  

Condiciones de pago 

Una orden de compra para la construcción suele emitirse con el entendimiento de que el pago es a crédito. El subcontratista solicita los materiales o servicios de construcción necesarios a crédito. Esto protege al comprador de pérdidas financieras cuando realiza los pagos antes de la finalización del proyecto.  

Del mismo modo, las condiciones de pago pueden tener un plazo de pago neto que defina el número máximo de días que el comprador puede tardar en realizar el pago tras recibir una factura del subcontratista. Por ejemplo, un pedido con un plazo neto de 30 días debe pagarse en un plazo de 30 días desde que el subcontratista presente una factura por el trabajo realizado.  

Entrega 

El método de entrega de los materiales o equipos solicitados puede ser el de Punto de Embarque Libre a Bordo (FOB) (también llamado FOB origen) o FOB Destino. FOB punto de embarque significa que el propietario es responsable de cualquier pérdida o daño en los materiales o equipos pedidos cuando el proveedor los libera.  

Por otro lado, FOB Destino significa que el contratista es responsable de cualquier pérdida o daño de los materiales o equipos pedidos hasta que lleguen a la obra. 

Fechas de vencimiento  

Una vez establecidas las condiciones de pago, ambas partes deben acordar las fechas de vencimiento de los productos solicitados en el pedido. Las fechas de vencimiento se comunican a los proveedores para que planifiquen la entrega. 

Referencias de pedidos 

Una orden de compra de construcción no puede estar completa sin un número de referencia. El número de referencia de la orden de compra se utiliza para hacer un seguimiento de la orden de compra de construcción, ya que podría perderse fácilmente entre los cientos de otras órdenes de compra relacionadas con el mismo proyecto.  

El número de referencia es la única forma de confirmar que el servicio se ha completado o que los materiales/equipos se han entregado tal y como se solicitó.  

¿Es una orden de compra un contrato?   

No, una orden de compra puede ser legalmente vinculante tras su aceptación, pero no es un contrato. Una orden de compra de construcción es un documento que confirma la intención de comprar materiales o servicios de construcción. Sin embargo, un contrato es un documento jurídicamente vinculante que detalla los productos, los precios acordados, las condiciones de pago y las condiciones de todo un proyecto de construcción.  

Se crea una orden de compra para cada pedido por separado. Sin embargo, un contrato incluye todos los detalles del proyecto y los pedidos y facturas de ese proyecto. El pedido forma parte de un contrato. 

¿Una orden de compra es una factura?  

Una orden de compra no es una factura. El comprador envía una orden de compra de construcción al vendedor para determinar el coste del contrato. El vendedor envía una factura para solicitar el pago del trabajo realizado. El comprador envía una orden de compra antes de que se inicie el trabajo, mientras que el vendedor envía una factura después de la finalización.  

Resumen 

Una orden de compra para la construcción es vital porque ayuda al director del proyecto a controlar la compra de materiales o servicios y a mantenerse dentro del presupuesto. La orden de compra garantiza que el comprador reciba lo que pide y que el vendedor reciba el pago por los bienes y servicios.