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Loscontratos de construcción pueden ser largos y complicados, pero los dos componentes más importantes que hay que entender son las órdenes de cambio y el alcance y el precio.
Una orden de cambio es necesaria cuando hay que modificar algo importante en el alcance original del trabajo. Sirve como registro legal del acuerdo entre el cliente y el contratista sobre el nuevo trabajo y el precio para realizarlo.
Si trabaja con un cliente que presenta una solicitud para modificar el contrato de forma significativa, el proceso de orden de cambio comenzará inmediatamente. Tendrá que hacer que el equipo de estimación y de despegue haga los números rápidamente para que el programa no se detenga, a la espera de la orden de cambio firmada.
Índice de contenidos
¿Qué es una orden de cambio en la construcción?
Cuando un contratista llega a un acuerdo con un cliente para realizar un trabajo, debe entender que es probable que se requieran órdenes de cambio en algún momento del proceso de construcción. Esto forma parte del juego.
Las condiciones del terreno pueden variar, especialmente los suelos o las aguas subterráneas; el cliente puede cambiar de opinión sobre la ubicación de un muro o querer eliminar una parte de la huella del edificio.
Lo más importante de las órdenes de cambio es que los acuerdos legales están relacionados con los cambios en el diseño original y el contrato entre el equipo de construcción y el cliente.
La importancia de las órdenes de cambio
Las órdenes de cambio son esenciales para los contratistas de la construcción. Protegen a los contratistas de las presiones para realizar trabajos adicionales más allá de lo acordado en el contrato. Esto puede ser un gran problema si tu cliente te pide que añadas más trabajo sin estar de acuerdo en pagarlo.
Aunque pueda parecer más fácil llegar a un acuerdo de mano sobre el precio del trabajo adicional con un cliente, ese es un juego peligroso para un contratista.
Sin órdenes de cambio, no habrá constancia de los cambios del contrato con el cliente, y usted puede acabar quedándose con las manos en la masa. Una orden de cambio también sirve para protegerse de las acusaciones de trabajo no realizado y responsabiliza a ambas partes.
Redacción de órdenes de cambio
El contratista debe crear una orden de cambio tan pronto como el cliente se dirija a usted con una solicitud para revisar su diseño y su contrato.
De este modo, su equipo podrá mantener el rumbo y empezar a prepararse para los cambios del proyecto, adquiriendo los materiales necesarios y actualizando el calendario con los subcontratistas cuando sea necesario.
La orden de cambio escrita es relativamente sencilla y debe incluir lo siguiente:
- Información de contacto
- Fechas de solicitud y aprobación del cambio
- El coste global del cambio, así como su repercusión en los costes globales del proyecto
- Cualquier actualización del contrato a partir del cambio
- Cambios en los plazos de entrega de los proyectos
Algunos contratistas podrían querer llegar a un acuerdo de mano y ponerse a trabajar en la nueva obra de inmediato, especialmente si tienen los materiales a mano. Eso es un gran error. Es importante que cualquier cambio de contrato se haga por escrito y sea firmado por todas las partes implicadas. Si no es así, el contratista podría verse obligado a tratar de conseguir el pago de un cliente difícil.
No tener los cambios por escrito también podría dar lugar a disputas sobre el trabajo real realizado si el cliente sigue cambiando de opinión.
Escribir una orden de cambio no tiene por qué ser un proceso desalentador, especialmente si su equipo utiliza ProEst para gestionar sus ofertas y estimaciones. ProEst facilita la determinación de los cambios en la estimación de costes de forma rápida. El software basado en la nube es más fácil de actualizar sobre la marcha que las hojas de cálculo de la vieja escuela todavía favorecidas por muchos contratistas. Con ProEst, el proceso de órdenes de cambio no tiene por qué ser una pesadilla.
¿Quién crea las órdenes de cambio?
El contratista o subcontratista es responsable de preparar las órdenes de cambio.
Varios miembros del equipo pueden participar en la estimación del coste del nuevo trabajo antes de entregarlo al director del proyecto para que lo apruebe con el cliente. Es posible que los contratistas principales y los subcontratistas tengan que coordinarse en el proceso de órdenes de cambio para asegurarse de que comunican eficazmente los cambios que pueden afectar a las distintas fases de la construcción.
El proceso de órdenes de cambio
El proceso de órdenes de cambio comienza cuando un cliente acude a su contratista para realizar cambios en el edificio o la obra. Puede tratarse de algo así como la necesidad de actualizar los límites del movimiento de tierras o el diseño de los cimientos en función de complicaciones imprevistas con el terreno de apoyo o la decisión de revisar la disposición de una habitación para que sirva a un propósito diferente.
Los representantes del propietario y del contratista se reúnen para discutir lo que hay que cambiar y cómo los interesados pueden lograrlo. A partir de ahí, el contratista elaborará una estimación del coste del trabajo adicional. Las personas que trabajan en el proyecto pueden acelerar todo este proceso si el contrato original incluye costes unitarios estándar para el trabajo que ayuden a que la orden de cambio sea más transparente. Una vez que ambas partes firman la orden de cambio, el trabajo puede comenzar.
Tipos de órdenes de cambio
Hay tres tipos principales de órdenes de cambio con los que todos los contratistas deben estar familiarizados, que son:
- Órdenes de cambio aditivas
- Órdenes de cambio deducibles
- Terminación parcial.
Los tres tipos de órdenes de cambio implican diferentes revisiones contractuales.
Orden de modificación de aditivos
Una orden de cambio aditiva es la más común.
En este caso, un cliente le pedirá que le proporcione un precio para complementar el contrato original con tareas adicionales.
Asegúrese de que las expectativas están claramente definidas en la orden de cambio para que usted y el cliente estén totalmente de acuerdo con el trabajo adicional que va a realizar.
Orden de modificación deductiva
Una orden de cambio deductiva eliminará una parte específica del trabajo del contrato, reduciendo el precio total.
Las órdenes de cambio deductivas suelen referirse a reducciones menores del alcance global de la obra. Si su contrato permite las órdenes de cambio deductivas, usted y el cliente tendrán que negociar el valor del contrato en función del trabajo eliminado. Esto puede no ser fácil, dependiendo de cómo hayáis estructurado el contrato tú y el cliente.
Terminación parcial
Los contratos de construcción suelen incluir un lenguaje que permite la rescisión parcial.
Se utiliza cuando un cliente quiere eliminar grandes partes del alcance del trabajo. Un cliente no puede utilizar órdenes de cambio a gran escala para alterar el alcance del trabajo de forma drástica. Si el cliente intenta hacer demasiadas reducciones en el contrato mediante órdenes de cambio, podría acabar anulando el contrato.
La utilización de ProEst para sus ofertas y despachos puede eliminar el dolor de cabeza que supone la negociación de órdenes de cambio deductivas y la terminación parcial, ya que su equipo podrá verificar rápidamente los elementos y el trabajo a eliminar y respaldar los términos propuestos.
Qué incluir en una orden de cambio
En una orden de cambio debe incluirse lo siguiente;
Proyecto e información de contacto
- Nombre y dirección del proyecto
- Número de contrato
- Nombre y dirección del propietario
- Número de orden de modificación
- Nombre y contacto del contratista principal
- Nombre e información de contacto del contratista que presenta la orden de cambio
- Descripción del cambio solicitado en comparación con el contrato original
El cambio de trabajo propuesto, las razones y los detalles se describen en esta sección.
3. Horario actualizado
El nuevo calendario debe incluir todos los cambios. El número de días necesarios para completar el cambio y la fecha en que estará terminado deben incluirse en el nuevo calendario.
4. Coste del cambio
La orden de cambio implica la modificación de tareas, lo que conlleva costes distintos de los previstos anteriormente. Los costes que hay que contabilizar son los impuestos, los beneficios, los gastos generales, los seguros y todos los demás ajustes que conlleva el cambio.
5. Valor del contrato actualizado
El documento debe incluir el valor del contrato original y el propuesto. También se detalla el coste de la orden de cambio actual y el valor de todas las anteriores.
Proceso de orden de modificación
A continuación se indica el proceso para llevar a cabo la orden de cambio.
Paso 1: Firma del contrato
El contrato de construcción, que incluye el presupuesto, el calendario y el alcance de las obras, lo firman las partes tras la licitación y la negociación.
Paso 2: Se plantean los problemas
Los acuerdos contractuales empiezan a tener problemas derivados de algunos cambios. Los cambios pueden provenir de nuevas normativas, cambios de propietario, problemas de contratación o errores y omisiones en el diseño.
Paso 3: Se propone un cambio
Una vez propuestos los cambios, los subcontratistas estiman su impacto en el calendario del proyecto, el alcance de las obras y el presupuesto.
Paso 4: Se revisa el cambio
El propietario revisa estos cambios en un plazo limitado y puede pedir información adicional para aceptar o rechazar la propuesta.
Paso 5: Se acuerda el cambio
El propietario y el contratista se ponen de acuerdo sobre los cambios propuestos y se empieza a preparar el documento de modificación.
Paso 6: Modificación del contrato original
Las partes implicadas firman el documento modificado. El contratista pone al día a los trabajadores sobre la modificación para su aplicación. El nuevo alcance del trabajo se comparte con plazos para ayudar a la cuadrilla a adaptarse.
Evitar las órdenes de cambio
Las órdenes de cambio no son necesariamente algo malo para el contratista.
Si el proceso de orden de cambio se sigue correctamente, se les pagará el tiempo, la mano de obra y los materiales adicionales.
Sin embargo, las órdenes de cambio no son buenas para el propietario del proyecto. Demasiadas órdenes de cambio aumentan el coste del proyecto y pueden disparar el presupuesto. Algunas órdenes de cambio son inevitables, pero los contratistas pueden tomar algunas medidas para limitarlas.
Lo más importante es comprobar dos y tres veces el contrato antes de firmarlo. Los clientes deben conocer perfectamente lo que el contratista se compromete a hacer. No dé por sentado que van a pintar el baño después de instalar los accesorios. Si no está en el contrato, es una orden de cambio.
Además, es esencial asegurarse de que todos los documentos de ingeniería han sido examinados a fondo. También deberían haberse realizado todas las investigaciones y pruebas sobre el terreno para evitar sorpresas relacionadas con algo como el suelo o el estado del tejado.
Puntos clave
El contrato de construcción que atrae las órdenes de cambio no significa que el proceso vaya a avanzar sin problemas. El propietario y otras partes podrían negarse a aprobar las órdenes de cambio. Por lo tanto, se necesita mucha negociación y persuasión, con detalles sobre los cambios que se van a introducir.
La elaboración de nuevas estrategias es necesaria cuando se emiten órdenes de cambio para llegar a un consenso sobre los cambios necesarios.
Documentar todo el proceso, desde la licitación hasta las necesidades al inicio del proyecto, es crucial para que el caso de las órdenes de cambio sea lo suficientemente sólido. Todos los detalles del proceso de construcción deben adjuntarse para mayor facilidad.
Acordar en detalle el alcance del trabajo es una forma increíble de garantizar que no surjan órdenes de cambio, que a menudo podrían resultar costosas para el propietario. Contratistas y clientes deben acordar todo lo que se va a hacer antes de iniciar cualquier proyecto.
Preguntas frecuentes
¿Se puede rechazar una orden de cambio?
Los propietarios obstinados pueden pelearse por el precio o negarse a firmar las órdenes de cambio cuando se presentan porque consideran que el contrato inicial debería haber cubierto el trabajo. Es esencial documentar todo lo que ha llevado a la orden de cambio: las condiciones del terreno, los defectos de diseño, las conversaciones con los ingenieros de la obra y los propietarios. Tome también fotografías. Si el propietario sigue negándose a reconocer la orden de cambio, en última instancia puede dar lugar a una batalla legal. Los contratistas tienen que construir un caso sólido para asegurarse de que se les paga por su duro trabajo.
¿Cómo se gestionan las grandes órdenes de cambio?
Si una orden de cambio es tan grande que cambia completamente el tamaño y el alcance del contrato, puede ser rechazada porque va mucho más allá de lo que ambas partes acordaron inicialmente.
Las órdenes de cambio continuas o de gran envergadura pueden ser complicadas de manejar para los contratistas, especialmente si el pago no se realiza por adelantado. Si el cliente presiona continuamente para que se hagan cambios en el contrato, asegúrate de que sean razonables.
