Explicación de la licitación

La mayoría de los contratistas de la construcción consiguen sus trabajos a través de licitaciones competitivas. Un paso común que precede a la licitación es la invitación a licitar, también llamada solicitud de propuesta. Una invitación a licitar es muy diferente de una solicitud de propuesta, y este artículo compartirá la información que necesita saber acerca de una invitación a licitar. 

¿Qué es una licitación? 

Una licitación es un llamamiento de los clientes a los contratistas para que proporcionen productos o servicios específicos que cumplan las especificaciones del producto. La idea de una invitación a licitar es dar a todos los licitadores interesados información estandarizada sobre el alcance del proyecto, la duración, las garantías requeridas, las normas de servicio y las calificaciones mínimas. Esta información hace que el proceso de licitación sea justo y realmente competitivo.

Facilitar los detalles del proyecto también ayuda al cliente a seleccionar al mejor licitador al precio más bajo. La presentación de los detalles del proyecto en una licitación también permite a los clientes conocer en detalle su necesidad de actuación.

Una vez que los contratistas reciben la invitación a licitar, presentan sus ofertas en sobres sellados que se abren públicamente en aras de la transparencia.

Pasos de una licitación 

La licitación sigue unos pasos que permiten a los contratistas presentar una propuesta que les permita llevar a cabo la construcción para un cliente disponible. El proceso de licitación implica lo siguiente; 

Recurso de licitación 

El llamamiento a licitación es el primer paso, en el que el propietario pide ofertas tras facilitar las especificaciones, documentos y planos del proyecto a los contratistas interesados. 

Presentación de ofertas

Todos los contratistas interesados en el proyecto de construcción deben presentar sus ofertas al cliente en sobres sellados y esperar a que sean revisadas. Un contratista solo debe aceptar algunas llamadas a licitación, pero debe asegurarse de que su oferta se ajusta a los requisitos del cliente.

Selección de ofertas

El objetivo de un contratista o licitador es convencer al propietario de que es el candidato perfecto para el proyecto de construcción. Tras recibir todas las ofertas, el propietario las revisa para seleccionar al contratista que se adapte a los requisitos del proyecto. 

Subcontratación 

En algunos proyectos de construcción, el contratista general puede adquirir ofertas de subcontratistas para obtener el máximo beneficio de un proyecto. El contratista general presentará una propuesta de construcción para el subcontratista. Este proceso tiene lugar después de ganar una licitación, en la que el contratista general puede elegir si involucra a un subcontratista o no.

Formación de contratos 

Formación del contrato: Es la fase final del proceso de licitación. El contratista y el cliente ultiman los fundamentos jurídicos del proyecto y suscriben un contrato.

Cómo ganar una licitación

Los contratistas pueden ser bastante competitivos a la hora de presentar ofertas a los propietarios. Para aumentar sus posibilidades de ganar una licitación, un contratista debe;

Comprender el recurso de la factura

Todos los contratistas deben comprender la convocatoria de una licitación repasando los requisitos indicados por el propietario en el plan de construcción. Los contratistas deben leer los documentos de licitación y comprobar los planos para tener las estimaciones de costes correctas.

 El contratista puede hacer preguntas si necesita alguna aclaración. Esto les permite tener una guía clara de lo que quiere el cliente.

Realizar una evaluación de la construcción

Tras recibir una invitación a licitar, el contratista debe evaluar el tamaño y las necesidades del proyecto. Si el proyecto excede la escala de conocimientos y recursos del contratista, debe optar por otra licitación. 

El truco para ganar una licitación es asegurarse de que cumple todos los requisitos del proyecto de construcción sin comprometer la calidad.

Haz una estimación del precio. 

Realice una estimación de costes exhaustiva desglosando sus costes y optimizando sus beneficios. Un contratista prefiere perder una licitación que conseguirla para incurrir en pérdidas. Haz cuentas y asegúrate de no ofertar por debajo de tus posibilidades.

Cuando presente su oferta, indique si va a subcontratar o no. La subcontratación reduce sus costes medios, lo que puede ayudarle a aumentar sus posibilidades de ganar la licitación.

Cómo identificar una licitación

Como contratista, probablemente ya comprenda la importancia de responder con éxito a una licitación. Sin embargo, una licitación no significa que su empresa sea la única invitada a licitar en un proyecto.

Casi todas las licitaciones tienen las siguientes especificaciones:

• Resumen del proyecto
• Resultados del proyecto
• Resumen de horarios
• Costes del proyecto
• Alcance del proyecto
• Gestión de proyectos

Recibir una invitación a licitar significa que tiene la capacidad y los conocimientos necesarios para ofrecer un servicio concreto, ya que se ha inscrito en un mercado de contratistas. Aunque una empresa presente una oferta para un proyecto para el que está perfectamente cualificada, eso no significa que vaya a ganar la licitación. Ganar una licitación significa que su empresa ofrece los costes correctos del proyecto, tiene medios para cumplir los plazos del proyecto y cuenta con el conjunto de habilidades adecuadas para completar los entregables.

¿Cuándo se utilizan las licitaciones?

Hay varios casos en los que puede ser plausible utilizar una invitación a licitar. Ciertas industrias, como las organizaciones gubernamentales y las instituciones académicas, utilizan las invitaciones a licitar más que otras industrias. Esto promueve altos niveles de transparencia y ayuda a frenar la corrupción y el favoritismo.

Los clientes suelen recurrir a las licitaciones en proyectos previsibles para entender claramente los procesos y requisitos necesarios para completar el proyecto. Algunos clientes también recurren a las licitaciones cuando no hay diferencias significativas entre los distintos productos y servicios ofrecidos por los contratistas. En tales casos, el precio acaba siendo el criterio de evaluación más crítico.

A diferencia de una solicitud de propuesta, el contratista no ofrece soluciones adicionales a los procesos de adquisición y gestión del cliente. Teniendo esto en cuenta, el contratista debe entender los requisitos del cliente y seguirlos en lugar de introducir nuevos conceptos. El contratista debe saber qué se espera exactamente de él.

La mayoría de las licitaciones acaban en contratos a precio fijo. Si es transparente sobre sus gastos, le ayudará a ganar licitaciones. La presión para que los contratistas presenten ofertas lo más bajas posible puede dificultarles la cobertura de los costes operativos. Una oferta excesivamente baja puede dificultar que el contratista cumpla todos los requisitos del contrato.

Ventajas de una licitación 

Estas son algunas de las ventajas de una licitación:

• Una licitación permite a los contratistas participar en proyectos de construcción. Ahorra tiempo, ya que los clientes y los trabajos de construcción están disponibles.
• Permite a los propietarios elegir la oferta más adecuada entre distintos contratistas.
• Simplifica el proceso de contratación, ya que el cliente puede adquirir directamente ofertas para la construcción.

Contras de una licitación

Una licitación tiene algunos inconvenientes. Por ejemplo; 

• En la mayoría de los casos, los licitadores con las ofertas más bajas siempre consiguen los trabajos de construcción. Esto puede influir en que los contratistas utilicen materiales más baratos y de baja calidad que no cumplen los requisitos del cliente.
• El proceso de licitación lleva mucho tiempo, desde el llamamiento a licitación hasta la formación del contrato. Esto puede disuadir a los próximos contratistas de presentar sus ofertas. 

Licitación y solicitud de ofertas

Como ya hemos dicho, una licitación se utiliza cuando el cliente sabe lo que quiere en un proyecto. En cambio, una solicitud de propuesta es más exigente y compleja. En una solicitud de propuesta, el cliente conoce el producto final que quiere, pero necesita conocer los métodos y especificaciones que se utilizarán en el proyecto.

La RFP describe el producto final requerido y ofrece propuestas sobre las especificaciones y los criterios de análisis propuestos. A continuación, los licitadores ofrecen al cliente diferentes métodos y precios para evaluar.

Dado que una RFP requiere muchos conocimientos técnicos, el contratista tiene más margen para introducir nuevos conceptos e ideas para completar el proyecto o realizar un servicio. Los proyectos sometidos a una RFP dan lugar a un servicio superior y a un proceso de selección más largo. La evaluación de cada propuesta puede ser tediosa y alargarse más de lo previsto. Este tiempo invertido en la fase inicial conduce a una mayor innovación y a unos costes generales más bajos.

A diferencia de los concursos, el precio es uno de los muchos factores decisivos a la hora de solicitar propuestas. Los clientes ponderan mucho la calidad y la experiencia de los licitadores.

Una vez adjudicada la licitación, se invita al contratista ganador a negociar el mejor precio posible por la mejor calidad. Esto se debe a que los contratistas pueden proponer distintas formas de abordar los problemas del proyecto.

¿Cómo redactar una licitación?

A la hora de buscar nuevos contratistas, es imprescindible redactar una buena licitación. La invitación a presentar una oferta debe describir las expectativas del cliente y aclarar los detalles clave del proyecto, como el alcance y los resultados.

El anuncio de licitación debe comenzar con el nombre del proyecto y las direcciones de correo electrónico de los licitadores. También incluye el número de licitación, la fecha de apertura y la fecha de cierre.

El siguiente paso consiste en enumerar la finalidad del proyecto y los componentes críticos. También hay que escribir cómo se va a entregar la invitación. Los formularios de licitación deben estar firmados y autorizados por los licitadores.

En la invitación también se debe recordar a los licitadores que deben presentar ofertas únicamente por los elementos incluidos en el ámbito de trabajo designado, ya que todas las tareas adicionales se consideran ofertas separadas.

El último paso es notificar a los licitadores cómo se pondrán en contacto con ellos si ganan la licitación. Normalmente, esto se hace a través de la notificación de adjudicación de la licitación, en la que se informa al contratista de la fecha, hora y lugar de la reunión de inicio del proyecto.

Puntos clave

• Una licitación es una forma de que un propietario obtenga el mayor número posible de ofertas de contratistas para un proyecto de construcción deseado.
• Los pasos de una licitación incluyen: llamamiento a licitación, presentación de ofertas, selección de ofertas, subcontratación y formación del contrato.
• Una solicitud de propuesta es más compleja que una licitación.

Resumen

Recibir una invitación para presentar una oferta demuestra que puedes encargarte de un proyecto. Su propuesta de licitación servirá de currículum para vender sus habilidades y causar una primera impresión al cliente. Como el sector de la construcción es muy competitivo, debes saber cómo funciona el proceso de licitación.

Una primera impresión intrigante para el cliente le facilitará ganar más licitaciones. Utilizar las herramientas y estrategias adecuadas hará que tu oferta sea ganadora y te ayudará a posicionarte como un actor competitivo en el mercado.