Entender los índices de rendimiento de los costes

Comprender el índice de rendimiento de los costes

El índice de rendimiento de costes (IPC) es una métrica que influye en las decisiones de gestión de la construcción a nivel mundial. Sin embargo, un IPC bajo no significa necesariamente que el rendimiento de un proyecto sea malo. Hay criterios adicionales que hay que considerar antes de tomar decisiones sobre la viabilidad de un proyecto. Estos también tienen en cuenta el rango de funcionamiento del IPC. 

Sin más preámbulos, vamos a desmitificar el índice de rendimiento de costes y su impacto en la construcción.

¿Qué es un índice de rendimiento de costes?

El Índice de Rendimiento de los Costes mide el valor ganado de un proyecto frente al coste real incurrido. Cuando el IPC es igual a 1, el rendimiento del proyecto se ajusta a lo previsto; si es superior a 1, el rendimiento del proyecto es mejor de lo esperado. Si el valor del IPC es inferior a uno, la ejecución del proyecto es inferior a la prevista. En la construcción, expresamos el IPC como una relación entre el coste de la obra presupuestada y el coste real de la obra realizada.

La fórmula 

Expresamos la fórmula para calcular el IPC en cualquier proyecto como:

Índice de rendimiento de los costes = Valor ganado/ Coste real

El valor ganado se refiere al presupuesto autorizado del proyecto, mientras que el coste real se refiere a los gastos acumulados en un proyecto. Conocer el Índice de Rendimiento de los Costes es primordial, ya que le indica si está operando dentro del presupuesto o si necesita idear medidas de ahorro.

Por ejemplo, supongamos que tiene un proyecto con un importe de contrato de 60.000 dólares para seis meses. Sin embargo, se da cuenta de que ya ha gastado 38.000 dólares y ha completado el 40% del trabajo en el tercer mes. En este caso, el IPC será:

Coste real = 38.000 dólares

Valor ganado = 40% de 60.000 dólares

= $24,0000

CPI = 24.000 $/38000 $ = 0,63

Esto significa que por cada dólar gastado, el proyecto devuelve 0,63 dólares y muestra que el proyecto está funcionando por encima del presupuesto y que el equipo del proyecto debe tomar medidas de eficiencia.

¿Puede fluctuar el rendimiento de los costes?

El índice de rendimiento de costes fluctúa a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto se debe a las fluctuaciones en los costes reales del proyecto a medida que éste se acerca a su fin. Los factores más significativos que provocan diferencias en los gastos reales son las tarifas de la mano de obra, el clima y los precios de compra.

Por ejemplo, no se espera que un empleado trabaje al 100% de eficiencia continuamente. A veces, el empleado puede tener un repentino impulso de energía y completar una tarea más rápido de lo esperado. En otros casos, el cansancio hace acto de presencia y el empleado tarda más de lo previsto en realizar un trabajo. Esto crea un desequilibrio que fluctúa, iniciando una serie de picos y valles que denotan el rango de funcionamiento.

Las fluctuaciones de los costes se denominan Varianza de costes y se indican con la fórmula siguiente:

Desviación de costes = Valor ganado - Valor real.

La fluctuación de la desviación de costes conduce a cambios en el índice de rendimiento de costes. Una desviación de costes favorable conduce a un IPC favorable.

rango de operación

¿Cuál es el rango de funcionamiento?

Cada proyecto es único, y diferentes factores afectan a los resultados de un proyecto. Las fluctuaciones previstas en el índice de rendimiento de costes a lo largo del ciclo de vida de un proyecto se denominan rango de funcionamiento. Un proyecto en un entorno bien controlado tiene un rango operativo estrecho en comparación con un proyecto que se desarrolla en un entorno imprevisible.

Es prudente que el equipo de gestión del proyecto se ponga de acuerdo sobre una horquilla de trabajo antes de comenzar las obras. Este rango se evalúa a través de los resultados anteriores de los proyectos, las opiniones de los expertos y los puntos de referencia del sector. Una vez que el equipo del proyecto ha acordado un rango operativo, debe mejorar a lo largo de su ciclo de vida para garantizar que el IPC se mantiene dentro de los límites. Cuando el IPC se desvía del límite, es una señal de alarma para el equipo.

¿Puede el rendimiento de los costes salirse del rango de funcionamiento? 

Las fluctuaciones de precios a lo largo del tiempo provocan muchas desviaciones en el índice de rendimiento de costes. Aunque esto es perfectamente natural en los proyectos de construcción cuando los cambios empujan el IPC fuera del rango de funcionamiento, debería ser motivo de preocupación. Cuando el IPC está fuera de la horquilla, es un indicador crucial de ineficiencias en un proyecto.

En la mayoría de las ocasiones, un IPC bajo indica un aumento del alcance del trabajo en el proyecto, una menor eficiencia de la mano de obra o un mayor coste de los materiales. Sin embargo, un IPC bajo no siempre significa que el proyecto sea ineficiente. A veces, el exceso de gasto que hace que el IPC sea bajo puede ser crucial y necesario para una empresa. El dinero que se gasta en la revisión y el mantenimiento de los equipos puede hacer que el IPC se sitúe por debajo del rango de funcionamiento, pero es importante, ya que prolonga la vida útil de los equipos.

Por otro lado, cuando el IPC es superior a la parte superior del rango, no significa necesariamente que el proyecto tenga un rendimiento excepcional. Puede significar que el equipo del proyecto ha evaluado mal algún aspecto del mismo, lo que ha provocado un exceso de rendimiento por cada unidad monetaria gastada. Por ejemplo, si una empresa vierte el hormigón in situ cuando le falta la mitad de las barras de refuerzo, reflejaría un IPC alto, pero el amplio alcance del trabajo se ha pasado por alto en el sentido real. El hormigón colado tendrá que ser demolido y reconstruido, lo que costará más a largo plazo. En otros casos, una empresa puede gastar poco dinero en aspectos del proyecto como la atención al cliente y la formación de los empleados. Esto reducirá los gastos y aumentará el IPC, pero es perjudicial para la empresa y el éxito del proyecto. Si una empresa de construcción no se equivoca en el alcance, pero siempre termina con proyectos de rendimiento excesivo, tendrá una mala relación con los clientes. Esto se debe a que los clientes pensarán que el contratista ha inflado los costes presupuestados por encima del valor real previsto.

¿Qué hacer si el IPC se sale del rango de funcionamiento?

Los excesos en el IPC de los proyectos son habituales en la construcción. Mantener los proyectos dentro del margen de explotación es esencial para la rentabilidad de un proyecto y la moral de los empleados. Hay varias medidas que se pueden evaluar para rectificar los excesos en el rango operativo.

La principal razón por la que el IPC se desplaza más allá del rango operativo es la fluencia del alcance. La expansión del alcance se refiere a los cambios incontrolados en el alcance de un proyecto. El director del proyecto debe crear un marco para evaluar el tamaño del proyecto sin perder de vista el objetivo final. El equipo del proyecto debe rectificar cualquier discrepancia en el alcance para dirigir el IPC del proyecto dentro del rango operativo.

El personal del proyecto es el activo más valioso. Sin embargo, evaluar la rentabilidad de un proyecto no es fácil si no se controlan de cerca las horas de trabajo del personal. Una vez que el IPC del proyecto se sale del rango aceptable, es necesario hacer un seguimiento de las horas de trabajo del personal. Con el software de seguimiento adecuado, es fácil seguir las horas de trabajo del personal.

Otra forma de encarrilar los proyectos dentro del margen operativo es utilizar soluciones de software. Las soluciones de software proporcionan una gran visión de la gestión y la contabilidad de los proyectos. Estas soluciones informáticas detectan cuando un proyecto se sale del presupuesto y ofrecen a los gestores de proyectos soluciones estratégicas para volver a situar el IPC dentro de los límites aceptables.

A veces, pequeñas decisiones a lo largo del tiempo provocan un impacto significativo en el presupuesto de un proyecto y una desviación del IPC del rango aceptable. Esto puede rectificarse utilizando prácticas de contabilidad de proyectos. Las prácticas de contabilidad de proyectos recogen datos vitales como los gastos y la información sobre un proyecto. Esto proporciona a la empresa de construcción una visión financiera sobre lo que debe rectificar para prosperar.

índice de rendimiento

Índice de rendimiento de los costes frente al índice de rendimiento del calendario

Mucha gente confunde el término índice de rendimiento de costes y lo utiliza indistintamente con el índice de rendimiento del calendario. Sin embargo, se refieren a cosas diferentes. El IPC, como ya se ha comentado, es la medida del trabajo presupuestado respecto a los costes reales incurridos. El índice de rendimiento del cronograma es la relación entre el tiempo actual que se espera en un proyecto en ese momento. Es una medida de la eficacia del proyecto con respecto al calendario.

Denotamos el índice de rendimiento de la programación mediante la fórmula siguiente:

Índice de rendimiento del cronograma = Valor ganado/ Valor planificado.

Al igual que en el IPC, cuando el SPI es igual a uno, el proyecto se ha completado justo en el momento previsto. Si el SPI es inferior a uno, el trabajo terminado es muy inferior al previsto anteriormente. Un SPI superior a uno significa que la obra terminada es muy superior a la que se había planificado en este punto en el tiempo.

Es posible que quiera utilizar exclusivamente el SPI e ignorar el CPI para determinar el éxito de un proyecto. Sin embargo, estas cifras son necesarias para decidir si un proyecto se está retrasando o tiene un buen rendimiento en cuanto a presupuesto y tiempo. Es más fácil aplicar los cambios cuando se sabe dónde se está arrastrando exactamente.

Conclusión:

Es fundamental tener un presupuesto y un tiempo asignados antes de empezar un proyecto. Sin embargo, ceñirse al presupuesto y al tiempo previsto siempre parece un reto. Por lo tanto, es necesario controlar si el gasto de un proyecto se ajusta al presupuesto.

El IPC y el IPS son indicadores clave de rendimiento para saber si el proyecto va por buen camino. Ayudan a conocer el grado de avance o retraso del proyecto. Los profesionales de la gestión de proyectos pueden desarrollar sistemas que registren el progreso del proyecto en las diferentes etapas de la construcción. Cuando se dispone de esa información, es fácil dar cuenta de las diferencias y rectificar cualquier problema que desvíe el proyecto. Para el equipo de control del proyecto es fácil identificar las discrepancias a tiempo. Por tanto, es más fácil tomar decisiones que influyan positivamente en el éxito de la entrega de un proyecto a tiempo.