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Gestionar y presupuestar un proyecto de construcción es un proceso que requiere mucha planificación para el éxito del proyecto. Un proyecto no puede despegar sin las finanzas necesarias. Elaborar un presupuesto de construcción es una gran empresa, e incluso los mejores gestores de proyectos se enfrentan a menudo a dificultades. Es imposible crear un presupuesto que se ajuste al 100% a las realidades de un proyecto. Esto se debe a la naturaleza dinámica de los proyectos de construcción y a cómo las condiciones cambiantes conducen a cambios en el plan de construcción. El sector de la construcción es sensible al tiempo y necesita una programación adecuada de los hitos y los costes asociados. Para el éxito del proyecto, las partes interesadas deben seguir un presupuesto de construcción fiable. Entonces, ¿cómo crear un presupuesto de construcción fiable y calcular los costes previstos? Este artículo simplificará el proceso de creación de un presupuesto de construcción.
Índice de contenidos
¿Qué es un presupuesto de construcción?
El presupuesto de construcción es el capital reservado para acometer un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Incluye todos los costes asociados previstos, y la financiación suele seguirse mediante hojas de cálculo o software de estimación de la construcción. Dado que el presupuesto es una estimación, tiene que dejar cierto margen de maniobra para hacer frente a los costes de construcción inesperados. El mejor punto de partida para crear un presupuesto de construcción son los planes y planos del proyecto. Cada proyecto es único y los costes asociados dependen del tipo de proyecto.
La importancia de establecer un presupuesto de construcción
Los contratistas y los clientes tienen obligaciones financieras que deben cumplir para garantizar el éxito del proyecto. Dado que los constructores no disponen de una fuente inagotable de fondos, sería prudente presupuestar los distintos aspectos de un proyecto de construcción. Establecer un presupuesto ayuda a los constructores a estimar los costes determinando con precisión los fondos necesarios para realizar cada tarea del proyecto.
Un presupuesto de construcción también ayuda a priorizar los componentes vitales del proyecto. Por ejemplo, si los fondos no son suficientes, un contratista puede centrarse en las tareas esenciales y reducir los costes directos de los trabajos excluibles. El presupuesto ayuda a establecer objetivos y directrices para el proyecto. Los responsables del proyecto pueden establecer presupuestos y alternativas restrictivas para garantizar que el proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto. Esto permite mantener el proyecto en el buen camino.
Una de las principales causas de los retrasos en los proyectos son los excesos de presupuesto. Sin embargo, contar con un presupuesto de construcción razonable evita los excesos, ya que habrá menos gastos no contabilizados.
Las tres partes de un presupuesto de construcción
Independientemente del tipo de proyecto de construcción, los costes de construcción se dividen principalmente en tres categorías básicas. Son los costes duros, los costes blandos y los beneficios.
Costes duros (costes directos)
Son los costes directamente asociados a la construcción del proyecto. También los denominamos costes directos. Los contratistas determinan los costes duros a partir de los precios que reciben de los proveedores y subcontratistas. Algunos ejemplos de costes duros son el equipo, la mano de obra y los materiales.
Costes blandos (costes indirectos)
También los denominamos costes indirectos. Incluyen el diseño y otros gastos necesarios para el proyecto y sus trabajadores. Estos costes son esenciales para el proyecto pero no están directamente relacionados con el edificio o sus materiales. Algunos costes indirectos son los seguros, las fianzas, la ingeniería y los honorarios legales. También hay costes por el establecimiento de instalaciones temporales en el proyecto.
Beneficios
La construcción es un negocio, y hay que asegurar los beneficios para mantenerse en activo. Los beneficios se refieren a la diferencia entre el dinero ganado y los gastos gastados. Los beneficios dependen del tipo de proyecto, el alcance y los acuerdos contractuales.
Costes que debe incluir en su presupuesto
La elaboración de un presupuesto de construcción suele hacerse durante la fase de licitación de un proyecto. Elaborar un presupuesto es tedioso, ya que hay que mirar los documentos de licitación y los planos del proyecto para determinar los costes totales. Dependiendo del papel que desempeñe su empresa en un proyecto de construcción, deberá incluir diferentes tipos de gastos, como se explica a continuación.
Materiales
Una gran parte de los costes de construcción del proyecto se destina a los materiales. Solemos dividir estos costes en costes de preparación del terreno y costes de la estructura del edificio. Los costes de los materiales son negociables en función del tipo de relación del contratista con los proveedores y de la ubicación del proyecto.
Propiedad
Estos costes dependen de la ubicación y el alcance del proyecto. Algunos de los costes asociados a la propiedad son las tasas inmobiliarias, los impuestos y la financiación. Otros costes de la propiedad son las tasas de los permisos que deben pagar el cliente o el contratista general. En la mayoría de los casos, los subcontratistas de fontanería, electricidad y climatización tienen que pagar sus licencias. En algunos casos, el permiso de construcción principal cubre todos los demás costes subsidiarios. Por lo tanto, hay que saber quién es el responsable de pagar los permisos y a cuánto ascenderán las tasas a la hora de hacer un presupuesto de construcción.
Trabajo
Se trata del coste de los recursos humanos necesarios para sus proyectos: los comerciantes, los subcontratistas y los operadores de equipos. Los costes de mano de obra son los salarios directos e incluyen las indemnizaciones a los trabajadores, las bajas por enfermedad y las vacaciones.
Equipo
La elección del equipo en un proyecto depende del tipo de proyecto, la mano de obra y los materiales. Sería útil tener en cuenta también los costes de alquiler, entrega, funcionamiento y mantenimiento del equipo.
Gestión de proyectos
Las técnicas de gestión de proyectos ayudan a que un proyecto se mantenga dentro del presupuesto mediante la organización y el seguimiento del mismo. Para que el proyecto sea eficiente, debe haber dinero asignado al proyecto para el software de gestión de proyectos. También debe haber dinero para los servicios públicos, las conexiones a Internet y los gastos de teléfono.
Seguros/ fianzas
La mayoría de los contratistas de cualquier nivel necesitan demostrar algún nivel de seguro para poder obtener la licencia. Sin embargo, las fianzas son específicas para proyectos concretos, ya que dependen del tipo de trabajo que se vaya a realizar. Las fianzas son principalmente comunes en los proyectos gubernamentales. Hay que incluir estos costes como parte del presupuesto de construcción en cualquier proyecto.
Impuestos
Dependiendo de la ubicación del proyecto, es necesario pagar impuestos locales y estatales. Los impuestos dependen del alcance y el tipo de proyecto. Otros costes de servicios públicos asociados incluyen las líneas de gas, electricidad y alcantarillado relacionadas con un proyecto de construcción.
Costes imprevistos
Estos costes también se denominan imprevistos. Se trata de una reserva de dinero para hacer frente a circunstancias imprevistas en un proyecto. Dependiendo del tipo de contrato, el cliente o el contratista asumen la carga del riesgo. Los imprevistos se aplican cuando hay cambios en el alcance del proyecto o problemas imprevistos en la obra. La mayoría de los proyectos tienen imprevistos que oscilan entre el 5% y el 7% del coste total del proyecto.
Cómo crear un presupuesto
Elaborar un presupuesto es siempre una empresa tremenda, e incluso los estimadores de costes más experimentados cometen a veces errores. Es imposible prepararse completamente para las realidades que se esperan en un proyecto, ya que surgen condiciones que crean la necesidad de ajustar los planes de construcción. Sin embargo, esto no debe ser un obstáculo para que los interesados elaboren presupuestos lo más herméticos posible. A la hora de crear un presupuesto, sigue las siguientes etapas clave.
Investigar
En primer lugar, deberá reunir a su equipo de proyecto para que le ayude en la investigación, ya que para elaborar un presupuesto de construcción se necesita más de una persona. El equipo del proyecto dependerá del tamaño y la estructura de su empresa. En general, los proyectos de construcción son caros, y hay que evaluar cómo soportar los sobrecostes sin ir a la quiebra. Investigue y analice los requisitos del proyecto, evalúe las condiciones del lugar y cualquier documentación existente sobre el proyecto. Esto ayudará al equipo a evaluar la viabilidad del proyecto y si entra dentro de unos límites realistas.
Desarrollo de proyectos
Aquí es donde se evalúa el alcance potencial del proyecto. Sería conveniente que te reunieras con los arquitectos e ingenieros para aprovechar su experiencia. Preséntales tus ideas y pídeles que elaboren modelos de dibujo. La mayoría de los clientes no tienen ni idea de lo que conllevan los edificios ni de lo que pueden costar. Sin embargo, tras la aprobación de los dibujos, es posible crear una lista de los materiales necesarios y elaborar un presupuesto. Con ese presupuesto, el cliente puede evaluar las ofertas de los contratistas y ultimar el calendario del proyecto.
Pre-construcción
Antes de poner en marcha el proyecto, todas las partes interesadas deben reunirse, evaluar los posibles problemas que puedan surgir y planificar su resolución. Así se reducen los riesgos que pueden surgir y se mantiene el proyecto en marcha desde el principio. Durante esta fase, el equipo del proyecto debe documentarlo todo adecuadamente. Deben organizar los permisos, las normativas y los entregables, y usted debe prepararse para presentar el papeleo antes de que lo necesiten. Esto da al promotor una buena ventaja en su proyecto. Documentar el rastro de papel ayuda a saber de dónde pueden surgir costes inesperados y qué cosas hay que evitar.
Cómo controlar los costes de construcción
Disponer de buenos esquemas para controlar los costes de construcción reduce las posibilidades de que se produzcan errores y se dupliquen los esfuerzos. También supone un gran ahorro de tiempo y dinero. Hay varias formas de controlar los costes de construcción, y a continuación evaluaremos algunos de los enfoques más eficaces para la gestión de los costes de construcción.
1. Utilizar el software
El uso de software integra el flujo de trabajo de control de costes, como la gestión de contratos, las solicitudes de pago y las órdenes de cambio en una sola plataforma. El uso de un software de gestión de costes ofrece una perspectiva en tiempo real de la salud financiera de un proyecto y garantiza que los equipos dispongan de información relevante y precisa sobre el proyecto. Centraliza todos los datos de costes y permite la flexibilidad en la personalización de los mismos.
2. Actualizar periódicamente los planes de costes
Su equipo debe ponerle al día con informes diarios y darle informes in situ de lo que está ocurriendo. Esto le permite actualizar sus planes de costes con regularidad. Puede identificar las desviaciones de costes en una fase temprana y evitarlas.
3. Presentar los informes de costes al cliente
Debe elaborar informes de costes detallados a partir de sus informes diarios y compartirlos con el cliente. Asegúrese de que los informes de costes sean lo suficientemente detallados. Necesitan descripciones del uso de equipos, materiales y horas-persona empleadas. El cliente también verá el progreso del proyecto y preparará un plan de respaldo si observa algo que amenace el presupuesto.
4. Garantizar que los equipos trabajen dentro del presupuesto asignado
Debes mantener a todo el equipo informado, ya que tienes datos en tiempo real que muestran el progreso del proyecto. Puedes utilizar notificaciones por correo electrónico para actualizar los cambios en el proyecto. Garantizar que el equipo trabaje con el presupuesto asignado reduce los riesgos de sobrepasar el presupuesto y duplicar el trabajo.
5. Planificar adecuadamente los presupuestos
Debe fijar costes exactos desde el principio. Las estimaciones inexactas dan lugar a márgenes de beneficio más bajos, licitaciones perdidas e incluso reputaciones dañadas. Puede reducir los errores en la estimación de costes utilizando software que le permita realizar cambios en el proyecto en tiempo real. Esto mejora la eficacia y la precisión del proceso de estimación.
6. Agilizar las órdenes de cambio
Las órdenes de cambio cambian el curso de un proyecto de forma inesperada. Para un control óptimo de los costes, debes agilizar el proceso de órdenes de cambio. Puede utilizar plataformas basadas en la nube para mejorar la comunicación y la colaboración durante el proceso y mantener al equipo organizado. De este modo, el equipo puede tomar decisiones rentables sobre las órdenes de cambio en cualquier fase del proyecto.
7. Subcontratistas fiables
Los subcontratistas son una fuente habitual de retrasos y aumentos de costes en los proyectos. Lo mejor sería contar con un cuadro de subcontratistas de confianza antes de empezar el proyecto. Esto reduce la probabilidad de que su proyecto se salga del presupuesto.
Errores comunes que hay que evitar
Además de las prácticas recomendadas anteriormente, los directores de obra también cometen errores comunes en la elaboración de presupuestos. A continuación se exponen algunos de ellos.
Registros de gastos incompletos
Aunque el equipo del proyecto elabore un presupuesto preciso antes de comenzarlo, sigue habiendo margen de error a medida que avanza el proyecto. El presupuesto no sirve de nada si no lo seguimos y registramos cuidadosamente nuestros gastos. Los pequeños detalles del proyecto pueden sumarse y provocar cambios importantes en el presupuesto del proyecto.
Estimaciones incompletas
A veces, pasamos por alto algunos aspectos de un trabajo, lo que da lugar a estimaciones imprecisas. Estas estimaciones imprecisas hacen que un proyecto se salga del presupuesto, por lo que hay que comprobarlas dos veces para asegurarse de que todo va bien.
Preguntas frecuentes
A continuación encontrará algunas de las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre los presupuestos de la construcción.
¿Qué porcentaje son los costes blandos en la construcción?
Los costes blandos representan alrededor del 30% de los costes del proyecto. Sin embargo, esta cifra varía mucho en función del tipo de proyecto. Cuanto más complejo es un proyecto, más altos son los costes blandos.
¿Cómo se inicia el proceso de presupuestación de la construcción?
La elaboración del presupuesto de construcción comienza cuando el cliente proporciona información al promotor del proyecto. Con la ayuda del equipo del proyecto, el promotor organiza los datos y, a partir de ellos, el equipo del proyecto crea un presupuesto de construcción.
Resumen
El presupuesto de construcción afecta a casi todos los aspectos de un proyecto. Acertar con él conduce a los mejores resultados de un proyecto. El uso de tecnologías y soluciones de software innovadoras permite mejorar la estimación de costes, el seguimiento del presupuesto y la evaluación de riesgos. Unas soluciones razonables para la elaboración de presupuestos de construcción preparan su proyecto para el éxito.
