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Si tiene una empresa de construcción, la contabilidad correcta de sus ventas y costes es muy importante.
La pura verdad es que si no sabe si los trabajos son rentables podría estar abocado a los problemas, y no lo sabrá hasta que sea demasiado tarde.
En este artículo, presentamos una guía de contabilidad de la construcción diseñada específicamente para los propietarios de empresas de construcción.
Desmitificaremos algunas de las partes más confusas de la jerga contable, le diremos por qué la contabilidad de la construcción es tan diferente de la contabilidad "normal" y por qué es tan importante.
Índice de contenidos
Contabilidad de la construcción: ¿por qué preocuparse?
Sea cual sea el tamaño de su empresa de construcción, lo más probable es que pase la mayor parte de su tiempo tratando con los proveedores, hablando con los clientes, intentando que sus subcontratistas se pongan de acuerdo y trabajando realmente en la obra.
Es comprensible que, después de todo eso, no vuelvas a casa al final del día desesperado por meter los codos en tus cuentas.
Pero si quieres dirigir un negocio profesional, es absolutamente necesario que entiendas el aspecto monetario de las cosas, incluso si consigues que otra persona lleve tu contabilidad.
Contabilidad para su empresa
Una contabilidad precisa de la construcción puede;
- Ayudarle a comprender la rentabilidad de su empresa
- Evitar que tenga problemas financieros
- Ayudarle a presupuestar con precisión los trabajos
- Le permite entender qué tipos de trabajos son rentables y cuáles no
- Mostrarte dónde los trabajos no ganaron tanto dinero como esperabas
- Mostrarle a qué se destina su dinero
Así pues, desde un punto de vista táctico, la contabilidad de la construcción puede ayudarle a diario, y desde un punto de vista estratégico, puede ayudarle a decidir qué dirección quiere que tome su empresa.
Así que una contabilidad precisa, lejos de ser una tarea inútil, puede constituir uno de los pilares de su toma de decisiones.
Contabilidad para los clientes
Para muchas empresas, los grandes negocios constituyen el pilar central de su actividad.
El problema es que cuanto más grande es el cliente, más papeleo genera.
Por lo general, las grandes empresas esperan una propuesta de proyecto totalmente presupuestada, un plan de proyecto y un informe de resultados del proyecto que muestre los costes frente a las expectativas.
En el caso de los contratos de mayor envergadura, es posible que los proveedores deban presentar informes de puntos de referencia con un análisis de desviaciones que muestren la correspondencia entre los costes del proyecto y la orden de compra original y el resultado previsto.
Si no utiliza una contabilidad adecuada de los trabajos de construcción, le resultará muy difícil.
La diferencia entre los USGAAP y las cuentas de gestión
Esta es la primera parte de la jerga contable que debemos analizar.
Algunas personas se confunden en cuanto a la diferencia entre sus declaraciones de impuestos de Hacienda/locales y la contabilidad de gestión.
Las normas son diferentes según el estado en el que se encuentre, pero su empresa tendrá que presentar un conjunto de cuentas cada año a Hacienda y posiblemente a su estado.
Se trata de las llamadas cuentas "legales", que se elaboran siguiendo un conjunto específico de normas denominadas "Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados" de Estados Unidos o USGAAP.
Probablemente tendrá que contratar a un contable para que le ayude con ellas y se asegure de que cumplen todos los requisitos, pero las cuentas reglamentarias son diferentes de las cuentas de gestión.
Las cuentas de gestión son, como su nombre indica, una forma de gestionar su empresa.
Esto significa en gran medida que puedes hacer lo que quieras con ellos y mostrar lo que quieras, de la manera que quieras.
Lo importante en este caso es que usted obtenga unas cuentas de gestión que le ayuden a entender lo que ocurre en su empresa y le muestren la información que necesita.
Dicho esto, hay algunos principios generales que la mayoría de la gente utilizará cuando produzca sus cuentas de gestión y construcción, y estos son los que estamos viendo hoy.
Pero la advertencia de salud aquí es que en algunos casos, lo que se ve en sus cuentas de gestión puede ser diferente de lo que se ve en sus cuentas del IRS, y eso será hasta USGAAP.
Desmitificación de algunos elementos contables estándar
Uno de los problemas que vemos es que los contables a menudo parecen hablar un lenguaje diferente al de la gente corriente.
Vale, puede que estemos siendo un poco duros, pero la verdad es que hay mucha jerga en la contabilidad, así que hemos pensado en intentar desmitificar algunas de las cosas que puedes escuchar.
Un excelente ejemplo de ello es la palabra "libro mayor". Lo oirás mucho en los círculos contables (incluso lo usamos a continuación), y es un término cada vez más anticuado.
Se refiere a los libros que la gente utilizaba para llevar sus cuentas (de ahí la contabilidad), y tendrían libros de contabilidad separados para diferentes usos.
Es posible que tuvieran un libro de contabilidad general o nominal para las cuentas generales y libros de cuentas por pagar y por cobrar para otra información.
La verdad es que ahora el mundo hace su contabilidad en los ordenadores, así que cuando oigas la palabra "libro mayor", puedes ignorarla útilmente.
Cuentas por pagar
Las cuentas por pagar son un lugar fácil para empezar, ya que son muy parecidas a lo que su nombre indica.
También conocido como "cuentas por pagar", "libro de cuentas por pagar" o cualquier variación de los mismos, puede referirse a un listado de todas las cosas que la empresa necesita pagar, o en empresas mucho más grandes, puede significar todo un departamento.
Un listado de cuentas por pagar debe mostrar con precisión lo que la empresa debe a sus acreedores y la antigüedad de las facturas.
A menudo, si se trata de un pago de una gran empresa, le dirán que tiene que hablar con "cuentas por pagar", y podría encontrarse con que tiene que enviar sus facturas a una dirección de correo electrónico que empieza por "cuentas por pagar@".
Así que cuando busques dinero en efectivo, intenta pedir que te pasen primero a cuentas por pagar.
Cuentas por cobrar
Las cuentas por cobrar o "receivables" son lo contrario de las cuentas por pagar.
De nuevo puede referirse a un libro de contabilidad o a un departamento, pero en lugar de ser cosas que su empresa necesita pagar, es dinero que se le debe a su empresa.
Cuando envías una factura a un cliente, se introduce en tus cuentas por cobrar, y cuando se paga, se elimina.
El informe de cuentas por cobrar es el punto de partida para saber cuánto efectivo espera recibir y cuándo.
Conciliaciones bancarias
Es posible que oiga a su contable decir que tiene que hacer una "conciliación bancaria" y se pregunte qué es eso.
Se trata simplemente de averiguar por qué su sistema contable no coincide con su cuenta bancaria.
Por ejemplo, puede que haya introducido en su sistema contable un cheque que le han enviado, pero puede que aún no haya llegado a su cuenta bancaria. Eso es la conciliación.
Piensa en ello como si hicieras el balance de tu chequera (si es que aún tienes una).
En las empresas más pequeñas, pueden ser fáciles. En las grandes empresas, pueden suponer una enorme pérdida de tiempo.
El balance
Toda empresa tiene un balance. Es posible que no se utilice en las empresas pequeñas, pero su contable tendrá que preparar uno igualmente si está constituida en sociedad.
El balance recoge todos los activos y pasivos que tiene una empresa en un momento determinado.
Por ejemplo, puede tener 10.000 dólares de planta y efectivo en el activo y 5.000 dólares de cuentas por pagar en el pasivo.
En general, el balance no forma parte de las cuentas de gestión.
Los beneficios y las pérdidas
Las pérdidas y ganancias son, como su nombre indica, el resumen del dinero que has ganado (o perdido) durante un periodo determinado.
También conocido como P&L, estado de ingresos, etc., es ligeramente diferente del balance. Recoge la información de un periodo determinado, por ejemplo, la última semana, el último mes, el último ejercicio, etc., mientras que el balance es todo hasta una fecha concreta.
También se pueden encontrar P&L's realizados para un proyecto o para un departamento concreto, y pueden constituir la base de un análisis de desviación de un proyecto o de un trabajo (véase más adelante).
Por qué la contabilidad de la construcción es diferente
La contabilidad de la construcción es diferente porque, en la mayoría de los casos, las empresas trabajan en trabajos o proyectos discretos.
Mientras que otras empresas pueden tener líneas de productos que venden constantemente a muchos clientes o suscripciones que se pagan cada mes, las empresas de construcción hacen un trabajo específico para un cliente.
Esto significa que, aunque muchos de los principios contables son los mismos, la contabilidad de la construcción necesita algunos ajustes.
El tamaño importa
Antes de empezar a pensar en la contabilidad de la construcción, debe tener en cuenta el tamaño de su empresa, el tipo de trabajos que realiza y el tamaño de sus clientes.
Las pequeñas empresas que sólo realizan pequeños trabajos domésticos pueden encontrar que un enfoque de contabilidad de la construcción simplemente no añade ningún valor.
Por el contrario, una pequeña empresa que sólo subcontrata a empresas importantes puede verse obligada a elegir este método porque su cliente lo exige.
Y para las empresas más grandes que suelen trabajar en proyectos mucho más amplios, la contabilidad de la construcción es imprescindible.
Cálculo del coste del trabajo
La principal característica de la contabilidad de la construcción es el cálculo de costes por "obra" o "proyecto".
Esencialmente, se trata de un método para recopilar todos los costes y gastos de la realización de un trabajo concreto para poder evaluar su rentabilidad.
Para las empresas más pequeñas, el cálculo del coste del trabajo puede ser tan sencillo como introducir toda la información en una única hoja de cálculo de Excel, pero se recomienda un software especializado para las empresas más grandes.
El truco está en adaptar el software a tus necesidades en lugar de seguir desesperadamente con Excel cuando un software de contabilidad adecuado podría ayudarte.
La buena noticia es que el software de contabilidad estándar, como Xero, QuickBooks o Sage, se encargará de la contabilidad de los proyectos.
Lo ideal es elegir un software de contabilidad de la construcción que se integre con el software de licitación y estimación de su elección, como lo hará Proest.
Es una simple cuestión de establecer un trabajo o "código de análisis" y, a continuación, cada vez que se reciba una factura, añadir ese código a la transacción.
El sistema puede entonces seleccionar todas las transacciones con ese código y producir una cuenta de resultados del trabajo o del proyecto.
Asignaciones de costes centrales
Imaginemos que empiezas a utilizar la contabilidad por proyectos y añades todos tus ingresos y gastos a trabajos específicos. Cada uno de ellos es rentable.
Así que si todos tus trabajos son rentables, entonces tu empresa debe ser rentable, ¿no?
Bueno, no necesariamente.
Esto se debe a que es muy posible que tenga costes centrales que no han sido asignados a un proyecto específico.
Tal vez tenga un camión que se utiliza para todo su trabajo, o tenga una oficina, o tal vez compre combustible a granel y sólo llene su planta cuando lo necesite.
En ese caso, hay que dividir los costes centrales (también conocidos como costes indirectos) y añadir una parte a cada trabajo.
Hay varias formas de hacerlo. Por ejemplo, en el caso del combustible, puede calcular cuántos litros de gasóleo utiliza su planta por hora. Como sabe cuántas horas ha hecho en un proyecto, carga esa cantidad de combustible a ese proyecto.
Tal vez sepa que cada trabajo requiere dos horas de estimación y de contacto con el cliente, por lo que carga esa cantidad de tiempo para su gestor de proyectos a ese trabajo específico.
Otros costes podrían tener que cobrarse de forma estándar. Tal vez pueda optar por poner un cargo estándar en cada proyecto que cubra un porcentaje de sus gastos de oficina, recepcionista e informática.
El objetivo es garantizar que cada puesto de trabajo soporte una cantidad razonable de los costes centrales que no suelen asignarse directamente.
Contabilidad del trabajo en curso (WIP)
Cuando una empresa normal vende un teléfono o una memoria de ordenador, la transacción se realiza de una sola vez, por lo que su contabilización es fácil.
Pero los trabajos de construcción llevan tiempo, así que ¿cómo se contabilizan los ingresos de un proyecto que puede tardar catorce meses en completarse?
El problema es que si utilizas las reglas normales de contabilidad, puedes tener un año entero en el que tu negocio sólo tiene gastos (por lo que estará dando pérdidas), pero luego en el mes 14, facturarás por catorce meses de trabajo, lo que significa que en ese mes obtienes un enorme beneficio.
Para una pequeña empresa que sólo hace pequeños proyectos para clientes residenciales y cobra inmediatamente, esto no es un problema, pero para un subcontratista que pasa cinco años trabajando en una central eléctrica, esto podría ser un problema importante.
Para hacer frente a esto, puede utilizar la contabilidad del trabajo en curso (WIP).
Se trata de un método para calcular la cantidad de ingresos que debe aplicarse a cada mes.
El llamado "reconocimiento de ingresos" tiene varios métodos para conseguirlo.
Es posible que haya acordado con su cliente el pago por etapas, es decir, que éste pague una determinada cantidad a medida que se va completando cada etapa. En este caso, podrías reconocer tus ingresos cuando se facture la etapa.
También puede decidir dividir el proyecto en meses (14 para nuestro ejemplo anterior) y luego sólo reconocer una cuarta parte cada mes.
O puede optar por reconocerlo en función del porcentaje de realización. Así, en nuestro ejemplo, podemos saber que el 50% del trabajo se realizará en los primeros seis meses, por lo que reconocerás la mitad del valor en el primer semestre y luego dividirás el resto en los últimos ocho meses.
El WIP es esencial a la hora de analizar las desviaciones durante la vida del proyecto (véase más adelante). También debe tener en cuenta que el reconocimiento de ingresos es una de las áreas en las que los USGAAP podrían diferir del método que le sugiere su contable.
Retenciones y balance
En los trabajos de mayor envergadura para clientes más importantes, es bastante habitual que se exijan retenciones.
Se trata de una cantidad de dinero, normalmente un porcentaje del precio del trabajo, que el promotor retiene para cubrir cualquier problema que surja posteriormente con el trabajo realizado.
Un contratista puede declarar que habrá una retención del 5% durante 12 meses. Entonces pagará el 95% de la factura y retendrá el 5% restante para un pago posterior. Cualquier inconveniente o reparación que se necesite se hará y se deducirá el dinero de la retención para pagarlo.
Como subcontratista, tendrás que poner la cantidad retenida en tu balance como un activo y luego sólo liberarla como ingreso en la cuenta de resultados cuando la retención sea finalmente liberada.
Un punto práctico: asegúrese de tener una buena forma de controlar sus retenciones por dos razones. La primera es que es posible que los contratistas se "olviden" de enviar el dinero a su debido tiempo.
En segundo lugar, si tiene muchas retenciones en su balance, pueden descontrolarse muy rápidamente, y podría encontrarse en un pequeño lío.
Contabilidad de la construcción: ¿necesita un contable?
Así que hay mucha información, y es posible que le cueste un par de lecturas para asimilarla. No te preocupes; algunos de estos conceptos pueden ser bastante complicados, por lo que puede llevar un poco de tiempo entenderlos.
Puede decidir que, en conjunto, es mejor que intervenga un profesional.
Puede optar por hacerlo de tres maneras. Si su empresa es más grande, puede ser el momento de contratar a alguien a tiempo completo para que gestione sus finanzas.
Puede decidir que quiere subcontratar a su contable y dejar que se ocupe de ello.
O bien, puedes optar por contratar a un profesional para que configure tus sistemas, te enseñe a utilizarlos y luego te deje manejarlo tú mismo.
No es necesario que un contable se encargue de todo esto, aunque probablemente se encuentre con un trabajo mejor hecho, pero sea quien sea el que elija para ayudarle, asegúrese de que tiene experiencia relevante en contabilidad de la construcción.
Contabilidad y licitación
Una de las ventajas más significativas de una contabilidad de la construcción precisa es que le ayuda en el proceso de licitación.
Si quiere estar seguro de sus precios, el uso de un sistema como ProEst le proporciona la información que necesita para que sus costes directos sean absolutamente correctos. Con una excelente contabilidad de la construcción, sabrá cuáles deben ser sus asignaciones de costes centrales.
La información es la clave para aceptar proyectos que sean rentables para su negocio, por lo que es vital entender los números antes de licitar.
Informes y análisis de desviaciones
Posiblemente, el aspecto más beneficioso de la contabilidad de la construcción es el análisis de las desviaciones.
Se trata simplemente de calcular las diferencias entre lo que se espera que ocurra en un proyecto y lo que realmente ha ocurrido.
En el caso de los proyectos cortos, esto se suele hacer a posteriori. Al fin y al cabo, es posible que se termine una construcción en uno o dos días, por lo que el análisis de las variaciones probablemente no sirva de mucho.
Pero en el caso de proyectos más extensos y prolongados, poder realizar un análisis de desviaciones a medida que se avanza significará que se pueden tomar medidas inmediatamente si el proyecto se está desviando.
Una de las claves es contar con presupuestos detallados y fiables.
A continuación, puede medir el gasto real de materiales con respecto a la previsión de materiales e identificar las desviaciones para poder investigarlas.
Deje que el software se encargue de la tensión
Si todo esto parece mucho trabajo, estamos de acuerdo, pero que algo sea difícil no significa que no merezca la pena.
El truco está en dejar que el software se encargue de todo.
Es cierto que cuando se empieza, es posible que sólo se necesite Excel, pero cualquier empresa que desee escalar necesita asegurarse de tener las mejores herramientas para el trabajo.
Las hojas de cálculo están bien, pero al igual que puede querer adquirir mejor maquinaria o más personal cualificado cuando crezca, también necesita invertir en sus sistemas.
El punto de partida para tener un negocio rentable tiene que ser la elaboración de presupuestos precisos con el menor tiempo y esfuerzo posible, y aquí es donde entra ProEst.
Cuando haya conseguido el trabajo, debe asegurarse de que dispone de un software de contabilidad que gestione todos los gastos generales de su empresa y que gestione el cálculo de los costes del trabajo y el análisis de las desviaciones.
Busque sistemas que le permitan trabajar in situ utilizando aplicaciones en dispositivos móviles y elija soluciones que le permitan integrarlas con elementos como su CRM y sus cuentas bancarias para reducir su carga de trabajo administrativo.
Un consejo práctico en este sentido es que no espere a que su empresa tenga problemas para hacer frente a la situación; ponga sistemas que sean demasiado buenos para su tamaño y complejidad actuales, de modo que tenga mucho margen para crecer.
Tipos de contratos de construcción
Contrato a tanto alzado
También se denomina contrato de precio fijo, ya que indica el precio total de todo el proyecto. Los propietarios lo utilizan para protegerse frente a futuros cambios y posibles contratiempos que puedan surgir. Todos los costes de materiales y tiempo se contabilizan independientemente de los cambios. Aunque estos contratos pueden beneficiar sobre todo a los propietarios, la mayoría de los contratistas que los firman cobran un porcentaje más alto para compensar el mayor riesgo al que se exponen.
Contrato de coste incrementado
Estos contratos se componen de honorarios predeterminados y costes acumulados. Los propietarios acuerdan el precio a pagar a los contratistas, y se informa de los gastos a medida que se producen en lugar de deducirlos de un presupuesto predeterminado. Los contratos garantizan pocos conflictos al fijar topes a los gastos presupuestados y un pago justo a los contratistas.
Contrato de obra
Se utilizan cuando se desconoce el alcance del trabajo en un proyecto, lo que anima a los contratistas a cobrar tarifas horarias por los materiales y la mano de obra necesarios. Es ideal para proyectos pequeños y protege a los propietarios de pagar de más a los contratistas.
Contrato de diseño y construcción
En el contrato de diseño-construcción, el diseño y la construcción se realizan simultáneamente. Se gestionan con un solo contrato, a diferencia de los otros métodos tradicionales. El diseñador y el equipo de construcción pueden comunicarse más, y el proceso de construcción es más rápido.
Contrato de ejecución de proyecto integrado
Es similar al contrato de diseño y construcción, pero se utiliza para grandes proyectos complejos. Este tipo de contrato se utiliza principalmente para proyectos grandes y complejos. Similar al contrato de diseño-construcción. Utiliza un único contrato para el diseño y la construcción y tiene un acuerdo multipartito entre el propietario, el diseñador y el constructor. Consiguen compartir riesgos, acordar costes, establecer las exenciones aplicables y seguir los principios lean para recompensar a todas las partes por igual.
Contrato de construcción incentivado
En este caso, el contratista y el propietario acuerdan una cifra de pago en caso de que el trabajo se realice y finalice según el calendario previsto y dentro del presupuesto. Si la obra supera los plazos estipulados, el propietario espera su finalización sin más adiciones monetarias para el contratista.
Contrato de precio máximo garantizado
Se trata de un contrato en el que se estipula el precio máximo que tendrá que pagar el propietario del proyecto. Si el contratista lo supera, correrá con los gastos. Por eso se aconseja a los contratistas que hagan estimaciones de costes más precisas antes de llegar a este contrato, sobre todo con el uso de programas informáticos.
Contrato de precios unitarios
Cuando un propietario pretende comprar cantidades a granel, entra en juego este contrato. Se les dan precios unitarios de productos para utilizar en el proyecto. Las compras al por mayor garantizan al propietario una protección contra la inflación.
Orden de modificación sin precio (UCO)
Se trata de un cambio unilateral en el ámbito del contrato por el que el Gobierno y el contratista implicados en un proyecto no han acordado, en términos contractuales, un ajuste equitativo. Como tal, el proyecto puede estancarse al no darse ninguna dirección o licencia que justifique los cambios en el alcance del trabajo.
Resumen
La contabilidad de la construcción es una excelente solución a los problemas que se encuentran los promotores y los comerciantes.
En su forma más básica, puede garantizar que sus declaraciones a Hacienda sean exactas, pero hace mucho más que eso.
Las empresas constructoras que desean crecer y quieren tener el control de la rentabilidad pueden utilizarlo como una herramienta estratégica y táctica junto con ProEst para asegurarse de que están licitando correctamente y de que los proyectos se ejecutan según lo previsto.
Gracias a los amplios informes y al análisis de las variaciones, es posible comprender perfectamente qué tipos de trabajos son los más rentables y en qué clientes desea concentrarse.
Una contabilidad de la construcción eficaz requiere un poco de tiempo para su puesta en marcha, pero una vez que se ha implantado, nunca mirará atrás.
