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Como gestor de la construcción, te has apuntado a la gestión de un proyecto, pero tienes un montón de papeleo sobre tu mesa. Los contratistas suelen gestionar numerosos documentos, como planos, permisos y órdenes de cambio. Si no organizas bien los documentos, te quitarán mucho de tu valioso tiempo, que de otro modo habrías dedicado a resolver problemas graves de la construcción.
Encontrar un sistema adecuado de gestión de documentos para la construcción es una tarea enorme, pero si se diseña un plan que funcione para usted, se ahorrará mucho tiempo y dinero en sus proyectos. No tiene que estar constantemente abrumado, y este artículo le llevará a través de algunos conceptos clave que puede implementar para su gestión de documentos.
Índice de contenidos
¿Qué es la gestión de documentos de construcción?
La gestión de documentos de construcción se refiere a la organización de permisos, dibujos, planos y otros documentos de construcción relacionados. También se ocupa de regular el flujo de documentos, ya que se ocupa de almacenarlos, compartirlos y editarlos.
La gestión de documentos se ocupa tanto de los documentos físicos como de los digitales. Sin embargo, la mayoría de las empresas están migrando a las copias digitales, ya que son más rápidas y fáciles de manejar. La documentación tradicional implica la organización de los documentos en armarios de papel, pero la documentación digital facilita la carga y el intercambio de archivos de forma digital. Incluso los proyectos más sencillos comienzan con planos, especificaciones y presupuestos, y para gestionarlos, todo el equipo del proyecto necesita un único punto de referencia.
Gestión de documentos en papel o en formato electrónico
Antes de la era de los ordenadores y la gestión en la nube, la gente almacenaba los documentos en archivadores en las oficinas. La primera revolución de los documentos llegó tras la invención del CAD, y los dibujos eran más precisos in situ.
La aparición de la documentación digital vino acompañada de muchas ventajas. Dado que los documentos no se encuentran físicamente en el lugar, factores ambientales como la humedad y el polvo dificultan su destrucción. Además, varios usuarios pueden acceder a los documentos simultáneamente, lo que hace más eficientes las discusiones y anotaciones. También se reduce el espacio de almacenamiento, ya que la documentación tradicional ocupa mucho con el tiempo. Encontrar un documento puede ser tedioso en la documentación en papel, pero la documentación electrónica lo facilita. Basta con las palabras clave adecuadas para encontrar el documento en cuestión de segundos.
Es más fácil reutilizar secciones de documentos digitales en comparación con los documentos formales. Cuando la información es útil para futuras consultas, es fácil copiarla y reutilizarla.
Las ventajas de la gestión de documentos de construcción
Hay varios beneficios fundamentales que podemos obtener de una gestión adecuada de los documentos de construcción. A continuación, analizaremos los principales.
1. Mejora de la comunicación
En un proyecto de construcción intervienen muchas partes interesadas, y una buena gestión documental mejora la comunicación entre ellas. La mayoría de los retrasos en los proyectos se deben a una mala comunicación entre las partes interesadas. Algunas de estas partes interesadas son:
- Contratistas: La mayoría de las veces, los contratistas no están presentes durante las reuniones de personal, y se benefician de un acceso fiable a la información que se discute en estas reuniones. El fácil acceso a la información facilita que los proyectos avancen más rápido, ya que las órdenes de cambio y la actualización de las órdenes de trabajo pueden ser más eficientes.
- Gestores de proyectos: Los gestores de proyectos desempeñan un papel fundamental en los proyectos. No sólo tienen que lidiar con plazos muy ajustados, sino que también trabajan para mantener el proyecto dentro del presupuesto. Por lo tanto, un gestor de proyectos se beneficia de la gestión de documentos, ya que puede actualizar a todos los miembros del proyecto con la información más reciente. Esto ayuda a ahorrar el tiempo que se habría perdido inútilmente trabajando con información obsoleta.
- Trabajadores de laobra: Los obreros de la obra quedan principalmente al margen de la comunicación. Sin embargo, una buena práctica de gestión de documentos garantiza que reciban la información crítica que les afecta. Un buen ejemplo es la información sobre seguridad. Si esos datos les llegan con prontitud, pueden mantener las normas de seguridad en la obra.
- Contables: Una correcta gestión de los documentos mejora la organización de la empresa y reduce el tiempo medio dedicado a las adquisiciones. Esto también reduce los costes globales al reducir el tiempo dedicado a las adquisiciones.
2. Controla el gasto
El problema más recurrente en los proyectos son los sobrecostes. Sin embargo, podemos evitar la mayoría de estos sobrecostes agilizando el proceso de gestión de documentos. Una organización funciona bien cuando todo el mundo está al tanto de los avances y cambios de un proyecto. Un contratista sabrá qué tareas debe ejecutar a tiempo y cuáles debe pasar por alto para reducir costes y ahorrar tiempo.
3. Crea una única fuente de verdad
La colaboración de las partes interesadas es fundamental en todos los proyectos de construcción. La construcción en sí es un campo fragmentado en el que intervienen muchas partes interesadas. Hay muchos sistemas diferentes, lo que puede dar lugar a desviaciones del plan principal de construcción creado. Disponer de sistemas de documentación centralizados permite a todas las partes interesadas tener un único punto de referencia. También es posible hacer un seguimiento de los cambios y modificaciones a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Se puede hacer un seguimiento de las distintas versiones de los documentos y de lo que ha cambiado con el tiempo.
También ofrece a los propietarios del proyecto una descripción precisa del progreso del mismo. Pueden tomar decisiones informadas sobre la asignación de presupuestos, las adiciones al proyecto o la actualización del tablero del proyecto.
4. Facilita las auditorías
Si hay algo que provoca malestar entre los contratistas, es la auditoría. Las pistas de papel que tienen que ver con los registros financieros son cruciales. Si un proyecto gubernamental implica financiación pública, el escrutinio es aún más intenso. Por tanto, una documentación adecuada decide si un contratista gestiona bien los fondos o no.
Trabajar en proyectos gubernamentales también conlleva una gran cantidad de regulaciones por parte del gobierno federal y local. Si se trata de control de calidad, derechos laborales o reclamaciones contractuales, es bueno contar con un sistema de documentación de alimentos que haga un seguimiento de todas las comunicaciones, transacciones y modificaciones. Durante el cierre del proyecto, demostrar que un contratista ha cumplido con todas las normas del proyecto puede ser difícil si no tiene todos sus documentos en orden. Una documentación adecuada para las auditorías ahorra al contratista mucho tiempo y preocupaciones.
5. Reduce la posibilidad de errores
A la mayoría de los propietarios de proyectos los errores les pillan desprevenidos y no se dan cuenta cuando aparecen. Los errores en la construcción pueden provocar desastres como reclamaciones o demandas. Un buen sistema de gestión de documentos reduce el riesgo aparente al que se enfrentan un contratista y un cliente en sus proyectos. Reducir esos errores también reduce la aparición de conflictos. Algunas reclamaciones legales y demandas tienen efectos duraderos que pueden paralizar un proyecto durante años. Las implicaciones financieras pueden llegar a ser cuantiosas, hasta el punto de llevar al contratista a la quiebra.
A diferencia de la documentación tradicional, en la que el rastro de papel puede perderse, la documentación electrónica permite el seguimiento y la colaboración en un documento, reduciendo así el riesgo aparente. Las modificaciones y adiciones de costes también se anotan con antelación, lo que contribuye a mantener el proyecto dentro del presupuesto. La rentabilidad es fundamental en los proyectos de construcción, y una buena gestión de los documentos de construcción evalúa si un proyecto va por buen camino o no. En los métodos tradicionales, el exceso de información de contratistas, arquitectos y subcontratistas hacía prácticamente imposible evaluar la rentabilidad de un proyecto.
La previsión del proyecto es primordial en cualquier proyecto de construcción. No es del todo exacta, pero da a los interesados en el proyecto un sentido de la orientación. Cuanto antes conozcan un proyecto, más rápido entenderán los riesgos y las formas de gestionarlos.
6. Accesibilidad
El uso de la gestión tradicional de documentos deja un extenso rastro de papel, lo que probablemente provoque retrasos en el proyecto. Aumenta la confusión y cuesta dinero a los propietarios del proyecto. Con la documentación en la nube no se pierden los documentos; es fácil encontrarlos y cualquiera que tenga permiso para acceder al sistema puede acceder a ellos. A veces se necesita mucho tiempo para esperar las firmas cuando se trata de sistemas tradicionales de gestión de documentos. Esto hace que se retrasen los plazos del proyecto y se reduzca la productividad en la obra. Sin embargo, ahora es fácil firmar los documentos electrónicamente y compartirlos entre las partes interesadas, lo que reduce la ineficacia.
Consejos para aplicar la gestión de documentos de construcción
La gestión de los documentos de construcción puede parecer difícil al principio, pero es un proceso relativamente sencillo con los consejos adecuados. Hemos visto que hay muchos beneficios que podemos obtener de una documentación adecuada. A continuación, comentaremos algunos de los mejores consejos que puede aplicar en el proceso de documentación.
1. Hacer a alguien responsable
Cuando no hay responsabilidad en un sistema, las posibilidades de éxito se reducen drásticamente. Por lo tanto, debe elegir a alguien que desempeñe esta función en su empresa y asignarle todo el tiempo y los recursos necesarios. Debe haber una lista de normas a las que atenerse, y el gestor de documentos se encargará de la logística para mantener estas normas.
El gestor documental también debe ocuparse de las cuestiones relacionadas con el intercambio de documentos y asegurarse de que el sistema está bien ajustado para satisfacer las necesidades de la empresa. El gestor documental también puede solucionar los problemas que surjan y mantener el modelo de flujo de trabajo en movimiento. Debe adquirir la experiencia necesaria para que el resto del personal pueda utilizarlo como punto de referencia cuando surja la necesidad.
2. Analice su sistema actual
Si ya tiene un sistema, debe analizarlo y su rendimiento. Debe ser capaz de responder a preguntas como:
- ¿Es accesible? ¿Puede cualquier persona con una conexión estable acceder a sus documentos?
- ¿Es compatible con el móvil? ¿Sólo se puede consultar a través del PC, o se puede consultar a través del móvil?
- ¿Es fácil de usar? ¿Puede alguien seguir fácilmente los cambios y acceder a la información al instante?
- ¿Es escalable? ¿Puede crecer con el aumento de miembros del equipo y puede reducir su tamaño cuando sea necesario?
- ¿Qué grado de seguridad tiene? ¿Permite a cualquiera o sólo a personas con acceso?
Si su sistema no responde afirmativamente a todas estas preguntas, puede que sea el momento de evaluar su sistema e implantar un sistema de documentación mejor.
3. Escuchar los comentarios
¿Incorpora su sistema de gestión de documentos las opiniones de los clientes? Si lo hace, mejorará su experiencia y la de los clientes. Al valorar los comentarios de los clientes, podrá tener tiempos de respuesta más rápidos. Sus clientes no tendrán que esperar mucho tiempo en espera, y ya sabemos que esto da lugar a malas críticas. También habrá menos tiempos de respuesta, ya que su empresa organizará bien todos los documentos.
Aceptar la retroalimentación también conduce a una mayor eficiencia de costes, ya que identificará las áreas en las que puede aumentar la productividad. También habrá un mejor rendimiento y podrá centrarse en lo que más importa, que es servir a sus clientes.
Escuchar los comentarios también le ayuda a reforzar su seguridad. Cuando los clientes le confían su información, usted está obligado a mantenerla segura. Los comentarios de los clientes pueden ayudarle a mejorar su seguridad.
4. Utilizar el software
Lo primero es deshacerse del papel. Un buen sistema de gestión de documentos es prácticamente imposible cuando se tiene un enorme rastro de papel en planos, documentos impresos y memorandos. Otras cosas que dificultan la gestión de documentos son las largas cadenas de correos electrónicos y las hojas de cálculo de Excel. Los correos electrónicos inconexos son difíciles de rastrear y suelen tener muchos archivos adjuntos voluminosos que casi nunca son la versión correcta.
El software de gestión documental sube todos tus documentos a la nube, donde todos los interesados pueden acceder fácilmente a ellos. Esto reducirá todo el desperdicio y el desorden con el que tendrás que lidiar. Tu sistema también será más fiable y accesible.
Las soluciones de software también tienen funciones complementarias, como la gestión de proyectos, la licitación de obras y los informes personalizados. Tener todas estas soluciones de gestión bajo un mismo paraguas mejora tu vida profesional.
5. Utilizar la automatización
Para que la documentación de la construcción funcione, se necesita información correcta, no datos en bruto. Por eso, algunas personas se sienten más seguras haciendo su documentación manualmente, pero esto abre el camino a los errores. Puedes buscar sistemas avanzados que automaticen soluciones como la presentación de documentos por ti. El uso de la automatización reduce la carga de trabajo del administrador y mantiene las cosas lo más precisas posible.
6. Compruebe la interoperabilidad de su software
Es probable que utilice varias soluciones para mantener su documentación en orden. No hay nada malo en ello, ya que algunos programas informáticos sólo sirven para un nicho. Sin embargo, el software que utiliza debe ser capaz de comunicarse con otro software. Esto nos remite al punto que comentamos sobre el establecimiento de una única fuente de verdad. Si los documentos se encuentran en varias ubicaciones, es probable que uno trabaje en el papel equivocado e implemente cambios que no se reflejan en el registro primario. Esto puede dar lugar a grandes cantidades de reajustes y errores.
La gestión de documentos de construcción permite la comunicación entre los programas informáticos existentes, con lo que se consiguen integraciones fluidas y se centralizan los datos del proyecto.
7. Establecer flujos de trabajo
La persona encargada de la gestión de documentos debe establecer flujos de trabajo estandarizados que describan las mejores prácticas de la empresa. Debe haber esquemas adecuados sobre cómo deben actualizarse los sistemas, cuándo son necesarias las revisiones, quién se encarga de las notificaciones y los diferentes permisos del sistema.
No existe un flujo de trabajo premoldeado para ninguna empresa, pero una empresa puede evaluar su estructura y ver las cosas que puede mejorar. Por mucho que haya flujos de trabajo establecidos, debe haber algún elemento de flexibilidad que permita abordar los problemas con eficacia a medida que se produzcan. Cuando se haya establecido un buen sistema, hay que ceñirse a él y formar a los empleados para que lo utilicen.
8. Evaluar la cultura de trabajo de su empresa
Puede tener los mejores sistemas de trabajo, pero si su empresa tiene una mala cultura laboral, sus sistemas de control de documentos serán en vano. Por tanto, tiene que conseguir que su personal conozca la importancia del control de documentos y reevaluar las prácticas de trabajo que van en contra de las normas establecidas. Esto marcará la diferencia entre la finalización de los proyectos dentro del plazo y el presupuesto y los costosos retrasos y sobrecostes de los proyectos.
Es probable que el cambio de la cultura de trabajo se enfrente a mucha resistencia, sobre todo por parte del personal más veterano que lleva años trabajando allí y haciendo las mismas cosas; cuando encuentres esa oposición, orienta y comparte con ellos las ventajas de este nuevo sistema. También debes tener en cuenta sus comentarios y evaluar los aspectos que puedes modificar para adaptarte a ellos. Puede que esto también requiera un poco de formación a medida, pero sin duda merecerá la pena para los usuarios.
9. Mejoras continuas
Establecer un sistema de documentación para la construcción no es algo que se haga una vez y se olvide. El sistema de documentación debe nutrirse a medida que evoluciona con el tiempo en función de sus necesidades y de los empleados. Por lo tanto, sería útil que se orientara hacia la mejora constante en lugar de una solución inmediata por adelantado. Debe realizar una evaluación continua de sus sistemas de control de documentos. Involucre a todo el personal en las cuestiones que sugieran para mejorar e incorpórelas a su sistema.
También puede experimentar y hacer ajustes en los sistemas que no funcionan. Por ejemplo, si nota que agrupar todos los planos en una carpeta no le funciona, puede eliminarlo creando un nuevo sistema. La mayoría de las empresas realizan revisiones cada trimestre, y de este modo nunca dejará de crecer.
Conclusión:
Ahora ya conoce los aspectos básicos de la gestión de documentos de construcción y las estrategias que puede aplicar para que sea un éxito. Elija la solución que mejor se adapte a su organización. Es fácil mantener las estrategias una vez implantadas. Sin embargo, sería útil que desplegara sus estrategias de gestión de documentos lentamente para permitir su adopción. De lo contrario, corre el riesgo de confundir a los trabajadores y a las partes interesadas y de abrumarlos con todos los cambios nuevos. Debe reunirse con frecuencia con las partes interesadas e informarles de sus estrategias y planes de implantación. Cuando la gente sepa qué esperar, facilitará la transición y dispondrá de un sistema excelente que le servirá durante toda la vida de la empresa.
