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Ya sea cliente, contratista o subcontratista, aprender habilidades de negociación puede significar el éxito o la perdición para su negocio. Aprender a negociar contratos de construcción garantiza que tanto el cliente como el contratista salgan ganando en cuanto a la prestación de servicios y la rentabilidad del negocio.
Los contratos mal negociados pueden afectar a la calidad de un proyecto, a la relación de trabajo entre las partes interesadas y a las futuras referencias comerciales. Un contrato bien negociado significa que todas las partes aceptan los riesgos y rendimientos del negocio.
Índice de contenidos
¿Por qué es fundamental la fase de negociación?
La negociación en el sector de la construcción puede ser angustiosa, pero las buenas habilidades de negociación hacen que un contrato pase de ser hábil a ser artístico. La negociación suele comenzar antes de la adjudicación del contrato, cuando el administrador del mismo deja claras las intenciones en el formulario de oferta que resume las condiciones necesarias para aceptar el contrato.
En las diferentes etapas de la construcción, la negociación puede ser dirigida por el consultor de costes, el director del proyecto, el arquitecto o el administrador del contrato,
La fase de negociación es crucial, ya que permite a las partes que tienen intereses contrapuestos en la forma y el contenido de un contrato llegar a un cierto grado de compromiso y redactar un acuerdo que sea aceptable para todas las partes.
Otro elemento esencial de esta etapa es que se esboza la estructura y el plan del contrato. Esto sienta las bases adecuadas para el éxito del proyecto, ayuda a ahorrar dinero y evita conflictos.
Describe los requisitos de rendimiento del propietario, el uso previsto del proyecto y la declaración estética que quiere hacer el propietario.
La negociación también perfila las principales obligaciones de un acuerdo contractual y da claridad y transparencia a los puntos de vista esperados de las partes implicadas.
La raíz de la mayoría de los conflictos en la construcción son las finanzas, y la negociación de los contratos ayuda a perfilar el coste total de los servicios, el modo de pago y los calendarios de pago. Todas las partes implicadas prevén y se preparan para los futuros riesgos y responsabilidades que puedan surgir.
La negociación es la clave para establecer relaciones a largo plazo entre el cliente y el contratista.
¿Qué elementos podrían necesitar ser negociados?
Las consideraciones empresariales subyacentes suelen alimentar las negociaciones de los contratos. Algunos de los elementos esenciales a tener en cuenta son:
1. Importe del contrato y pagos
El importe del contrato es el precio que acuerda el contratista antes de firmar el contrato. Las partes implicadas deben negociar el precio del contrato para acordar las fluctuaciones, variaciones, tasas legales, pérdidas y gastos.
El precio del contrato también puede verse afectado por el calendario de pagos, el sistema de entrega del proyecto, la responsabilidad por las pérdidas y la asignación de riesgos.
Un negociador creativo identificará todos estos puntos de precio y negociará el contrato en consecuencia para acordar el uso de imprevistos, ahorros y otros supuestos que puedan hacer subir los precios del proyecto.
2. 2. Alcance del trabajo
El alcance del trabajo se refiere a los resultados y productos que se esperan de un proyecto. Describe los hitos importantes, los resultados, el programa de trabajo y los productos finales.
Durante la negociación, las partes tendrán que discutir los supuestos, planos, especificaciones y condiciones en los que se basa el alcance del trabajo. También es necesario identificar qué ámbito de trabajo forma parte de la oferta original y, si hay trabajo adicional, qué calificaciones se aplican.
También es necesario negociar las órdenes de cambio. En este caso, el equipo negociará los acontecimientos que pueden dar lugar a órdenes de cambio y si permiten una compensación o una ampliación del plazo. Las órdenes de cambio pueden influir significativamente en el precio y desplazar los riesgos.
3. Calendario y horario
Las negociaciones sobre el calendario afectan a los plazos de la obra, como la duración garantizada de los trabajos y las circunstancias que justifican una prórroga. El contratista debe tener un control total del cronograma, ya que es necesario modificarlo si es necesario.
La programación de un proyecto también afecta al calendario de pagos, y sería útil que las partes llegasen con unas condiciones de pago claras del proyecto. En función del calendario acordado, puede ser necesaria una compensación adicional para cubrir los costes de envío urgente, fabricación, horas extras y retrasos.
4. Asignación de riesgos
Esencialmente, la mayoría de las cláusulas de negociación se refieren a la gestión de los riesgos de un proyecto, pero algunas cláusulas contractuales deben abordar los riesgos sin precedentes que se esperan en un contrato. Entre ellas se encuentran el caso de condiciones inesperadas en la obra, las cláusulas de indemnización que abordan el riesgo de daños materiales y físicos, y las cláusulas de seguro.
Es necesario negociar los riesgos para limitarlos a niveles aceptables para ambas partes que celebran un contrato.
5. Seguros, garantías y fianzas
Algunos contratos tienen cláusulas de seguro que no necesariamente proporcionan a los trabajadores el seguro que buscan. Por lo tanto, es necesario negociar estas cláusulas e incluir cláusulas de indemnización para los elementos asegurables.
Los seguros también van de la mano de la asesoría jurídica, ya que las distintas jurisdicciones presentan diferencias en cuanto a la aplicabilidad de las cláusulas de los seguros.
Las garantías y las fianzas implican entidades diferentes, y la mejor estrategia en la negociación es tener unas fechas definidas de inicio y finalización de sus garantías. También te ayudará ser cuidadoso a la hora de etiquetar tus trabajos de reparación como garantías en lugar de como trabajos de "punch list".
6. Resolución de conflictos
Las partes también deben discutir los métodos de resolución de conflictos. En algunas jurisdicciones, el arbitraje es más costoso que la presentación de demandas. Los retrasos y los pagos son fuentes importantes de conflicto, y durante la negociación, las partes deben identificar todos los posibles factores causantes de los retrasos y las compensaciones que deben pagarse.
Si un contratista provoca retrasos, es necesario que haya cláusulas en el contrato que establezcan límites de dinero y tiempo para que el contratista pague los daños liquidados.
7. Pruebas e inspecciones
Las pruebas y la inspección forman parte de los controles para garantizar que la calidad de un proyecto se ajusta a las especificaciones requeridas. Las partes deben acordar los procedimientos de prueba, las normas de cumplimiento, el periodo de responsabilidad por defectos y el calendario y la rectificación de los mismos.
Los contratos deben indicar quién es el responsable de la inspección, la responsabilidad del contratista y las condiciones de compromiso que conducen a la acción judicial.
Los 10 puntos más importantes a tener en cuenta al negociar
Al considerar las negociaciones de un contrato, hay que tener en cuenta los siguientes puntos, ya que afectan al resultado del proceso de negociación.
1. Estatutos del Estado
Conocer las diferentes leyes estatales le ayudará a tener ventaja en la negociación. Las leyes estatales también afectan a algunos aspectos del contrato, como los seguros, las fianzas y las garantías.
Cuando ambas partes conocen los requisitos específicos del estado, pueden llegar rápidamente a términos aceptables.
2. Riesgo
Los riesgos están siempre presentes en los proyectos de construcción. La mayoría de los propietarios prefieren trasladar los riesgos al contratista general, y éste los traslada a los subcontratistas. Dado que nadie quiere soportar por completo la carga de riesgo de un proyecto, abordarlo de antemano es una táctica de negociación que satisfará a todas las partes implicadas.
Si se coloca un riesgo excesivo en cualquiera de las partes, se retrasará el calendario y se alterará el coste del proyecto.
3. Las necesidades del propietario
La falta de atención a los requisitos del propietario es muy probable que dé lugar a disputas. Por tanto, lo mejor es entender las necesidades del propietario, las fechas críticas de inicio y finalización del proyecto y los objetivos operativos del propietario.
Entender mal las necesidades del propietario puede ralentizar considerablemente un proyecto e inflar el presupuesto del mismo.
4. Proceso de orden de cambio
El proceso de órdenes de cambio es conflictivo, especialmente para los propietarios o contratistas generales sin experiencia. Durante la negociación, lo mejor es señalar el proceso de órdenes de cambio, ya que esto ayudará a reducir las disputas que probablemente se produzcan a medida que avance el proyecto.
5. Seguros
Como contratista general, lo mejor sería cerciorarse de que el proveedor de seguros del propietario del proyecto puede cumplir las condiciones antes de aceptarlas. El director del proyecto debe colaborar estrechamente con el asesor de seguros para asegurarse de que el propietario y el contratista general están de acuerdo.
El contrato también tiene que especificar quién lleva el seguro, el tipo y los límites del seguro, y el importe de las franquicias. Entre las coberturas a tener en cuenta se encuentran la indemnización de los trabajadores, el riesgo del contratista, los errores y omisiones de diseño, el seguro de contaminación y el seguro específico del proyecto.
Las prácticas del sector siempre ponen un límite a las cantidades aseguradas. Por tanto, el propietario debe consultar con un proveedor de seguros para asegurarse de que obtiene las disposiciones de seguro adecuadas.
6. Estimaciones de costes realistas y calendario del proyecto
No hay nada que sustituya a una estimación precisa de los costes. Lo mejor es desarrollar una estimación de costes razonable que refleje los requisitos de rendimiento del propietario, destacando las incógnitas y las contingencias, y desglosando los costes probables.
Un calendario realista también deja tiempo para imprevistos.
7. Resolución de litigios
Otro punto vital a tener en cuenta son los métodos de resolución de conflictos que se aplican en un proyecto. Todas las partes interesadas deben comprender el valor de la mediación y desarrollar la mejor estructura que convenga a todas las partes para evitar los conflictos.
8. Tarifas pendientes
En las primeras fases del proceso de negociación del contrato, los promotores deben tener en cuenta la situación de las tarifas pendientes y cómo afectan a los proyectos actuales. Deben evaluar cómo las disposiciones de un contrato ayudan a combatir las cambiantes condiciones del mercado que pueden hacer descarrilar un proyecto potencialmente exitoso.
El cambio de leyes y la fuerza mayor pueden afectar a la capacidad de un promotor para cumplir las exigencias de los documentos contractuales originales. Los documentos contractuales cuidadosamente elaborados son como una inversión en un proyecto y afectan al resultado esperado.
9. Litigios y arbitrajes pendientes en los que esté implicado el contratista
Es fácil determinar si un contratista tiene asuntos litigiosos pendientes en los tribunales. Sin embargo, como la mayoría de los contratistas insisten en el arbitraje como único método de resolución de conflictos, la mayoría de estos registros no están disponibles públicamente.
Por lo tanto, el propietario de un proyecto debe solicitar una lista certificada de asuntos a un posible contratista para tener una mejor visión de cómo puede afectar potencialmente al éxito de un proyecto.
10. Recuperación de daños y perjuicios
Los daños se derivan principalmente de los retrasos, y la mayoría de ellos suponen un lucro cesante. Sin embargo, la mayoría de los contratos de construcción renuncian a los derechos del propietario a recuperar los daños indirectos. Por tanto, los propietarios deben negociar su derecho a recuperar los daños indirectos.
¿Qué atributos ayudan a la hora de negociar?
El proceso de negociación del contrato va de un lado a otro para ayudar a todas las partes a llegar a un acuerdo. Un contrato justo ayuda a proteger los intereses de las partes implicadas.
Algunos atributos en la negociación facilitan el proceso. A continuación se exponen algunas de las habilidades que necesita un negociador de contratos inteligente.
Una habilidad importante es la de escuchar. Durante la negociación, todas las partes quieren que se les escuche. Hablar menos y comprender las necesidades del cliente ayudan a que las conversaciones se desarrollen y permiten a las partes entender las necesidades de la otra.
Otra habilidad fundamental es el regateo. Una vez que se renuncia a algo en una negociación, puede ser difícil recuperarlo. Si hay dinero en juego, empieza por lo alto y ve bajando hasta llegar a una posición cómoda.
También es importante que el proceso sea colaborativo y que todas las partes abandonen la mesa de negociación sintiéndose bien con los acuerdos alcanzados. Cuando todas las partes se sienten consideradas, se fomenta un diálogo productivo.
Antes de iniciar las negociaciones, hay que prepararse bien. Lo mejor es contar con estimaciones detalladas de los costes, conocer los reglamentos de la jurisdicción y el alcance del proyecto, ya que estos factores le ayudarán a negociar desde una posición informada. También es mejor evaluar los contratos anteriores y sus puntos de fricción más frecuentes.
También hay que tener buena memoria y participar en discusiones sinceras. Esto le ayudará a anotar todos los puntos de interés de un proyecto y a encontrar soluciones aceptables para los problemas conflictivos.
También ayuda que el negociador sea persuasivo, que sepa manejar el estrés durante la negociación y que tenga una buena intuición del enfoque de los problemas de la parte contraria. También es crucial que el negociador se gane la confianza de la otra parte y esté dispuesto a ceder y ser flexible si es necesario.
¿Qué ocurre después de la fase de negociación?
Tras la negociación, el contratista puede aceptar o rechazar la oferta. El administrador del contrato coordinará y preparará un informe del contrato si las partes llegan a un acuerdo. A continuación, el cliente evaluará el informe de licitación e instruirá los cambios en los documentos de la licitación.
Resumen
La negociación de contratos de construcción ayuda a todas las partes implicadas en un proyecto a llegar a un acuerdo. Ahora que ya sabes lo que ocurre durante una negociación de construcción, puedes emplear estas tácticas para conseguir contratos justos.
Entender las cláusulas de los contratos que le afectan directamente le ayudará a desarrollar compromisos creativos que sirvan a todas las partes de un contrato. El éxito de las habilidades de negociación puede tener un impacto considerable en la rentabilidad de un negocio.
