7 consejos para incorporar a sus estimadores

7 consejos para incorporar a sus estimadores

En el fondo, la mayoría de los contratistas saben cuándo es el momento de realizar un cambio en su proceso de estimación. Algunos pueden haberse sentido frustrados por la ineficiencia y los altos costos. Otros saben que necesitan mejorar la precisión de sus ofertas. Y muchos pueden ver las ventajas del acceso en línea para mantener altos niveles de productividad.

La respuesta es adoptar una plataforma de estimación específica de construcción basada en la nube: tecnología poderosa diseñada para ayudar a los GC y subcontratistas a preparar ofertas de proyectos y realizar un seguimiento de los detalles asociados con el proceso previo a la construcción. Hasta aquí todo bien. Pero si bien la implementación de una nueva herramienta de estimación puede parecer una decisión comercial sólida y lógica, es muy posible que las mismas personas a las que se les pedirá que la utilicen pueden rechazarlas. Y sin la aceptación de sus estimadores, su nueva solución simplemente no puede brindar todos los beneficios para los que se registró.

La investigación muestra que casi el 70% de todas las iniciativas comerciales centradas en el cambio operativo y de procesos no cumplen sus promesas, la mayoría de las cuales se deben a una preparación insuficiente y la falta de "condicionamiento cultural". En pocas palabras, si la gente no está preparada para adoptar una nueva forma de trabajar, la mejor tecnología del mundo no será efectiva y lo que parecía una inversión inteligente se convierte en una pérdida de dinero.

En este informe, exploraremos siete formas de ayudar a sus estimadores y otras partes interesadas del proyecto a incorporarse a su nueva plataforma de estimación específica de construcción. Al enmarcar el cambio como una oportunidad, comunicar sus beneficios con anticipación y tomar los pasos correctos una vez que la solución está implementada, su nueva solución de estimación puede ofrecer todos los beneficios comerciales que la tecnología avanzada tiene para ofrecer.

Espero que lo encuentres de valor.

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Presidente y CEO

Consejo #1:

RECONOZCA QUE EL CAMBIO ES DIFÍCIL

El cambio es inevitable, pero eso no significa que siempre sea fácil de aceptar. La sabiduría convencional nos dice que simplemente podemos convencer a las personas de que sean más flexibles y menos reacias al riesgo, de que vean lo “nuevo y diferente” como una oportunidad en lugar de un problema. Pero las cosas rara vez son tan simples cuando se trata de procesar cambios. He aquí por qué: los humanos han evolucionado para valorar la certeza sobre la incertidumbre, que se deriva de un instinto básico para sobrevivir. Estamos programados para querer predecir y controlar nuestras circunstancias, lo que significa que cuando nos enfrentamos a lo desconocido, nuestro cerebro puede interpretarlo como una amenaza, incluso si es solo una nueva forma de trabajar.

Entonces, ¿qué puede hacer para asegurarse de que sus estimadores estén a bordo con una nueva plataforma de estimación? En primer lugar, comunique que hacer las cosas de una manera diferente es un desafío más que una amenaza. La matemática emocional es simple: una amenaza es algo que temer y eliminar; un desafío, incluso si significa aceptar lo desconocido, se puede enfrentar con éxito y tiene el potencial de producir un resultado positivo.

También es cierto que el cambio puede ser más difícil para algunas personas que para otras. Muchos contratistas tienen empleados experimentados y altamente valorados con rutinas establecidas y un dominio de habilidades y tareas específicas adquiridas con el tiempo. Sus estimadores, que pueden haber comenzado sus carreras con cálculos en papel y lápiz o herramientas genéricas de hojas de cálculo, se encuentran a menudo entre ellos. La buena noticia es que la presencia de la tecnología en la vida cotidiana (piense en teléfonos inteligentes, cajeros automáticos y Alexa, por nombrar algunos) ahora está tan extendida que la aceptación de las herramientas digitales es generalmente alta. Y, como veremos en el Consejo n. ° 2, argumentar a favor de pasar a una solución de estimación automatizada es aún más fácil cuando los beneficios finales para el usuario son muy claros.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • Comprender y reconocer que las personas están programadas para aferrarse a lo familiar para sentirse seguras y en control.
  • Posicione su nueva plataforma de estimación como un desafío a dominar en lugar de una amenaza a evitar
  • Encuentre y comunique paralelismos y sinergias entre otras actividades basadas en tecnología y su nueva plataforma

Consejo #2:

ENFOQUE EN LOS BENEFICIOS PARA EL USUARIO FINAL
Si está considerando activamente realizar una inversión en una nueva solución de estimación, ya ha conectado los puntos entre las mejoras tecnológicas y la ventaja competitiva. Probablemente haya visto que una solución de estimación más avanzada tiene mucho que ofrecer a su empresa, y que aferrarse a herramientas obsoletas podría perjudicar su negocio a largo plazo. Todo cierto. Pero a pesar de que usted y sus estimadores están "en el mismo equipo" cuando se trata de querer lo mejor para la empresa, sus prioridades no siempre son idénticas. Para que sus estimadores se unan a su nueva plataforma de estimación, es importante centrarse menos en lo que la empresa puede ganar y más en las mejoras en la experiencia del usuario.

Al abordar los puntos débiles conocidos que han sido problemáticos para sus estimadores en el pasado, y demostrar cómo la nueva solución ayudará a resolverlos, puede motivar a los usuarios a adoptar un enfoque alternativo. Aquí hay algunos puntos de conversación sobre una solución de estimación específica de la construcción que probablemente resuene con cualquier persona que tenga una función de estimación o gestión de proyectos:

Mantiene las cosas simples - En el mejor de los casos, el software "intuitivo" elimina las distracciones y las opciones no esenciales, creando una experiencia de usuario simplificada. El software de estimación de construcción está diseñado con eso en mente, lo que resulta en una herramienta fácil de usar y fácil de usar.

Elimina errores - A nadie le gusta cometer errores, y eso incluye a sus estimadores. Al eliminar la necesidad de cálculos manuales, una solución de estimación de construcción elimina la preocupación de producir ofertas inexactas.

Apoya la colaboración - Las investigaciones indican que los empleados son más felices y productivos cuando pueden compartir información y trabajar juntos. Con un sistema de estimación basado en la nube, varios usuarios pueden acceder y trabajar en los mismos documentos, todo en tiempo real.

Reduce la repetición - Hacer lo mismo una y otra vez puede contribuir a generar sentimientos negativos sobre el trabajo de estimación. Una herramienta de estimación de la construcción automatiza muchas tareas, lo que libera a los estimadores para que se concentren en un trabajo más gratificante.

Funciona en cualquier momento y en cualquier lugar - Los estudios muestran que la capacidad de trabajar fuera de la oficina es muy valorada por los empleados. Sus estimadores pueden acceder y utilizar una plataforma de estimación de construcción basada en la nube las 24 horas del día, los 7 días de la semana desde cualquier computadora portátil o dispositivo móvil.

Gana más pujas - Un proyecto premiado es un logro para su empresa y para sus estimadores. Una plataforma de estimación específica para la construcción ofrece el tipo de velocidad, detalle y precisión que puede resultar en más ofertas ganadoras.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • Céntrese en las mejoras tangibles de la experiencia del usuario en lugar de los beneficios comerciales generales
  • Identifique los puntos débiles específicos del estimador y comunique cómo la nueva solución ayudará a resolverlos
  • Esté preparado para responder preguntas e inquietudes con un conocimiento práctico de la tecnología que se adoptará.

Consejo #3:

PERMITIR UN TIEMPO DE TRANSICIÓN ADECUADO
Una vez que su empresa ha decidido pasar a una nueva plataforma de estimación, puede ser tentador hacer todo lo posible para hacer el cambio y esperar que otros sigan su ejemplo. Pero a menos que sus estimadores hayan sido parte del proceso de toma de decisiones todo el tiempo, deberá darles tiempo para adaptarse a un cambio significativo, aunque positivo, y permitir la recalibración de procesos, expectativas y conjuntos de habilidades.

La clave es considerar tanto el cambio performativo (cómo hacer las cosas de una manera nueva) como el cambio interno (cómo se sienten las personas al hacer las cosas de una manera nueva), y eso puede llevar tiempo. La cantidad de tiempo depende en gran medida de las herramientas que tenga para facilitar el cambio, como veremos en los consejos n. ° 5, n. ° 6 y n. ° 7.

También puede ser útil compartir los detalles de su proceso de toma de decisiones con el equipo de estimación, explicando por qué eligió una solución sobre otra comparando y contrastando varias características y beneficios. Al articular claramente su conjunto de consideraciones, puede demostrar que tiene en mente los mejores intereses de su estimador (consulte el Consejo n. ° 2) y los de la empresa. Cuando posiciona su nueva solución de estimación como una elección consciente basada en la lógica y los resultados proyectados, es mucho más probable que obtenga la aceptación de aquellos a quienes se les pide que la utilicen.

PASOS PARA EL ÉXITO
  • Si es posible, involucre a su equipo de estimación en la evaluación y consideración de todas las posibles soluciones de estimación.
  • Comparta los detalles de su proceso de toma de decisiones para lograr la máxima aceptación de sus usuarios finales
  • Permita suficiente tiempo para que sus estimadores logren tanto el cambio performativo (funcional) como el cambio interno (emocional)

Consejo #4:

ESTABLECE UN CRONOGRAMA Y CÓMO RESPETARLO

Ya hemos visto que dar tiempo suficiente para que sus estimadores aprecien los beneficios de una nueva herramienta de estimación y se preparen para reemplazar los procesos y conjuntos de habilidades establecidos es crucial para una adopción exitosa. Pero eso no significa que el cronograma de implementación deba ser vago o abierto. De hecho, al dejar claras sus expectativas de tiempo, y por escrito, los usuarios pueden ver el “panorama general” y trabajar hacia metas y puntos de referencia específicos.

Aquí es donde su socio tecnológico de estimaciones puede ofrecer un apoyo importante. La mayoría de los proveedores de soluciones recomiendan un cronograma de implementación basado en responsabilidades claramente definidas y pasos de acción secuenciales, ajustados cuando sea necesario para cada situación. El conocimiento de un proveedor de su producto y la experiencia pasada con la adopción del cliente es invaluable, y sus aportes siempre deben ser una parte central de su plan. De esa manera, puede obtener la ayuda que necesita para establecer hitos realistas y utilizar recursos externos y experiencia para asegurarse de que se cumplan.

Aquí hay una muestra representativa de un cronograma para la implementación de la solución de estimación basada en la nube:

Pasos para la implementación
Hora de finalización
Reunión inicial
Migración de datos
Semanas 2
Configuración del Sistema
1 Semana
Entrenamiento del usuario final
Semanas 3
Go Live

En este caso, el tiempo transcurrido desde el inicio inicial hasta la fecha de lanzamiento es de aproximadamente 6 semanas. Las empresas más grandes que llevan a cabo implementaciones por fases pueden superar esa cifra; las empresas más pequeñas, o aquellas organizaciones con usuarios predominantemente expertos en tecnología, pueden lograr una implementación completa en considerablemente menos tiempo. Lo importante es establecer un plan definido y viable y responsabilizar a sus estimadores de hacer su parte para mantener el proyecto en marcha. ¿La advertencia? Sea realista acerca de sus expectativas. La mayoría de las empresas descubren que cuando una gran iniciativa de implementación se divide en partes más pequeñas y manejables, sus estimadores sentirán una sensación de compromiso y logro que les ayudará a asumir el cambio.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • No considere un cronograma vago o un plan de implementación abierto; las fechas de los hitos deben establecerse por escrito de inmediato
  • Consiga la ayuda de su socio tecnológico de estimaciones para establecer objetivos de tiempo y articular las responsabilidades individuales
  • Divida la iniciativa de implementación general en tareas más pequeñas asignadas individualmente para mantener el progreso y aumentar el compromiso

Consejo #5:

PROPORCIONAR MÚLTIPLES OPCIONES DE ENTRENAMIENTO

Darle a sus estimadores la información que necesitan para usar su nueva solución de manera efectiva es, con mucho, la forma más importante de asegurarse de que se mantengan a bordo. Solo cuando sus estimadores se sientan cómodos y confiados en su capacidad para utilizar la nueva herramienta de forma autónoma, podrá considerar que su inversión es un éxito, y la formación es la forma de lograrlo. Aquí, su nuevo proveedor de soluciones desempeñará un papel fundamental, la fuente más confiable de información y conocimiento para ayudar a sus estimadores a comprender las características y beneficios del producto.

Pero es importante recordar que las personas aprenden de manera diferente y, si bien un formato de capacitación es efectivo para algunos, otros pueden necesitar otro enfoque por completo. Ahí es donde entra en juego el valor de las múltiples opciones de capacitación, cuanto más variados en estilo y formato, mejor.

Dependiendo del nivel de habilidad de sus estimadores, debe esperar usar los siguientes formatos de capacitación, ya sea individualmente o en combinación:

Tutoriales autoguiados - Para muchos contratistas, los tutoriales de productos pregrabados son la forma más conveniente de presentar una nueva solución de estimación a los usuarios, lo que permite la flexibilidad de programación y la obtención de ingresos a su propio ritmo.

Reuniones en persona - Muchas empresas de construcción encuentran que la instrucción en vivo y en persona es la forma más eficiente para que los estimadores aprendan un nuevo sistema, lo que permite un diálogo abierto y preguntas y respuestas espontáneas. Las sesiones se pueden personalizar para adaptarse a necesidades específicas y pueden adaptarse más fácilmente a grupos más grandes.

Sesiones de video en vivo - Las sesiones de capacitación remota en tiempo real están ganando popularidad, ofreciendo muchas de las ventajas de las reuniones en persona sin la necesidad de viajar o tener interacciones personales cara a cara. Estas sesiones se pueden programar según la conveniencia de los usuarios y varios usuarios pueden acceder a ellas a través de cualquier computadora portátil o dispositivo móvil.

Instrucción uno a uno - Esta opción es especialmente útil para capacitar a un estimador responsable de capacitar a otros usuarios en su organización, permitiendo una instrucción acelerada y la máxima interacción.

Los educadores saben que cuanto mayor sea la participación del instructor, es probable que el estudiante esté más motivado. Recuerde que un buen programa de capacitación para sus estimadores es una parte importante de lo que está comprando a su proveedor de software y por qué debe aprovechar al máximo todas las opciones de capacitación que se ofrecen. Los instructores de software de estimación no solo pueden introducir conceptos clave y explicar las características del producto, sino que también pueden controlar el progreso de cada usuario potencial y sugerir instrucciones correctivas o prácticas adicionales para abordar cualquier área de preocupación. La capacitación nunca debe considerarse completa hasta que cada estimador tenga la confianza para usar la herramienta de forma independiente.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • Reconozca que las personas tienen una variedad de estilos de aprendizaje y busque múltiples opciones de capacitación de su proveedor.
  • Aproveche al máximo los programas de capacitación ofrecidos por su socio de soluciones de estimación, incluida la evaluación del usuario y los informes de progreso.
  • Pídale a sus estimadores que demuestren su conocimiento del nuevo sistema de estimación y busque apoyo adicional cuando sea necesario

Consejo #6:

ESTABLECER RELACIONES MENTOR / TUTORIAL

Si su empresa constructora es como la mayoría, sus empleados son un grupo variado de personas, con una amplia gama de rasgos de personalidad individual, experiencia profesional y habilidades técnicas. Algunos pueden haber estado trabajando en la industria durante décadas. Otros pueden estar comenzando en sus carreras. Y todos tendrán sus propias ideas sobre los impactos y el valor de su nueva plataforma de estimación, ya sea a favor o en contra. Al facilitar relaciones de apoyo entre mentor y aprendiz, puede ayudar a sus estimadores a encontrar puntos en común y hacer avanzar la aceptación. Cuando equipos de dos trabajan juntos y logran un punto de vista equilibrado, pueden aprender más rápidamente los fundamentos de su nuevo sistema de estimación y aceptar los cambios que traerá.

La clave es emparejar a los empleados que tienen más probabilidades de complementarse entre sí en lugar de formar equipos de personas que son demasiado parecidas. Un estimador resistente a la tecnología que prefiere un enfoque de papel y lápiz se beneficiará más de un mentor con una sólida formación digital, del mismo modo que un estimador con dominio de la tecnología tiene mucho que ganar con alguien con un sentido visual agudo, experiencia profunda en la industria o efectivo. habilidades de instrucción.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • Reconocer que cada estimador tiene su propia visión única de los impactos de una nueva solución de estimación.
  • Haga un esfuerzo por emparejar a los empleados con rasgos de personalidad y conjuntos de habilidades complementarios
  • Monitorear la efectividad de la relación mentor / aprendiz y hacer los ajustes necesarios

Consejo #7:

COMENTARIOS Y PREOCUPACIONES ACTIVAMENTE SOLICITOS

En un mundo perfecto, la transición de su empresa a una nueva plataforma de estimación se implementaría sin problemas, inmune a la resistencia del usuario, los problemas de capacitación o los cuellos de botella de implementación. Pero la verdad es que puede experimentar los tres, lo que hace que sea crucial alentar activamente la retroalimentación de sus estimadores en el camino. Al escuchar atentamente lo que tienen que decir y reconocer el valor de sus aportes, puede aumentar significativamente su participación en la transición y su propiedad de un resultado positivo.

Tenga en cuenta que su socio de software de estimación puede desempeñar un papel importante a la hora de solicitar, procesar y abordar los comentarios de los nuevos usuarios, y muchos proveedores tienen un proceso formalizado de encuestas a nuevos usuarios que ayuda a orientar los esfuerzos de capacitación y desarrollo de productos futuros. La clave es asegurarse de que las preguntas se respondan y las inquietudes se aborden de inmediato, lo que ayuda a garantizar un compromiso constante y una mejor aceptación a largo plazo por parte del equipo de estimaciones.

PASOS PARA EL ÉXITO

  • Asegúrese de que sus estimadores sepan que sus comentarios se “escuchan” y se consideran valiosos para el esfuerzo.
  • Reconocer que las preguntas y preocupaciones sobre nuevos procesos y herramientas son una parte necesaria de una transición exitosa.
  • Colabore con su socio de software de estimaciones para solicitar, registrar y abordar activamente los comentarios de sus estimadores

Conclusión:


Es ampliamente reconocido que la cultura —comportamientos, actitudes e instintos de las personas— es el aspecto más desafiante de la gestión de cualquier cambio en el status quo, y eso incluye la transición a una nueva plataforma de estimación. Aunque los beneficios comerciales son claros, la adopción de una nueva herramienta de estimación representa un cambio significativo en los procesos y flujos de trabajo y, para algunos estimadores, requerirá conjuntos de habilidades nuevas y desconocidas. Al enmarcar la experiencia como una oportunidad en lugar de una amenaza, alentando el compromiso y la propiedad desde el principio, y brindando el apoyo necesario en cada fase de implementación, puede ayudar a sus estimadores a convertirse en defensores expertos de una herramienta comercial invaluable.

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