Informes ejecutivos

5 razones por las cuales los estimadores de construcción están dejando Excel

La mayoría de nosotros con experiencia en la industria de la construcción sabemos que Excel, a pesar de sus inconvenientes, ha sido durante mucho tiempo un pilar de la estimación de proyectos. De hecho, para muchos contratistas, la estimación de la hoja de cálculo de Excel representó un avance significativo respecto de los cálculos más rudimentarios con lápiz y papel, una forma mejor y más rápida de registrar y manipular las entradas de estimación, con un resultado más preciso.

Sin embargo, como esos mismos contratistas pueden decirle, Excel tiene sus defectos y limitaciones como una herramienta de estimación de construcción, principalmente porque no se creó teniendo en cuenta las necesidades de una industria específica. Y aunque la calidad genérica de Excel hace que sea relativamente fácil de usar para la mayoría de las personas, también es menos que ideal para el tipo de tareas de estimación detalladas, y a menudo especializadas, que los contratistas desean y necesitan.

El software de estimación específico para la construcción resolvió muchos problemas para los estimadores y los equipos de gestión de proyectos; Las funciones de automatización más potentes y la integración con aplicaciones administrativas ahorran tiempo, mejoran la precisión y producen mejores resultados de manera confiable. Y luego está la nube, un desarrollo tecnológico que ha revolucionado la forma en que funciona la industria de la construcción. En el mundo actual hiperconectado y siempre conectado, una plataforma de estimación basada en la nube ofrece a los equipos de construcción niveles de acceso, movilidad y productividad sin precedentes. Los contratistas en la nube, según la investigación, tienen una ventaja competitiva significativa sobre los que no lo son, y la brecha solo continuará ampliándose.

En este Informe Ejecutivo, identificaremos cinco razones importantes por las que debería considerar reemplazar Excel con una herramienta de estimación específica para la construcción, y explicaremos cómo dejar atrás Excel puede ayudar a su empresa a alcanzar nuevos niveles de crecimiento y rentabilidad. 

Espero que lo encuentres de valor.

Jeff Gerardi

Jeff Gerardi

Presidente y CEO

Razón n. ° 1: precisión

LOS CÁLCULOS DE EXCEL PUEDEN FALTARSE

Una oferta ganadora, y en última instancia, un trabajo rentable, comienza con una estimación libre de errores y confiable. Sin embargo, como cualquier profesional de la construcción puede decirle, a menudo es más fácil decirlo que hacerlo. ¿Por qué? Debido a que las fórmulas pueden ser defectuosas, los costos pueden ser mal calculados y las alteraciones del usuario, intencionales o de otro tipo, pueden causar estragos en sus números mucho antes de que se presente la oferta final.

Las empresas de construcción ganadoras tienen la solución: reemplazar los cálculos a lápiz y papel y hojas de cálculo con un software creado específicamente para la estimación de la construcción. De esa forma, los cálculos de materiales, mano de obra, equipo, impuestos, márgenes, bonos, seguros y otros costos se generan automáticamente, sin dejar lugar a errores humanos. El software de estimación también ofrece el tipo de visibilidad y control que carecen de otros enfoques. Las estimaciones se pueden resumir por tipo de costo: material, mano de obra, sub o cualquier nivel de agrupación, incluidos los grupos definidos por el usuario por fase, área o ubicación. Los datos permanecen consistentes, precisos y confiables sin importar cómo los mire. Y hay otro beneficio: tener plena confianza en los datos significa que pasa menos tiempo persiguiendo valores atípicos y decidiendo en qué números confiar en hojas de cálculo dispares. Cuando el tiempo es dinero, y siempre lo es, eso importa.

Finalmente, el software de estimación específico para la construcción ayuda a garantizar que la información esté completamente actualizada, ofreciendo actualizaciones y mejoras continuas que hacen un seguimiento automático de las condiciones cambiantes de la industria y el mercado, incluidas las actualizaciones de precios de mano de obra y materiales. Esa es una protección importante para sus márgenes de beneficio y su resultado final; En el competitivo clima empresarial actual, simplemente no hay espacio para estimar errores o sorpresas.

CLAVE TAKEAWAYS

  • Excel permite a los usuarios crear fórmulas que pueden modificarse, ya sea deliberadamente o por error.
  • A diferencia de Excel, el software de estimación de construcción puede resumir datos por tipo de costo —material, laboral, sub— para una claridad instantánea.
  • El software de estimación ofrece actualizaciones y mejoras continuas que reflejan las condiciones actuales de la industria de la construcción.

Razón # 1: Colaboración

EXCEL NO PERMITE QUE LAS PERSONAS TRABAJEN JUNTAS

Ahora más que nunca, es esencial que sus empleados trabajen como "un equipo", desde el inicio de un proyecto hasta que lleguen los últimos números. Eso significa tener un nivel de conectividad y colaboración entre las partes interesadas que Excel no fue diseñado para brindar. .

¿Las buenas noticias? El software creado específicamente para la estimación de la construcción y alojado en una plataforma en la nube rompe las barreras y facilita la comunicación con las partes interesadas, brindando a los equipos una nueva capacidad para compartir información en tiempo real y colaborar en decisiones clave y planes de "seguir adelante".

Aún mejor, es escalable. Con un repositorio centralizado de datos del proyecto, una plataforma de estimación basada en la nube puede acomodar un número ilimitado de usuarios simultáneamente y ofrece nuevos niveles de visibilidad del proyecto para todos los involucrados. Eso significa que los estimadores, gerentes de proyecto, equipos de campo y personal de contabilidad estarán en la misma página durante la vida de cada proyecto, sin el riesgo de discrepancias no detectadas y errores de datos.

La estimación de la construcción basada en la nube también es ideal para usuarios remotos. Accesibles desde dispositivos móviles en cualquier momento y en cualquier lugar, las plataformas de estimación en la nube brindan a una fuerza laboral cada vez más móvil una nueva capacidad para conectarse, comunicarse, colaborar y contribuir.

CLAVE TAKEAWAYS

  • Excel no fue diseñado como una herramienta colaborativa, lo que limita la capacidad de los usuarios para compartir información.
  • Excel no puede escalar hacia arriba o hacia abajo, con la capacidad de adaptarse a un número ilimitado de usuarios.
  • Excel no puede proporcionar la accesibilidad 24/7/365 que ofrecen los sistemas de estimación basados ​​en la nube.

Razón # 3: Integración

EXCEL NO SE INTEGRA FÁCILMENTE CON OTRAS APLICACIONES

Como hemos visto, la productividad real ocurre cuando los equipos se conectan y colaboran, pero Excel tiene funciones limitadas para múltiples usuarios. La programación personalizada puede solucionar algunos de los problemas, pero eso puede ser costoso, y la personalización de Excel a nivel de usuario dificulta, si no imposible, mantener un enfoque estandarizado en toda la empresa para múltiples estimadores. Es fácil ver que si sus estimaciones son inconsistentes en términos de contenido o formato, eso puede significar problemas en el back-end para los equipos de contabilidad y gestión de proyectos.

Aún más problemático es conseguir que los datos correctos se transfieran correctamente a sus otros sistemas administrativos. En muchos casos, los datos estimados pueden tener más detalles de los que un usuario puede querer incorporar en la programación, el cálculo de costos del trabajo o la administración de proyectos, lo que genera cálculos inexactos y una complejidad no deseada. Y las alteraciones manuales, intencionales o no, pueden causar estragos en la precisión de las estimaciones.

El software creado específicamente para estimaciones de construcción, por otro lado, ofrece integración directa con muchas soluciones populares de software de gestión de proyectos y contabilidad de construcción, eliminando la necesidad de ingresar manualmente datos de estimación en el software en el back-end. Es una buena noticia para todos, porque ahorra tiempo y prácticamente elimina los errores no deseados.

CLAVE TAKEAWAYS
  • Excel no proporciona un enfoque estandarizado para varios estimadores, lo que compromete la coherencia y la precisión.

  • El software de estimación específico para la construcción transfiere automáticamente los datos de estimación de front-end a los sistemas administrativos.

  • La integración directa con el software de contabilidad prácticamente elimina el riesgo de errores de reingreso manual.

Razón n. ° 4: escalabilidad

EXCEL NO MANTENGA EL RITMO DEL CRECIMIENTO FUTURO

Para muchas empresas de construcción, llega un momento en el que Excel simplemente no es lo suficientemente grande o potente como para abordar el aumento del volumen o la complejidad de las estimaciones. Cuando el crecimiento es una prioridad empresarial y para muchos contratistas, lo es, eso puede significar problemas para las empresas que se aferran a la familiaridad con Excel.

Las soluciones de software específicas para la construcción entregadas a través de una plataforma en la nube en línea son la solución, que abordan la necesidad de escalabilidad, ya sea hacia arriba, en tiempos de crecimiento, o hacia abajo, si la demanda y el uso se reducen.

Echemos un vistazo al primer escenario, utilizando a pequeños contratistas residenciales y de remodelación como ejemplo. Incluso con un potencial ilimitado de crecimiento del mercado, mantener una base de datos relevante y depurar Excel para múltiples usuarios puede ser un desafío que muchos no pueden o no quieren enfrentar.

Las grandes empresas de contratación general se enfrentan a sus propios problemas si se apegan a Excel. Aquellos que experimentan un aumento repentino en la demanda de estimaciones, o necesitan agregar rápidamente más estimadores al equipo, descubren que Excel limita su capacidad para responder a nuevas oportunidades o incluso administrar adecuadamente las estimaciones que ya se han producido.

Para empresas de todos los tamaños, la dependencia de Excel a menudo conduce a una menor productividad. Primero, está el tiempo de configuración inicial para la plantilla de estimación de Excel, y luego debe verificar y probar todas sus fórmulas para asegurarse de que lo ha hecho correctamente, mientras que con un producto disponible comercialmente, ese trabajo está hecho por usted. ¿La línea de fondo? Si llega al punto en el que no tiene el tiempo o la mano de obra para mantener y verificar la integridad de sus datos, la respuesta es una solución diferente.

CLAVE TAKEAWAYS

  • La mayoría de los contratistas superarán las hojas de cálculo de Excel a medida que aumente la escala y la complejidad de sus proyectos de estimación.
  • Los contratistas que prevén el crecimiento pueden beneficiarse del software de estimación basado en datos, tanto a corto como a largo plazo.
  • A diferencia de Excel, el software de estimación de la construcción puede admitir cambios repentinos en la estimación del volumen y la demanda de los usuarios.

Razón # 5: Apoyo

EXCEL NO OFRECE UN EQUIPO DEDICADO

Sin todas las piezas adecuadas en su lugar, ningún proyecto de construcción puede despegar, y eso incluye el proceso de estimación de la construcción. A diferencia de Excel, el software de estimación desarrollado específicamente para el sector de la construcción generalmente cuenta con el respaldo de un equipo dedicado de profesionales calificados de tecnología y servicio al cliente que respaldan su producto, listos, dispuestos y disponibles para responder preguntas, solucionar problemas potenciales y ayudar a optimizar el valor de su producto. inversión. Su comprensión colectiva de la industria de la construcción y el proceso de estimación es invaluable para ayudar a los estimadores a construir y mantener una base de datos que refleje los requisitos de estimación especializados, así como los cambios en la propia industria.

Un equipo de soporte de software dedicado también puede ayudar a su empresa de construcción a ahorrar un tiempo valioso. Sabiendo que "el tiempo es dinero" para los contratistas, una respuesta rápida a las consultas de los clientes y las solicitudes de servicio ayuda a evitar tiempos de inactividad improductivos del sistema y a mantener un alto nivel de rendimiento empresarial. Los equipos de integración dedicados pueden incluso ayudar a agilizar la transición desde Excel. ¿Por qué? Porque saben cómo importar datos históricos desde el entorno de Excel y ayudan a que el cambio a un sistema de estimación estandarizado sea rápido, fluido y sin problemas.

Igual de importante, los equipos de soporte dedicados están un paso por delante de las actualizaciones y mejoras del producto y están disponibles para guiar a los usuarios a través de las nuevas características y funcionalidades. Eso significa que su empresa se mantiene en la cima de la estimación de la productividad y puede mantener más fácilmente una ventaja competitiva.

CLAVE TAKEAWAYS

  • Un equipo de soporte dedicado puede responder rápidamente a preguntas y resolver problemas técnicos.

  • El soporte a pedido ayuda a garantizar un mínimo de tiempo de inactividad del sistema y una productividad ininterrumpida.

  • Los equipos de soporte tienen un amplio conocimiento de las tareas de estimación y de la industria de la construcción en su conjunto.

Conclusión

Cada año, la industria de la construcción se vuelve más competitiva y centrada en la tecnología, y exige que los contratistas adopten nuevas herramientas y procesos innovadores para mantener la ventaja del mercado. A medida que las limitaciones de Excel se hacen más obvias y se hacen realidad los beneficios comerciales de las herramientas de estimación más avanzadas, queda claro que es hora de un cambio. Excel simplemente no puede proporcionar el tipo de estimación de potencia, personalización y conectividad que hace posible el máximo rendimiento. Por esa razón, las empresas de construcción que se aferran a la familiaridad de Excel pueden estar poniendo en peligro su capacidad para competir de manera eficaz, trabajar de manera eficiente y mantener relaciones rentables con sus clientes.

En este Informe ejecutivo, hemos visto que cuando todos los miembros de su equipo trabajan juntos en el mismo sistema, el flujo de trabajo del proyecto se acelera, la productividad aumenta y los márgenes de beneficio mejoran. Al adoptar una plataforma de estimación de construcción automatizada más poderosa, especialmente una basada en la nube, las empresas de construcción de todos los tamaños pueden administrar mejor las complejidades de hoy y posicionarse para el éxito en el futuro.

CLAVE TAKEAWAYS

  • Un equipo de soporte dedicado puede responder rápidamente a preguntas y resolver problemas técnicos.

  • El soporte a pedido ayuda a garantizar un mínimo de tiempo de inactividad del sistema y una productividad ininterrumpida.

  • Los equipos de soporte tienen un amplio conocimiento de las tareas de estimación y de la industria de la construcción en su conjunto.

Sobre ProEst

ProEst proporciona capacidades avanzadas de estimación de construcción para empresas líderes y clientes del sector público en los Estados Unidos, Canadá y Australia. Nuestra plataforma basada en la nube combina la estimación de costos, los despegues digitales y el análisis del día de la oferta en una única solución poderosa, una forma comprobada de reducir costos, garantizar la precisión y agilizar el flujo de trabajo previo a la construcción.
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