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Tres preguntas que todo contratista debe hacerse sobre la automatización de Precon

Automatización de Precon

La automatización no es una idea nueva. Al fin y al cabo, las máquinas se han utilizado para automatizar tareas rutinarias durante cientos -incluso miles- de años. Pero a medida que las plataformas tecnológicas evolucionan, la automatización también lo hace. ¿Qué significa esto para el sector de la construcción en su conjunto, y para su empresa en particular? Que la automatización digital ha llegado para quedarse y que, con el tiempo, será cada vez más capaz y dominante. 

Pregunta # 1: ¿Qué tengo que hacer? 

Todos los contratistas saben que la fase previa a la construcción se compone de cientos de pasos individuales que funcionan de forma conjunta para crear presupuestos, elaborar informes, gestionar datos y preparar a los equipos para la fase de construcción real. Muchas de estas tareas requieren conocimientos, experiencia y el tipo de juicio matizado que sólo los profesionales experimentados pueden aportar, pero muchas otras no. Cuando su personal invierte demasiado tiempo y esfuerzo en tareas previas a la construcción que no requieren ideación, creatividad, resolución de problemas u otros conjuntos de habilidades exclusivamente humanas, sabe que ha llegado el momento de automatizar.

Entonces, ¿cómo se determina qué tareas de precontratación son las más adecuadas para la automatización? En primer lugar, se basan en reglas que implican los mismos pasos cada vez, una y otra vez, sin variación. En segundo lugar, son tareas que se vuelven rápidamente monótonas. En otras palabras, las tareas repetitivas y aburridas que no dependen del pensamiento humano crítico pueden -y deben- automatizarse. Las razones son claras: cuando se elimina la carga de trabajo repetitivo y poco gratificante, los empleados pueden dedicarse a actividades críticas para el negocio que pueden impulsar el compromiso y hacer más por la empresa en general. 

Pregunta # 2: ¿Cuánto tiempo tarda? 

Una vez que haya determinado qué tareas previas son las mejores candidatas para la automatización, es el momento de cuantificar cuántas de esas tareas necesita realizar su empresa, y con qué frecuencia. ¿La regla general más sencilla? Si descubre que es necesario realizar una o más tareas rutinarias semanalmente (y que le quitan un tiempo valioso a otras responsabilidades) la automatización es la respuesta. Si esas mismas tareas se realizan a diario, la urgencia es aún mayor. Incluso 15 minutos al día se acumulan rápidamente; con más de 252 días laborables de media, en un año su empresa podría gastar más de 60 horas por persona en tareas rutinarias de precontratación que podrían realizarse mediante la automatización. Eso es tiempo y dinero perdidos que nunca recuperará.

Muchos aspectos de la estimación de proyectos, por ejemplo, suelen implicar pasos que no dependen de la toma de decisiones matizadas ni de la intervención humana. Al automatizar las tareas repetitivas que son habituales en el proceso de licitación, no sólo se ahorra tiempo, sino que también se reduce considerablemente la probabilidad de cometer errores manuales. Esto es significativo por dos razones: sin errores que corregir, los flujos de trabajo se aceleran y la productividad aumenta, pero lo más importante es que sus ofertas serán mucho más precisas, la forma probada de reducir la contingencia y cerrar un trabajo más rentable.

Pregunta # 3: ¿Qué ganancias puedo esperar? 

En última instancia, la decisión de automatizar sus procesos de precontratación depende de cuánto puede esperar obtener de su inversión: beneficios empresariales cuantificables que tendrán un impacto positivo en los flujos de trabajo, los ingresos y la cuenta de resultados. Una vez que haya identificado las tareas de preconcepción elegibles, y cuantificado cuántas y con qué frecuencia se realizan, es el momento de echar un vistazo más de cerca al ROI. En términos generales, el ROI es una medida financiera que se calcula restando el valor inicial de la inversión (tecnología de automatización de la preconización) del valor final de la inversión (procesos de preconización automatizados). Ya hemos visto que el volumen y la frecuencia marcan una gran diferencia; cuantas más tareas se automaticen -y cuanto más a menudo se produzcan- mayor será el ROI, especialmente si hay un coste fijo para la plataforma de automatización. 

El aumento de la precisión también es un factor. Todos los contratistas saben que la repetición de trabajos es un gasto no deseado, y que el tiempo y el esfuerzo asociados a la búsqueda y corrección de errores de licitación deben evitarse a toda costa. Si se automatizan los cálculos y los costes, es posible. Dado que los procesos impulsados por el software ofrecen resultados más consistentes y precisos, sus estimadores aciertan a la primera. Cuanto menos tiempo pasen cometiendo (y corrigiendo) errores, más dinero ahorrará.

Conclusión:

Un número cada vez mayor de contratistas está viendo de primera mano cómo los procesos automatizados pueden ayudar a sus empresas a ganar eficiencia, reducir costes y mejorar la precisión en las primeras fases de un proyecto de construcción. Al evaluar cómo se pueden agilizar y simplificar sus propias tareas de preconcepción mediante la automatización, estará mejor equipado para invertir de forma inteligente en la tecnología que lo hace posible.

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