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Por qué los contratistas generales necesitan un software de cálculo de costes

Para los contratistas generales, realizar presupuestos precisos a la primera es fundamental para garantizar la rentabilidad y el éxito continuado. La creación de presupuestos lleva tiempo, lo que cuesta dinero y puede crear dolores de cabeza cuando hay que hacer cambios en un presupuesto. Aunque muchos contratistas generales siguen realizando presupuestos a la antigua usanza, el software de estimación de costes de construcción ofrece una serie de ventajas. Los contratistas generales más pequeños pueden no ver las ventajas del software de estimación de costes de construcción, que puede parecer un coste adicional innecesario. Sin embargo, nada más lejos de la realidad. Describiremos los puntos fuertes de software de estimación de la construccióny detalla por qué los contratistas generales de todos los tamaños deberían considerar el uso de un estimador para agilizar su proceso de estimación, al tiempo que garantizan que sus estimaciones sean precisas y estén actualizadas con los últimos valores del mercado.

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Precisión

Una de las ventajas más significativas que software de estimación para contratistas generales es la capacidad de reducir las imprecisiones en las estimaciones y los presupuestos. La elaboración de presupuestos precisos es importante para los contratistas generales por varias razones. Independientemente del tamaño del proyecto, la mayoría de los clientes aceptan varias ofertas de diferentes contratistas. Las estimaciones inexactas pueden tener un impacto negativo en el número de contratos que usted consiga al situar su oferta significativamente más baja o más alta que la de la competencia. Una oferta anormalmente alta será rechazada casi con toda seguridad en favor de otra con precios más competitivos, mientras que una oferta muy baja hace que el cliente se dé cuenta de que hay algo que no cuadra en su presupuesto.

Aunque la estimación exacta de su costes de mano de obra para un proyecto puede suponer un problema, pero lo más frecuente es que las imprecisiones aparezcan en el Material Take-Off (MTO), más comúnmente conocido como takeoff. Como sabe cualquier contratista general, los presupuestos son una parte fundamental para elaborar una estimación precisa de los costes de un proyecto. Los presupuestos son intrínsecamente inexactos, ya que suelen enumerar las materias primas necesarias para completar un proyecto. Una vez que se ha empezado a trabajar en un proyecto, pueden necesitarse materiales adicionales. Sin embargo, el presupuesto es un componente central para elaborar una oferta competitiva que sea seleccionada por encima de la competencia. Los cálculos precisos suelen incorporar costes de material que se aproximan al valor de mercado y se acercan mucho a la evaluación exacta del número total y el coste de los materiales para un proyecto. Los cálculos realizados a mano son propensos a cometer errores. Los pequeños errores matemáticos, los descuidos en los materiales necesarios o la incorporación incorrecta de los parámetros de diseño del plano pueden dar lugar a inexactitudes en un cálculo. El nivel de detalle necesario para completar un cálculo exacto es inmenso, y es fácil ver por qué incluso los mayores contratistas generales pueden producir cálculos inexactos que afectan al coste total del proyecto y a la satisfacción de sus clientes.

El software de estimación para contratistas resuelve muchos de los problemas de precisión asociados a la elaboración de un presupuesto. En primer lugar, reduce los casos en los que el error humano puede dar lugar a estimaciones inexactas. El software de cálculo digital elimina la necesidad de hacer cálculos a mano, que es un área común donde se producen errores. Incluso si los contratistas utilizan un software de hoja de cálculo como Excel que realiza ecuaciones matemáticas, los errores en la introducción de datos pueden conducir a menudo a inexactitudes. En segundo lugar, el software de estimación para contratistas puede rellenar los costes de los materiales más utilizados de un par de maneras diferentes. Algunos programas de estimación para contratistas permiten al contratista crear una base de datos que contenga los materiales más utilizados y sus costes asociados. La creación de una base de datos de materiales de uso común es una gran ventaja para los contratistas que suelen utilizar los mismos materiales de las mismas fuentes. El único problema de este enfoque es que los contratistas deben actualizar los costes asociados a los materiales con regularidad, ya que las condiciones del mercado cambian. Algunos software de estimación para contratistas generales como ProEst tiene una base de datos integrada en el software. Esta base de datos está poblada con materiales de construcción populares, proyectos y sus costes asociados en todo el país. La ventaja de este tipo de base de datos es que, dado que los costes de los materiales se actualizan dinámicamente a medida que cambian las condiciones del mercado, ahorrará tiempo al no tener que ponerse en contacto con los proveedores para completar sus costes de despachos. El uso de una base de datos con actualizaciones en tiempo real de los costes de los materiales también garantiza que el cálculo de los costes de los materiales sea lo más exacto posible teniendo en cuenta las condiciones actuales del mercado de los materiales.

Velocidad

Una de las desventajas de hacer un presupuesto a mano es el tiempo que tarda un estimador en elaborar una oferta precisa y completa para un proyecto. La elaboración de un presupuesto puede ser un proceso minucioso, sobre todo cuando se trata de proyectos grandes o personalizados. En los proyectos de mayor envergadura, los tasadores deben colaborar estrechamente con el arquitecto, el cliente y el equipo de diseño, ya que la elaboración de un presupuesto preciso es fundamental para el éxito del proyecto. Para todos los contratistas generales, la elaboración de un presupuesto preciso que garantice los proyectos es necesaria para mantener la rentabilidad. El problema radica en la cantidad de tiempo que requiere cada estimación. En este sentido, el software de estimación de costes proporciona una ventaja significativa sobre la producción de estimaciones a mano.

En el pasado, el software de estimación para contratistas no era necesariamente más rápido que la elaboración de un presupuesto a mano. Las primeras versiones del software de estimación tenían la ventaja de consolidar algunos de los datos que un estimador necesitaba, pero a menudo no podían incorporar todos los datos. El software de estimación de costes actual se ha desarrollado a lo largo del tiempo para combinar una sólida funcionalidad para todos los tipos de datos que necesita un estimador con una interfaz de usuario intuitiva y fácil de usar. Esto permite una navegación rápida y sencilla por el programa. Los contratistas generales no necesitan saber codificar, ni siquiera tener necesariamente excelentes conocimientos informáticos para poder utilizar eficazmente el software de estimación de costes. Al mismo tiempo, el software de estimación de costes agiliza el proceso de estimación, reúne toda la información relevante en un solo lugar e incluye funcionalidades para completar eficientemente todas las partes de una estimación, incluyendo los despachos digitales y los márgenes de beneficio.

Información consolidada

Los presupuestos pueden elaborarse mucho más rápido una vez que toda la información está consolidada en un solo lugar. Al utilizar un programa que tiene la capacidad de crear un presupuesto de principio a fin, los contratistas generales pueden aumentar enormemente su eficiencia. Una vez que haya cargado toda la información que necesita en su software de estimación, puede personalizar la forma de mostrar sus datos para que los datos que necesita estén siempre visibles y fácilmente accesibles. Puede cambiar los datos que muestra a medida que avanza en su estimación, ocultando los datos que ya no son relevantes y mostrando la información que está directamente relacionada con lo que está trabajando actualmente. Al reunir toda la información necesaria para completar un presupuesto en un solo lugar y permitirle personalizar la forma de ver esa información, el software de estimación de costes reduce el tiempo necesario para crear un presupuesto. Esto permite a los contratistas generales ofertar en más proyectos, a la vez que ahorran dinero en la mano de obra necesaria para elaborar los presupuestos.

Clasificación de datos

Aunque la capacidad de cargar la información que necesita en su software de estimación es estupenda, sólo es la mitad de la ecuación cuando se trata de mejorar la productividad. La otra mitad es hacer que sus datos sean legibles y presentables de manera que mejore su flujo de trabajo. Las opciones flexibles de clasificación de datos son uno de los principales medios para lograrlo. La clasificación de los datos no es posible cuando se hace un presupuesto a mano. En su lugar, tendrá que peinar sus fuentes de datos para encontrar la información que necesita. Al utilizar un software de estimación para contratistas generales, podrá clasificar los datos de la forma que mejor se adapte a su flujo de trabajo. La posibilidad de clasificar los datos por fase o por estructura de desglose del trabajo (EDT) tiene un valor incalculable para ahorrar tiempo a la hora de completar un presupuesto.

Despegues digitales

Algunos programas de cálculo de contratistas, como ProEst, ofrecen al contratista general la posibilidad de realizar un cálculo digital. Las ventajas de una estimación digital son numerosas, pero la más importante es la velocidad con la que un estimador puede completar una estimación. Los presupuestos digitales tienen la ventaja de poder generarse directamente a partir de los planos. Esto elimina muchos de los pasos que consumen tiempo asociados a la generación manual de un presupuesto de la manera tradicional. Aunque los cálculos digitales pueden reducir el tiempo necesario para generar un cálculo a la mitad, es importante recordar que no todos los programas de cálculo de contratistas tienen capacidad de cálculo digital integrada. Esto obliga a los estimadores a hacer malabares entre dos programas si quieren completar un cálculo, o a hacer su cálculo manualmente a partir de la información consolidada en su software de estimación. La elección de una plataforma de software que tenga incorporada la capacidad de cálculo digital elimina estos dos problemas, a la vez que aumenta sustancialmente la eficiencia.

Análisis del Día de la Licitación

Una característica que puede agilizar significativamente el proceso de estimación para los contratistas generales es la capacidad de comparar rápidamente las ofertas de los subcontratistas. Esta función permite a los contratistas generales realizar fácilmente un análisis de las ofertas de los subcontratistas para determinar cuál es la mejor. Los contratistas generales pueden comparar rápidamente las ofertas de varios subcontratistas y pasar rápidamente de un grupo de ofertas a otro. Por ejemplo, si está aceptando ofertas de electricistas y techadores, puede agrupar y comparar rápidamente las ofertas de cada categoría de subcontratistas.

Marcas

Los contratistas generales tienen que asegurarse de que cada proyecto que aseguran contiene un margen suficiente para mantener la rentabilidad y el crecimiento continuos. Sin embargo, añadir márgenes lleva tiempo cuando se elabora un presupuesto tradicional. El software de estimación para contratistas hace que añadir los márgenes sea un proceso mucho más fácil y racionalizado. En ProEst para contratistas generales, los márgenes de beneficio y los gastos generales se calculan automáticamente a medida que se realiza el presupuesto. Esto reduce el tiempo que lleva añadir los márgenes y determinar si la oferta es rentable. Además, podrá determinar si su oferta está dentro o fuera del presupuesto en cualquier momento a través de herramientas intuitivas como el resumen a simple vista. Añadir márgenes es una parte importante de la elaboración de un presupuesto competitivo y rentable. El software de estimación para contratistas hace que el proceso de marcado sea más rápido, más intuitivo y más preciso al reducir los casos de error humano.

Reportaje

El software de estimación de costes, como ProEst, también cuenta con una sólida funcionalidad de generación de informes que ayuda a los contratistas generales a elaborar informes personalizados de forma rápida y eficaz. La funcionalidad de informes en el software de estimación de costes puede satisfacer una serie de necesidades diferentes para los contratistas generales que pueden darles una ventaja sobre su competencia.

La primera ventaja de contar con una función de elaboración de informes integrada en el software de estimación de costes es que ahorra tiempo. La capacidad de ejecutar informes directamente desde su programa de estimación de costes le permite evitar tener que hacer malabarismos con varios programas. Esto ahorra tiempo y agiliza el proceso de elaboración de informes, ahorrando dinero y reduciendo los retrasos. Permanecer en el mismo programa también reduce las imprecisiones que pueden surgir al migrar los datos de un programa a otro.

Una de las mayores ventajas de utilizar un software de estimación de costes para contratistas generales es la posibilidad de recopilar todos los datos necesarios para realizar una estimación en una base de datos centralizada. La funcionalidad de informes integrada se basa en esto al permitir a los contratistas generales elaborar informes directamente desde su base de datos centralizada. La funcionalidad de elaboración de informes integrada directamente en su base de datos centralizada mejora la precisión, aumenta la velocidad y permite crear una variedad de informes diferentes desde una ubicación central. Los contratistas generales pueden extraer un análisis detallado de los costes de su presupuesto, al tiempo que pueden elaborar rápidamente una lista completa de materiales para los proveedores.

El software de estimación de costes está diseñado para agilizar el proceso de elaboración de un presupuesto competitivo que garantice un proyecto. La funcionalidad de los informes es una característica importante del software de estimación de costes, pero el verdadero poder del software de estimación de costes se realiza cuando las diferentes características se utilizan conjuntamente como una herramienta completa. El impacto de la funcionalidad de los informes está directamente ligado a la capacidad del software de estimación de costes para consolidar los datos necesarios para producir una estimación. Los datos consolidados también permiten la creación de despachos digitales, análisis de costes detallados y un sistema de marcado intuitivo. La interfaz de usuario de un paquete de software de estimación de costes como ProEst permite a los usuarios crear vistas personalizadas de los datos que necesitan ver, cuando necesitan verlos. Todas estas características juntas permiten a los contratistas generales generar estimaciones más precisas y detalladas en menos tiempo. El software de estimación de costes reduce los casos de error humano y ayuda a garantizar que cada oferta presentada sea rentable. Aunque el software de estimación de costes nunca eliminará la destreza y la experiencia que conlleva la creación de un presupuesto, sí ayuda a los estimadores a agilizar el proceso, consolidar sus datos y proporcionar redundancia en caso de que se haya pasado algo por alto. Por lo tanto, el software de estimación de costes representa una herramienta inestimable para los contratistas generales que desean seguir siendo competitivos y agilizar su proceso de licitación.

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