Huya de las hojas de cálculo anticuadas y evite las pérdidas de la empresa

hojas de cálculo de estimaciones

Ha sucedido. Su estimación no era correcta, y ahora su empresa de construcción ha perdido dinero. No es bueno. Y no es la primera vez.

Las empresas experimentan pérdidas de vez en cuando, pero cuando la causa es un solo programa informático, hay que tomar conciencia de ello.

¿Sigue utilizando una hoja de cálculo? Si es así, retrocede y replantea si quieres seguir como hasta ahora.

No deje que la hoja de cálculo de los pillos ponga en peligro el éxito de su trabajo de estimación

Lo último que necesita es que le quiten los beneficios de su empresa de construcción por culpa de un software obsoleto.

No sólo te ha pasado a ti. Esa hoja de cálculo tiene una historia... y no es agradable.

Algunos datos de la hoja de cálculo

Los errores de las hojas de cálculo no están relegados sólo a los presupuestos familiares o a la contabilidad de las pequeñas empresas.

Desde los primeros días de las hojas de cálculo, ha habido preocupación por los errores causados por el usuario. Según el experto en hojas de cálculo Raymond Panko, algunos 88% de hojas de cálculo tienen errores. Sus estudios de varias hojas de cálculo procedentes de auditorías sobre el terreno fueron reveladores:

  • Errores lo suficientemente grandes como para requerir pagos de impuestos adicionales.
  • Errores causados por los usuarios que "cablean" los números en las celdas de las fórmulas. Como resultado, todos los cálculos futuros serían erróneos.
  • Una sola omisión habría provocado un error que costaría más de mil millones de dólares.
  • El valor de una inversión fue sobrevalorado en 16%.
  • Nueve desarrolladores de hojas de cálculo experimentados crearon tres hojas de cálculo cada uno. Cada desarrollador cometió al menos un error.

En su estudio sobre Powell, Lawson y Baker, Panko informó 11 de 25 de sus hojas de cálculo contenían errores. Entre las diez hojas de cálculo de las que se informó del tamaño del error, las diez tenían un error que superaba los $100.000, seis tenían errores que superaban los $10 millones y una tenía un error que superaba los $100 millones.

¿Quiénes fueron las víctimas?

Muchas grandes empresas han sido víctimas de las costosas hojas de cálculo.

Emerson

La empresa constructora se acercó $3,7 millones menos en su estimación del coste total de una oferta de contrato. Una celda de su hoja de cálculo que debía mostrar los costes de los trabajos eléctricos no estaba incluida en la fórmula que calculaba el coste total.

TransAlta

A simple error de cortar y pegar en una hoja de cálculo le costó al generador eléctrico canadiense TransAlta $24 millones de dólares. El error llevó a la empresa a comprar más contratos de cobertura de transmisión de energía a precios más altos de lo que debería. El error no se descubrió hasta que TransAlta hizo la clasificación final de las ofertas antes de su presentación.

Fidelidad

Fidelity tenía previsto realizar una distribución de $4,32/acción a finales de año. Sin embargo, esto no ocurrió. ¿La razón? Durante el proceso de estimación, un contable fiscal omitió el signo menos en una pérdida neta de capital y la trató incorrectamente como una ganancia neta de capital. La hoja de cálculo de la estimación de los dividendos tenía un error de $2,6 mil millones.

MI5

El Servicio Secreto Británico cometió más de 1.000 errores de escucha telefónica en los teléfonos equivocados. ¿Cómo? Hubo un error de formato de una hoja de cálculo en uso.

Línea principal de la costa oeste

En el Reino Unido, un error en la hoja de cálculo en el proceso de licitación de la franquicia ferroviaria del servicio de trenes West Coast Mainline costó a los contribuyentes británicos unos 60 millones de libras, es decir, unos $9,7 millones.

JP Morgan

Una de las razones de su $6,2 mil millones de pérdidas comerciales fue un error de hoja de cálculo en su modelo.

Universidad de Toledo

La universidad ya se enfrentaba a reducciones de la financiación estatal para el próximo curso. Además, los responsables de la UT descubrieron un error presupuestario interno que supuso $2,4 millones menos de lo previsto. El error se atribuyó a un error en una fórmula. Como resultado, los funcionarios de la escuela sobrestimaron las inscripciones y los ingresos correspondientes.

RedEnvelope Inc.

La empresa de regalos personalizados RedEnvelope había advertido de una pérdida de valor en el cuarto trimestre debido a la debilidad de las ventas de San Valentín. Su error presupuestario se produjo como consecuencia de una número mal registrado en una celda de una hoja de cálculo que desvió su previsión de costes.

Mejore la estimación de costes y evite las pérdidas de la empresa... sin hojas de cálculo

Cuando se carga con hojas de cálculo de estimaciones plagadas de errores para la estimación de proyectos, hay un mayor riesgo de errores, como han experimentado otras empresas. Por ello, los estimadores necesitan precisión para mejorar sus procesos.

Es difícil introducir múltiples datos cuando hay varias hojas de cálculo de estimaciones de diferentes usuarios en diferentes plataformas. Esto no hace más que agravar los problemas. Pero cuando los cálculos del proyecto no son correctos, la estimación se vuelve más defectuosa. Las estimaciones ya requieren complicados cálculos y consumen mucho tiempo. Si se hace de forma incorrecta, puede causar problemas que impliquen una cantidad insuficiente o excesiva de materiales, equipos o mano de obra. Todo ello supone una pérdida de tiempo y dinero.

Estas imprecisiones complican aún más la elaboración de informes adecuados, lo que dificulta la obtención de una buena información y la toma de mejores decisiones.

Para el estimador de la empresa comercial, existe una solución digital que se aleja de las costosas hojas de cálculo de estimaciones.

ProEst proporciona una solución digital automatizada y basada en la nube que elimina los problemas causados por el uso de hojas de cálculo de estimaciones anticuadas, eliminando errores y aumentando la precisión. Para el estimador, ProEst proporciona las herramientas que le dan una ventaja competitiva, permitiéndole responder rápidamente a las solicitudes de oferta y calcular con precisión estimaciones de costes detalladas para proyectos de cualquier tamaño.

En lugar de depender de los cálculos complejos y lentos asociados a los despachos de proyectos, ProEst ofrece a los estimadores la posibilidad de realizar despachos digitales directamente desde los planos. Esto puede reducir el tiempo de cálculo en 50%.

Sin estimaciones precisas, la elaboración de informes puede ser difícil o casi imposible. Los informes de ProEst ofrecen la posibilidad de crear informes profesionales basados en datos durante todo el proceso de estimación. Esto permite tomar mejores decisiones gracias a los resultados clave.

¿Qué hacer con todas las hojas de cálculo?

Para la empresa de construcción comercial, los graves problemas de las hojas de cálculo deben pasar a primer plano. Ya no hay razón para utilizar un software anticuado y propenso a errores que no hace más que hacer perder dinero a las empresas de construcción comercial. No deje que la historia se repita con su empresa.

ProEst es una plataforma de estimación de pre-construcción basada en la nube que le ayuda a crear estimaciones precisas y despachos digitales directamente desde los planos rápidamente, lo que le permite determinar las tarifas más favorables para su empresa dentro del proceso de estimación. No hay conjeturas. ProEst hace que la garantía de calidad en la estimación de proyectos de construcción comercial no suponga ningún esfuerzo. No tendrá que involucrar a todo su equipo para asegurarse de que sus números son precisos.

Si desea obtener más información sobre cómo su empresa de construcción comercial puede aumentar sus beneficios y reducir los errores de cálculo durante el proceso de estimación, póngase en contacto con nosotros hoy mismo y programe un recorrido de 1 a 1 con uno de nuestros especialistas.

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