Cómo hacer que su equipo abandone definitivamente las hojas de cálculo de la construcción

Los contratistas y los tasadores llevan décadas utilizando hojas de cálculo para elaborar ofertas para proyectos de construcción. Introducen datos específicos sobre los materiales y las cantidades necesarias y estiman costes de mano de obra en la hoja de cálculo, tratando de ser lo más exacto posible porque los errores en la fase de licitación pueden dar lugar a importantes sobrecostes en el futuro. Sin embargo, incluso con los datos más precisos, no siempre se puede confiar en los resultados porque las hojas de cálculo suelen estar plagadas de errores.

Las hojas de cálculo de Excel se utilizan de forma rutinaria en muchas empresas, incluida la construcción, para realizar proyecciones y balances financieros, pero los estudios demuestran que hasta 90% de las hojas de cálculo tienen errores. Por ejemplo, ocultar celdas en lugar de borrarlas puede dar lugar a errores de cálculo, y los errores de cortar y pegar pueden dar lugar a diferencias de miles de dólares cuando se trata de hacer una estimación. Además, está el factor humano: si no sabes crear fórmulas precisas o cometes un simple error de introducción de datos, el resultado final puede ser irremediablemente poco fiable.

Es el momento de hojas de cálculo para la construcción de zanjas y encontrar un proceso que sea más fácil, rápido y preciso para estimar los trabajos y manejar los despachos.

¿Qué tienen de malo las hojas de cálculo?

El problema con las hojas de cálculo es que sólo son tan buenos como la persona que los crea. Es fácil estropear cálculos complejos borrando la celda equivocada, cambiando una fórmula o introduciendo el tipo de datos equivocado. Los cálculos de Excel son frágiles y tienden a romperse sin que te des cuenta.

La integración es otro problema. Las hojas de cálculo de Excel no se integran con otros programas informáticos de la empresa, como los de los sistemas de pedidos, los catálogos de proveedores y los sistemas de contabilidad, por lo que hay que recurrir a la introducción manual de datos. También hay que recurrir a un experto en hojas de cálculo para que le ayude a crear y mantener plantillas para su operación única.

Además, las hojas de cálculo de Excel no se adaptan bien. Cuanto más grande es el trabajo, más grande y complejo es el presupuesto. A medida que se construye una hoja de cálculo con más fórmulas e interdependencias, la hoja de cálculo se vuelve más susceptible a los errores, y la resolución de problemas puede ser casi imposible.

No hay duda de que las hojas de cálculo de construcción inexactas le costarán tiempo y dinero, por lo que debe encontrar un enfoque de software alternativo que sea preciso, fiable y escalable.

Lo que quiere del software de estimación

Una vez que decida abandonar las hojas de cálculo, querrá adoptar una plataforma alternativa que le proporcione una precisión absoluta. Hay capacidades específicas que debes buscar.

• Automatización: El propósito de utilizar hojas de cálculo para la construcción es automatizar lo que normalmente se procesaría manualmente; el ordenador hace el trabajo, de modo que no es necesario hacerlo uno mismo con una calculadora. El software debe estar disponible dondequiera que lo necesites, por lo que muchos estimadores utilizan aplicaciones basadas en la nube que pueden ejecutar desde su ordenador portátil o dispositivo de mano.

• Facilidad de uso: Quiere encontrar una solución que sea intuitiva y fácil de usar con poca o ninguna formación. Al igual que no quiere tener que contratar a un experto en Excel para que diseñe y mantenga las hojas de cálculo de la construcción, tampoco quiere contratar a un consultor para que gestione su software de licitación y cálculo. Tiene que ser lo suficientemente sencillo como para que usted o uno de los miembros de su equipo pueda utilizarlo con confianza.

• Precisión: Es necesario poder confiar en los resultados, por lo que la precisión es esencial. Además de contar con un software fiable, hay que tener fuentes de datos precisas. Asegúrese de que la solución que elija tenga un enfoque estandarizado para la introducción de datos, de modo que no haya lugar a errores. Utilice un sistema con una sola base de datos, de modo que cuando cambien las especificaciones, los precios y otras variables, tenga una única fuente con la información más reciente.

• Integración: Cuando empiece a utilizar software basado en la nube o de empresa, podrá aprovechar los datos compartidos entre aplicaciones. La integración le permite enlazar directamente con listas de piezas, catálogos de materiales y otras fuentes. Cuando las especificaciones y los precios cambian, la nueva información se refleja automáticamente en su oferta. La integración también simplifica el despegue al consolidar las listas de materiales (BOM), las facturas y la facturación.

• Análisis: Si utiliza el software de estimación adecuado, puede realizar análisis para asegurarse de que su oferta es lo más competitiva posible. Puede utilizar los datos para analizar los costes de los materiales, el presupuesto y los datos históricos, generando resúmenes e informes para compartirlos cuando sea necesario.

Por supuesto, la licitación es sólo el primer paso. Sus hojas de estimación de la construcción deben servir de base precisa para despegue de la construcción también.

De la estimación al despegue

Asegúrese de que las estimaciones de su oferta coinciden con los costes reales de un despegue de materiales. Si no dispone de un sistema de estimación de costes, tendrá que hacer los cálculos manualmente, lo que significa leer los planos y extraer la información de las instrucciones del ingeniero para obtener una estimación precisa de los materiales. Hacer un cálculo manual requiere experiencia, lleva mucho tiempo y está sujeto a errores humanos.

Los cálculos digitales tienen la ventaja de ser más precisos y rápidos y de requerir menos experiencia. El uso de software de estimación de costes agiliza el proceso, ya que toma los datos ya introducidos en las hojas de estimación de la construcción y los utiliza para crear pedidos de materiales. Usted ya tiene medidas clave calculadasEl presupuesto incluye datos como el número de montantes, accesorios, vigas, etc., así como la longitud de los cables y las tuberías, la superficie de los suelos y los paneles de yeso, la jardinería y otros costes específicos. Usted predetermine su lista de materiales durante el proceso de licitación, convirtiendo las estimaciones en pedidos. Al utilizar el mismo repositorio de datos central para los datos de los pedidos, hay menos margen de error.

Admitámoslo: las hojas de cálculo no tienen la misma precisión y capacidad de software de estimación de la construcción. Al automatizar el proceso de licitación, se obtiene una mayor precisión, por lo que no se pierden ingresos debido a errores de licitación. El software de estimación también genera ofertas y solicitudes de propuestas más rápidas y utiliza un conjunto de datos común, por lo que no tiene hojas de cálculo en duelo con información errónea que se propaga en su oferta. La integración del software de estimación simplifica el despegue.

Ha llegado el momento de deshacerse de las viejas hojas de cálculo para adoptar un nuevo enfoque que le proporcione una mayor precisión y una presentación limpia y profesional. Es hora de Pruebe ProEst.

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