Las ventajas de la integración con la base de datos de su ERP de contabilidad

Esta es una entrada del blog invitada por Missy Stein con Procore.


 

Los gestores de proyectos necesitan datos financieros precisos para ayudar a informar e influir en las decisiones relacionadas con el proyecto desde el terreno. A menudo, estas decisiones deben tomarse rápidamente y, si los datos no están disponibles, el personal de campo debe ponerse en contacto con la contabilidad para obtenerlos. Esto puede causar costosos retrasos que pueden afectar negativamente al proyecto.

Los detalles financieros son pertinentes cuando hay que tomar decisiones sobre el terreno. Sin acceso a los datos contables actuales, los usuarios deben confiar en las conjeturas de la información introducida manualmente. La integración de la contabilidad permite a los equipos confiar en que los datos financieros precisos están disponibles al instante desde cualquier dispositivo móvil o navegador web.

Gestión de contratos

Una de las principales ventajas de la integración contable es la posibilidad de introducir los subcontratos y las órdenes de compra en su solución de gestión de proyectos y enviar esos datos directamente a la contabilidad. De este modo, se podrá ver un reflejo exacto de los costes comprometidos en la contabilidad sin necesidad de introducir datos por duplicado.

El método más antiguo para duplicar los datos contables consistía en introducir los compromisos en su solución de gestión de proyectos y luego ir al sistema contable para volver a escribir la misma información. Evidentemente, esto lleva más tiempo, pero también conlleva el riesgo de que los datos sean incompletos o incorrectos.

La reducción de la introducción manual de datos disminuye el riesgo de errores.

Gestión y previsión de costes

Los gestores de proyectos sobre el terreno tienen que gestionar los costes y crear previsiones. Una vez que se ha estimado el coste de una pieza concreta de un trabajo y se ha comprometido una cantidad en dólares, los directores de proyecto necesitan ver cuánto se ha pagado por los compromisos para hacer previsiones presupuestarias. Los datos inmediatos y precisos que reflejan el presupuesto actual y lo que se ha gastado hasta el momento hacen que las previsiones sean más eficaces y precisas.

Tener acceso a estos datos contables en tiempo real también aumenta la flexibilidad y la preparación del personal sobre el terreno. Como todos los datos son precisos y están actualizados, los empleados pueden estar seguros de que se pueden utilizar para informar positivamente sobre cualquier decisión que haya que tomar mientras están en el lugar.

Por ejemplo, tomemos un escenario hipotético en el que un director de proyecto está mirando los costes. El director del proyecto sabe que se han completado 85% con la sección actual, pero los costes ya están a 90% de lo estimado. Con los datos contables disponibles en su software de construcción, tendrá la capacidad de ver una bandera roja: el coste de finalización probablemente va a exceder la estimación, y cortar los beneficios. Con el acceso constante a esta información en tiempo real, se pueden tomar decisiones inteligentes mucho más rápido, con más precisión y confianza.

Cada vez que se realiza un ajuste del contrato, se introduce un compromiso o se presenta una orden de cambio, los datos contables integrados permiten que todos los pasos se completen por completo dentro de una base de datos. La belleza del software de gestión de proyectos de construcción basado en la nube es tener el poder y la eficiencia para proporcionar a todo su personal de campo y al personal de la oficina la información vital del proyecto, todo en un repositorio centralizado. Conozca más sobre nuestros productos como nuestro RS significa datos de costes ¡hoy!

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