7 consejos para una implementación exitosa del software

por John Meibers, Presidente de ComputerEase
Muchos contratistas retrasan la compra de un nuevo software de contabilidad debido al dolor anticipado asociado a la conversión. Pero una implementación exitosa del software de estimación para la construcción es similar a un proyecto de construcción exitoso: una planificación cuidadosa junto con una ejecución hábil da como resultado una mayor rentabilidad para su empresa. Dado que usted ya sabe cómo construir proyectos rentables, la aplicación de la lógica básica de la construcción a su implementación de software disminuye el dolor para que pueda avanzar con anticipación en lugar de temor.

Teniendo en cuenta el proceso de construcción, he aquí siete consejos para un software para contratistas implementación.

1. Definir el éxito por adelantado
La estimación del proyecto define el éxito estableciendo un presupuesto con un margen de beneficio previsto antes de que se gane el trabajo. Aunque definir el éxito en relación con la implantación de un software no es tan sencillo, sigue siendo importante establecer directrices para medir el éxito.

Por qué es importante: si no se define el significado del éxito, ¿cómo se sabrá si se ha conseguido? La forma más fácil de definir el éxito de la implantación de un software es identificar los procedimientos existentes que no funcionan y describir cómo los va a mejorar. Digamos que quiere sustituir un sistema de informes de trabajo en curso (WIP) basado en una hoja de cálculo que requiere mucho trabajo por un proceso automatizado dentro de su nuevo software de contabilidad que elimina el esfuerzo duplicado y tarda segundos en completarse. En este caso, el éxito es fácilmente medible.

La aprobación de facturas es otro ejemplo. Si sustituye el enrutamiento manual de las facturas por un sistema de aprobación electrónica de las mismas, el éxito podría definirse como la consecución de una aprobación un 50% más rápida y la eliminación de las facturas perdidas o extraviadas. Y este mismo concepto puede aplicarse a todos sus procedimientos, ya estén relacionados con los trabajos, los empleados o los equipos.

2. Dedique tiempo a planificar su estructura de codificación
La planificación previa es una parte importante de un proyecto de construcción y de una conversión de software. La implantación de un nuevo software es el momento perfecto para establecer una estructura de codificación más lógica y estandarizada para los trabajos, el plan de cuentas del libro mayor, los proveedores, los clientes, etc., sobre todo si se está migrando desde un sistema heredado de estilo antiguo con una flexibilidad limitada o desde un programa de contabilidad genérico que ofrece poca estructura.

Por qué es importante: Una estructura de codificación estandarizada le permite obtener una mayor visión del negocio a través de su sistema de informes de software. Por ejemplo, con una estructura de CG departamentalizada, puede acceder rápidamente a información específica relacionada con un solo departamento, como el de servicios. Y, cuando se establece una configuración maestra para los códigos de costes de los trabajos, la cuenta #100 siempre significará lo mismo, independientemente del proyecto. Esto le permite comparar los datos de todos los trabajos.

3. Limpie sus datos
Usted no empezaría un nuevo proyecto con información antigua. Así que, antes de migrar los datos existentes a su nuevo sistema de contabilidad, tómese el tiempo necesario para limpiarlos eliminando los proveedores duplicados, depurando la información antigua, evaluando las cuentas por pagar y por cobrar pendientes y obteniendo recuentos de inventario precisos.

Por qué es importante: Este paso le ayuda a comenzar con un conjunto de datos fresco y oportuno en su nuevo sistema. Si tiene créditos pendientes durante 120 días o más, pregúntese a) por qué están aquí y b) qué podemos hacer ahora para cobrar el dinero. Si tiene créditos pendientes con proveedores poco utilizados, en lugar de arrastrar esos créditos, considere la posibilidad de solicitar reembolsos. Tal vez sea el momento de archivar los datos de los empleados que no han trabajado para la empresa en años. En el caso de los empleados actuales, esto le permite identificar si tiene archivados los formularios W-4 actuales y si ha caducado alguna licencia o certificación crítica.

4.Crear un calendario con hitos
Trate su implementación de software como un proyecto de construcción creando un calendario con hitos. Asigne un gestor de proyectos (PM) por su parte y pida que se diseñe un PM por parte de su proveedor de software.

Por qué es importante: Para lograr el éxito en la implementación de software, es necesario que haya cierta responsabilidad por las cosas que deben hacerse. Haga que los dos directores de proyecto sean los responsables últimos de conducir el proyecto hacia su finalización a tiempo y dentro del presupuesto. Deje que el tamaño de su empresa y la complejidad de su sistema de software dicten el calendario, pero intente establecer una fecha firme de entrada en funcionamiento. Al igual que muchos proyectos de construcción, durante las conversiones de software se producen retrasos imprevisibles. Está bien hacer ajustes en el calendario. Pero tenga en cuenta que, si sigue retrasando la fecha de entrada en funcionamiento, corre el riesgo de perder el impulso y crear costosos retrasos.

5. Implantar el nuevo software por fases
Todo proyecto de construcción se realiza por fases. Por qué debería ser diferente la implantación de su software?

Por qué es importante: una implantación por fases facilita la adopción de un nuevo software al permitir que su personal se sienta cómodo con los aspectos básicos antes de añadir funciones más complejas. La fase #1 sienta las bases. Implanta las funciones básicas que sustituyen y mejoran los procedimientos que se realizaban anteriormente. La fase #1 debe centrarse en la contabilidad básica, incluyendo el coste de los trabajos y las nóminas. La fase #2 añade el marco. Implanta funcionalidades que su empresa no utilizaba antes, pero que son vitales para mejorar las operaciones. Procesos como la gestión de inventarios, las compras, la gestión de equipos y los informes personalizados entran en la fase #2. La fase #3 añade acabados personalizados. Esta es su lista de deseos tecnológicos que revolucionarán sus operaciones. La gestión electrónica de documentos, la introducción remota de hojas de horas y un sistema de servicio de campo son algunos ejemplos.

6. Establecer procedimientos nuevos y mejorados
Al igual que implementa nuevos procedimientos para mejorar cosas como la seguridad en el lugar de trabajo, utilice la implementación de su software como una forma de establecer nuevos procedimientos que mejoren los procesos contables.

Por qué es importante: la mejora de los procesos hace que su personal de contabilidad sea más eficiente y ayuda a evitar que se pierdan detalles importantes. Algunos ejemplos son la creación de políticas de cobro para las facturas vencidas, la programación de las cuentas por pagar para aprovechar los descuentos de los proveedores y el uso de activadores o alertas para las fechas de caducidad de los seguros o para señalar la falta de información de los empleados.

7. Establecer una mentalidad de entrenamiento rentable
Se necesita tiempo y dinero para que un aprendiz se convierta en un oficial. Del mismo modo, se necesita tiempo y dinero y una formación adecuada para llegar a dominar el nuevo software. En lugar de considerar la formación como un gasto, considérela como una inversión y presupueste en consecuencia.

Por qué es importante: sin la suficiente formación, el software se convierte en una herramienta desechable. Sin embargo, con una formación adecuada, el software se convierte en una inversión que ofrece un rendimiento positivo a lo largo del tiempo. Lograr una implementación exitosa del software de contabilidad puede llevar hasta dos años completos. En este caso, el primer año se dedica a la implantación del sistema y el segundo a la puesta a punto de los procesos. Por lo tanto, además de la formación inicial, es una buena idea asignar una parte del presupuesto a la formación a intervalos de tres, seis, nueve y doce meses. Los recursos gratuitos ofrecidos por su proveedor también pueden ayudar, como boletines, actualizaciones por correo electrónico, una base de conocimientos, ayuda en línea, seminarios web y conferencias.

Obligar al cambio desde arriba
El cambio es vital, especialmente en esta dura economía. Pero para la mayoría de la gente, el cambio no es fácil. Por eso, la motivación para implantar un nuevo software debe venir de la cúpula de su organización. Establezca la expectativa de que su nueva herramienta no sólo hará que su empresa sea más rentable, sino que también aumentará la eficiencia y facilitará el trabajo de sus empleados. Siendo en parte dictador (vamos a hacerlo) y en parte motivador (aquí están los beneficios que recibiremos) y siguiendo los siete consejos expuestos anteriormente su software de licitación para la construcción la implementación será un esfuerzo exitoso que ofrece un alto retorno de la inversión.

John Meibers es el presidente de ComputerEase Construction Software, un desarrollador líder de soluciones de contabilidad, gestión de proyectos y campo móvil para contratistas. Para saber más sobre ComputerEase, llame al 800-544-2530 o visite www.construction-software.com.

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