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3 problemas comunes de las hojas de cálculo que pueden tener sus estimaciones (y cómo el software resuelve los 3)

Es un hecho bien estudiado: las hojas de cálculo contienen errores. Según un informe del Dr. Raymond R. PankoSegún un experto en gestión de TI, 3,9% de todas las celdas de las hojas de cálculo contienen un error, y 94% de todas las hojas de cálculo contienen errores. 

Desgraciadamente, no hay una solución sencilla ni única. Problemas como los errores de fórmula, las erratas y la pérdida de datos son riesgos que hay que aceptar cuando se hacen estimaciones con hojas de cálculo. Todo forma parte del error humano. Sin embargo, el software puede ayudarle a automatizar su proceso de estimación y a crear presupuestos sin errores. 

Siga leyendo para conocer tres de los errores de las hojas de cálculo que puede encontrar al hacer una estimación, y lo que el software puede hacer para evitarlos. 

Errores en las fórmulas

¿Cuánto tiempo pierdes corrigiendo los molestos errores de las fórmulas? Un presupuesto parece bonito y ordenado hasta que te das cuenta de que una (o varias) celdas están plagadas de errores de fórmula. El hecho de que un error sea fácil de arreglar o un dolor de cabeza que requiera mucho tiempo depende de tu nivel de conocimiento de la hoja de cálculo y del error específico. Corregir cualquier error de fórmula, por fácil o difícil que sea, se va acumulando con el tiempo y le quita el tiempo que podría dedicar a su próximo presupuesto. 

Cómo el software resuelve este problema: El software de estimación realiza los cálculos por sí solo. No hay necesidad de conocer las fórmulas ni de solucionarlas cuando algo va mal. Basta con introducir los datos y puede estar seguro de que las estimaciones resultantes son correctas.  

Errores tipográficos

Introducir y reintroducir datos puede llevar mucho tiempo, pero también es peligroso. Las hojas de cálculo no tienen corrección ortográfica. Si transpones un número, omites un dígito, colocas el punto decimal en el lugar equivocado o pones la información en el campo equivocado, depende de ti detectar tu propio error. ¿Estás seguro de que puedes detectar todos los errores tipográficos? 

Como detalla el Dr. Panko en su informe, los humanos sólo detectan una media de 60% de errores, y en todos los estudios que examinó, ningún participante fue capaz de detectar todos los errores. 

Cómo el software resuelve este problema: Reduzca el riesgo de errores tipográficos introduciendo los datos una sola vez. Con el software de presupuestos "todo en uno", puede completar sus presupuestos y liquidaciones, generar propuestas y ejecutar informes sin tener que volver a introducir los datos. Además, si el software de presupuestos se integra perfectamente con los programas de gestión de proyectos y de contabilidad, no tendrá que preocuparse por la doble introducción de datos que tanto tiempo le ha costado. 

Estimador con ordenador portátil

Datos perdidos y olvidados

¿Es fácil borrar los datos de una celda de una hoja de cálculo? Demasiado fácil. Y cuando varios miembros del equipo trabajan en un mismo presupuesto, el riesgo de pérdida de datos no hace más que aumentar a medida que guardan y comparten nuevas versiones de las hojas de cálculo. 

Los datos olvidados u omitidos también pueden echar por tierra sus estimaciones. Debido a un error humano, puede simplemente olvidarse de incluir una fila al volver a introducir los datos en otro programa. 

La solución: El software de estimación hace que sea más difícil borrar accidentalmente cualquier dato, protegiendo tu trabajo de los errores humanos. Si el software está basado en la nube, también permite que varios estimadores colaboren y actualicen el presupuesto con todos sus cambios en tiempo real, por lo que puedes estar seguro de que la versión que estás viendo es la más reciente. El software de estimación que se integra con sus otros programas también elimina la necesidad de la doble entrada, reduciendo aún más el error humano. 

La próxima vez que detecte un error en un presupuesto, no se olvide de los que puede estar pasando por alto. Para saber más sobre por qué otros están cambiando de Excel a un software de estimación, descargue nuestro informe ejecutivo gratuito, 5 razones por las que los estimadores de la construcción abandonan Excel

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