7 pasos para reevaluar su software de construcción para el año nuevo

Es un nuevo año, lo que significa que es el momento perfecto para echar un segundo vistazo al software que su equipo utiliza diariamente para crear estimaciones, gestionar proyectos, realizar informes, generar propuestas y más. Hágase a sí mismo y a su equipo las siguientes preguntas para reevaluar su software actual y determinar si un nuevo programa le daría a su empresa la ventaja competitiva que necesita para empezar bien el año. 

Discusión sobre el software de la reunión de equipo

Paso 1: Pregúntele a su equipo si están contentos con su software actual
La gente a menudo es mejor en las tareas que disfrutan haciendo. El mismo concepto se aplica al software.

Empiece por consultar con su equipo que utiliza el software de forma regular y recopile sus opiniones. Puedes hacer esto ya sea formalmente a través de una simple encuesta o una breve reunión, o informalmente en una conversación. 

Pregúntales:

  • ¿Es fácil de usar? 
  • ¿Disfrutan usándolo? 
  • ¿Es mejor que lo que han usado anteriormente (si es aplicable)? 
  • ¿Con qué problemas se encuentran?
  • ¿Hay cosas que cambiarían o características que añadirían? 
  • ¿Tienen alguna sugerencia para mejorar el software? 

Paso 2: Evaluar su experiencia como cliente
Ahora que ha identificado cualquier problema que su equipo tenga con su software actual, es el momento de examinar el impacto y la resolución de estos problemas. Algunos fallos aquí y allá son de esperar en cualquier software, pero la forma en que una compañía maneja los problemas dice mucho sobre su actitud hacia sus clientes.

¿El equipo de atención al cliente ha respondido a sus preguntas y le ha ayudado con algún problema? ¿Es la interfaz moderna y fácil de usar? ¿Tienen actualizaciones y mejoras frecuentes? 

Paso 3: Echa un vistazo a tu retorno de la inversión
El software debería agilizar el proceso, no complicarlo. Inspeccione su retorno de la inversión y determine si su software está ayudando u obstaculizando sus objetivos. 

¿A menudo te quedas colgado y pierdes un tiempo valioso en cuestiones? ¿Ha visto un aumento en el retorno de la inversión desde que comenzó a utilizarlo? ¿Será el software adecuado a medida que su empresa siga creciendo? 

Informes de la construcción

Paso 4: Estudiar los resultados
¿Su trabajo ha sido preciso? La precisión de la medición dependerá del tipo de software que estés usando. El software de estimación, por ejemplo, debería ayudarte a producir estimaciones precisas que te ayuden a ganar más ofertas. 

Si encuentras errores e inconsistencias en los resultados que produces con el software, averigua si las discrepancias se derivan de un error humano o de fallos del software. Si se deben a un error humano, el software puede ser difícil de usar y puede afectar negativamente al rendimiento de tu equipo. 

Paso 5: Hacer un balance de las características
El software puede quedar obsoleto, especialmente si la compañía no publica actualizaciones frecuentes. ¿Tiene las características más recientes que se han convertido en estándares en las industrias fuera de la construcción? 

Entre las características indispensables se incluyen: 

  • Almacenamiento en la nube
  • Capacidades móviles
  • Una interfaz de aspecto moderno e intuitivo
  • Capacidades incorporadas como calendarios, CRM, e informes que agilizan su proceso y reducen el número de programas que necesita.

Paso 6: Examinar cómo encaja con sus otras plataformas
Su compañía probablemente usa múltiples programas para hacer el trabajo. ¿El software se integra con sus otras plataformas? ¿Hay alguna opción mejor que le permita agilizar el flujo de trabajo de su proyecto? 

Tanto si el mismo equipo utiliza múltiples plataformas como si se busca una forma sencilla de transferir proyectos de un equipo a otro (por ejemplo, de estimadores a directores de proyectos o contables), el software totalmente integrado es clave para evitar los errores causados por la doble entrada.  

ProEstpor ejemplo, transfiere automáticamente los datos de las licitaciones adjudicadas a los programas informáticos de gestión de proyectos (como Procore o Punto de vista) y programas informáticos de contabilidad (como Fundación o Acumatica). La integración de sus plataformas ahorra tiempo, aumenta la precisión y lleva su proyecto a la siguiente fase del proceso de construcción. 

Videollamada de construcción

Paso 7: Determinar si está listo para algo
¿Su software actual permite que su equipo trabaje a distancia, ya sea en un lugar de trabajo o en casa? Utilice el 2020 como prueba de fuego para su software. ¿Le ayudó a adaptarse a los cambios o le impidió tener éxito? ¿Le permite colaborar a distancia? ¿Puede accederse a sus datos de forma segura desde cualquier lugar donde su equipo los necesite? 

En el futuro, su software debería ser capaz de adaptarse no sólo a COVID-19, sino también a otros problemas imprevistos, que van desde accidentes informáticos, problemas repentinos fuera del horario de trabajo y las inclemencias del tiempo, hasta desastres naturales y otras emergencias. Esto protegerá los datos de su proyecto para que no se pierdan o sean inaccesibles y asegurará que su equipo tenga las herramientas para funcionar correctamente independientemente de la situación.

Estos 7 pasos deberían ayudarle a comprender mejor su software actual y si necesita cambiar a uno que se adapte mejor a su equipo.

Para más consejos útiles, lea nuestro informe ejecutivo sobre 5 cosas a considerar antes de gastar una moneda de diez centavos en un software de estimación

Jeff Gerardi
Presidente y CEO
Jeff Gerardi es el dueño, Presidente y CEO de ProEst Estimating Software. Nacido en una familia de propietarios de negocios, Jeff ha tenido por mucho tiempo un espíritu empresarial. Por eso, en 1992, acogió la oportunidad de hacerse cargo de la pequeña empresa de software de estimación en la que trabajaba.
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