Les contrats de construction peuvent être longs et compliqués, mais les deux éléments les plus importants à comprendre sont les ordres de modification et la portée et le prix. 

Un ordre de modification est nécessaire lorsque quelque chose d'important doit être modifié dans l'étendue initiale des travaux. Il sert d'enregistrement légal de l'accord entre le client et l'entrepreneur concernant les nouveaux travaux et le prix de leur exécution. 

Si vous travaillez avec un client qui soumet une demande de modification significative du contrat, le processus d'ordre de modification commencera immédiatement. Vous devrez demander à l'équipe chargée de l'estimation et de l'établissement des devis de calculer rapidement les chiffres afin que le calendrier ne soit pas retardé par l'attente de l'ordre de modification signé.

Qu'est-ce qu'un ordre de modification de construction ?

Lorsqu'un entrepreneur conclut un accord avec un client pour des travaux, il doit comprendre que des ordres de modification seront probablement nécessaires à un moment donné du processus de construction. Cela fait partie du jeu.

Les conditions du terrain peuvent varier, notamment les sols ou les eaux souterraines ; le client peut changer d'avis sur l'emplacement d'un mur ou vouloir supprimer une partie de l'empreinte du bâtiment.

La principale leçon à tirer des ordres de modification est que les accords juridiques sont liés aux changements apportés à la conception et au contrat originaux entre l'équipe de construction et le client.

L'importance des ordres de modification

Les ordres de modification sont essentiels pour les entrepreneurs en construction. Ils protègent les entrepreneurs contre les pressions exercées sur eux pour qu'ils effectuent des travaux supplémentaires au-delà des conditions convenues dans le contrat. Cela peut être un problème si votre client vous demande d'ajouter des travaux supplémentaires sans être d'accord pour les payer.

S'il peut sembler plus facile de conclure un accord à l'amiable sur le prix des travaux supplémentaires avec un client, c'est un jeu dangereux pour un entrepreneur.

Sans ordre de modification, il n'y aura aucune trace des changements apportés au contrat avec le client, et vous risquez de vous retrouver avec les pots cassés. Un ordre de modification permet également de se protéger contre les accusations de travaux non exécutés et de responsabiliser les deux parties.

Rédaction des ordres de modification

Rédaction d'ordres de modification

L'entrepreneur doit créer un ordre de modification dès que le client vient vous demander de réviser sa conception et son contrat.

Cela permettra à votre équipe de rester sur la bonne voie et de commencer à se préparer aux changements du projet en se procurant les matériaux nécessaires et en mettant à jour le calendrier avec les sous-traitants si nécessaire.

L'ordre de modification écrit est relativement simple et doit comprendre les éléments suivants :

  • Informations de contact
  • Dates auxquelles la modification a été demandée et approuvée
  • Le coût global du changement et son impact sur les coûts globaux du projet.
  • Toute mise à jour du contrat résultant du changement
  • Modification des délais de réalisation des projets

Certains entrepreneurs peuvent vouloir conclure un accord de gré à gré et se mettre immédiatement au travail, surtout s'ils ont les matériaux en main. C'est une grosse erreur.. Il est important que toute modification du contrat soit consignée par écrit et signée par toutes les parties concernées. Sinon, c'est l'entrepreneur qui risque de se retrouver à essayer d'obtenir le paiement d'un client difficile.

Le fait de ne pas consigner les modifications par écrit peut également entraîner des litiges sur le travail réellement effectué si le client continue à changer d'avis.

La rédaction d'un ordre de modification ne doit pas être un processus décourageant, surtout si votre équipe utilise ProEst de gérer leurs offres et leurs estimations. ProEst permet de déterminer facilement et rapidement les modifications à apporter à l'estimation des coûts. Le logiciel basé sur le cloud est plus facile à mettre à jour à la volée que les feuilles de calcul de l'ancienne école, toujours privilégiées par de nombreux entrepreneurs. Avec ProEst, le processus d'ordre de modification n'a pas besoin d'être un cauchemar.

Qui crée les ordres de modification ?

L'entrepreneur ou le sous-traitant est responsable de la préparation des ordres de modification.

Plusieurs membres de l'équipe peuvent être impliqués dans l'estimation du coût des nouveaux travaux avant de la remettre au chef de projet pour qu'il la signe avec le client. Les entrepreneurs principaux et les sous-traitants peuvent avoir besoin de se coordonner sur le processus d'ordre de modification pour s'assurer qu'ils communiquent efficacement les changements qui peuvent affecter les différentes phases de la construction.

Le processus d'ordre de modification

Le processus d'ordre de modification commence lorsqu'un client s'adresse à son entrepreneur pour apporter des changements au bâtiment ou au site. Il peut s'agir, par exemple, de la nécessité de mettre à jour les limites du terrassement ou de la conception des fondations en raison de complications imprévues liées au sol porteur ou de la décision de revoir la disposition d'une pièce pour en changer l'usage.

Les représentants du propriétaire et de l'entrepreneur se rencontrent pour discuter de ce qui doit être modifié et de la façon dont les intervenants peuvent y parvenir. À partir de là, l'entrepreneur établira une estimation du coût des travaux supplémentaires. Les personnes travaillant sur le projet peuvent accélérer l'ensemble du processus si le contrat initial comprend des coûts unitaires standard pour les travaux, ce qui contribue à rendre l'ordre de modification plus transparent. Une fois que les deux parties ont signé l'ordre de modification, les travaux peuvent commencer.

Types d'ordres de modification

Types d'ordres de modification

Il existe trois principaux types d'ordres de modification que tous les entrepreneurs devraient connaître, à savoir :

  • Ordres de modification additifs
  • Ordres de modification déductifs
  • Résiliation partielle.

Ces trois types d'ordres de modification impliquent des révisions contractuelles différentes. 

Ordre de modification de l'additif

Un ordre de modification additif est le plus courant.

Dans ce scénario, un client vous demandera de lui proposer un prix pour compléter le contrat initial par des tâches supplémentaires.

Veillez à ce que les attentes soient clairement définies dans l'ordre de modification afin que le client et vous-même soyez pleinement d'accord sur les travaux supplémentaires que vous allez effectuer.

Ordre de modification déductif

Un ordre de modification déductif retire du contrat une partie déterminée des travaux, ce qui fait baisser le prix total.

Les ordres de modification déductifs concernent généralement des réductions mineures de l'étendue globale des travaux. Si votre contrat autorise les ordres de modification déductifs, vous et le client devrez négocier la valeur du contrat en fonction des travaux supprimés. Cela peut ne pas être facile, selon la façon dont vous et le client avez structuré le contrat.

Arrêt partiel

Les contrats de construction comportent généralement une clause permettant la résiliation partielle.

Il est utilisé lorsqu'un client cherche à supprimer de grandes parties de l'étendue des travaux. Un client ne peut pas utiliser des ordres de modification à grande échelle pour modifier radicalement l'étendue des travaux. Si le client essaie d'apporter trop de réductions au contrat par le biais d'ordres de modification, il pourrait finalement annuler le contrat.

L'utilisation de ProEst pour vos soumissions et vos décomptes peut vous éviter le casse-tête de la négociation des ordres de modification déductifs et de la résiliation partielle, car votre équipe sera en mesure de vérifier rapidement les éléments et les travaux à éliminer et de soutenir les conditions que vous proposez.

Éviter les ordres de modification

Les ordres de modification ne sont pas nécessairement une mauvaise chose pour l'entrepreneur.

Si le processus d'ordre de modification est suivi correctement, ils seront payés pour le temps, la main-d'œuvre et les matériaux supplémentaires.

Les ordres de modification ne sont cependant pas excellents pour le propriétaire du projet. Un trop grand nombre d'ordres de modification fera augmenter le coût du projet et pourrait faire exploser le budget. Certains ordres de modification sont inévitables, mais les entrepreneurs peuvent prendre certaines mesures pour les limiter.

Et surtout, vérifiez deux et trois fois le contrat avant de le signer. Les clients doivent avoir une compréhension complète de ce que l'entrepreneur s'engage à faire. Ne supposez pas qu'il va peindre votre salle de bains après avoir installé les appareils sanitaires. Si cela ne figure pas dans le contrat, il s'agit d'un ordre de modification.

En outre, il est essentiel de s'assurer que tous les documents techniques ont été soigneusement examinés. Toutes les enquêtes et tous les tests sur le terrain doivent également avoir été réalisés pour éviter toute surprise liée à un élément comme le sol ou l'état d'un toit.

Questions fréquemment posées

FAQs

Un ordre de modification peut-il être refusé ?

Les propriétaires têtus peuvent se disputer sur le prix ou refuser de signer les ordres de modification lorsqu'ils sont présentés parce qu'ils estiment que le contrat initial aurait dû couvrir les travaux. Il est essentiel de documenter tout ce qui a conduit à l'ordre de modification - conditions sur le terrain, défauts de conception, conversations avec les ingénieurs de chantier et les propriétaires. Prenez également des photos. Si le propriétaire continue à refuser de reconnaître l'ordre de modification, cela peut conduire à une bataille juridique. Les entrepreneurs doivent monter un dossier solide pour s'assurer d'être payés pour leur dur labeur.

Comment gérez-vous les ordres de modification importants ?

Si un ordre de modification est si important qu'il modifie complètement la taille et la portée du contrat, il peut être rejeté parce qu'il va bien au-delà de ce que les deux parties avaient initialement convenu.

Les ordres de modification continus ou importants peuvent être compliqués à gérer pour les entrepreneurs, surtout si le paiement n'est pas anticipé. Si le client insiste continuellement pour que des modifications soient apportées au contrat, assurez-vous qu'elles sont raisonnables.