Vous avez la meilleure équipe, avec les bonnes compétences et un engagement envers l'excellence, mais pourquoi vos offres de construction ne fonctionnent-elles pas ?

Si vos offres de construction sont mal ajustées, vous n'obtiendrez pas autant de travail que vous le souhaitez. Pour présenter des offres gagnantes, vous devez comprendre les éléments suivants processus de construction et affiner votre approche. Une bonne stratégie d'appel d'offres augmentera vos chances de décrocher les meilleurs projets et clients.

Processus d'appel d'offres pour la construction : Vue d'ensemble

Le processus d'appel d'offres est comme une demande d'emploi ou un curriculum vitae. Elle donne un aperçu de vos capacités à mener le travail à son terme. Si votre première impression est impeccable, vous avez des chances de passer à la phase d'entretien. 

En tant qu'entrepreneur, vous pouvez trouver des appels d'offres auprès de diverses sources.

Le processus d'appel d'offres est très réglementé pour les projets gouvernementaux, mais il peut être moins formel pour les projets privés. Cependant, il suit plus ou moins la même procédure. Les étapes nécessaires sont les suivantes :

  • Appel d'offres
  • Soumission des offres
  • Sélection des offres
  • Formation des contrats
  • Réalisation du projet

Nous allons maintenant aborder chacun de ces points ci-dessous.

Appel d'offres

Le propriétaire du projet envoie une demande de propositions (RFP) ou une invitation à soumissionner (IFB). Pour les projets publics, il s'agit généralement d'invitations larges et ouvertes. C'est à ce moment que le maître d'ouvrage expose les exigences du projet, précise le type de contrat et définit la méthode de livraison à utiliser.

Le prix détermine en grande partie l'attribution du contrat. Cependant, la phase d'appel d'offres nécessite plus d'informations, comme la demande de qualification. (RFQ). Rétrospectivement, c'est la méthode utilisée pour obtenir autant d'informations que nécessaire sur l'historique de l'entreprise des entrepreneurs potentiels.

Soumission des offres

L'étape suivante est la soumission de l'offre. Elle doit comporter toutes les informations pertinentes sur l'entreprise. Elle comporte tous les projets précédents de l'entreprise, ses plans de gestion et ses antécédents en matière de respect des délais. L'offre doit être aussi précise que possible.

Il doit également comprendre une estimation des coûts basée sur le devis descriptif et les plans. Vous pouvez obtenir des coûts précis en utilisant logiciel d'estimation. Les autres éléments à prendre en compte sont les frais généraux, la main-d'œuvre, l'équipement et les matériaux. Le meilleur prix raisonnable influence l'offre gagnante. Il est important de noter qu'une offre est différente d'une estimation, comme nous le verrons plus loin.

La soumission de l'offre doit avoir une touche professionnelle. C'est le visage de l'entreprise.

Sélection des offres

Il existe des règles, en particulier dans les projets gouvernementaux, pour garantir que le soumissionnaire le plus bas remporte le contrat. Cela exclut toute forme de fraude ou de partialité dans l'attribution du contrat, de sorte qu'en fin de compte, le prix est l'égalisateur ultime.

Toutefois, dans le cas des projets privés, la marge de manœuvre est plus grande pour prendre en compte d'autres facteurs lors du choix de l'offre gagnante. Le prix fait toujours office de critère de départage lorsque les entrepreneurs ont des offres comparables.

Formation des contrats

Une fois que le propriétaire a sélectionné une offre qui répond à ses exigences, les parties concernées doivent former et signer un contrat juridiquement contraignant avant que pré-construction. C'est également l'occasion pour l'entreprise qui remporte l'appel d'offres de négocier le prix final. Toute autre clause contractuelle peu claire peut également être discutée et finalisée.

livraison de projets de construction

Réalisation du projet

Après la conclusion du contrat, le projet est prêt à démarrer, selon la méthode de réalisation utilisée.

Avant la procédure d'appel d'offres

Avant de lancer un appel d'offres, une entreprise doit faire preuve de la diligence requise pour déterminer si un projet lui convient. Avez-vous la capacité de gérer les nouveaux contrats ? Votre carnet de commandes est-il trop important pour que vous acceptiez un nouveau contrat ? Ce sont là quelques-unes des questions auxquelles vous devez répondre avant de décider de soumettre une offre.

L'une des décisions les plus importantes est de considérer la méthode de livraison à utiliser pour un projet. Le mode de livraison est déterminé en fonction du budget, de la conception du bâtiment et du calendrier. Chaque méthode de livraison a ses rôles et ses obligations de responsabilité.

Il existe quatre grands types de méthodes de livraison. Il s'agit de :

Conception-construction (D-B)

Dans la méthode D-B, l'entrepreneur présente un contrat couvrant à la fois les phases de conception et de construction du projet. Dans ce cas, un seul coût couvre les deux phases de la construction. Le concepteur-constructeur est tenu responsable des deux aspects du projet.

Conception-soumission-construction (DBB)

Il s'agit sans doute de la méthode la plus couramment utilisée, notamment dans les projets gouvernementaux non résidentiels. Le propriétaire du projet engage un concepteur de façon indépendante. L'embauche est effectuée par l'entrepreneur qui gère le projet. Une fois les conceptions terminées, les offres sont soumises au propriétaire par l'intermédiaire de l'entrepreneur pour que l'exécution commence.

Réalisation intégrée des projets (IPB)

Il s'agit d'une des nouvelles méthodes utilisées, et le propriétaire emploie l'architecte, le maître d'ouvrage et l'entrepreneur en tant qu'équipe. Ils partagent le risque de manière égale.

Gestion de la construction à risque (CMAR)

Il s'agit d'une alternative à la méthode DBB, qui permet de réduire les coûts. Ici, la conception et la construction sont confiées à des entités différentes. Le directeur de la construction est impliqué dès le début du projet. Il peut aider à choisir un architecte et ils travailleront ensemble tout au long de la phase de conception du projet.

Cette approche est principalement utilisée dans les projets complexes. Contrairement aux autres méthodes de livraison, où le gestionnaire de la construction est choisi en fonction du critère du prix le plus bas, le gestionnaire de la construction est utilisé en fonction de ses qualifications et de son expérience.

Les décisions importantes que prend le propriétaire lorsqu'il passe un contrat sont la méthode d'approvisionnement et le type de livraison.

Types d'offres de construction

Une méthode d'appel d'offres efficace permet de choisir le bon entrepreneur et de s'assurer que la relation continue est mutuellement bénéfique pour les deux parties. Des processus efficaces de gestion des appels d'offres améliorent la qualité du produit fini et permettent de gérer les risques.

La complexité croissante des voies d'approvisionnement a conduit à l'apparition de différentes méthodes de passation de marchés par appel d'offres. Ces méthodes sont les suivantes

  • Appel d'offres ouvert
  • Appel d'offres sélectif
  • Appels d'offres négociés
  • Appel d'offres en série

Appel d'offres ouvert

Il s'agit de la principale procédure d'appel d'offres utilisée à la fois par le gouvernement et le secteur privé. Elle permet à quiconque de soumettre une offre pour un projet de construction. C'est la plus compétitive car elle donne des chances égales aux candidats. Elle offre également des opportunités aux nouveaux fournisseurs émergents. Elle peut nécessiter plus de temps pour évaluer les offres, car tous les soumissionnaires ne conviennent pas forcément au contrat.

Appel d'offres sélectif

Dans le cadre d'un appel d'offres sélectif, les soumissionnaires sont autorisés à présenter des offres sur invitation. C'est l'occasion pour les entrepreneurs de faire valoir leurs antécédents. Les entrepreneurs sont choisis en fonction de leur aptitude à gérer l'ampleur, la portée et la nature des travaux. Les clients ont davantage confiance dans le fait que leurs exigences seront satisfaites dans le cadre d'un appel d'offres sélectif, mais cela empêche les nouveaux venus d'accéder au marché.

Appels d'offres négociés

Ces appels d'offres sont largement utilisés depuis le début du projet jusqu'au règlement des litiges. Le propriétaire négocie avec un seul entrepreneur du début à la fin du projet. Ces appels d'offres sont utiles pour les contrats hautement spécialisés ou lorsque le propriétaire souhaite étendre la portée des travaux. La communication et la circulation de l'information sont meilleures puisque l'entrepreneur fait partie de l'équipe du projet.

Appel d'offres en série

Dans le cadre d'un appel d'offres en série, les offres sont basées sur les programmes de travail du devis quantitatif. Les taux sont utilisés pour évaluer les résultats sur un nombre donné de projets, et avec le temps, la procédure peut être répétée pour différents projets.

approvisionnement en construction

Types de marchés de construction

La méthode de passation de marché est la façon dont les services de construction sont obtenus. Les méthodes de passation de marchés sont principalement regroupées en quatre catégories, comme nous le verrons plus loin. Ces méthodes sont les suivantes

La méthode de la source de la meilleure valeur (BVS)

Dans la méthode de la meilleure source de valeur, l'entrepreneur se voit attribuer le contrat sur la base du prix et des performances passées. D'autres indicateurs tels que les qualifications, la gestion du temps et la robustesse du personnel sont également pris en considération.

Un entrepreneur qui jouit d'une bonne réputation pour ses projets antérieurs peut tirer parti de sa position en utilisant un historique de ses succès pour gagner. Pour qu'un entrepreneur remporte des projets en utilisant cette méthode, il doit sacrifier sa réputation. marge bénéficiaire de la construction commerciale et améliorer le taux de réussite des offres. 

Méthode de l'offre la plus basse

Dans la méthode de l'offre la plus basse, les offres concurrentielles sont sélectionnées sur la base de l'offre la plus basse de la méthode d'acquisition. Les entités gouvernementales et de construction publique utilisent cette méthode.

Méthode de sélection directe ou de source unique

La sélection directe est une méthode à source unique qui fait appel à un seul fournisseur pour satisfaire toutes les exigences du projet. Cette méthode est également une méthode d'approvisionnement non concurrentielle qui peut être avantageuse pour les entrepreneurs.

Méthode négociée

Dans la méthode négociée, les entrepreneurs sont sélectionnés sans aucune forme de publicité. Un entrepreneur est choisi et traite avec le propriétaire en fonction du prix et des exigences techniques. L'offre d'un entrepreneur a de grandes chances d'être retenue, car les critères de sélection sont basés sur la bonne volonté et les relations antérieures fructueuses. C'est l'un des meilleurs moyens pour un entrepreneur de remporter plus de contrats.

Types de contrats de construction

Il n'y a pas deux projets de construction identiques, d'où la nécessité de diversifier les types de contrats pour répondre aux besoins de toutes les parties concernées. Choisir le meilleur type de contrat pour un projet permet de gérer les risques et de s'assurer que le projet se déroule aussi bien que possible. Pour choisir un type de contrat, il faut évaluer les caractéristiques du contrat, le type de projet, les problèmes du contrat, ainsi que les avantages et les inconvénients de l'accord. Dans le domaine de la construction, il existe cinq principaux types de contrats. Ce sont :

  • Contrats à prix forfaitaire
  • Contrats temps et matériaux
  • Contrats Cost Plus
  • Contrats à prix unitaire
  • Contrats à prix maximum garanti

Contrats à prix forfaitaire

Ce sont les contrats les plus courants, également appelés contrats à prix fixe. Ils prévoient un prix unique pour l'ensemble des travaux à effectuer. Ces types de contrats simplifient les appels d'offres car l'entrepreneur cite un prix au lieu de soumettre plusieurs offres. Le fait de terminer le projet dans les limites du budget garantit également des marges bénéficiaires élevées. Toutefois, il convient de procéder à une estimation correcte des coûts. Parmi les avantages de l'estimation des coûts est qu'il minimise les pertes causées par les erreurs de calcul.

Contrats temps et matériaux

Ce type de contrat fonctionne mieux lorsque l'étendue des travaux n'est pas correctement définie. Les entrepreneurs sont payés à un taux horaire ou au coût des matériaux utilisés. Ces types de contrats peuvent être difficiles car le suivi du temps et des matériaux peut prendre beaucoup de temps. Faire un travail minutieux peut signifier passer plus de temps à noter des chiffres qu'à faire le travail. Compte tenu de l'imprévisibilité des projets de construction, le propriétaire peut dépenser plus que prévu puisqu'il doit payer l'entrepreneur pour tout changement et tout coût imprévu.

Contrats Cost Plus

Dans ce type de contrat, le propriétaire paie l'entrepreneur pour tous les coûts encourus plus un profit déterminé en pourcentage du prix total du projet. Les coûts engagés comprennent les coûts directs et indirects. Ces contrats sont flexibles, et les erreurs de calcul ne sont pas aussi dévastatrices.

Contrats à prix unitaire

Dans les contrats à prix unitaires, le projet est divisé en unités appelées contrats de mesure. L'entrepreneur utilise le base de données des unités de construction pour l'établissement du prix des unités de travail. Il fournit ensuite des estimations de coûts pour les unités de travail, et non pour le projet dans son ensemble.

Ces contrats sont remarquables, notamment pour les projets dont le travail est répétitif. 

Contrats à prix maximum garanti

Pour ce type de contrat, le propriétaire dispose d'un prix contractuel maximum pour le projet. Tous les coûts qui dépassent ce montant doivent être couverts par l'entrepreneur. Ces contrats sont une caractéristique courante des contrats de construction comportant quelques inconnues. Ces contrats incitent à faire des économies et à réduire les coûts, et les entrepreneurs finissent plus tôt que prévu.

conseils pour les appels d'offres de construction

Conseils pour remporter des appels d'offres de construction

Les professionnels de la construction avaient l'habitude de recourir à la stratégie de l'offre la plus basse pour remporter des projets. Pourtant, la frontière est mince entre la rentabilité et la compétitivité dans le secteur de la construction, qui devient de plus en plus complexe. Avoir une offre basse ne signifie pas nécessairement que vous gagnez des projets. Augmenter le volume de vos soumissions vous fait perdre du temps et de l'argent. Il serait préférable que vous vous concentriez sur l'obtention de soumissions avec moins de propositions.

Comprendre le processus d'appel d'offres

Un moyen simple de remporter plus d'appels d'offres est de comprendre le processus d'appel d'offres, de connaître vos concurrents et de savoir quels sont les emplois pour lesquels vous devez soumissionner.

Une offre gagnante n'est pas seulement une demande d'emploi détaillée, mais elle devrait être une publicité de votre valeur ajoutée à la table. Votre offre doit être plus qu'un simple prix et, en substance, vous vous présentez comme celui qui offre les meilleurs services.

Enchérissez rapidement

Il est toujours conseillé de faire une offre avant la concurrence. Il n'est pas facile de remporter une offre avec trente concurrents par rapport à une offre avec trois. Plus un maître d'ouvrage reçoit de propositions, plus la probabilité de les perdre est élevée. Vous n'avez pas besoin de compétences particulières pour trouver des projets avant que vos concurrents n'en aient vent.

Vous pouvez utiliser les réseaux d'appels d'offres et les marchés de la construction pour trouver des emplois avant vos concurrents. Les places de marché en ligne vous aident à trouver des emplois pour lesquels vous pouvez soumissionner et à créer un profil d'entreprise qui sera inclus dans les recherches d'offres.

Estimer précisément vos coûts

Les clients ne sont jamais satisfaits lorsque vous faites des erreurs de devis, des sous-cotations ou des surfacturations. La sous-enchère fait que l'équipe d'évaluation met en doute votre expertise. Un devis trop élevé ou trop bas est toujours un signal d'alarme. Vous devez expliquer tous vos coûts de manière explicite et montrer que vous apporterez de la valeur au projet. Une estimation raisonnable des coûts utilise les liste d'enlèvement des matériaux pour les matériaux. D'autres prix à prendre en compte sont les coûts de la main-d'œuvre et des fournitures. Après une estimation correcte des coûts, examinez vos marges bénéficiaires. Si elle se situe dans les marges de profit acceptables, il s'agit d'une offre raisonnable.

Soumissionner sur les bons projets

Le simple fait qu'un emploi soit disponible ne signifie pas que vous devez le saisir. La recherche d'un emploi est toujours un obstacle difficile à franchir pour les nouveaux entrepreneurs. La société américaine des ingénieurs civils interrogés en 2011ils ont constaté que la décision de faire ou de ne pas faire une offre est influencée par le type de travail, l'expérience et les conditions contractuelles.

Ne faites pas d'offres pour des projets que vous ne remporterez probablement pas. 

De nombreuses raisons peuvent diminuer vos chances de gagner. Si vous ne répondez pas aux exigences spécifiques du projet, ne faites pas d'offre. Prenez le temps de faire des recherches sur le projet, le lieu, les concurrents et le type de projet, et élaborez vos critères de soumission. Cela vous aidera à faire des offres calculées et à augmenter vos chances de succès.

Faites des offres d'emploi dans votre domaine. 

Matt Cheuvront a déclaré un jour : "On ne peut pas être bon dans tout, mais on peut être bon dans quelque chose." Réfléchissez aux projets que vous gérez le mieux et à ceux qui vous amènent à renouveler votre clientèle et faites des offres pour ces projets.

Comprendre l'appel d'offres

Si vous ne lisez pas attentivement l'appel d'offres, vous serez en mauvaise posture. Les DP sont très spécifiques. Il est préférable de suivre les termes tels qu'ils sont. Le moindre écart peut être un motif de disqualification. Respectez les spécificités du client et le nombre de pages. Cela montre votre professionnalisme et le fait que vous respectez déjà les besoins de votre client à l'avance.

L'appel d'offres ne doit pas être trop détaillé car cela entrave la créativité de l'entrepreneur, mais il ne doit pas non plus être vague et laisser des informations essentielles.

Avoir une proposition de valeur claire

Lorsque votre entreprise ne dispose pas d'une marque indifférenciée, elle n'a pas d'avantage concurrentiel. Rétrospectivement, les appels d'offres se résument à une guerre des prix où l'entreprise doit réduire ses marges bénéficiaires pour remporter une offre.

Au contraire, si vous avez une "marque premium", vous serez embauché sur la base de la proposition de valeur. Parmi les attributs que vous pouvez vendre en dehors du prix figurent le contrôle de la qualité, la réactivité, la personnalisation et l'expertise.

Établir la confiance avec les décideurs

Il se peut que vous vous rendiez à l'entretien en personne, mais si les parties prenantes concernées ont l'impression que vous ne correspondez pas à ce qu'elles recherchent, cela peut constituer un obstacle. Il n'est pas sage de forcer une relation, mais vous pouvez établir la confiance avec les parties prenantes en étant la meilleure version. Vous pouvez également mettre en évidence la meilleure façon de collaborer ou même de faire des compromis pour trouver des solutions à l'amiable.

Bien présenter son offre

Faites bien vos devoirs et décomposez votre offre de manière à ce que les propriétaires estiment que vous répondez à leurs attentes.

Évitez de donner un montant forfaitaire dans votre offre, mais ventilez plutôt les coûts en termes de main-d'œuvre, d'équipement et de matériel. N'oubliez pas qu'il s'agit de montrer à votre client potentiel la bonne perspective.

Tous les clients potentiels ont besoin de voir le rendement de leur investissement, alors soyez prêt à fournir des données concrètes pour étayer vos informations. La décomposition des données par des études de cas est l'une des méthodes utiles que vous pouvez utiliser.

Questions fréquemment posées

Combien de temps dois-je consacrer à une proposition ?

Ce délai est provisoire et dépend de la complexité et des exigences du contrat.

D'autres critères d'évaluation sont-ils utilisés en dehors de ceux du cahier des charges ?

Non, le jury ne peut utiliser que les critères d'évaluation fournis dans l'appel d'offres.

Puis-je fournir une lettre de crédit comme garantie de soumission ?

Dans la plupart des cas, la loi n'autorise les cautions que dans les contrats de construction. Elles peuvent être sous forme de mandats ou de chèques de banque certifiés.

Comment puis-je connaître les résultats des enchères ?

Après avoir remporté une offre, un appel ou un courriel est envoyé à l'adresse indiquée dans l'appel d'offres.

Puis-je être remboursé pour mes frais de préparation de la proposition ?

Le processus de préparation de la proposition est coûteux, mais vous ne pouvez pas être remboursé pour les frais encourus.

Si j'ai des inquiétudes concernant l'équité du processus, qui dois-je contacter ?

Si vous avez des préoccupations d'équité, vous pouvez vous adresser à la personne de contact indiquée dans le document d'appel d'offres.