Comment déterminer les fonctionnalités dont votre équipe a besoin lors du choix d'un logiciel d'estimation ?

Estimateurs des bureaux de construction

Vous avez reconnu les problèmes que vous rencontrez avec votre logiciel d'estimation actuel ou vos feuilles de calcul et vous avez fait du changement de plate-forme l'un de vos objectifs pour l'année. La question est maintenant : par où commencer ? 

La meilleure étape suivante consiste à dresser une liste des éléments suivants caractéristiques que vous voulez dans votre nouveau logiciel. Passons en revue quelques-uns des éléments à prendre en compte lors de la sélection de votre nouvelle plate-forme d'estimation améliorée. 

Examinez votre processus actuel (et ce qui lui manque)

Asseyez-vous avec votre équipe d'estimation et décrivez votre processus actuel et les problèmes que vous rencontrez en cours de route. Utilisez-vous Excel et faites-vous les calculs manuellement ? Utilisez-vous un logiciel d'estimation ? Comment générez-vous actuellement les propositions et les rapports ? Comment organisez-vous les informations relatives aux clients ? Et comment faites-vous passer l'offre attribuée à l'étape suivante du projet ? 

Identifiez les problèmes ou les erreurs que vous rencontrez dans votre processus actuel, ainsi que les fonctions importantes sur lesquelles vous comptez. Dressez une liste des fonctionnalités que vous devez conserver et des problèmes que vous devez résoudre. 

Réfléchissez à ce dont vous avez besoin pour vous améliorer

Qu'est-ce qui vous pousse à changer votre méthode d'estimation ? Identifiez les raisons qui vous poussent à changer et les fonctionnalités que vous devrez rechercher dans votre nouveau logiciel. 

Si vous avez été confronté à des données inexactes en raison d'une erreur humaine, vous avez besoin de plus d'automatisation et de facilité d'utilisation. Si vous passez trop de temps sur chaque devis, il vous faut une plateforme plus conviviale et plus efficace. Si votre ancienne plateforme ne disposait pas d'un support client suffisant, il vous faudra trouver une plateforme dont le service client est bien noté par les utilisateurs. 

Déterminez si vous avez besoin de décollages numériques intégrés et d'autres fonctions.

Tous les logiciels d'estimation ne sont pas en mesure d'effectuer des décomptes numériques. Pour ceux qui n'intègrent pas cette fonction, vous aurez besoin d'un deuxième logiciel. Demandez-vous s'il est important pour vous d'avoir vos estimations et vos décomptes connectés sur une seule plateforme. 

Avec ProEst, vous pouvez utiliser vos estimations pour effectuer des décomptes et calculer automatiquement les coûts en utilisant des plans électroniques. L'intégration des décomptes à votre logiciel d'estimation vous permet de gagner du temps et de garantir l'exactitude de vos offres. 

De même, pensez à toutes les autres fonctionnalités que vous souhaitez inclure dans votre plate-forme. UN CRM ? Des rapports ? Génération de propositions ? 

Estimateurs de construction calculant les coûts

Considérez le nombre d'utilisateurs dont vous avez besoin

Combien de membres de l'équipe travailleront sur les estimations ? Certaines plateformes structurent leurs niveaux d'abonnement en fonction du nombre d'autorisations d'utilisateur dont vous aurez besoin. Par exemple, l'abonnement de base d'un logiciel peut couvrir 2 à 3 utilisateurs, le niveau suivant en couvrant 4 à 7. 

Comparez les prix en fonction du nombre d'utilisateurs dont vous aurez besoin, et gardez à l'esprit les éventuelles mises à niveau que vous devrez effectuer à l'avenir. Que se passe-t-il si vous avez trois estimateurs dans votre équipe et que vous en embauchez un de plus ? Soudain, vous devez payer autant pour un utilisateur supplémentaire que si vous en aviez ajouté quatre, et ce n'est pas juste pour vous.

Ici, à ProEst, nous avons rejeté ce modèle. Avec notre abonnement illimitéEn effet, il n'y a pas de niveaux d'utilisation, et autant d'estimateurs que nécessaire peuvent accéder à la plateforme. La tarification est basée sur les appels d'offres attribués, de sorte que les entreprises ne doivent jamais dépenser plus que nécessaire pour un logiciel d'estimation. 

Réfléchissez à la manière dont vous souhaitez accéder à vos données

L'accès à distance à vos projets est-il important pour vous et votre équipe ? Demandez-vous si vous avez besoin d'accéder à ces données lorsque vous êtes sur le terrain, en dehors des heures de travail pour des changements de dernière minute, ou lorsque vous travaillez depuis votre bureau à domicile. 

Demandez-vous également si vous disposez actuellement d'un moyen sûr et fiable de stocker vos données. Si un incendie, une tornade ou un ouragan frappait votre immeuble de bureaux, les données de votre projet seraient-elles en sécurité et accessibles à votre équipe ? 

Réfléchissez aux autres programmes que vous devez intégrer

Après avoir effectué une estimation, où vont ces données ? Regardez votre logiciel de gestion de projet et de comptabilité et prenez note des plateformes d'estimation qui s'y intègrent. 

Les intégrations contribuent à garantir l'efficacité et la précision de vos projets en transférant de manière transparente les données d'une étape à l'autre. Si vos plateformes ne sont pas conçues pour fonctionner ensemble, vous risquez d'être confronté à des problèmes et à des inexactitudes qui prennent du temps. 

Une fois que vous aurez choisi le bon logiciel d'estimation, l'étape suivante consistera à aider votre équipe à faire la transition. Pour en savoir plus, consultez notre rapport exécutif, 7 conseils pour faire participer vos estimateurs