Les avantages de l'intégration avec votre base de données ERP de comptabilité

Il s'agit d'un billet de blog invité de Missy Stein avec Procore.


 

Les gestionnaires de projet ont besoin de données financières précises pour les aider à informer et à influencer les décisions liées au projet sur le terrain. Souvent, ces décisions doivent être prises rapidement et si les données ne sont pas facilement disponibles, le personnel de terrain doit contacter la comptabilité pour obtenir ces données. Cela peut entraîner des retards coûteux qui peuvent avoir un impact négatif sur le projet.

Les détails financiers sont pertinents lorsque des décisions doivent être prises sur le terrain. Sans accès aux données comptables actuelles, les utilisateurs doivent plutôt s'en remettre à des suppositions à partir d'informations saisies manuellement. L'intégration comptable permet aux équipes d'être sûres que des données financières précises sont disponibles instantanément à partir de n'importe quel appareil mobile ou navigateur web.

Gestion des contrats

L'un des principaux avantages de l'intégration comptable est la possibilité de saisir des contrats de sous-traitance et des bons de commande dans votre solution de gestion de projet et de transmettre ces données directement à la comptabilité. Un reflet exact des coûts engagés sera alors visible dans la comptabilité, sans qu'il soit nécessaire de saisir deux fois les mêmes données.

L'ancienne méthode de duplication des données comptables consistait à saisir les engagements dans votre solution de gestion de projet, puis à se rendre dans le système comptable pour retaper les mêmes informations. Cela prend évidemment plus de temps, mais entraîne également le risque de données incomplètes ou incorrectes.

La réduction de la saisie manuelle des données réduit le risque d'erreurs.

Gestion et prévision des coûts

Les chefs de projet sur le terrain doivent gérer les coûts et établir des prévisions. Une fois que le coût d'un élément particulier d'un travail a été estimé et qu'un montant a été engagé, les chefs de projet ont besoin de voir combien a été payé sur les engagements pour faire des projections budgétaires. Des données immédiates et précises reflétant le budget actuel et ce qui a été dépensé jusqu'à présent rendent les prévisions plus efficaces et plus précises.

Le fait d'avoir accès à ces données comptables en temps réel augmente également la flexibilité et la préparation des personnes sur le terrain. Puisque toutes les données sont exactes et à jour, les employés peuvent être certains qu'elles peuvent être utilisées pour informer positivement toute décision qui doit être prise sur place.

Par exemple, prenons un scénario hypothétique dans lequel un chef de projet examine les coûts. Le chef de projet sait que la section actuelle est terminée à 85%, mais les coûts sont déjà à 90% de ce qui a été estimé. Grâce aux données comptables disponibles dans votre logiciel de construction, il sera en mesure de voir un drapeau rouge - le coût d'achèvement va probablement dépasser l'estimation, et réduire les bénéfices. Avec un accès constant à ces informations en temps réel, des décisions intelligentes peuvent être prises beaucoup plus rapidement avec plus de précision et de confiance.

Chaque fois qu'un ajustement de contrat est effectué, qu'un engagement est saisi ou qu'un ordre de modification est soumis, les données comptables intégrées permettent de réaliser toutes les étapes entièrement dans une seule base de données. L'intérêt d'un logiciel de gestion de projet de construction basé sur le cloud est de pouvoir fournir à l'ensemble de votre personnel de terrain et de bureau des informations vitales sur le projet, le tout dans un référentiel centralisé. Apprenez-en davantage sur nos produits tels que notre RS signifie données sur les coûts aujourd'hui !

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