7 conseils pour une mise en œuvre réussie des logiciels

par John Meibers, président de ComputerEase
De nombreux entrepreneurs retardent l'achat d'un nouveau logiciel de comptabilité en raison de la douleur anticipée associée à la conversion. Mais une mise en œuvre réussie d'un logiciel d'estimation des coûts de construction est similaire à un projet de construction réussi : une planification réfléchie associée à une exécution compétente se traduit par une plus grande rentabilité pour votre entreprise. Puisque vous savez déjà comment construire des projets rentables, l'application de la logique de base de la construction à la mise en œuvre de votre logiciel atténue la douleur et vous permet d'aller de l'avant avec anticipation plutôt qu'avec crainte.

Tout en gardant à l'esprit le processus de construction, voici sept conseils pour une logiciel pour entrepreneurs mise en œuvre.

1. Définir le succès dès le départ
L'estimation du projet définit le succès en établissant un budget avec une marge bénéficiaire anticipée avant même que le travail ne soit gagné. Même s'il n'est pas aussi simple de définir le succès de la mise en œuvre de votre logiciel, il est important d'établir des lignes directrices pour le mesurer.

Pourquoi c'est important : si vous ne définissez pas la signification du succès, comment saurez-vous s'il a été atteint ? La façon la plus simple de définir une mise en œuvre réussie d'un logiciel est d'identifier les procédures existantes qui ne fonctionnent pas et de décrire comment vous allez les améliorer. Supposons que vous souhaitiez remplacer un système de rapport sur les travaux en cours (TEC) basé sur une feuille de calcul et nécessitant beaucoup de travail par un processus automatisé dans votre nouveau logiciel de comptabilité, qui élimine la duplication des efforts et ne prend que quelques secondes. Dans ce cas, le succès est facilement mesurable.

L'approbation des factures est un autre exemple. Si vous remplacez l'acheminement manuel des factures par un système électronique d'approbation des factures, le succès peut être défini comme l'obtention d'une approbation 50 % plus rapide tout en éliminant les factures perdues ou égarées. Et ce même concept peut être appliqué à toutes vos procédures, qu'elles soient liées aux emplois, aux employés ou aux équipements.

2. Passez du temps à planifier votre structure de codage dès le départ
La préplanification est une partie importante d'un projet de construction et d'une conversion de logiciel. La mise en œuvre d'un nouveau logiciel est le moment idéal pour établir une structure de codage plus logique et standardisée pour vos travaux, le plan comptable du grand livre général (GL), les fournisseurs, les clients, etc., surtout si vous migrez à partir d'un ancien système de style ancien avec une flexibilité limitée ou d'un programme de comptabilité générique qui offre peu de structure.

Pourquoi c'est important : Une structure de codage standardisée vous permet d'obtenir une meilleure vision de l'entreprise grâce au système de reporting de votre logiciel. Par exemple, avec une structure de GL départementalisée, vous pouvez accéder rapidement à des informations spécifiques liées à un seul département, tel que votre département de service. De plus, lorsqu'une configuration principale des codes de coûts de travaux est établie, le compte #100 aura toujours la même signification, quel que soit le projet. Cela vous permet de comparer les données de tous les travaux.

3. Nettoyez vos données
Vous ne commenceriez pas un nouveau projet avec de vieilles informations. Donc, avant de migrer les données existantes vers votre nouveau système comptable, prenez le temps de les nettoyer en éliminant les fournisseurs en double, en purgeant les anciennes informations, en évaluant les dettes et les créances en suspens et en obtenant un décompte précis des stocks.

Pourquoi c'est important : Cette étape vous aide à démarrer avec un ensemble de données fraîches et actuelles dans votre nouveau système. Si vous avez des créances impayées depuis 120 jours ou plus, demandez-vous a) pourquoi elles sont là et b) que pouvons-nous faire maintenant pour recouvrer l'argent ? Si vous avez des crédits en suspens auprès de fournisseurs peu utilisés, au lieu de reporter ces crédits, envisagez de demander des remboursements. Il est peut-être temps d'archiver les données des employés qui n'ont pas travaillé pour l'entreprise depuis des années. Pour les employés actuels, cela vous permet de déterminer si vous disposez de formulaires W-4 à jour et si des licences ou des certifications essentielles ont expiré.

4. créer un calendrier avec des jalons
Traitez la mise en œuvre de votre logiciel comme un projet de construction en créant un calendrier avec des jalons. Désignez un chef de projet (CP) de votre côté et demandez à votre fournisseur de logiciels de désigner un CP.

Pourquoi c'est important : Pour réussir la mise en œuvre d'un logiciel, il faut qu'il y ait une certaine responsabilité pour les choses qui doivent être faites. Faites en sorte que les deux chefs de projet soient responsables de l'achèvement du projet dans le respect des délais et du budget. Laissez la taille de votre entreprise et la complexité de votre système logiciel dicter le calendrier, mais essayez de fixer une date ferme de mise en service. Comme de nombreux projets de construction, des retards imprévisibles peuvent survenir lors de la conversion de logiciels. Il n'y a pas de problème à ajuster votre calendrier. Mais sachez que si vous repoussez sans cesse la date de mise en service, vous risquez de perdre votre élan et de provoquer des retards coûteux.

5. Mettez en œuvre votre nouveau logiciel par étapes
Tout projet de construction est réalisé par phases. Pourquoi la mise en œuvre de votre logiciel devrait-elle être différente ?

Pourquoi c'est important : Une mise en œuvre par étapes facilite l'adoption d'un nouveau logiciel en permettant à votre personnel de se familiariser avec les bases avant l'ajout de fonctionnalités plus complexes. La phase #1 construit les fondations. Mettez en œuvre des fonctionnalités de base qui remplacent et améliorent les procédures que vous utilisiez auparavant. Au cours de la phase #1, l'accent doit être mis sur la comptabilité de base, y compris le coût des travaux et la paie. La phase #2 ajoute le cadre. Mettez en œuvre les fonctionnalités que votre entreprise n'utilisait pas auparavant, mais qui sont essentielles pour améliorer les opérations. Les processus tels que la gestion des stocks, les achats, la gestion des équipements et les rapports personnalisés relèvent de la phase #2. La phase #3 ajoute les finitions personnalisées. Il s'agit de votre liste de souhaits technologiques qui vont révolutionner vos opérations. La gestion électronique des documents, la saisie à distance des feuilles de temps et un système de service sur le terrain en sont quelques exemples.

6. Établir des procédures nouvelles et améliorées
Tout comme vous mettez en place de nouvelles procédures pour améliorer des choses comme la sécurité sur le chantier, utilisez la mise en œuvre de votre logiciel comme un moyen d'établir de nouvelles procédures qui améliorent les processus comptables.

Pourquoi c'est important : de meilleurs processus rendent votre personnel comptable plus efficace et aident à éviter que des détails importants ne passent inaperçus. Par exemple, il est possible de créer des politiques de recouvrement pour les factures en souffrance, de programmer les comptes créditeurs pour profiter des remises accordées par les fournisseurs et d'utiliser des déclencheurs ou des alertes pour les dates d'expiration des assurances ou pour signaler les informations manquantes sur les employés.

7. Instaurer un état d'esprit de formation rentable
Il faut du temps et de l'argent pour qu'un apprenti devienne un compagnon. De même, il faut du temps, de l'argent et des fonds de formation adéquats pour devenir compétent dans votre nouveau logiciel. Au lieu de considérer la formation comme une dépense, considérez-la comme un investissement et prévoyez un budget en conséquence.

Pourquoi c'est important : sans formation suffisante, le logiciel devient un outil jetable. En revanche, avec une formation adéquate, le logiciel devient un investissement qui produit un rendement positif au fil du temps. La mise en œuvre réussie d'un logiciel de comptabilité peut prendre jusqu'à deux années complètes. Dans ce scénario, la première année est consacrée au déploiement du système et la deuxième année à la mise au point de vos processus. Ainsi, en plus de la formation initiale, il est bon d'allouer une partie de votre budget à la formation à intervalles de trois, six, neuf et douze mois. Les ressources gratuites proposées par votre fournisseur peuvent également vous aider, notamment les bulletins d'information, les mises à jour par courrier électronique, la base de connaissances, l'aide en ligne, les webinaires et les conférences.

Rendre le changement obligatoire du haut vers le bas
Le changement est vital, surtout dans cette économie difficile. Mais pour la plupart des gens, le changement n'est pas facile. C'est pourquoi la motivation pour mettre en œuvre un nouveau logiciel doit venir du sommet de votre organisation. Faites en sorte que votre nouvel outil ne rende pas seulement votre entreprise plus rentable, mais qu'il augmente également l'efficacité et facilite le travail de vos employés. En jouant à la fois le rôle de dictateur (nous allons le faire) et celui de motivateur (voici les avantages que nous en tirerons) et en suivant les sept conseils ci-dessus, votre logiciel d'appel d'offres pour la construction La mise en œuvre du projet sera une entreprise réussie, avec un retour sur investissement élevé.

John Meibers est le président de ComputerEase Construction Software, un développeur de premier plan de solutions de comptabilité, de gestion de projet et de terrain mobile pour les entrepreneurs. Pour en savoir plus sur ComputerEase, appelez le 800-544-2530 ou visitez le site www.construction-software.com.