7 étapes pour réévaluer votre logiciel de construction pour la nouvelle année

Réunion d'équipe

C'est une nouvelle année, ce qui signifie que c'est le moment idéal pour jeter un second regard sur le logiciel que votre équipe utilise quotidiennement pour créer des devis, gérer des projets, exécuter des rapports, générer des propositions, etc. Posez-vous, ainsi qu'à votre équipe, les questions ci-dessous pour réévaluer votre logiciel actuel et déterminer si un nouveau programme donnerait à votre entreprise l'avantage concurrentiel dont elle a besoin pour bien commencer l'année. 

Discussion sur le logiciel de réunion d'équipe

Étape 1 : Demandez à votre équipe si elle est satisfaite de votre logiciel actuel
Les gens sont souvent meilleurs dans les tâches qu'ils aiment faire. Le même concept s'applique aux logiciels.

Commencez par vous entretenir avec les membres de votre équipe qui utilisent régulièrement le logiciel et recueillez leur avis. Vous pouvez le faire de manière formelle par le biais d'une simple enquête ou d'une courte réunion, ou de manière informelle au cours d'une conversation. 

Demandez-leur :

  • Est-il facile à utiliser ? 
  • Ont-ils plaisir à l'utiliser ? 
  • Est-il meilleur que ce qu'ils utilisaient auparavant (le cas échéant) ? 
  • Quels sont les problèmes qu'ils rencontrent ?
  • Y a-t-il des choses qu'ils changeraient ou des fonctionnalités qu'ils ajouteraient ? 
  • Ont-ils des suggestions pour un meilleur logiciel ? 

Étape 2 : Évaluez votre expérience client
Maintenant que vous avez identifié les problèmes que votre équipe rencontre avec votre logiciel actuel, il est temps d'examiner l'impact et la résolution de ces problèmes. Il faut s'attendre à quelques problèmes ici et là avec n'importe quel logiciel, mais la façon dont une entreprise gère les problèmes en dit long sur son attitude envers ses clients.

L'équipe de soutien à la clientèle a-t-elle répondu à vos questions et vous a-t-elle aidé en cas de problème ? L'interface est-elle moderne et conviviale ? Les mises à jour et les améliorations sont-elles fréquentes ? 

Étape 3 : Examinez votre RSI
Les logiciels doivent rationaliser votre processus, et non le compliquer. Examinez votre retour sur investissement et déterminez si votre logiciel vous aide ou vous empêche d'atteindre vos objectifs. 

Vous arrive-t-il souvent d'être bloqué et de perdre un temps précieux sur des problèmes ? Avez-vous constaté une augmentation du retour sur investissement depuis que vous avez commencé à l'utiliser ? Le logiciel sera-t-il adapté à la croissance de votre entreprise ? 

Rapports de construction

Étape 4 : étudier les résultats
Votre travail est-il précis ? La mesure de la précision dépend du type de logiciel que vous utilisez. Un logiciel d'estimation, par exemple, devrait vous aider à produire des estimations précises qui vous permettront de remporter davantage d'appels d'offres. 

Si vous constatez des erreurs et des incohérences dans les résultats que vous produisez avec le logiciel, déterminez si ces écarts proviennent d'une erreur humaine ou d'un dysfonctionnement du logiciel. S'il s'agit d'une erreur humaine, le logiciel peut être difficile à utiliser et avoir un impact négatif sur les performances de votre équipe. 

Étape 5 : Faites le point sur les caractéristiques
Les logiciels peuvent devenir obsolètes, surtout si l'entreprise ne publie pas de mises à jour fréquentes. Dispose-t-il des dernières fonctionnalités qui sont devenues des normes dans des secteurs autres que la construction ? 

Les caractéristiques indispensables comprennent : 

  • Stockage en nuage
  • Capacités mobiles
  • Une interface moderne et intuitive
  • Des fonctionnalités intégrées telles que les calendriers, la gestion de la relation client (CRM) et la création de rapports qui rationalisent vos processus et réduisent le nombre de programmes dont vous avez besoin.

Étape 6 : Examinez comment il s'intègre à vos autres plates-formes
Votre entreprise utilise probablement plusieurs programmes pour effectuer son travail. Le logiciel s'intègre-t-il à vos autres plateformes ? Existe-t-il une meilleure option qui vous permettrait de rationaliser le flux de travail de vos projets ? 

Que la même équipe utilise plusieurs plateformes ou que vous cherchiez un moyen simple de transférer des projets d'une équipe à l'autre (par exemple des estimateurs aux chefs de projet ou aux comptables), un logiciel entièrement intégré est essentiel pour éviter les erreurs dues à la double saisie.  

ProEstLe logiciel d'estimation de l'entreprise, par exemple, transfère automatiquement les données des offres attribuées vers un logiciel de gestion de projet (tel que Procore ou Point de vue) et les logiciels de comptabilité (tels que Fondation ou Acumatica). L'intégration de vos plateformes permet de gagner du temps, d'accroître la précision et de faire passer votre projet en douceur à la phase suivante du processus de construction. 

Appel vidéo sur la construction

Étape 7 : Déterminer si elle est prête à tout.
Votre logiciel actuel permet-il à votre équipe de travailler à distance, qu'elle soit sur un chantier ou à domicile ? Utilisez 2020 comme un test décisif pour votre logiciel. Vous a-t-il aidé à vous adapter aux changements ou a-t-il entravé votre réussite ? Vous permet-il de collaborer à distance ? Vos données sont-elles accessibles en toute sécurité partout où votre équipe en a besoin ? 

À l'avenir, votre logiciel devrait pouvoir s'adapter non seulement à COVID-19 mais aussi à d'autres problèmes imprévus, qu'il s'agisse de pannes informatiques, de problèmes soudains en dehors des heures de travail, d'intempéries, de catastrophes naturelles ou d'autres urgences. Vous éviterez ainsi que les données de votre projet ne soient perdues ou inaccessibles et votre équipe disposera des outils nécessaires pour fonctionner correctement, quelle que soit la situation.

Ces sept étapes devraient vous aider à mieux comprendre votre logiciel actuel et à déterminer si vous devez passer à un logiciel mieux adapté à votre équipe.

Pour plus de conseils utiles, lisez notre rapport exécutif sur 5 choses à considérer avant de dépenser un centime pour un logiciel d'estimation