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3 problèmes courants de feuilles de calcul que vos estimations peuvent avoir (et comment les logiciels les résolvent tous les 3)

C'est un fait bien étudié : les feuilles de calcul contiennent des erreurs. Selon un rapport du Dr. Raymond R. PankoSelon un spécialiste de la gestion des TI, 3,9% de toutes les cellules d'une feuille de calcul contiennent une erreur et 94% de toutes les feuilles de calcul contiennent des erreurs. 

Malheureusement, il n'existe pas de solution simple ou unique. Des problèmes tels que les erreurs de formule, les fautes de frappe et la perte de données sont autant de risques que vous devez accepter lorsque vous faites des estimations à l'aide de tableurs. Cela fait partie de l'erreur humaine. Les logiciels, en revanche, peuvent vous aider à automatiser votre processus d'estimation et à créer des estimations exemptes d'erreurs. 

Lisez la suite pour découvrir trois des erreurs de feuille de calcul que vous pouvez rencontrer lors de l'estimation, et ce que le logiciel peut faire pour les éviter. 

Erreurs de formule

Combien de temps perdez-vous à réparer des erreurs de formule gênantes ? Une estimation a l'air bien ordonnée jusqu'à ce que vous remarquiez qu'une cellule (ou plusieurs !) est affectée par des erreurs de formule. Le fait qu'une erreur soit facile à corriger ou qu'elle vous fasse perdre du temps dépend de votre niveau de maîtrise du tableur et de l'erreur en question. La correction de toute erreur de formule, qu'elle soit facile ou difficile, s'accumule au fil du temps et vous fait perdre le temps que vous pourriez consacrer à votre prochaine estimation. 

Comment les logiciels résolvent ce problème : Les logiciels d'estimation effectuent les calculs tout seuls. Il n'est pas nécessaire de connaître les formules ou de les résoudre lorsque quelque chose ne va pas. Il suffit d'entrer les données et vous pouvez être certain que les estimations qui en résultent sont correctes.  

Fautes de frappe

Saisir et ressaisir des données peut prendre du temps, mais c'est aussi dangereux. Les tableurs n'ont pas de correcteur orthographique. Si vous transposez un nombre, omettez un chiffre, placez le point décimal au mauvais endroit ou inscrivez des informations dans le mauvais champ, c'est à vous de détecter votre propre erreur. Êtes-vous sûr de pouvoir détecter toutes les fautes de frappe à chaque fois ? 

Comme l'explique le Dr Panko dans son rapport, les humains ne repèrent qu'environ 60% d'erreurs en moyenne, et dans toutes les études qu'il a examinées, aucun participant n'a été capable de repérer toutes les erreurs. 

Comment les logiciels résolvent ce problème : Réduisez le risque de fautes de frappe en ne saisissant les données qu'une seule fois. Avec un logiciel d'estimation tout-en-un, vous pouvez réaliser vos estimations et vos décomptes, générer des propositions et exécuter des rapports sans avoir à saisir de nouveau les données. Et lorsque votre logiciel d'estimation s'intègre de manière transparente aux programmes de gestion de projet et de comptabilité, vous n'avez plus à vous soucier des doubles saisies qui prennent du temps. 

Estimateur avec ordinateur portable

Données perdues et oubliées

Est-il facile de supprimer les données d'une cellule de tableur ? Trop facile. Et lorsque plusieurs membres de l'équipe travaillent sur une même estimation, le risque de perte de données ne fait qu'augmenter à mesure qu'ils enregistrent et partagent de nouvelles versions des feuilles de calcul. 

Les données oubliées ou omises peuvent également perturber vos estimations. En raison d'une erreur humaine, vous pouvez simplement oublier d'inclure une ligne lorsque vous réintroduisez les données dans un autre programme. 

La solution : Les logiciels d'estimation rendent plus difficile la suppression accidentelle de données, protégeant ainsi votre travail de toute erreur humaine. Si votre logiciel est basé sur le cloud, il permet également à plusieurs estimateurs de collaborer et de mettre à jour le devis avec toutes leurs modifications en temps réel, de sorte que vous pouvez être certain que la version que vous regardez est la plus récente. Les logiciels d'estimation qui s'intègrent à vos autres programmes éliminent également la nécessité d'une double saisie, ce qui réduit encore plus l'erreur humaine. 

La prochaine fois que vous repérez une erreur dans une estimation, n'oubliez pas celles qui pourraient vous échapper ! Pour en savoir plus sur les raisons qui poussent d'autres personnes à passer d'Excel à un logiciel d'estimation, téléchargez notre rapport exécutif gratuit, 5 raisons pour lesquelles les estimateurs de construction quittent Excel